Nhóm & Vai trò
Lawzana Flow hỗ trợ các nhóm làm việc nhiều người dùng với cơ chế phân quyền dựa trên vai trò. Hướng dẫn này bao gồm các nội dung về mời thành viên nhóm, chỉ định vai trò và quản lý quyền hạn.
Vai trò người dùng#
Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một trong bốn vai trò sau, sắp xếp từ quyền truy cập nhiều nhất đến ít nhất:
| Vai trò | Quyền hạn |
|---|---|
| Owner (Chủ sở hữu) | Toàn quyền truy cập mọi tính năng, bao gồm gói đăng ký, cổng thanh toán và nhật ký kiểm tra (audit logs). Chỉ có một chủ sở hữu duy nhất cho mỗi tổ chức. |
| Admin (Quản trị viên) | Quản lý thành viên nhóm, cài đặt tổ chức, quy trình làm việc (workflows), các tích hợp và cài đặt hạn mức phát sinh của AI (AI overage). Ghi nhận thanh toán, xem số liệu thanh toán của công ty và quản lý tài khoản ủy thác (trust accounts). Không thể thay đổi gói dịch vụ hoặc phương thức thanh toán. |
| Member (Thành viên) | Làm việc với các khách hàng tiềm năng (leads), vụ việc (matters), tài liệu, danh bạ và bản nháp. Ghi nhận thời gian và chi phí, chuẩn bị và gửi hóa đơn. Không thể thay đổi các cài đặt trên toàn công ty, ghi nhận thanh toán hoặc quản lý nhóm. |
| Viewer (Người xem) | Quyền chỉ đọc. Không thể tạo hoặc chỉnh sửa khách hàng tiềm năng, vụ việc, tài liệu, danh bạ hoặc bản nháp. |
Những khách hàng tiềm năng và vụ việc mà thành viên hoặc người xem thấy phụ thuộc vào mục Hiển thị hồ sơ (Record visibility) trong phần Cài đặt → Quyền truy cập: chỉ những mục được chỉ định hoặc chia sẻ với họ (mặc định), hoặc toàn bộ dữ liệu trong công ty. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể xem mọi khách hàng tiềm năng và vụ việc, ngoại trừ các vụ việc bị giới hạn bởi bức tường đạo đức mà họ không có tên trong đó.
Mời thành viên vào nhóm#
- Đi tới Cài đặt → Thành viên
- Nhấp vào Mời thành viên
- Nhập địa chỉ email của người đó
- Chọn một vai trò (Quản trị viên, Thành viên hoặc Người xem)
- Nhấp vào Gửi lời mời
Người được mời sẽ nhận được một email chứa liên kết để tham gia vào tổ chức của quý vị. Nếu chưa có tài khoản Lawzana Flow, họ sẽ tạo tài khoản khi chấp nhận lời mời. Lời mời sẽ hết hạn sau 7 ngày; quý vị có thể gửi lại lời mời từ danh sách Lời mời đang chờ xử lý.
Số lượng người quý vị có thể mời#
Gói Miễn phí (Free) cho phép tối đa 2 thành viên nhóm, bao gồm cả quý vị, và các lời mời đang chờ xử lý cũng được tính vào giới hạn này. Các gói Essentials và Advanced không giới hạn số lượng thành viên; mỗi thành viên là một chỗ ngồi trả phí (paid seat). Các công ty kết nối với Lawzana Directory có thể nhận thêm các chỗ ngồi bổ sung thông qua gói Directory của họ.
Quản lý thành viên nhóm#
Thay đổi vai trò của thành viên#
- Đi tới Cài đặt → Thành viên
- Tìm thành viên nhóm tương ứng
- Mở menu Tùy chọn khác bên cạnh tên của họ
- Chọn Chỉ định làm Quản trị viên, Chỉ định làm Thành viên hoặc Chỉ định làm Người xem
Xóa thành viên nhóm#
- Đi tới Cài đặt → Thành viên
- Tìm thành viên nhóm tương ứng
- Nhấp vào Xóa khỏi nhóm trong menu Tùy chọn khác
- Tùy chọn chỉ định một người khác tiếp quản các khách hàng tiềm năng và vụ việc của họ
- Xác nhận bằng cách chọn Xóa thành viên
Các thành viên bị xóa sẽ mất quyền truy cập ngay lập tức. Hoạt động trước đây của họ (ghi chú, tệp tải lên, thay đổi) vẫn được lưu giữ trong hệ thống.
Nhóm (Groups)#
Sắp xếp các thành viên vào các nhóm:
- Đi tới Cài đặt → Nhóm
- Nhấp vào Nhóm mới
- Đặt tên nhóm và thêm thành viên
- Đánh dấu một trưởng nhóm nếu cần
Các nhóm rất hữu ích để:
- Chia sẻ khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc với nhiều người cùng một lúc
- Tổ chức quản lý theo phòng ban
Đóng tài khoản của quý vị#
Để đóng tài khoản của công ty hoặc chuyển quyền sở hữu, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ tại địa chỉ [email protected].
Chi tiết về phân quyền#
Các quyền hạn theo từng vai trò#
| Hành động | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Xem khách hàng tiềm năng và vụ việc họ có quyền xem | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tạo/chỉnh sửa khách hàng tiềm năng | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tạo/chỉnh sửa vụ việc | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tải lên tài liệu | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tạo/chỉnh sửa bản nháp | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Quản lý danh bạ | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Xóa khách hàng tiềm năng, vụ việc, tài liệu và danh bạ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Mời thành viên nhóm | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Quản lý cài đặt | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Định cấu hình tích hợp (khóa tiện ích trang web chỉ dành riêng cho Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Quản lý cài đặt hạn mức phát sinh của AI | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Thay đổi gói dịch vụ, hủy hoặc mở cổng thanh toán | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Xem nhật ký kiểm tra (audit logs) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Quyền thanh toán và lập hóa đơn#
Việc thanh toán tuân theo một quy tắc chung: bất kỳ ai làm việc trên một vụ việc đều có thể ghi nhận thời gian, chuẩn bị và gửi hóa đơn, nhưng chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới được xử lý các giao dịch tiền thực tế, bao gồm các khoản thanh toán, xóa nợ (write-offs), hủy hóa đơn (voids), tiền của khách hàng và các số liệu tài chính của công ty.
| Hành động | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Xem thời gian, chi phí và hóa đơn của một vụ việc | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ghi nhận thời gian, bật đồng hồ bấm giờ, thêm chi phí; chỉnh sửa hoặc xóa các mục chưa lập hóa đơn của chính mình | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Chỉnh sửa hoặc xóa chi phí của đồng nghiệp | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Thiết lập thỏa thuận thù lao và đơn vị tiền tệ của vụ việc, cũng như Thông tin thanh toán và Mức giá tính phí của khách hàng | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tạo, chỉnh sửa và xóa hóa đơn nháp; hoàn tất hóa đơn; gửi hóa đơn qua email | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gửi lời nhắc thanh toán từ hóa đơn | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| In hoặc lưu hóa đơn dưới dạng tệp PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ghi nhận hoặc xóa khoản thanh toán, xóa nợ, hủy hóa đơn | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Cài đặt → Lập hóa đơn & mức giá | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Bảng điều khiển thanh toán và Xuất dữ liệu cho kế toán | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Tài khoản ủy thác (trust accounts) và các bút toán ủy thác | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Khóa API Zapier và Cho phép các tích hợp đọc dữ liệu thanh toán | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Thành viên cũng cần quyền chỉnh sửa đối với vụ việc để thực hiện các hành động được đánh dấu dành cho họ. Người xem và bất kỳ ai được chia sẻ vụ việc ở chế độ chỉ đọc sẽ xem được thời gian, chi phí và hóa đơn nhưng không có các nút để thay đổi chúng. Thành viên không nhìn thấy Bảng điều khiển thanh toán, tab Ủy thác (Trust) của vụ việc hoặc thẻ thời gian chưa lập hóa đơn trên trang Tổng quan của vụ việc.
Bức tường đạo đức được áp dụng ưu tiên trên các vai trò: người bị chặn khỏi một vụ việc sẽ không thể mở vụ việc đó, và các số liệu của vụ việc đó sẽ được loại bỏ khỏi Bảng điều khiển thanh toán và tệp xuất dữ liệu của họ. Xem thêm Bức tường đạo đức.