Nội dung video này
- Mọi vụ việc đều nằm trên một bảng, từ tiếp nhận đến ký kết.
- Ploy kéo giao dịch mua của Lukas sang mục Rà soát.
- Cô ấy thêm ngày ký một lần, kèm lời nhắc trước 3 ngày.
- Thời hạn này được đưa vào lịch của văn phòng luật cùng mọi thời hạn khác.
- Cô ấy chia sẻ vụ việc với Lukas qua cổng thông tin bảo mật.
- Anh ấy gửi bản SPA đã chỉnh sửa qua đó, không qua email.
- Sáng hôm sau, Trang chủ hiển thị những gì đã thay đổi và những việc đến hạn.
- Thời gian được ghi nhận vào vụ việc chỉ trong vài giây.
- Khoản phí trọn gói được chuyển thành hóa đơn, hoàn tất và gửi qua email cho Lukas ngay từ vụ việc.
Quản lý Vụ việc
Vụ việc là trọng tâm của Lawzana Flow. Mỗi vụ việc đại diện cho một hồ sơ pháp lý, giao dịch hoặc hợp đồng dịch vụ. Hướng dẫn này bao gồm mọi thông tin bạn cần biết về việc quản lý các vụ việc.
Tạo một Vụ việc#
Tạo mới từ đầu#
- Đi tới mục Matters trên thanh bên
- Nhấp vào New matter
- Điền các thông tin chi tiết:
- Matter Title (bắt buộc): tên của vụ việc hoặc hồ sơ
- Client Name (bắt buộc)
- Client Email (tùy chọn)
- Client Phone (tùy chọn)
- Practice Area và Matter Type: chọn từ các mục đã được thiết lập trong Settings → Practice Areas
- Description (tùy chọn): tóm tắt ngắn gọn
- Next deadline (tùy chọn): công việc cần hoàn thành, ngày và giờ tùy chọn
- Vụ việc được tạo trong giai đoạn mặc định của bạn (giai đoạn đầu tiên của các mẫu có sẵn)
Chọn luật sư phụ trách sau đó bằng nút Responsible ở phần đầu trang vụ việc.
Từ Bảng tính#
Chủ sở hữu và quản trị viên có thể nhấp vào Import trên trang vụ việc để nhập các vụ việc từ bảng tính, trong mục Settings → Import data. Một vụ việc được nhập sẽ giữ nguyên mã tham chiếu riêng, được hiển thị là Ref. ở phần đầu trang.
Từ Khách hàng tiềm năng#
- Mở trang chi tiết của một khách hàng tiềm năng
- Nhấp vào Convert
- Thiết lập tiêu đề vụ việc, cùng tùy chọn về lĩnh vực hành nghề, loại vụ việc và Assign To: thông tin chi tiết của khách hàng sẽ được tự động chuyển sang
Chế độ xem#
Lawzana Flow cung cấp ba cách để xem các vụ việc của bạn:
Bảng (Board)#
Một quy trình trực quan trong đó mỗi cột đại diện cho một giai đoạn. Bạn có thể:
- Kéo và thả các vụ việc giữa các giai đoạn
- Xem số lượng vụ việc trong từng giai đoạn
- Nhanh chóng đánh giá khối lượng công việc và tiến độ
Danh sách (List)#
Một bảng hiển thị tất cả các vụ việc với các cột dành cho Vụ việc, Khách hàng, Giai đoạn, Thời hạn tiếp theo, Người phụ trách và Hoạt động gần nhất.
Lịch (Calendar)#
Hiển thị thời hạn của các vụ việc theo ngày. Lời nhắc và lịch hẹn của khách hàng tiềm năng nằm trên trang Calendar ở thanh bên. Hữu ích cho việc theo dõi các ngày hầu tòa, thời hạn nộp hồ sơ và các cuộc họp sắp tới.
Các Giai đoạn Vụ việc#
Các giai đoạn đại diện cho các bước trong quy trình làm việc của một vụ việc. Bộ giai đoạn đầu tiên của bạn được chọn từ lĩnh vực hành nghề chính mà bạn đã chọn khi đăng ký. Các công ty luật hành nghề tổng hợp bắt đầu với Tiếp nhận (Intake), Thu thập chứng cứ (Discovery), Soạn thảo (Drafting), Đàm phán (Negotiation) và Đóng (Closed). Để chuyển đổi, hãy đi tới Settings → Matter Stages → Apply Template và chọn một trong các mẫu sau (áp dụng mẫu sẽ thay thế các giai đoạn hiện tại của bạn):
Mẫu Tranh tụng (Litigation Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Xanh dương |
| 2 | Investigation | Tím |
| 3 | Pleading | Hồng |
| 4 | Discovery | Hổ phách |
| 5 | Motions | Xanh mòng két |
| 6 | Trial | Đỏ |
| 7 | Appeal | Chàm |
| 8 | Closed | Xanh lá |
Mẫu Giao dịch (Transactional Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Xanh dương |
| 2 | Drafting | Hổ phách |
| 3 | Review | Tím |
| 4 | Negotiation | Xanh lơ |
| 5 | Signing | Hồng |
| 6 | Post-Closing | Xanh mòng két |
| 7 | Closed | Xanh lá |
Mẫu Luật Hôn nhân & Gia đình (Family Law Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Xanh dương |
| 2 | Filing | Tím |
| 3 | Discovery | Hổ phách |
| 4 | Mediation | Xanh mòng két |
| 5 | Trial | Đỏ |
| 6 | Decree | Hồng |
| 7 | Closed | Xanh lá |
Các công ty luật tại Thổ Nhĩ Kỳ, Philippines và Thái Lan cũng sẽ thấy các quy trình riêng của quốc gia mình trong cửa sổ Apply Template, dưới tên của quốc gia đó.
Trang Chi tiết Vụ việc#
Nhấp vào bất kỳ vụ việc nào để mở trang chi tiết. Phần đầu trang hiển thị giai đoạn, luật sư phụ trách, thẻ phân loại và thời hạn tiếp theo, cùng với các nút Add deadline, Log time, Upload, Ask AI và Fact grid. Đối với một vụ việc được chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng, phần đầu trang sẽ ghi rõ thời điểm mở, kèm liên kết tới the lead. Trang này có năm tab:
Tổng quan (Overview)#
Chế độ xem tóm tắt hiển thị:
- Các thời hạn tiếp theo, kèm nút Mark as done
- Các tài liệu gần đây
- Hoạt động và ghi chú mới nhất
- Mô tả
- Chi tiết khách hàng, kèm các liên kết đến thông tin liên hệ của khách hàng và chi tiết thanh toán của họ (nếu có)
- Thời gian chưa lập hóa đơn (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên)
- Các vụ việc liên quan
Tài liệu (Documents)#
Quản lý tất cả các tệp đính kèm với vụ việc này:
- Tải lên tài liệu qua thao tác kéo thả hoặc trình duyệt tệp, tải nhiều tệp cùng lúc hoặc từ Google Drive hoặc OneDrive
- Sắp xếp các tệp vào các thư mục và thư mục con
- Mở tài liệu (View & Analyze) để tóm tắt, trích xuất các tình tiết chính, trò chuyện với tài liệu, thực hiện đánh giá theo playbook, hoặc tìm kiếm những cá nhân và công ty được nhắc tên, hoặc chọn Open in Assistant
- Chia sẻ tài liệu với cổng thông tin khách hàng
- Các Bản thảo cho vụ việc này cũng được liệt kê tại đây
- Các định dạng được hỗ trợ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, tệp email (.eml, .msg), tệp văn bản và hình ảnh. Xem Tài liệu để biết danh sách đầy đủ.
- Kích thước tối đa: 25 MB mỗi tệp
Thời hạn (Deadlines)#
Theo dõi ngày hầu tòa, thời hạn nộp hồ sơ, các cuộc họp và các mốc thời gian quan trọng khác:
- Thêm thời hạn với loại, tiêu đề, ngày, giờ tùy chọn, mức độ ưu tiên, địa điểm, lời nhắc và ghi chú
- Mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp
- Trạng thái: Đang chờ xử lý, Đã hoàn thành, Đã hủy, Quá hạn
- Lời nhắc: trước ngày đến hạn một số ngày đã chọn, luật sư phụ trách sẽ nhận được email nhắc nhở và thông báo trong ứng dụng. Khi chưa có ai phụ trách (hoặc họ không thể mở vụ việc), chủ sở hữu hoặc quản trị viên có quyền mở vụ việc sẽ nhận thay
- Các loại thời hạn được thiết lập trong Settings → Milestone Types
- Bật tùy chọn Show milestones trên liên kết cổng thông tin của khách hàng để hiển thị cho họ các thời hạn của vụ việc
Hoạt động (Activity)#
Mọi diễn biến diễn ra trong vụ việc, được chia thành năm phần:
- Emails: các email được gửi từ vụ việc và các thư trả lời. Nhấp vào New email để soạn thư mới, hoặc Email client trên thẻ thông tin khách hàng ở phần Tổng quan
- Tin nhắn cổng thông tin khách hàng: tin nhắn giữa bạn và khách hàng trao đổi trên trang cổng thông tin của họ. Khách hàng sẽ nhận được email kèm liên kết để đọc tin nhắn của bạn
- Dòng thời gian và ghi chú: ghi chú, tài liệu tải lên, thay đổi giai đoạn, cập nhật thời hạn và các hành động khác của nhóm. Đối với vụ việc được chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng, lịch sử của khách hàng tiềm năng sẽ xuất hiện trong mục From the lead
- Người tham gia vụ việc: các cá nhân và công ty liên quan đến vụ việc (khách hàng, bên đối tụng, nhân chứng, giám định viên/chuyên gia, tòa án, hòa giải viên, trọng tài viên hoặc bên khác), được chọn từ danh bạ của bạn
- Xung đột lợi ích: các xung đột tiềm ẩn được tìm thấy đối với vụ việc này, để xác nhận không có xung đột, miễn trừ hoặc từ chối
Người tham gia không đồng nghĩa với quyền truy cập của nhóm. Để giới hạn những thành viên trong nhóm có thể xem vụ việc, hãy sử dụng tính năng Restrict access hoặc Manage access trong menu More actions ở phần đầu trang (xem Tường rào đạo đức).
Lập hóa đơn (Billing)#
Mọi vấn đề liên quan đến tài chính của vụ việc:
- Thời gian: ghi nhận thời gian hoặc sử dụng đồng hồ bấm giờ (xem Theo dõi Thời gian)
- Chi phí: ghi nhận các khoản chi phí tạm ứng để lập hóa đơn (xem Chi phí & Chi phí tạm ứng)
- Hóa đơn: thiết lập thỏa thuận thù lao và tạo hóa đơn từ thời gian cùng chi phí chưa tính phí (xem Lập hóa đơn)
- Tài khoản ủy thác: số dư và các bút toán ủy thác của vụ việc, hiển thị cho chủ sở hữu và quản trị viên (xem Kế toán Ủy thác)
- Chi tiết thanh toán: người nhận hóa đơn của vụ việc và email thanh toán (hiển thị tại đây, chỉnh sửa trên trang liên hệ của khách hàng), cùng loại tiền tệ của vụ việc (xem Tài khoản Khách hàng)
Ask AI#
Nhấp vào Ask AI ở phần đầu trang để mở trợ lý AI trong bảng điều khiển bên cạnh. Đặt câu hỏi về các tài liệu, thời hạn và ghi chú của vụ việc cùng lúc để phân tích đối chiếu nhiều tài liệu và trả lời các câu hỏi bao quát toàn bộ vụ việc. Lịch sử trò chuyện của bạn được lưu trong vụ việc và chỉ có bạn mới có thể xem được.
Thẻ và Lĩnh vực Hành nghề#
- Lĩnh vực Hành nghề: Phân loại vụ việc theo chuyên môn pháp lý (ví dụ: Doanh nghiệp, Luật Hôn nhân & Gia đình, Tranh tụng) và loại vụ việc. Cấu hình trong Settings → Practice Areas.
- Thẻ: Thêm nhãn tùy chỉnh để tổ chức công việc bổ sung. Các thẻ được mã hóa theo màu sắc và bạn có thể lọc theo thẻ. Tạo thẻ trong Settings → Tags.
Lọc và Tìm kiếm#
Trên trang vụ việc, nhấp vào Filters để:
- Lọc theo giai đoạn, thành viên nhóm được chỉ định (hoặc chưa chỉ định), tên khách hàng, tiêu đề vụ việc, ngày tạo (sau hoặc trước) và thẻ
- Sắp xếp theo ngày tạo, lần cập nhật gần nhất, tiêu đề, tên khách hàng hoặc thời hạn tiếp theo, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
- Lưu tổ hợp bộ lọc, ghim vào thanh công cụ hoặc đặt làm mặc định
Sử dụng bảng lệnh (⌘K / Ctrl+K) để tìm kiếm tức thì trên tất cả các vụ việc.
Tường rào Đạo đức#
Nếu tổ chức của bạn sử dụng tường rào đạo đức, các vụ việc bị hạn chế sẽ hiển thị:
- Một huy hiệu hạn chế ở phần đầu trang vụ việc (Tường rào đạo đức, Bảo mật, hoặc Quyền truy cập hạn chế)
- Các thành viên nhóm không có quyền truy cập sẽ không thấy vụ việc trong danh sách hoặc kết quả tìm kiếm, và việc mở liên kết dẫn đến vụ việc đó sẽ hiển thị trang Access Denied
- Người được cấp quyền truy cập Documents Only sẽ thấy tiêu đề vụ việc và các tài liệu của vụ việc đó, kèm theo thông báo "You have access to this matter's documents only." Người được cấp quyền truy cập Read Only có thể mở vụ việc nhưng không thể chỉnh sửa
Xem Tường rào đạo đức để biết thêm chi tiết.