Nội dung video này
- Mọi vụ việc đều nằm trên một bảng, từ tiếp nhận đến ký kết.
- Ploy kéo giao dịch mua của Lukas sang mục Rà soát.
- Cô ấy thêm ngày ký một lần, kèm lời nhắc trước 3 ngày.
- Thời hạn này được đưa vào lịch của văn phòng luật cùng mọi thời hạn khác.
- Cô ấy chia sẻ vụ việc với Lukas qua cổng thông tin bảo mật.
- Anh ấy gửi bản SPA đã chỉnh sửa qua đó, không qua email.
- Sáng hôm sau, Trang chủ hiển thị những gì đã thay đổi và những việc đến hạn.
- Thời gian được ghi nhận vào vụ việc chỉ trong vài giây.
- Khoản phí trọn gói được chuyển thành hóa đơn, hoàn tất và gửi qua email cho Lukas ngay từ vụ việc.
Quản lý Vụ việc
Vụ việc là trọng tâm của Lawzana Flow. Mỗi vụ việc đại diện cho một vụ kiện, giao dịch hoặc hợp đồng dịch vụ pháp lý. Hướng dẫn này bao gồm mọi thông tin quý vị cần biết về việc quản lý vụ việc.
Tạo Vụ việc#
Tạo mới từ đầu#
- Đi tới mục Vụ việc trên thanh điều hướng bên
- Nhấp vào Vụ việc mới
- Điền các thông tin chi tiết:
- Tên vụ việc (bắt buộc) — tên của vụ án hoặc vụ việc
- Tên khách hàng (bắt buộc)
- Email khách hàng (tùy chọn)
- Số điện thoại khách hàng (tùy chọn)
- Lĩnh vực hành nghề và Loại vụ việc — chọn từ danh sách đã thiết lập trong Cài đặt → Lĩnh vực hành nghề
- Mô tả (tùy chọn) — bản tóm tắt ngắn gọn
- Thời hạn tiếp theo (tùy chọn) — công việc cần hoàn thành, ngày và giờ tùy chọn
- Vụ việc được tạo ở giai đoạn mặc định của quý vị (giai đoạn đầu tiên của các mẫu có sẵn)
Sau đó, hãy chọn luật sư phụ trách bằng nút Phụ trách ở phần đầu trang vụ việc.
Từ Khách hàng tiềm năng#
- Mở trang chi tiết của một khách hàng tiềm năng
- Nhấp vào Chuyển đổi
- Đặt tên vụ việc, và tùy chọn chọn lĩnh vực hành nghề, loại vụ việc cùng mục Giao cho — thông tin chi tiết của khách hàng sẽ được tự động chuyển sang
Các Chế độ xem#
Lawzana Flow cung cấp ba cách để xem các vụ việc của quý vị:
Dạng bảng (Board)#
Một quy trình trực quan trong đó mỗi cột đại diện cho một giai đoạn. Quý vị có thể:
- Kéo và thả các vụ việc giữa các giai đoạn
- Xem số lượng vụ việc trong từng giai đoạn
- Nhanh chóng đánh giá khối lượng công việc và tiến độ
Dạng danh sách (List)#
Một bảng hiển thị tất cả các vụ việc với các cột: Vụ việc, Khách hàng, Giai đoạn, Thời hạn tiếp theo, Người phụ trách và Hoạt động gần nhất.
Lịch (Calendar)#
Hiển thị thời hạn của các vụ việc theo ngày. Lời nhắc khách hàng tiềm năng và các cuộc hẹn nằm ở trang Lịch trên thanh điều hướng bên. Hữu ích cho việc theo dõi các ngày hầu tòa, thời hạn nộp hồ sơ và các cuộc họp sắp tới.
Các Giai đoạn của Vụ việc#
Các giai đoạn đại diện cho các bước trong quy trình làm việc của một vụ việc. Bộ giai đoạn đầu tiên của quý vị được chọn từ lĩnh vực hành nghề chính mà quý vị đã chọn khi đăng ký. Các công ty luật đa lĩnh vực bắt đầu với Tiếp nhận, Thu thập chứng cứ, Soạn thảo, Đàm phán và Đã đóng. Để chuyển đổi, hãy vào Cài đặt → Giai đoạn vụ việc → Áp dụng mẫu và chọn một trong các mẫu sau (việc áp dụng mẫu sẽ thay thế các giai đoạn hiện tại của quý vị):
Mẫu Tranh tụng (Litigation Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Điều tra | Tím |
| 3 | Tranh biện | Hồng |
| 4 | Thu thập chứng cứ | Hổ phách |
| 5 | Đề đạt kiến nghị | Xanh mòng két |
| 6 | Xét xử | Đỏ |
| 7 | Kháng cáo | Xanh chàm |
| 8 | Đã đóng | Xanh lá |
Mẫu Giao dịch (Transactional Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Soạn thảo | Hổ phách |
| 3 | Soát xét | Tím |
| 4 | Đàm phán | Xanh lơ |
| 5 | Ký kết | Hồng |
| 6 | Sau ký kết | Xanh mòng két |
| 7 | Đã đóng | Xanh lá |
Mẫu Luật Hôn nhân & Gia đình (Family Law Template)#
| # | Giai đoạn | Màu sắc |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Nộp hồ sơ | Tím |
| 3 | Thu thập chứng cứ | Hổ phách |
| 4 | Hòa giải | Xanh mòng két |
| 5 | Xét xử | Đỏ |
| 6 | Phán quyết | Hồng |
| 7 | Đã đóng | Xanh lá |
Trang Chi tiết Vụ việc#
Nhấp vào bất kỳ vụ việc nào để mở trang chi tiết của vụ việc đó. Phần đầu trang hiển thị giai đoạn, luật sư phụ trách, thẻ phân loại và thời hạn tiếp theo, cùng với các nút Thêm thời hạn, Ghi nhận thời gian, Tải lên và Hỏi AI. Trang này có năm thẻ:
Tổng quan#
Chế độ xem tóm tắt hiển thị:
- Các thời hạn tiếp theo, với tùy chọn Đánh dấu đã hoàn thành
- Tài liệu gần đây
- Hoạt động và ghi chú mới nhất
- Mô tả
- Thông tin chi tiết về khách hàng, kèm liên kết đến danh bạ của khách hàng và thông tin thanh toán (nếu khách hàng có)
- Thời gian chưa xuất hóa đơn (chủ sở hữu và quản trị viên)
- Các vụ việc liên quan
Tài liệu#
Quản lý tất cả các tệp đính kèm với vụ việc này:
- Tải lên tài liệu qua thao tác kéo và thả hoặc trình duyệt tệp
- Tổ chức các tệp vào các thư mục và thư mục con
- Mở một tài liệu để tóm tắt, trích xuất các tình tiết chính, trò chuyện với tài liệu, thực hiện đối soát theo cẩm nang (playbook review) hoặc tìm các cá nhân và tổ chức được nêu tên trong đó
- Chia sẻ tài liệu với cổng thông tin khách hàng
- Các Bản nháp cho vụ việc này cũng được liệt kê tại đây
- Định dạng được hỗ trợ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, tệp email (.eml, .msg), tệp văn bản và ảnh. Xem Tài liệu để biết danh sách đầy đủ.
- Dung lượng tối đa: 25 MB mỗi tệp
Thời hạn#
Theo dõi ngày hầu tòa, thời hạn nộp hồ sơ, các cuộc họp và các mốc thời gian quan trọng khác:
- Thêm thời hạn cùng với loại, tiêu đề, ngày, giờ tùy chọn, mức độ ưu tiên, địa điểm, lời nhắc và ghi chú
- Mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp
- Trạng thái: Đang chờ, Đã hoàn thành, Đã hủy, Quá hạn
- Lời nhắc: trước số ngày đã chọn so với ngày đến hạn, luật sư phụ trách sẽ nhận được email nhắc nhở và thông báo trong ứng dụng. Khi không có ai phụ trách (hoặc họ không có quyền mở vụ việc), chủ sở hữu hoặc quản trị viên có quyền mở vụ việc sẽ nhận thay
- Các loại thời hạn được thiết lập trong Cài đặt → Loại mốc thời gian
- Bật tính năng Hiển thị mốc thời gian trên liên kết cổng thông tin khách hàng để hiển thị cho họ các thời hạn của vụ việc
Hoạt động#
Bản ghi theo trình tự thời gian của vụ việc, gồm ba phần:
- Dòng thời gian và ghi chú — ghi chú, tệp tải lên, thay đổi giai đoạn, cập nhật thời hạn và các hành động khác của nhóm
- Người tham gia vụ việc — các cá nhân và tổ chức liên quan đến vụ việc (khách hàng, bên đối tụng, nhân chứng, người giám định, tòa án, hòa giải viên, trọng tài viên hoặc bên khác), được chọn từ danh bạ của quý vị
- Xung đột lợi ích — các xung đột tiềm ẩn được tìm thấy cho vụ việc này, để xác nhận không xung đột, miễn trừ hoặc từ chối
Người tham gia không đồng nghĩa với quyền truy cập của nhóm. Để giới hạn thành viên nào trong nhóm có thể xem vụ việc, hãy sử dụng tính năng Hạn chế quyền truy cập hoặc Quản lý quyền truy cập trong menu Thao tác khác ở phần đầu trang (xem Rào cản Đạo đức).
Thanh toán#
Mọi thông tin liên quan đến tài chính của vụ việc:
- Thời gian: ghi nhận thời gian hoặc sử dụng đồng hồ bấm giờ (xem Theo dõi Thời gian)
- Chi phí: ghi lại các khoản chi phí chi trả hộ để tính phí (xem Chi phí & Chi trả hộ)
- Hóa đơn: thiết lập thỏa thuận thù lao và tạo hóa đơn từ thời gian cùng chi phí chưa thanh toán (xem Lập Hóa đơn)
- Tiền ủy thác: số dư và các bút toán tài khoản ủy thác của vụ việc, hiển thị cho chủ sở hữu và quản trị viên (xem Kế toán Ủy thác)
- Thông tin thanh toán: người nhận hóa đơn của vụ việc và email thanh toán (hiển thị tại đây, được chỉnh sửa trên trang danh bạ của khách hàng), cùng loại tiền tệ của vụ việc (xem Tài khoản Khách hàng)
Hỏi AI#
Nhấp vào Hỏi AI ở phần đầu trang để mở trợ lý AI trong bảng điều khiển bên. Đặt câu hỏi về tài liệu, thời hạn và ghi chú của vụ việc cùng một lúc — rất hữu ích cho việc phân tích chéo tài liệu và giải đáp các câu hỏi trên toàn bộ vụ việc.
Thẻ Phân loại và Lĩnh vực Hành nghề#
- Lĩnh vực hành nghề — Phân loại các vụ việc theo chuyên môn pháp lý (ví dụ: Doanh nghiệp, Luật Hôn nhân & Gia đình, Tranh tụng) và loại vụ việc. Cấu hình trong Cài đặt → Lĩnh vực hành nghề.
- Thẻ phân loại — Thêm nhãn tùy chỉnh để tổ chức bổ sung. Các thẻ được gắn mã màu và quý vị có thể lọc theo thẻ. Tạo thẻ trong Cài đặt → Thẻ phân loại.
Lọc và Tìm kiếm#
Trên trang vụ việc, nhấp vào Bộ lọc để:
- Lọc theo giai đoạn, thành viên nhóm được giao (hoặc chưa giao), tên khách hàng, tên vụ việc, ngày tạo (sau hoặc trước) và thẻ phân loại
- Sắp xếp theo ngày tạo, cập nhật gần nhất, tên, tên khách hàng hoặc thời hạn tiếp theo, tăng dần hoặc giảm dần
- Lưu một tổ hợp bộ lọc, ghim vào thanh công cụ hoặc đặt làm mặc định
Sử dụng bảng lệnh (⌘K / Ctrl+K) để tìm kiếm tức thì trên tất cả các vụ việc.
Rào cản Đạo đức#
Nếu tổ chức của quý vị sử dụng rào cản đạo đức (ethical walls), các vụ việc bị hạn chế sẽ hiển thị:
- Một huy hiệu hạn chế ở phần đầu trang vụ việc (Rào cản đạo đức, Bảo mật, hoặc Quyền truy cập hạn chế)
- Các thành viên trong nhóm không có quyền truy cập sẽ không thấy vụ việc trong danh sách hoặc kết quả tìm kiếm, và việc mở liên kết dẫn đến vụ việc đó sẽ hiển thị trang Truy cập bị từ chối
Xem Rào cản Đạo đức để biết thêm chi tiết.