Quản lý Vụ việc
Vụ việc là trọng tâm của Lawzana Flow. Mỗi vụ việc đại diện cho một vụ kiện pháp lý, giao dịch hoặc hợp đồng dịch vụ. Hướng dẫn này bao gồm tất cả thông tin bạn cần biết về việc quản lý các vụ việc.
Tạo Vụ việc#
Tạo mới hoàn toàn#
- Đi đến mục Matters trên thanh bên
- Nhấp vào New Matter
- Điền các thông tin chi tiết:
- Title (bắt buộc) — tên của vụ kiện hoặc vụ việc
- Description (tùy chọn) — bản tóm tắt ngắn gọn
- Client Name (bắt buộc)
- Client Email (tùy chọn)
- Client Phone (tùy chọn)
- Practice Area — chọn từ các lĩnh vực chuyên môn đã thiết lập của bạn
- Assigned To — thành viên phụ trách trong nhóm
- Vụ việc được tạo ở giai đoạn đầu tiên trong quy trình của bạn
Từ Tiềm năng (Lead)#
- Mở trang chi tiết của một tiềm năng
- Nhấp vào Convert to Matter
- Đặt tiêu đề — thông tin chi tiết về khách hàng sẽ tự động được chuyển sang
Chế độ xem#
Lawzana Flow cung cấp ba cách để xem các vụ việc của bạn:
Bảng Kanban#
Quy trình trực quan trong đó mỗi cột đại diện cho một giai đoạn. Bạn có thể:
- Kéo và thả các vụ việc giữa các giai đoạn
- Xem số lượng vụ việc trong từng giai đoạn
- Nhanh chóng đánh giá khối lượng công việc và tiến độ
Chế độ xem Danh sách#
Một bảng truyền thống hiển thị tất cả các vụ việc với các cột cho tiêu đề, khách hàng, giai đoạn, lĩnh vực chuyên môn, thành viên nhóm được phân công và ngày tháng. Hỗ trợ sắp xếp và lọc.
Chế độ xem Lịch#
Xem các vụ việc theo các ngày quan trọng và thời hạn. Hữu ích cho việc theo dõi các mốc thời gian và các cam kết sắp tới.
Các giai đoạn của Vụ việc#
Các giai đoạn đại diện cho các bước trong quy trình xử lý vụ việc. Khi bạn thiết lập vụ việc lần đầu, hãy chọn một mẫu:
Mẫu Tranh tụng (Litigation)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Điều tra | Tím |
| 3 | Trình bày luận điểm | Hồng |
| 4 | Thu thập chứng cứ | Hổ phách |
| 5 | Đệ trình kiến nghị | Xanh mòng két |
| 6 | Xét xử | Đỏ |
| 7 | Kháng cáo | Chàm |
| 8 | Đã đóng | Xanh lá |
Mẫu Giao dịch (Transactional)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Soạn thảo | Hổ phách |
| 3 | Xem xét | Tím |
| 4 | Đàm phán | Xanh lơ |
| 5 | Ký kết | Hồng |
| 6 | Hậu đóng giao dịch | Xanh mòng két |
| 7 | Đã đóng | Xanh lá |
Mẫu Luật Hôn nhân & Gia đình (Family Law)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Tiếp nhận | Xanh dương |
| 2 | Nộp đơn | Tím |
| 3 | Thu thập chứng cứ | Hổ phách |
| 4 | Hòa giải | Xanh mòng két |
| 5 | Xét xử | Đỏ |
| 6 | Phán quyết | Hồng |
| 7 | Đã đóng | Xanh lá |
Trang Chi tiết Vụ việc#
Nhấp vào bất kỳ vụ việc nào để mở trang chi tiết. Trang này có sáu thẻ:
Overview#
Chế độ xem tóm tắt hiển thị:
- Tiêu đề vụ việc, khách hàng và giai đoạn
- Tài liệu gần đây (các tệp tải lên mới nhất)
- Các mốc thời gian sắp tới
- Liên kết nhanh đến các tác vụ phổ biến
- Lĩnh vực chuyên môn và thành viên nhóm được phân công
Documents#
Quản lý tất cả các tệp đính kèm với vụ việc này:
- Tải lên tài liệu thông qua kéo và thả hoặc trình duyệt tệp
- Sắp xếp các tệp vào các thư mục với màu sắc tùy chỉnh
- Xem trạng thái phân tích của AI cho từng tài liệu:
- ✓ Đã trích xuất văn bản
- Bản tóm tắt sẵn sàng / đang chờ xử lý
- Sự kiện đã trích xuất / đang chờ xử lý
- Sẵn sàng trò chuyện
- Chia sẻ tài liệu với cổng thông tin khách hàng
- Định dạng được hỗ trợ: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Kích thước tối đa: 25 MB mỗi tệp
Timeline#
Dòng hoạt động theo trình tự thời gian bao gồm:
- Việc tải lên và chỉnh sửa tài liệu
- Chuyển tiếp giai đoạn
- Ghi chú và bình luận
- Cập nhật mốc thời gian
- Hành động của các thành viên nhóm
Milestones#
Theo dõi các ngày quan trọng, nhiệm vụ và thời hạn:
- Tạo các mốc thời gian với tiêu đề, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên
- Mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp
- Theo dõi trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành, Quá hạn
- Phân công các mốc thời gian cho các thành viên nhóm
- Các mốc thời gian có thể được chia sẻ với khách hàng qua cổng thông tin
Participants#
Quản lý những ai có quyền truy cập vào vụ việc này:
- Thêm hoặc xóa thành viên nhóm
- Xem vai trò của từng người tham gia
- Kiểm soát các cấp độ truy cập cho từng vụ việc
AI#
Truy cập các tính năng AI ở cấp độ vụ việc:
- Matter Chat — Đặt câu hỏi về tất cả các tài liệu trong vụ việc này cùng một lúc
- AI có ngữ cảnh từ mọi tài liệu được tải lên vụ việc
- Hữu ích cho việc phân tích đối chiếu tài liệu và các câu hỏi mang tính bao quát toàn bộ vụ việc
Nhãn và Lĩnh vực Chuyên môn#
- Lĩnh vực Chuyên môn — Phân loại các vụ việc theo chuyên môn pháp lý (ví dụ: Doanh nghiệp, Luật Hôn nhân & Gia đình, Tranh tụng). Cấu hình trong phần Settings.
- Nhãn — Thêm các nhãn tùy chỉnh để tổ chức bổ sung. Các nhãn được gắn mã màu và có thể tìm kiếm được.
Lọc và Tìm kiếm#
Trên danh sách vụ việc, bạn có thể:
- Tìm kiếm theo tiêu đề, tên khách hàng hoặc mô tả
- Lọc theo giai đoạn, lĩnh vực chuyên môn hoặc thành viên nhóm được phân công
- Sắp xếp theo ngày tạo, cập nhật lần cuối hoặc theo thứ tự bảng chữ cái
- Sử dụng bảng lệnh (⌘K / Ctrl+K) để tìm kiếm tức thì trên tất cả các vụ việc
Tường bảo mật Đạo đức (Ethical Walls)#
Nếu tổ chức của bạn sử dụng tường bảo mật đạo đức, các vụ việc bị hạn chế sẽ hiển thị:
- Một biểu tượng ổ khóa bên cạnh tiêu đề vụ việc
- Một huy hiệu hạn chế trên phần đầu trang của vụ việc
- Các thành viên nhóm không được cấp quyền xem vụ việc sẽ thấy thông báo từ chối truy cập
Xem Ethical Walls để biết thêm chi tiết.