ניהול תיקים

תיקים הם לב לבה של מערכת Lawzana Flow. כל תיק מייצג עניין משפטי, עסקה או התקשרות. מדריך זה מכסה את כל מה שאתם צריכים לדעת על ניהול תיקים.

יצירת תיק#

מאפס#

1. עברו אל Matters בסרגל הצד
2. לחצו על New matter
3. מלאו את הפרטים:
   • Matter Title (חובה) — שם התיק או העניין המשפטי
   • Client Name (חובה)
   • Client Email (אופציונלי)
   • Client Phone (אופציונלי)
   • Practice Area ו-Matter Type — בחרו מבין התחומים שהוגדרו ב-Settings → Practice Areas
   • Description (אופציונלי) — תיאור קצר
   • Next deadline (אופציונלי) — מהו היעד לביצוע, התאריך ושעה אופציונלית
4. התיק ייווצר בשלב ברירת המחדל שלכם (השלב הראשון בתבניות המובנות)

לאחר מכן, בחרו את עורך הדין האחראי באמצעות Responsible בכותרת העליונה של התיק.

מתוך ליד#

1. פתחו את דף הפרטים של הליד
2. לחצו על Convert
3. הגדירו את שם התיק, ולפי הצורך גם את תחום העיסוק, סוג התיק ו-Assign To — פרטי הלקוח יועברו באופן אוטומטי

תצוגות#

מערכת Lawzana Flow מציעה שלוש דרכים להציג את התיקים שלכם:

לוח (Board)#

תצוגת צינור עבודה (pipeline) ויזואלית שבה כל עמודה מייצגת שלב. באפשרותכם:

• לגרור ולשחרר (Drag and drop) תיקים בין שלבים
• לראות את מספר התיקים בכל שלב
• להעריך במהירות את עומס העבודה ואת התקדמותה

רשימה (List)#

טבלה המציגה את כל התיקים עם עמודות עבור Matter,‏ Client,‏ Stage,‏ Next deadline,‏ Responsible ו-Last activity.

לוח שנה (Calendar)#

מציג את המועדים הסופיים של התיקים שלכם לפי תאריך. תזכורות ללידים ופגישות מופיעות בדף Calendar בסרגל הצד. שימושי לצורך מעקב אחר דיונים צפויים בבית המשפט, הגשות ופגישות.

שלבי התיק#

שלבים מייצגים את צעדי תהליך העבודה של התיק. סדרת השלבים הראשונית שלכם נקבעת לפי תחום העיסוק הראשי שבחרתם בעת ההרשמה. משרדים בעלי תחום עיסוק כללי מתחילים עם Intake,‏ Discovery,‏ Drafting,‏ Negotiation ו-Closed. כדי להחליף תבנית, עברו אל Settings → Matter Stages → Apply Template ובחרו באחת מהאפשרויות הבאות (החלת תבנית תחליף את השלבים הנוכחיים שלכם):

תבנית ליטיגציה (Litigation)#

תבנית עסקאות (Transactional)#

תבנית דיני משפחה (Family Law)#

דף פרטי התיק#

לחצו על תיק כלשהו כדי לפתוח את דף הפרטים שלו. הכותרת העליונה מציגה את השלב, עורך הדין האחראי, תגיות ואת המועד הסופי הקרוב, לצד כפתורים עבור Add deadline,‏ Log time,‏ Upload ו-Ask AI. בדף ישנן חמש לשוניות:

סקירה כללית (Overview)#

תצוגת הסיכום המציגה:

• מועדים סופיים קרובים, כולל Mark as done
• מסמכים אחרונים
• פעילות אחרונה והערות
• תיאור
• פרטי לקוח, עם קישורים לאיש הקשר של הלקוח ופרטי החיוב שלו, כאשר קיימים
• שעות עבודה שטרם חויבו (לבעלים ולמנהלי מערכת)
• תיקים קשורים

מסמכים (Documents)#

ניהול כל הקבצים המצורפים לתיק זה:

• העלאת מסמכים באמצעות גרירה ושחרור או באמצעות סייר הקבצים
• ארגון קבצים בתיקיות ובתיקיות משנה
• פתיחת מסמך כדי לסכם אותו, לחלץ עובדות מפתח, לשוחח איתו בצ'אט, להפעיל בדיקת playbook, או לאתר אנשים וחברות המוזכרים בו
• שיתוף מסמכים עם פורטל הלקוחות
• טיוטות עבור תיק זה מופיעות גם הן כאן
• פורמטים נתמכים: PDF,‏ Word,‏ Excel,‏ PowerPoint, קובצי דוא"ל (‎.eml, .msg), קובצי טקסט ותמונות. ראו מסמכים לרשימה המלאה.
• גודל מרבי: 25 MB לקובץ

מועדים סופיים (Deadlines)#

מעקב אחר מועדי דיונים בבית משפט, מועדי הגשות, פגישות ותאריכי מפתח אחרים:

• הוספת מועד סופי הכולל סוג, כותרת, תאריך, שעה אופציונלית, עדיפות, מיקום, תזכורת והערות
• רמות עדיפות: נמוכה (Low), בינונית (Medium), גבוהה (High), קריטית (Critical)
• סטטוס: ממתין (Pending), הושלם (Completed), בוטל (Cancelled), באיחור (Overdue)
• תזכורות: במספר הימים שנבחר לפני המועד, עורך הדין האחראי מקבל דוא"ל תזכורת והתראה באפליקציה. כאשר לא מוגדר אחראי (או שאין לו הרשאת פתיחה של התיק), בעלים או מנהל מערכת עם הרשאת גישה יקבלו את התזכורת במקומו
• סוגי מועדים מוגדרים ב-Settings → Milestone Types
• הפעילו את Show milestones בקישור של פורטל הלקוח כדי להציג לו את המועדים הסופיים של התיק

פעילות (Activity)#

תיעוד כרונולוגי של התיק, המחולק לשלושה חלקים:

• ציר זמן והערות — הערות, העלאות מסמכים, שינויי שלבים, עדכוני מועדים סופיים ופעולות צוות נוספות
• משתתפי התיק (Matter Participants) — האנשים והחברות המעורבים בתיק (לקוח, צד שכנגד, עד, מומחה, בית משפט, מגשר, בורר או אחר), הנבחרים מתוך אנשי הקשר שלכם
• ניגודי עניינים (Conflicts) — ניגודי עניינים אפשריים שנמצאו עבור תיק זה, לצורך אישור, ויתור או דחייה

משתתפים אינם זהים להרשאות גישה של הצוות. כדי להגביל אילו חברי צוות יכולים לראות תיק מסוים, השתמשו ב-Restrict access או ב-Manage access בתפריט More actions שבכותרת העליונה (ראו חומות אתיות).

חיוב (Billing)#

כל מה שקשור לכספים בתיק:

• זמן: רישום זמן או הפעלת טיימר (ראו מעקב אחר זמן)
• הוצאות: רישום הוצאות לחיוב הלקוח (disbursements) (ראו הוצאות ותשלומים נלווים)
• חשבוניות: הגדרת הסדר שכר הטרחה והפקת חשבוניות מתוך שעות עבודה והוצאות שטרם חויבו (ראו הפקת חשבוניות)
• נאמנות (Trust): יתרת חשבון הנאמנות ותנועות עבור התיק, גלויים לבעלים ולמנהלי מערכת (ראו חשבונאות נאמנות)
• פרטי חיוב: הגורם שאליו ממוענות החשבוניות של התיק וכתובת הדוא"ל לחיוב (מוצגים כאן, ונערכים בדף איש הקשר של הלקוח), ומטבע התיק (ראו חשבונות לקוחות)

שאל את הבינה המלאכותית (Ask AI)#

לחצו על Ask AI בכותרת העליונה כדי לפתוח את סייר ה-AI בחלונית צדדית. שאלו שאלות על מסמכי התיק, המועדים הסופיים וההערות בו-זמנית — שימושי לצורך ניתוח בין-מסמכי ושאלות הנוגעות לתיק כולו.

תגיות ותחומי עיסוק#

• תחומי עיסוק (Practice Areas) — סווגו תיקים לפי תחום התמחות משפטי (למשל, תאגידי, דיני משפחה, ליטיגציה) וסוג תיק. ניתן להגדיר זאת ב-Settings → Practice Areas.
• תגיות (Tags) — הוסיפו תוויות מותאמות אישית לארגון נוסף. התגיות מקודדות בצבעים וניתן לסנן לפיהן. צרו תגיות ב-Settings → Tags.

סינון וחיפוש#

בדף התיקים, לחצו על Filters כדי:

• לסנן לפי שלב, חבר צוות שהוקצה (או ללא הקצאה), שם הלקוח, כותרת התיק, תאריך יצירה (לפני או אחרי), ותגיות
• למיין לפי תאריך יצירה, מועד עדכון אחרון, כותרת, שם הלקוח, או המועד הסופי הקרוב, בסדר עולה או יורד
• לשמור שילוב סינונים, להצמיד אותו לסרגל הכלים, או להגדיר אותו כברירת המחדל שלכם

השתמשו ב-command palette‏ (⌘K / Ctrl+K) לצורך חיפוש מיידי בכל התיקים.

חומות אתיות (Ethical Walls)#

אם הארגון שלכם משתמש בחומות אתיות, בתיקים מוגבלים יוצגו:

• תג הגבלה בכותרת התיק (Ethical Wall,‏ Confidential, או Limited Access)
• חברי צוות ללא גישה לא יראו את התיק ברשימות או בחיפוש, וכניסה לקישור של התיק תציג דף Access Denied

ראו חומות אתיות לפרטים נוספים.