ניהול תיקים

תיקים הם לב לבה של Lawzana Flow. כל תיק מייצג הליך משפטי, עסקה או התקשרות. מדריך זה מכסה את כל מה שאתם צריכים לדעת על ניהול תיקים.

יצירת תיק#

מאפס#

1. עברו אל Matters בסרגל הצד
2. לחצו על New Matter
3. מלאו את הפרטים:
   • Title (חובה) — שם ההליך או התיק
   • Description (אופציונלי) — תיאור תמציתי
   • Client Name (חובה)
   • Client Email (אופציונלי)
   • Client Phone (אופציונלי)
   • Practice Area — בחרו מתוך תחומי העיסוק שהוגדרו במערכת
   • Assigned To — איש הצוות האחראי
4. התיק ייווצר בשלב הראשון של צינור העבודה (pipeline) שלכם

מתוך ליד#

1. פתחו את דף הפרטים של הליד
2. לחצו על Convert to Matter
3. הגדירו כותרת — פרטי הלקוח מועברים באופן אוטומטי

תצוגות#

Lawzana Flow מציעה שלוש דרכים להצגת התיקים שלכם:

לוח קנבן (Kanban Board)#

צינור עבודה ויזואלי שבו כל עמודה מייצגת שלב. באפשרותכם:

• לגרור ולשחרר (Drag and drop) תיקים בין שלבים
• לראות את מספר התיקים בכל שלב
• להעריך במהירות את עומס העבודה ואת התקדמות התיקים

תצוגת רשימה (List View)#

טבלה מסורתית המציגה את כל התיקים עם עמודות עבור כותרת, לקוח, שלב, תחום עיסוק, איש הצוות האחראי ותאריכים. תומכת במיון ובסינון.

תצוגת לוח שנה (Calendar View)#

הציגו תיקים לפי תאריכים מרכזיים ומועדים אחרונים (deadlines). שימושי למעקב אחר אבני דרך והתחייבויות קרובות.

שלבי תיק#

שלבים מייצגים את צעדי תהליך העבודה עבור התיק. בעת ההגדרה הראשונית של תיקים, בחרו תבנית:

תבנית ליטיגציה (Litigation)#

תבנית עסקאות (Transactional)#

תבנית דיני משפחה (Family Law)#

דף פרטי התיק#

לחצו על תיק כלשהו כדי לפתוח את דף הפרטים שלו. הוא כולל שש לשוניות:

Overview#

תצוגת הסיכום המציגה:

• כותרת התיק, לקוח ושלב
• מסמכים אחרונים (העלאות אחרונות)
• אבני דרך קרובות
• קישורים מהירים לפעולות נפוצות
• תחום עיסוק ואיש הצוות האחראי

Documents#

נהלו את כל הקבצים המצורפים לתיק זה:

• העלאת מסמכים באמצעות גרירה ושחרור או באמצעות סייר הקבצים
• ארגון קבצים בתיקיות עם צבעים מותאמים אישית
• צפייה בסטטוס ניתוח הבינה המלאכותית (AI) עבור כל מסמך:
  • ✓ טקסט חולץ
  • תקציר זמין / ממתין
  • עובדות חולצו / ממתין
  • צ'אט מוכן לשימוש
• שיתוף מסמכים עם פורטל הלקוחות
• פורמטים נתמכים: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
• גודל מרבי: 25 MB לכל קובץ

Timeline#

ציר פעילות כרונולוגי הכולל:

• העלאות מסמכים ושינויים שבוצעו בהם
• מעברים בין שלבים
• הערות ותגובות
• עדכוני אבני דרך
• פעולות שבוצעו על ידי אנשי הצוות

Milestones#

עקבו אחר תאריכים מרכזיים, משימות ומועדים אחרונים:

• צרו אבני דרך עם כותרת, תאריך יעד ועדיפות
• רמות עדיפות: נמוכה (Low), בינונית (Medium), גבוהה (High), קריטית (Critical)
• מעקב סטטוס: טרם התחיל (Not started), בתהליך (In progress), הושלם (Completed), באיחור (Overdue)
• הקצו אבני דרך לאנשי צוות
• ניתן לשתף אבני דרך עם לקוחות דרך הפורטל

Participants#

נהלו את ההרשאות והגישה לתיק זה:

• הוסיפו או הסירו אנשי צוות
• צפו בתפקידו של כל משתתף
• שלטו ברמות הגישה עבור כל תיק ותיק

AI#

קבלו גישה ליכולות בינה מלאכותית ברמת התיק:

• Matter Chat — שאלו שאלות לגבי כל המסמכים בתיק זה בו-זמנית
• ל-AI יש הקשר (context) מכל מסמך שהועלה לתיק
• שימושי לניתוח בין מספר מסמכים ולשאלות כלליות על התיק כולו

תגיות ותחומי עיסוק#

• תחומי עיסוק (Practice Areas) — סווגו תיקים לפי תחום התמחות משפטי (למשל, תאגידים, דיני משפחה, ליטיגציה). הגדירו זאת תחת Settings.
• תגיות (Tags) — הוסיפו תוויות מותאמות אישית לארגון נוסף. התגיות מקודדות בצבעים וניתנות לחיפוש.

סינון וחיפוש#

ברשימת התיקים, באפשרותכם:

• לחפש לפי כותרת, שם לקוח או תיאור
• לסנן לפי שלב, תחום עיסוק או איש צוות אחראי
• למיין לפי תאריך יצירה, עדכון אחרון או לפי סדר האלפבית
• להשתמש בלוח הפקודות (Command palette בקיצור ⌘K / Ctrl+K) לחיפוש מיידי בכל התיקים

חומות אתיות (Ethical Walls)#

אם הארגון שלכם משתמש בחומות אתיות, תיקים בעלי גישה מוגבלת יציגו:

• סמל מנעול לצד כותרת התיק
• תג הגבלה בכותרת העליונה של התיק
• אנשי צוות שאינם מורשים לצפות בתיק יראו הודעת גישה נדחתה (access denied)

לפרטים נוספים, עיינו ב-חומות אתיות.