חיוב במטבע אחר

Flow יכול לחייב לקוחות שונים במטבעות שונים, למשל משרד צרפתי שמחייב את רוב הלקוחות באירו ולקוח אחד בבריטניה בליש"ט (פאונד). כל תיק מחויב במטבע אחד, ו-Flow לעולם אינו ממיר בין מטבעות: אין הזנת נתוני שער חליפין. כשאתם מחייבים לקוח זר במטבע שלו, רואה החשבון שלכם רושם את הפרשי השער, כפי שנעשה בכל חשבונית זרה אחרת.

הכללים#

• מטבע אחד לכל תיק. Flow משתמש במטבע של התיק עצמו, לאחר מכן במטבע של הלקוח, ולבסוף במטבע של המשרד שלכם. ראו חשבונות לקוחות.
• עבודה שומרת על המטבע שלה. חישובי זמן והוצאות חדשים מקבלים את המטבע של התיק בעת רישומם, ושומרים עליו.
• תעריפים חלים רק במטבע שלהם. תעריפי ברירת המחדל ותעריפי הצוות שלכם הם במטבע של המשרד; תעריפי לקוח הם במטבע של הלקוח, או במטבע המשרד אם ללקוח אין מטבע מוגדר. בתיק שמחויב בליש"ט עם תעריפי אירו בלבד, הזמן יציג Needs rate. ‏Flow לעולם אינו משנה תווית של תעריף מ-€250 ל-£250. ראו מעקב זמן.
• חשבונית לעולם אינה מערבבת מטבעות. עבודה שנרשמה במטבע אחר מושמטת מטיוטת החשבונית, והטיוטה מציינת כמה רשומות הושמטו.
• תשלומים מבוצעים במטבע החשבונית. רשמו כל תשלום במטבע של החשבונית שלו; Flow אינו ממיר אותו.
• דוחות שומרים על הפרדה בין מטבעות. לוח הבקרה לחיוב מציג מטבע אחד בכל פעם, וקובץ הייצוא לרואה החשבון מציין את המטבע של כל חשבונית.
• חשבון נאמנות מחזיק מטבע אחד. כספי לקוחות בשני מטבעות דורשים שני חשבונות נאמנות נפרדים. ראו חשבונאות נאמנות.

דוגמה: לקוח בבריטניה שמחויב בליש"ט#

המשרד שלכם מחייב באירו, ולקוח חדש במנצ'סטר מעוניין בחשבוניות בליש"ט.

1. הגדירו את מטבע הלקוח. בתיק הלקוח, פתחו את Billing ← Billing details ולחצו על Set up client billing (או Edit on client page אם ללקוח כבר יש פרטי חיוב). בעמוד איש הקשר של הלקוח, בכרטיסייה Billing details, בחרו ב-Country את בריטניה (United Kingdom) וב-Client currency את GBP, הגדירו את תנאי התשלום ולחצו על Save billing details. מעתה ואילך, זמן והוצאות בתיקים של הלקוח יירשמו בליש"ט. (כדי לחייב רק תיק אחד ספציפי בליש"ט, הגדירו במקום זאת את ה-Currency שלו ב-Billing details של התיק ולחצו על Save currency.)
2. הגדירו ללקוח תעריפים בליש"ט. באותו עמוד איש קשר, בכרטיסייה Billing rates, הגדירו Client default rate, ובמידת הצורך תעריף לפי נותן שירות (fee earner), ולאחר מכן לחצו על Save rates. ללא שלב זה, זמן שיירשם בתיק יציג Needs rate, מכיוון שהתעריפים שלכם הם באירו.
3. רשמו זמן והוצאות כרגיל. הם יתומחרו לפי תעריפי הלקוח, בליש"ט.
4. צרו את החשבונית. לחצו על New invoice. הטיוטה תהיה בליש"ט. מכיוון שמדינת הלקוח שונה מזו של משרדכם (מתוך Firm Details) ומוגדר שיעור מס, הטיוטה תבקש מכם לבדוק האם המס שלכם חל (לדוגמה חיוב עצמי / reverse charge). התייעצו עם רואה החשבון שלכם; אם אין חובת מס, הגדירו את Tax % ל-0, הוסיפו את הניסוח שרואה החשבון מסר לכם ב-Notes for the client, ולחצו על Apply.
5. סגרו ושלחו בדוא"ל את החשבונית. הלקוח יקבל אותה בליש"ט, יחד עם הוראות התשלום שלכם.
6. רשמו את התשלום בליש"ט בעת הגעתו.
7. בדקו את הדוחות שלכם. לוח הבקרה לחיוב יציג לשונית GBP לצד EUR, והייצוא יציג את החשבונית ב-GBP כדי שרואה החשבון שלכם יוכל להמיר אותה.

שינוי מטבע#

ניתן לשנות את המטבע של תיק, או את המטבע של לקוח עבור התיקים שנובעים ממנו, רק כאשר שום עבודה אינה נשארת מאחור. כל עוד יש בתיק זמן או הוצאות מתומחרים שטרם חויבו, או טיוטת חשבונית, במטבע אחר, Flow יסרב לביצוע השינוי ושום דבר לא יישמר. יש לחייב או למחוק את העבודה הזו תחילה. זמן ללא תעריף אינו חוסם את השינוי, ומעבר למטבע שבו העבודה כבר נרשמה פועל תמיד.

שינוי מטבע המשרד תחת Settings → Invoicing & rates לעולם אינו נדחה. גם החלת Use Turkey defaults (או Philippines, Thailand) שם משנה אותו. זמן והוצאות שכבר נרשמו במטבע הישן יושמטו אז מחשבוניות וייספרו בטיוטה, ולעולם לא יחויבו בערכם הנקוב במטבע החדש. תעריפי ברירת המחדל ותעריפי הצוות שלכם ישמרו על סכומיהם ויחושבו מעתה במטבע החדש, לכן יש לבדוק אותם. הגדירו את מטבע המשרד שלכם לפני שמישהו ירשום זמן במערכת.