חיוב במטבע אחר

Flow יכול לחייב לקוחות שונים במטבעות שונים, לדוגמה משרד צרפתי שמחייב את רוב הלקוחות באירו ולקוח בריטי אחד בפאונד. כל תיק מחויב במטבע יחיד, ו-Flow לעולם אינו ממיר בין מטבעות: אין הזנת נתונים של שערי חליפין (exchange-rate feed). כאשר אתם מחייבים לקוח זר במטבע שלו, רואה החשבון שלכם רושם את הפרשי השער, כמו בכל חשבונית זרה אחרת.

הכללים#

• מטבע אחד לכל תיק. Flow משתמש במטבע של התיק עצמו, לאחר מכן בזה של הלקוח, ולבסוף בזה של המשרד שלכם. ראו חשבונות לקוחות.
• עבודה שומרת על המטבע שלה. חישובי זמן והוצאות חדשים מקבלים את מטבע התיק בעת רישומם, ושומרים עליו.
• תעריפים חלים רק במטבע שלהם. תעריפי ברירת המחדל שלכם ותעריפי הצוות מוגדרים במטבע המשרד; תעריפי הלקוח מוגדרים במטבע הלקוח, או במטבע המשרד אם ללקוח לא הוגדר מטבע. בתיק שמחויב בפאונד עם תעריפי אירו בלבד, רשומות הזמן יציגו Needs rate. ‏Flow לעולם אינו משנה את התווית של תעריף מ-€250 ל-£250. ראו מעקב זמן.
• חשבונית לעולם אינה מערבבת מטבעות. עבודה שנרשמה במטבע אחר מושמטת מטיוטת החשבונית, והטיוטה מציינת כמה רשומות הושמטו.
• תשלומים מבוצעים במטבע החשבונית. רשמו כל תשלום במטבע של החשבונית שלו; Flow אינו ממיר אותו.
• דוחות מפרידים בין מטבעות. לוח הבקרה לחיוב מציג מטבע אחד בכל פעם, וקובץ הייצוא לרואה החשבון מציג את המטבע של כל חשבונית.
• חשבון נאמנות מחזיק מטבע יחיד. כספי לקוחות בשני מטבעות שונים דורשים שני חשבונות נאמנות נפרדים. ראו חשבונאות נאמנות.

דוגמה: לקוח מבריטניה המחויב בפאונד#

המשרד שלכם מחייב באירו, ולקוח חדש ממנצ'סטר מעוניין בחשבוניות בפאונד.

1. הגדירו את מטבע הלקוח. בתיק הלקוח, פתחו את Billing ← Billing details ולחצו על Set up client billing (או על Edit on client page אם ללקוח כבר יש פרטי חיוב). בדף איש הקשר של הלקוח, בכרטיס Billing details, בחרו ב-Country את United Kingdom וב-Client currency את GBP, הגדירו את תנאי התשלום ולחצו על Save billing details. מעתה ואילך, זמן והוצאות בתיקי הלקוח יירשמו בפאונד. (כדי לחייב רק תיק אחד בפאונד, הגדירו במקום זאת את ה-Currency שלו ב-Billing details של התיק ולחצו על Save currency.)
2. הגדירו ללקוח תעריפים בפאונד. באותו דף איש קשר, בכרטיס Billing rates, הגדירו Client default rate ובמידת הצורך תעריף לכל fee earner, ולאחר מכן לחצו על Save rates. ללא שלב זה, רישומי הזמן בתיק יציגו Needs rate, מכיוון שהתעריפים שלכם הם באירו.
3. רשמו זמן והוצאות כרגיל. הם יתומחרו לפי תעריפי הלקוח, בפאונד.
4. צרו את החשבונית. לחצו על New invoice. הטיוטה תהיה בפאונד. מכיוון שמדינת הלקוח שונה מזו של המשרד שלכם (מתוך Firm Details) ומוגדר שיעור מס, הטיוטה תבקש מכם לבדוק האם המס שלכם חל (לדוגמה, חיוב הפוך - reverse charge). התייעצו עם רואה החשבון שלכם; אם אין חובת מס, הגדירו את Tax % ל-0, הוסיפו את הנוסח שרואה החשבון מספק לכם ב-Notes for the client, ולחצו על Apply.
5. סיימו ושלחו בדוא"ל את החשבונית. הלקוח יקבל אותה בפאונד, יחד עם הוראות התשלום שלכם.
6. רשמו את התשלום בפאונד כאשר הוא מתקבל.
7. בדקו את הדוחות שלכם. לוח הבקרה לחיוב (Billing dashboard) יקבל לשונית GBP לצד EUR, וקובץ הייצוא יפרט את החשבונית ב-GBP כדי שרואה החשבון שלכם יוכל להמיר אותה.

שינוי מטבע#

ניתן לשנות את המטבע של תיק, או של לקוח עבור התיקים שנובעים ממנו, רק כאשר לא נותרת מאחור עבודה כלשהי. כל עוד יש בתיק זמן מתומחר או הוצאות שלא חויבו, או טיוטת חשבונית במטבע אחר, Flow יסרב לביצוע השינוי ושום דבר לא יישמר. יש לחייב או למחוק עבודה זו תחילה. זמן ללא תעריף אינו חוסם שינוי, ומעבר למטבע שבו העבודה כבר נמצאת תמיד פועל.

שינוי מטבע המשרד שלכם תחת Settings → Invoicing & rates אינו נדחה לעולם. זמן והוצאות שכבר נרשמו במטבע הישן יושמטו אז מחשבוניות וייספרו בטיוטה, ולעולם לא יחויבו לפי ערכם הנקוב במטבע החדש. תעריפי ברירת המחדל ותעריפי הצוות שלכם ישמרו על סכומיהם וייחשבו כעת במטבע החדש, לכן יש לבדוק אותם. הגדירו את מטבע המשרד שלכם לפני שמישהו רושם זמן.