Facturer dans une autre devise

Flow permet de facturer différents clients dans différentes devises, par exemple pour un cabinet français qui facture la plupart de ses clients en euros et un client britannique en livres sterling. Chaque dossier est facturé dans une seule devise, et Flow n'effectue jamais de conversion entre devises : il n'y a pas de flux de taux de change. Lorsque vous facturez un client étranger dans sa devise, votre comptable comptabilise l'écart de change, comme pour toute autre facture étrangère.

Les règles#

Une devise par dossier. Flow utilise d'abord la devise propre au dossier, puis celle du client, puis celle de votre cabinet. Voir Comptes clients.
Le travail conserve sa devise. Les nouvelles saisies de temps et de dépenses prennent la devise du dossier au moment de leur enregistrement et la conservent.
Les taux s'appliquent uniquement dans leur propre devise. Vos taux par défaut et ceux de vos collaborateurs sont définis dans la devise de votre cabinet ; les taux d'un client sont dans la devise de ce dernier, ou dans celle de votre cabinet s'il n'en a pas. Sur un dossier facturé en livres sterling avec uniquement des taux en euros, le temps indique Needs rate. Flow ne requalifie jamais un taux de 250 € en 250 £. Voir Suivi du temps.
Une facture ne mélange jamais les devises. Les prestations enregistrées dans une autre devise sont exclues du brouillon, et celui-ci indique le nombre de saisies laissées de côté.
Les paiements sont dans la devise de la facture. Enregistrez chaque paiement dans la devise de sa facture ; Flow n'effectue aucune conversion.
Les rapports séparent les devises. Le Tableau de bord de facturation affiche une devise à la fois, et l'export comptable précise la devise de chaque facture.
Un compte de fiducie / fonds clients ne détient qu'une seule devise. Les fonds clients détenus dans deux devises nécessitent deux comptes de fiducie distincts. Voir Comptabilité des comptes de fiducie.

Exemple : un client britannique facturé en livres sterling#

Votre cabinet facture en euros, et un nouveau client à Manchester souhaite recevoir ses factures en livres sterling.

Définissez la devise du client. Sur le dossier du client, ouvrez Billing → Billing details et cliquez sur Set up client billing (ou sur Edit on client page si le client dispose déjà d'informations de facturation). Sur la fiche de contact du client, dans l'encart Billing details, sélectionnez le Country United Kingdom et la Client currency GBP, configurez les conditions de paiement, puis cliquez sur Save billing details. Dès lors, le temps et les dépenses sur les dossiers de ce client sont enregistrés en livres. (Pour facturer un seul dossier en livres, définissez plutôt sa Currency dans les Billing details du dossier et cliquez sur Save currency.)
Attribuez au client des taux en livres sterling. Sur la même fiche de contact, dans l'encart Billing rates, définissez un Client default rate et, si nécessaire, un taux par intervenant, puis cliquez sur Save rates. Sans cette étape, le temps passé sur le dossier affichera Needs rate, car vos taux sont en euros.
Saisissez le temps et les dépenses comme d'habitude. Ils sont valorisés aux taux du client, en livres sterling.
Créez la facture. Cliquez sur New invoice. Le brouillon est en livres sterling. Comme le pays du client diffère de celui de votre cabinet (renseigné dans Firm Details) et qu'un taux de taxe est défini, le brouillon vous invite à vérifier si votre taxe s'applique (par exemple, autoliquidation de TVA). Consultez votre comptable ; si aucune taxe n'est due, définissez Tax % à 0, ajoutez la mention fournie par votre comptable dans Notes for the client, puis cliquez sur Apply.
Finalisez et envoyez par e-mail la facture. Le client la reçoit en livres sterling, accompagnée de vos instructions de paiement.
Enregistrez le paiement en livres sterling à sa réception.
Consultez vos rapports. Le tableau de bord de facturation s'enrichit d'un onglet GBP à côté de EUR, et l'export liste la facture en GBP pour que votre comptable effectue la conversion.

Conseil

Les instructions de paiement sont identiques sur chaque facture. Si vous disposez d'un compte bancaire dans l'autre devise, ajoutez ses coordonnées dans Payment instructions sous Settings → Invoicing & rates avant de finaliser la facture, et précisez quel compte correspond à quelle devise.

Modifier une devise#

La devise d'un dossier, ou celle d'un client pour les dossiers qui en dépendent, ne peut être modifiée que si aucun travail n'est laissé pour compte. Tant que le dossier comporte des saisies de temps ou de dépenses valorisées et non facturées, ou un brouillon de facture dans une autre devise, Flow refuse la modification et rien n'est enregistré. Facturez ou supprimez d'abord ces éléments. Le temps sans taux défini ne bloque pas la modification, et le passage à la devise dans laquelle le travail est déjà enregistré fonctionne toujours.

La modification de la devise de votre cabinet dans Settings → Invoicing & rates n'est jamais refusée. L'application de Use Turkey defaults (ou Philippines, Thailand) à cet endroit la modifie également. Le temps et les dépenses déjà saisis dans l'ancienne devise sont alors exclus des factures et comptabilisés sur le brouillon, sans jamais être facturés à leur valeur nominale dans la nouvelle devise. Vos taux par défaut et ceux de vos collaborateurs conservent leurs montants numériques mais s'appliquent désormais dans la nouvelle devise : veillez donc à les vérifier. Définissez la devise de votre cabinet avant que quiconque n'enregistre du temps.

Remarque

Les montants sont conservés avec deux décimales ; les devises sans décimales (comme le yen japonais) ou avec trois décimales (comme le dinar koweïtien) ne sont donc pas encore prises en charge correctement.