Facturer dans une autre devise
Flow permet de facturer différents clients dans différentes devises, par exemple pour un cabinet français qui facture la plupart de ses clients en euros et un client britannique en livres sterling. Chaque dossier est facturé dans une seule devise, et Flow n'effectue jamais de conversion entre devises : il n'y a pas de flux de taux de change. Lorsque vous facturez un client étranger dans sa devise, votre expert-comptable enregistre l'écart de change, comme pour toute autre facture étrangère.
Les règles#
- Une seule devise par dossier. Flow applique la devise propre au dossier, puis celle du client, puis celle de votre cabinet. Voir Comptes clients.
- Le travail conserve sa devise. Les nouvelles saisies de temps et de dépenses prennent la devise du dossier au moment de leur enregistrement et la conservent.
- Les taux ne s'appliquent que dans leur propre devise. Vos taux par défaut et ceux de vos collaborateurs sont définis dans la devise de votre cabinet ; les taux d'un client sont dans la devise du client, ou dans celle de votre cabinet si le client n'en a pas. Sur un dossier facturé en livres sterling ne comportant que des taux en euros, le temps indique Taux requis. Flow ne convertit jamais automatiquement un taux de 250 € en 250 £. Voir Suivi du temps.
- Une facture ne mélange jamais les devises. Le travail enregistré dans une autre devise est exclu du brouillon, et le brouillon indique le nombre de saisies exclues.
- Les paiements sont dans la devise de la facture. Enregistrez chaque paiement dans la devise de sa facture ; Flow ne réalise pas de conversion.
- Les rapports séparent les devises. Le Tableau de bord de facturation affiche une devise à la fois, et l'export comptable précise la devise de chaque facture.
- Un compte de maniement de fonds ne détient qu'une seule devise. Les fonds clients détenus en deux devises nécessitent deux comptes dédiés. Voir Comptabilité des comptes de maniement de fonds.
Exemple : un client britannique facturé en livres sterling#
Votre cabinet facture en euros, et un nouveau client à Manchester souhaite recevoir ses factures en livres sterling.
- Définissez la devise du client. Sur le dossier du client, ouvrez Facturation → Détails de facturation et cliquez sur Configurer la facturation client (ou Modifier sur la page du client si le client possède déjà des détails de facturation). Sur la fiche de contact du client, dans la section Détails de facturation, sélectionnez pour Pays Royaume-Uni et pour Devise du client GBP, définissez les conditions de paiement et cliquez sur Enregistrer les détails de facturation. Désormais, les temps et dépenses des dossiers de ce client sont enregistrés en livres sterling. (Pour ne facturer qu'un seul dossier en livres sterling, définissez plutôt sa Devise dans les Détails de facturation du dossier et cliquez sur Enregistrer la devise.)
- Attribuez au client des taux en livres sterling. Sur la même fiche de contact, dans la section Taux de facturation, définissez un Taux par défaut du client et, si nécessaire, un taux par intervenant, puis cliquez sur Enregistrer les taux. Sans cette étape, le temps saisi sur le dossier affichera Taux requis, car vos taux sont définis en euros.
- Enregistrez les temps et dépenses comme d'habitude. Ils sont valorisés selon les taux du client, en livres sterling.
- Générez la facture. Cliquez sur Nouvelle facture. Le brouillon est en livres sterling. Dans la mesure où le pays du client diffère de celui de votre cabinet (renseigné dans Coordonnées du cabinet) et qu'un taux de taxe est configuré, le brouillon vous invite à vérifier si votre taxe s'applique (par exemple l'autoliquidation). Consultez votre expert-comptable ; si aucune taxe n'est due, fixez le % de taxe à 0, ajoutez la mention fournie par votre comptable dans Remarques pour le client, puis cliquez sur Appliquer.
- Finalisez et envoyez par e-mail la facture. Le client la reçoit en livres sterling, accompagnée de vos instructions de paiement.
- Enregistrez le paiement en livres sterling dès sa réception.
- Consultez vos rapports. Le tableau de bord de facturation s'enrichit d'un onglet GBP à côté de EUR, et l'export répertorie la facture en GBP afin que votre comptable effectue la conversion.
Modifier une devise#
La devise d'un dossier, ou celle d'un client pour les dossiers qui la reprennent, ne peut être modifiée que si aucun travail n'est laissé pour compte. Tant que le dossier comporte des temps ou des dépenses valorisés et non facturés, ou un projet de facture dans une autre devise, Flow refuse la modification et rien n'est enregistré. Facturez ou supprimez ce travail au préalable. Le temps dépourvu de taux ne bloque pas la modification, et passer à la devise dans laquelle le travail est déjà enregistré fonctionne toujours.
La modification de la devise de votre cabinet dans Paramètres → Facturation & taux n'est jamais refusée. Les temps et dépenses déjà enregistrés dans l'ancienne devise sont alors exclus des factures et comptabilisés sur le brouillon, sans jamais être facturés à leur valeur nominale dans la nouvelle devise. Vos taux par défaut et ceux de vos collaborateurs conservent leurs montants et sont désormais comptés dans la nouvelle devise ; pensez donc à les vérifier. Définissez la devise de votre cabinet avant toute saisie de temps.