Murailles éthiques et détection des conflits

Les murailles éthiques (également appelées « murailles de Chine ») préviennent les conflits d'intérêts en restreignant l'accès à des dossiers spécifiques. Lawzana Flow recherche les conflits potentiels et vous permet de limiter les personnes autorisées à consulter un dossier.

Que sont les murailles éthiques ?#

Dans les cabinets d'avocats, les murailles éthiques empêchent les membres de l'équipe d'accéder aux dossiers pour lesquels ils présentent un conflit d'intérêts — par exemple, si un avocat a auparavant représenté la partie adverse, ou si deux dossiers impliquent des parties liées situées dans des camps opposés.

Fonctionnement de la détection des conflits#

Lawzana Flow vérifie les conflits :

1. Lorsqu'un prospect arrive depuis l'annuaire Lawzana ou remplit son formulaire d'admission, les noms indiqués sont comparés aux clients et aux participants de vos dossiers. Vous pouvez également cliquer à tout moment sur Lancer la vérification (ou Relancer) dans la section Vérification des conflits d'intérêts du prospect.
2. Lorsque vous convertissez un prospect en dossier, Flow examine la dernière vérification des conflits de ce prospect.
3. Lorsque vous ajoutez un participant à un dossier, le contact est comparé à vos autres dossiers.
4. Lorsque l'IA lit un document lié à un dossier ou à un prospect, les parties qui y sont mentionnées sont également vérifiées (voir Conflits détectés dans les documents ci-dessous).

Gravité des conflits#

Les conflits identifiés sur un dossier se voient attribuer l'un des trois niveaux de gravité suivants :

Chaque conflit a un statut : En attente jusqu'à ce qu'une personne l'examine, puis Levé, Refusé ou Écarté.

La vérification des conflits d'un prospect affiche Aucun conflit, Conflit potentiel (correspondance partielle de nom) ou Conflit confirmé (correspondance exacte de nom). Un conflit confirmé empêche le prospect de devenir un dossier tant que vous n'avez pas saisi un motif et cliqué sur Forcer et convertir. Rien d'autre n'est bloqué : les conflits sur un dossier sont de simples avertissements qu'il vous appartient d'examiner.

Conflits détectés dans les documents#

Lorsque l'IA extrait les faits clés ou les personnes et entreprises à partir d'un document de dossier (automatiquement après le téléversement, ou lorsque vous relancez l'extraction), Flow compare chaque partie mentionnée dans le document aux clients et parties adverses des autres dossiers de votre cabinet. Les noms doivent correspondre intégralement ; la casse, les espaces superflus et les titres de civilité tels que M., Mme, Mlle ou Dr sont ignorés. Les personnes figurant déjà dans le dossier ne sont pas prises en compte.

Chaque correspondance est consignée sous la forme d'un Conflit potentiel indiquant le document concerné, apparaît sur la page Conflits ainsi que dans l'onglet Activité du dossier, et ajoute une entrée au fil d'activité du dossier. Une même partie n'est pas enregistrée deux fois pour la même paire de dossiers. Ces vérifications s'exécutent également lorsque vous associez un document depuis la section Documents à un dossier, ainsi que sur les documents associés à un prospect lorsqu'il est converti en dossier.

Sur un prospect, les noms trouvés dans ses documents sont ajoutés à la vérification des conflits du prospect. Une correspondance issue uniquement d'un document n'est jamais qu'un Conflit potentiel, elle ne bloque donc jamais la conversion.

Types de restriction#

Pour restreindre un dossier, ouvrez-le et choisissez Restreindre l'accès dans le menu Plus d’actions de l'en-tête (affiché lorsque les murailles éthiques sont activées et que votre rôle vous autorise à restreindre des dossiers). Sélectionnez un Restriction Type, ajoutez un motif (obligatoire si votre cabinet a activé l'option Exiger un motif), et choisissez à qui accorder l'accès (Grant Access To) :

Le type est une étiquette visible sur le badge du dossier ; les trois types restreignent l'accès de la même manière. Seules les personnes à qui vous accordez l'accès, la personne ayant restreint le dossier et (si l'option Dérogation du propriétaire est activée) le propriétaire du cabinet peuvent l'ouvrir. Tous les autres utilisateurs ne voient plus le dossier dans les listes, les recherches et les réponses de l'assistant IA.

Vous choisissez également un niveau d'accès pour chaque personne (Full Access, Read Only ou Documents Only). Ce niveau est enregistré avec ses droits d'accès, mais ce que chaque personne peut modifier sur le dossier dépend toujours de son rôle.

Consultation des conflits#

Page Conflicts#

Accédez à Conflits dans la barre latérale (la page Vérificateur de conflits) pour consulter :

• Cartes statistiques — Total, En attente, Levé, Refusé et Écarté
• Liste Conflits en attente affichant :
  • Le badge de gravité (avec code couleur)
  • Ce qui a été détecté et les personnes impliquées
  • Le dossier concerné
  • Les boutons Lever, Refuser et Écarter

Les propriétaires et administrateurs voient toujours Conflits dans la barre latérale. Les membres et lecteurs ne le voient que lorsqu'un conflit est en attente.

Sur la fiche du dossier#

Lorsqu'un dossier comporte des conflits en attente, un bandeau en haut du dossier indique le nombre de conflits à examiner, et l'onglet Activité les répertorie dans sa section Conflits.

Lorsqu'un dossier fait l'objet d'une restriction active :

• Un badge de restriction (Ethical Wall, Confidential ou Limited Access) apparaît dans l'en-tête du dossier, avec le motif affiché dans son info-bulle
• L'option Gérer l'accès dans le menu Plus d’actions vous permet d'accorder ou de retirer des accès, ou encore de supprimer la restriction
• Les membres de l'équipe n'ayant pas d'accès qui ouvrent un lien vers le dossier voient une page Accès refusé

Résolution des conflits#

Depuis la page Conflits ou l'onglet Activité du dossier, vous pouvez :

1. Écarter — Marquer le conflit comme un faux positif (par exemple, un homonyme)
2. Lever — Indiquer que le conflit a fait l'objet d'une renonciation/dérogation (par exemple, si le client a fourni une renonciation écrite)
3. Refuser — Indiquer que vous avez refusé la représentation en raison du conflit

Chaque option vous permet d'ajouter des Notes de résolution pour consigner votre raisonnement. Chaque décision, accompagnée de sa note, est enregistrée dans le fil d'activité du dossier. Les lecteurs ne peuvent pas résoudre les conflits.

Configuration des murailles éthiques#

1. Accédez à Paramètres → Accès (propriétaires et administrateurs)
2. Activez Activer les murailles éthiques
3. Configurez :
   • Exiger un motif — un motif doit être obligatoire lors de la restriction d'un dossier
   • Dérogation du propriétaire — le propriétaire peut toujours ouvrir les dossiers restreints (activé par défaut)
   • Qui peut restreindre les dossiers — Propriétaires, Administrateurs et/ou Membres. Sélectionnez au moins une catégorie, sinon personne ne pourra restreindre de dossiers.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Bonnes pratiques#

• Examinez les conflits sans délai — Ne laissez pas les conflits détectés en attente
• Documentez les dérogations — Ajoutez systématiquement des notes lorsque vous dérogez à un conflit
• Revues régulières — Faites le point périodiquement sur vos dossiers restreints et sur les personnes qui ont accès à chacun d'entre eux
• Formez votre équipe — Assurez-vous que chacun sait quels dossiers sont restreints et pour quelles raisons