Murailles éthiques et détection des conflits d'intérêts
Les murailles éthiques (également appelées cloisons chinoises ou ethical walls) préviennent les conflits d'intérêts en restreignant l'accès à certains dossiers spécifiques. Lawzana Flow assure une détection automatique des conflits et un contrôle rigoureux des accès.
Qu'est-ce qu'une muraille éthique ?#
Au sein des cabinets d'avocats, les murailles éthiques empêchent les membres de l'équipe d'accéder aux dossiers pour lesquels ils présentent un conflit d'intérêts — par exemple, si un avocat a précédemment représenté la partie adverse, ou si deux dossiers impliquent des parties liées aux intérêts opposés.
Fonctionnement de la détection des conflits#
Lawzana Flow peut vérifier automatiquement l'existence de conflits d'intérêts :
- Lors de la création d'un nouveau dossier, le système vérifie le nom du client par rapport aux parties faisant l'objet de restrictions
- Lorsqu'un client ou une partie est ajouté(e) à un dossier, le système effectue une vérification de conflit
- Les conflits détectés sont signalés selon différents niveaux de gravité
Gravité des conflits#
| Gravité | Signification | Action requise |
|---|---|---|
| Détecté | Conflit potentiel identifié | Examiner et évaluer |
| Critique | Conflit à haut risque nécessitant une attention immédiate | Doit être résolu avant de poursuivre |
| Résolu | Conflit écarté ou levé | Aucune action supplémentaire requise |
Types de restrictions#
Lorsqu'un conflit est avéré, vous pouvez appliquer différentes restrictions :
| Type | Description |
|---|---|
| Muraille éthique | L'utilisateur n'a aucun accès au dossier. Il ne peut pas le voir dans les listes, ni dans les résultats de recherche, ni accéder à aucun de ses documents. |
| Confidentiel | Le dossier est marqué comme sensible avec des contrôles d'accès renforcés. |
| Accès limité | Accès restreint pouvant être outrepassé par un gestionnaire après validation appropriée. |
Consultation des conflits#
Page Conflits#
Accédez à Paramètres → Murailles éthiques ou à la section Conflits pour consulter :
- Les cartes statistiques — Total des conflits non résolus, conflits critiques, répartition par gravité
- La liste des conflits affichant :
- Les parties concernées
- Le(s) dossier(s) affecté(s)
- Le badge de gravité (code couleur)
- Les options d'action pour la résolution
Sur la fiche détaillée d'un dossier#
Lorsqu'un dossier fait l'objet d'une restriction active :
- Une icône de cadenas apparaît à côté du titre du dossier
- Un badge de restriction s'affiche dans l'en-tête du dossier avec le motif associé
- Les membres de l'équipe ne disposant pas d'accès voient s'afficher le message suivant : « Vous n'avez pas accès à ce dossier »
Résolution des conflits#
Depuis la page des conflits, vous pouvez :
- Résoudre — Marquer le conflit comme levé (par exemple, après confirmation de l'absence de conflit réel)
- Déroger — Reconnaître le conflit tout en autorisant un accès encadré, accompagné des justificatifs nécessaires
- Ajouter une note — Documenter les motifs de votre décision
Toutes les résolutions sont consignées dans le journal d'audit à des fins de conformité.
Journalisation des accès#
Chaque tentative d'accès à un dossier restreint est enregistrée :
- L'identité de l'auteur de la tentative
- La date et l'heure de la tentative
- Si l'accès a été accordé ou refusé
- Le type de restriction en vigueur
Ce journal est accessible aux Propriétaires et aux Administrateurs dans la section d'audit.
Configuration des murailles éthiques#
- Accédez à Paramètres → Murailles éthiques
- Activez les murailles éthiques pour votre organisation
- Configurez :
- Les rôles autorisés à créer et gérer les murailles éthiques
- L'activation ou non des vérifications automatiques lors de la création d'un dossier
- Vos préférences de notification en cas de conflits détectés
Bonnes pratiques#
- Traitez les conflits sans délai — Ne laissez aucun conflit détecté sans résolution
- Documentez les dérogations — Ajoutez systématiquement des notes explicatives lors de la levée d'un conflit avec dérogation
- Audits réguliers — Examinez périodiquement le journal des accès ainsi que les murailles actives
- Formez votre équipe — Veillez à ce que l'ensemble des membres de l'équipe comprenne que les restrictions de muraille éthique sont obligatoires et ne peuvent être contournées