Muraglie etiche e rilevamento dei conflitti

Le muraglie etiche (note anche come Chinese wall) prevengono i conflitti di interesse limitando l'accesso a pratiche specifiche. Lawzana Flow verifica i possibili conflitti e vi consente di limitare chi può visualizzare una pratica.

Cosa sono le muraglie etiche?#

Negli studi legali, le muraglie etiche impediscono ai membri del team di accedere a pratiche in cui presentano un conflitto di interesse — ad esempio, se un avvocato ha precedentemente rappresentato la controparte, o se due pratiche coinvolgono parti correlate su fronti opposti.

Come funziona il rilevamento dei conflitti#

Lawzana Flow verifica i conflitti:

1. Quando un lead proviene dalla Lawzana Directory o completa il modulo di acquisizione (intake), i nomi indicati vengono confrontati con i clienti e i partecipanti delle vostre pratiche. Potete anche fare clic su Run Check (o Re-run) nella sezione Conflict Check del lead in qualsiasi momento.
2. Quando convertite un lead in una pratica, Flow esamina l'ultimo controllo dei conflitti del lead.
3. Quando aggiungete un partecipante a una pratica, il contatto viene confrontato con le vostre altre pratiche
4. Quando l'IA legge un documento relativo a una pratica o a un lead, vengono controllate anche le parti ivi menzionate (vedere Conflitti rilevati nei documenti più sotto)

Gravità dei conflitti#

I conflitti rilevati su una pratica presentano uno dei tre livelli di gravità:

Ciascun conflitto ha uno stato: Pending finché qualcuno non lo esamina, poi Waived, Declined o Cleared.

Il controllo dei conflitti di un lead mostra No conflicts, Potential conflict (corrispondenza parziale del nome) o Confirmed conflict (corrispondenza esatta del nome). Un conflitto confermato impedisce al lead di diventare una pratica fino a quando non inserite una motivazione e fate clic su Override and Convert. Nessun altro elemento viene bloccato: i conflitti su una pratica sono avvisi da sottoporre a revisione.

Conflitti rilevati nei documenti#

Quando l'IA estrae i fatti salienti o le persone e le aziende da un documento di una pratica (automaticamente dopo il caricamento, oppure quando eseguite nuovamente l'estrazione), Flow confronta ciascuna parte menzionata nel documento con i clienti e le controparti delle altre pratiche del vostro studio. I nomi devono corrispondere per intero; le maiuscole/minuscole, gli spazi supplementari e i titoli come Mr, Mrs, Ms o Dr vengono ignorati. Le persone già presenti nella pratica vengono escluse.

Ciascuna corrispondenza viene registrata come Potential Conflict che indica il documento, compare nella pagina Conflicts e nella scheda Activity della pratica, e aggiunge una voce alla cronologia della pratica. La medesima parte non viene registrata due volte per la stessa coppia di pratiche. Questi controlli vengono eseguiti anche quando assegnate un documento dalla sezione Documenti a una pratica, nonché sui documenti che un lead porta con sé al momento della conversione in pratica.

In un lead, i nomi rilevati nei suoi documenti vengono aggiunti al controllo dei conflitti del lead stesso. Una corrispondenza derivante esclusivamente da un documento costituisce sempre e soltanto un Potential conflict, pertanto non blocca mai la conversione.

Tipi di restrizione#

Per limitare l'accesso a una pratica, apritela e selezionate Restrict access dal menu More actions nell'intestazione (visibile quando le muraglie etiche sono attive e il vostro ruolo dispone dei permessi per limitare le pratiche). Scegliete un Restriction Type, aggiungete una motivazione (obbligatoria se lo studio ha attivato Require Reason) e selezionate a chi concedere l'accesso in Grant Access To:

Il tipo corrisponde a un'etichetta mostrata nel badge della pratica; tutte e tre le opzioni limitano l'accesso nello stesso modo. Solo le persone a cui avete concesso l'accesso, la persona che ha impostato la restrizione sulla pratica e (se Owner Override è attivo) il titolare dello studio possono aprirla. Tutti gli altri smetteranno di visualizzare la pratica negli elenchi, nella ricerca e nelle risposte dell'assistente IA.

È inoltre possibile selezionare un livello di accesso per ciascuna persona (Full Access, Read Only o Documents Only). Il livello viene salvato con il rispettivo accesso, ma ciò che ciascun utente può modificare nella pratica dipende comunque dal proprio ruolo.

Visualizzazione dei conflitti#

Pagina Conflicts#

Accedete a Conflicts nella barra laterale (la pagina Conflict Checker) per visualizzare:

• Schede delle statistiche — Totale, Pending, Waived, Declined e Cleared
• Elenco Pending Conflicts che mostra:
  • Badge di gravità (con codice colore)
  • Elementi rilevati e soggetti coinvolti
  • La pratica interessata
  • I pulsanti Waive, Decline e Clear

I titolari (owners) e gli amministratori (admins) vedono sempre Conflicts nella barra laterale. I membri e i visualizzatori la visualizzano solo quando è presente un conflitto in sospeso.

Nel dettaglio della pratica#

Quando una pratica presenta conflitti in sospeso, un banner nella parte superiore della pratica mostra quanti richiedono una revisione, e la scheda Activity li elenca nella sezione Conflicts.

Quando una pratica presenta una restrizione attiva:

• Viene mostrato un badge di restrizione (Ethical Wall, Confidential o Limited Access) nell'intestazione della pratica, con la relativa motivazione nel tooltip
• L'opzione Manage access nel menu More actions vi consente di concedere o revocare l'accesso, oppure di rimuovere la restrizione
• I membri del team privi di accesso che aprono un collegamento alla pratica visualizzano una pagina Access Denied

Risoluzione dei conflitti#

Dalla pagina Conflicts o dalla scheda Activity della pratica, potete:

1. Clear — Contrassegnare il conflitto come falso positivo (ad esempio, una persona diversa con lo stesso nome)
2. Waive — Registrare che il conflitto è stato oggetto di rinuncia o deroga (ad esempio, il cliente ha fornito una rinuncia scritta)
3. Decline — Registrare che l'incarico è stato rifiutato a causa del conflitto

Ciascuna opzione vi consente di aggiungere delle Resolution Notes per documentare le vostre motivazioni. Ogni decisione, con la relativa nota, viene registrata nella cronologia della pratica. I visualizzatori non possono risolvere i conflitti.

Configurazione delle muraglie etiche#

1. Andate su Settings → Access (titolari e amministratori)
2. Attivate Enable Ethical Walls
3. Configurate:
   • Require Reason — è obbligatorio indicare una motivazione quando si limita una pratica
   • Owner Override — il titolare può sempre aprire le pratiche con restrizioni (attivo per impostazione predefinita)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins e/o Members. Selezionate almeno un'opzione, altrimenti nessuno potrà limitare l'accesso alle pratiche.
4. Fate clic su Save Changes

Best practice#

• Esaminate i conflitti tempestivamente — Non lasciate i conflitti rilevati in sospeso
• Documentate le deroghe/rinunce — Aggiungete sempre delle note quando deroga a un conflitto
• Revisioni periodiche — Verificate periodicamente le vostre pratiche riservate e chi ha accesso a ciascuna di esse
• Formate il vostro team — Assicuratevi che tutti sappiano quali pratiche sono soggette a restrizioni e per quale motivo