Muraglie etiche e rilevamento dei conflitti d'interesse

Le muraglie etiche (note anche come Chinese walls o ethical walls) prevengono i conflitti d'interesse limitando l'accesso a pratiche specifiche. Lawzana Flow offre il rilevamento automatico dei conflitti e controlli granulari degli accessi.

Cosa sono le muraglie etiche?#

Negli studi legali, le muraglie etiche impediscono ai membri del team di accedere a pratiche rispetto alle quali sussiste un conflitto d'interesse, ad esempio se un avvocato ha precedentemente assistito la controparte o se due pratiche coinvolgono parti correlate con interessi contrapposti.

Come funziona il rilevamento dei conflitti#

Lawzana Flow può verificare automaticamente la presenza di conflitti:

1. Quando viene creata una nuova pratica, il sistema confronta il nome del cliente con i nominativi dei soggetti con restrizioni già presenti
2. Quando un cliente o una parte viene aggiunto/a a una pratica, il sistema esegue un controllo dei conflitti
3. I conflitti rilevati vengono contrassegnati con diversi livelli di gravità

Gravità del conflitto#

Tipi di restrizione#

Quando un conflitto viene confermato, è possibile applicare le seguenti restrizioni:

Visualizzazione dei conflitti#

Pagina dei conflitti#

Accedere a Impostazioni → Muraglie etiche o alla sezione Conflitti per visualizzare:

• Schede riepilogative — Conflitti totali non risolti, conflitti critici, dettaglio per gravità
• Elenco dei conflitti con l'indicazione di:
  • Parti coinvolte
  • Pratica/pratiche interessata/e
  • Badge di gravità (con codice colore)
  • Opzioni di risoluzione disponibili

Nel dettaglio della pratica#

Quando su una pratica è attiva una restrizione:

• Accanto al titolo della pratica compare l'icona di un lucchetto
• Nell'intestazione della pratica viene mostrato un badge di restrizione con la motivazione
• I membri del team non autorizzati visualizzano il messaggio: "Non si dispone dell'accesso a questa pratica"

Risoluzione dei conflitti#

Dalla pagina dei conflitti è possibile:

1. Risolvere — Contrassegnare il conflitto come escluso (ad es. dopo aver accertato l'insussistenza di un conflitto effettivo)
2. Autorizzare con deroga — Prendere atto del conflitto, consentendo l'accesso controllato con idonea documentazione
3. Aggiungere una nota — Documentare la motivazione della decisione adottata

Tutte le risoluzioni vengono registrate nel log di audit per fini di conformità normativa.

Registro degli accessi#

Ogni tentativo di accesso a una pratica sottoposta a restrizioni viene registrato:

• Chi ha effettuato il tentativo
• La data e l'ora del tentativo
• L'esito dell'accesso (consentito o negato)
• Il tipo di restrizione applicata

Questo registro è consultabile da Titolari e Amministratori nella sezione di audit.

Configurazione delle muraglie etiche#

1. Andare su Impostazioni → Muraglie etiche
2. Abilitare le muraglie etiche per la propria organizzazione
3. Configurare:
   • Quali ruoli possono creare e gestire le muraglie etiche
   • L'esecuzione di verifiche automatiche al momento della creazione di una pratica
   • Le preferenze di notifica per i conflitti rilevati

Best practice#

• Esaminare tempestivamente i conflitti — Non lasciare irrisolti i conflitti rilevati
• Documentare le deroghe — Inserire sempre una nota esplicativa quando si autorizza una deroga a un conflitto
• Audit regolari — Verificare periodicamente il registro degli accessi e le muraglie attive
• Formare il team — Assicurarsi che tutti i collaboratori comprendano che le restrizioni delle muraglie etiche sono obbligatorie e non possono essere eluse