Monitoraggio del tempo

Tenete traccia del tempo fatturabile e non fatturabile su una pratica. Flow applica a ogni voce la tariffa corretta, nella valuta della pratica, e la aggiunge alle attività non fatturate, pronta per la vostra prossima fattura.

Il monitoraggio del tempo si trova all'interno di ciascuna pratica nella scheda Fatturazione → Tempo.

Registrazione del tempo#

Aprite una pratica, andate alla scheda Fatturazione e fate clic su Aggiungi tempo. Potete anche utilizzare Registra tempo nella parte superiore di una pratica, oppure Registra tempo nella Home page selezionando poi la pratica. Ogni voce contiene:

Data: la data odierna del vostro dispositivo per impostazione predefinita. Le date future superiori a un giorno vengono rifiutate
Durata: inseritela nel formato che preferite. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 e 2 heures sono tutti accettati, e un semplice numero indica le ore. Una singola registrazione può coprire al massimo 14 giorni
Descrizione: il testo che il cliente leggerà sulla fattura
Fatturabile: impostato inizialmente su attivo o disattivo in base all'opzione Nuovo tempo fatturabile per impostazione predefinita (Impostazioni → Fatturazione e tariffe). Disattivatelo per il lavoro interno. Il tempo non fatturabile viene conteggiato separatamente e non viene mai fatturato
Sostituzione tariffa: lasciate su Auto per applicare le regole tariffarie descritte di seguito, oppure inserite una tariffa nella valuta della pratica. Il valore 0 è consentito per le attività pro bono

Fate clic su Salva voce. Tutti gli utenti, ad eccezione di quelli con solo permessi di visualizzazione, possono aggiungere tempo. Potete modificare o eliminare le vostre voci fino a quando non vengono fatturate; una volta inserita in una fattura emessa, la registrazione viene bloccata. I titolari e gli amministratori non possono modificare o eliminare dalla schermata le registrazioni orarie di un collega: chiedete pertanto al collega di effettuare la correzione.

Finestra di dialogo Aggiungi tempo con data, durata di 1h30, descrizione, interruttore Fatturabile attivo e Sostituzione tariffa impostata su Auto — La finestra di dialogo Aggiungi tempo. "1h30" viene interpretato come 1,5 ore.

Il timer#

Invece di inserire manualmente una durata, fate clic su Avvia timer nella scheda Tempo della pratica. È possibile avviare un solo timer alla volta. Mentre è in esecuzione, una barra nella parte superiore di ogni pagina mostra la pratica, il tempo trascorso e il pulsante Interrompi e salva, in modo da non perderlo di vista navigando nell'applicazione.

Interrompi e salva, presente nella barra o all'interno della pratica, apre la finestra di dialogo Interrompi timer e salva con il tempo trascorso già compilato. Regolate la durata, inserite la descrizione e poi:

Salva voce ferma il timer e salva la registrazione in un unico passaggio
Continua l'esecuzione chiude la finestra di dialogo e mantiene il timer in funzione
Elimina timer richiede una conferma e cancella il tempo registrato

Un timer interrotto dopo pochi secondi salva un minuto. Un timer lasciato in esecuzione per più di 14 giorni non può essere salvato così com'è: inserite il tempo effettivamente lavorato. Se il timer è già stato interrotto altrove (ad esempio in un'altra scheda), non viene salvato nulla e Flow vi avvisa.

Finestra di dialogo Interrompi timer e salva con una durata di 45 min, una descrizione e i pulsanti Elimina timer, Continua l'esecuzione e Salva voce — Interrompi timer e salva: il tempo trascorso è precompilato.

Suggerimento

Se un timer rimane in funzione per più di 8 ore, la barra diventa rossa chiedendovi se state ancora lavorando; questo vi aiuta a individuare un timer che avete dimenticato di fermare.

Bozza con l'IA#

Nella finestra di dialogo di inserimento del tempo, digitate una nota approssimativa in Descrizione, quindi fate clic su Bozza con l'IA. Flow trasforma la nota in una descrizione di fatturazione chiara e professionale, utilizzando il titolo e la descrizione della pratica come contesto. Potrete verificare e modificare il risultato prima di salvare; le registrazioni salvate con una bozza IA mostrano il badge IA. Ogni bozza consuma 0,5 crediti IA.

Come vengono determinate le tariffe#

Quando la tariffa è impostata su Auto, Flow applica la tariffa più specifica disponibile:

La tariffa inserita manualmente in Sostituzione tariffa nella registrazione
La tariffa applicata al cliente per quel professionista
La tariffa predefinita del cliente
La tariffa oraria del collaboratore
La tariffa oraria predefinita dello studio

I titolari e gli amministratori impostano la tariffa predefinita dello studio, la valuta e le tariffe del personale in Impostazioni → Fatturazione e tariffe. Le tariffe dei clienti si impostano nella scheda del contatto del cliente, nel riquadro Tariffe di fatturazione (consultate Profili cliente).

Una tariffa si applica solo nella propria valuta. Le tariffe dello studio e del personale sono espresse nella valuta dello studio, mentre quelle del cliente nella valuta del cliente. Se una pratica viene fatturata in sterline e le vostre tariffe sono in euro, il tempo registrato mostrerà l'indicazione Tariffa necessaria accompagnata da un avviso; Flow non converte mai nominalmente una tariffa da 250 € in 250 £. Impostate le tariffe cliente in tale valuta oppure digitate una tariffa personalizzata su ogni voce.

La tariffa viene salvata sulla registrazione al momento dell'inserimento, pertanto una successiva modifica delle tariffe non aggiorna retroattivamente il tempo già registrato. Per ricalcolare la tariffa di una singola voce, inserite una sostituzione manuale della tariffa.

Nota

Una registrazione fatturabile priva di tariffa mostra l'indicazione Tariffa necessaria e viene esclusa dalle fatture anziché essere fatturata a zero. Quando vengono salvate le modifiche in Impostazioni → Fatturazione e tariffe, nelle Tariffe di fatturazione di un cliente o nella Valuta del cliente, alle voci sprovviste di tariffa ne viene assegnata una, e la notifica di conferma ne indica il numero esatto.

Incrementi e arrotondamenti#

In Impostazioni → Fatturazione e tariffe potete impostare l'Incremento di fatturazione (1 min, 6 min o 15 min) e l'Arrotondamento (Per eccesso, Al più vicino o Nessun arrotondamento). Il tempo fatturabile viene arrotondato all'incremento prestabilito al momento del salvataggio della voce, conservando comunque anche il tempo effettivo di lavoro. Con un incremento di 6 minuti arrotondato per eccesso, 7 minuti vengono fatturati come 0,2 ore.

Stato della registrazione#

Stato	Significato
Bozza	Registrato, non ancora fatturato. Verrà inserito nella fattura successiva se è fatturabile, include una tariffa ed è espresso nella valuta della pratica. Questo stato è indipendente da una bozza di fattura
Fatturato	Inserito in una fattura emessa e bloccato. Se tale fattura viene annullata, la registrazione torna tra le attività non fatturate

Flow dispone anche degli stati Approvato e Stornato, ma nell'applicazione non è presente alcun pulsante per impostarli direttamente, quindi raramente saranno visibili. Il tempo approvato viene fatturato come il tempo in stato Bozza.

Scheda Tempo della pratica con il tempo e il valore non fatturati in alto e le registrazioni contrassegnate come Bozza o Fatturato — La scheda Tempo: ore e importi non fatturati in alto, e ogni registrazione con il relativo stato.

Attività non fatturate#

La scheda Tempo mostra i totali aggiornati per la pratica:

Tempo non fatturato: le ore fatturabili non ancora incluse in una fattura emessa, al netto degli arrotondamenti
Valore non fatturato: il valore economico di tale tempo in base alle tariffe registrate per ciascuna voce. Il tempo registrato in un'altra valuta viene mostrato a fianco e non viene mai sommato all'importo principale
Non fatturabile: le ore registrate come non fatturabili

Il tempo non fatturato e le spese costituiscono complessivamente le attività in corso (WIP) della pratica, sulle quali viene elaborata la fattura. Consultate Fatturazione.

Nota

Nelle pratiche con accordo tariffario a Tariffa fissa o A percentuale, il tempo viene registrato ma non viene mai fatturato. Selezionate Oraria o Ibrida se il tempo deve essere fatturato.

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