Registrazione del tempo

Tracciate il tempo fatturabile e non fatturabile su una pratica. Flow calcola l'importo di ogni voce alla tariffa corretta, nella valuta della pratica, e la aggiunge al lavoro non fatturato della pratica, pronto per la vostra prossima fattura.

La registrazione del tempo si trova all'interno di ciascuna pratica nella scheda Fatturazione → Tempo.

Registrare il tempo#

Aprite una pratica, andate alla scheda Fatturazione e fate clic su Aggiungi tempo. Potete anche utilizzare Registra tempo nella parte superiore di una pratica, oppure Registra tempo nella Home page selezionando la pratica. Ogni voce include:

Data: la data odierna sul vostro dispositivo per impostazione predefinita. Le date successive a più di un giorno nel futuro non vengono accettate
Durata: inseritela nel formato che preferite. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 e 2 heures sono tutti formati validi, e un semplice numero indica le ore. Una singola voce può contenere al massimo 14 giorni
Descrizione: la descrizione visualizzata dal cliente sulla fattura
Fatturabile: attiva o disattivata in base a quanto impostato in Nuovo tempo fatturabile per impostazione predefinita (Impostazioni → Fatturazione e tariffe). Disattivatela per le attività interne. Il tempo non fatturabile viene conteggiato separatamente e non viene mai fatturato
Sostituzione tariffa: lasciatela su Auto per utilizzare le regole tariffarie descritte di seguito, oppure inserite una tariffa nella valuta della pratica. Il valore 0 è consentito per le attività pro bono

Fate clic su Salva voce. Tutti gli utenti, ad eccezione di quelli con permessi di sola visualizzazione, possono aggiungere tempo. Potete modificare o eliminare le vostre voci finché non vengono fatturate; una volta inserita in una fattura emessa, la voce è bloccata. I proprietari e gli amministratori non possono modificare o eliminare la registrazione oraria di un collega direttamente dalla schermata: chiedete pertanto al collega di provvedere alla correzione.

Finestra di dialogo Aggiungi tempo con la data, una durata di 1h30, una descrizione, l'opzione Fatturabile attiva e Sostituzione tariffa su Auto — La finestra di dialogo Aggiungi tempo. "1h30" viene interpretato come 1,5 ore.

Il timer#

Invece di inserire manualmente la durata, fate clic su Avvia timer nella scheda Tempo della pratica. È possibile eseguire un solo timer alla volta. Mentre è in esecuzione, una barra nella parte superiore di ogni pagina mostra la pratica, il tempo trascorso e il pulsante Ferma e salva, consentendovi di navigare nell'applicazione senza perderlo di vista.

Il pulsante Ferma e salva, presente nella barra o all'interno della pratica, apre la finestra di dialogo Ferma timer e salva con il tempo trascorso già compilato. Regolate la durata, inserite la descrizione e quindi:

Salva voce ferma il timer e salva la voce in un unico passaggio
Continua l'esecuzione chiude la finestra di dialogo e mantiene il timer attivo
Elimina timer richiede una conferma e annulla il tempo registrato

Un timer interrotto entro pochi secondi salva un minuto. Un timer lasciato in esecuzione per più di 14 giorni non può essere salvato così com'è: inserite il tempo effettivamente lavorato. Se il timer è già stato interrotto altrove (ad esempio in un'altra scheda), non viene salvato nulla e Flow vi informerà.

Finestra di dialogo Ferma timer e salva con una durata di 45 min, una descrizione e i pulsanti Elimina timer, Continua l'esecuzione e Salva voce — Ferma timer e salva: il tempo trascorso è già inserito.

Suggerimento

Se un timer è in esecuzione da più di 8 ore, la barra diventa rossa e vi chiede se state ancora lavorando, aiutandovi a individuare un timer che avete dimenticato di arrestare.

Bozza con l'IA#

Nella finestra di dialogo di registrazione del tempo, inserite una nota di massima in Descrizione, quindi fate clic su Bozza con IA. Flow trasforma la nota in una descrizione di fatturazione accurata, utilizzando il titolo e la descrizione della pratica come contesto. Potrete esaminare e modificare il risultato prima di salvare; le voci salvate con una bozza generata dall'IA mostrano il badge IA. La funzione richiede l'uso di crediti IA.

Come vengono determinate le tariffe#

Quando la tariffa è impostata su Auto, Flow applica la tariffa più specifica disponibile:

La tariffa inserita manualmente in Sostituzione tariffa nella voce
La tariffa del cliente per quel professionista
La tariffa predefinita del cliente
La tariffa del professionista come membro dello staff
La tariffa oraria predefinita dello studio

I proprietari e gli amministratori definiscono la tariffa predefinita dello studio, la valuta e le tariffe dello staff in Impostazioni → Fatturazione e tariffe. Le tariffe dei clienti vengono impostate nella scheda di contatto del cliente, all'interno del riquadro Tariffe di fatturazione (consultare Profili cliente).

Una tariffa si applica esclusivamente nella propria valuta. Le tariffe dello studio e dello staff sono espresse nella valuta dello studio, mentre le tariffe del cliente nella valuta del cliente. Se una pratica viene fatturata in sterline e le vostre tariffe sono in euro, il tempo relativo mostrerà l'indicazione Tariffa necessaria accompagnata da un apposito banner; Flow non converte mai arbitrariamente una tariffa di 250 € in 250 £. Impostate le tariffe cliente in quella valuta oppure inserite manualmente una sostituzione della tariffa per ogni voce.

La tariffa viene registrata nella voce al momento della creazione, pertanto la successiva modifica di una tariffa non ricalcola il tempo pregresso. Per ricalcolare l'importo di una singola voce, inserite una sostituzione della tariffa.

Nota

Una voce fatturabile priva di tariffa indica Tariffa necessaria e viene esclusa dalle fatture anziché essere fatturata a importo zero. Quando si salvano le modifiche in Impostazioni → Fatturazione e tariffe, nelle Tariffe di fatturazione di un cliente o nella Valuta cliente, alle voci sprovviste di tariffa ne viene assegnata una, e la conferma specificherà quante voci sono state aggiornate.

Incrementi e arrotondamenti#

In Impostazioni → Fatturazione e tariffe è possibile impostare l'Incremento di fatturazione (1 min, 6 min o 15 min) e l'Arrotondamento (Per eccesso, Al più vicino, o Nessun arrotondamento). Il tempo fatturabile viene arrotondato all'incremento prescelto al momento del salvataggio della voce, conservando parallelamente anche il tempo effettivo lavorato. Con un intervallo di 6 minuti arrotondato per eccesso, 7 minuti verranno fatturati come 0,2 ore.

Stato delle voci#

Stato	Significato
Bozza	Registrata, ma non ancora fatturata. Verrà inserita nella prossima fattura se risulta fatturabile, include una tariffa ed è espressa nella valuta della pratica. Questo stato non ha alcuna correlazione con una bozza di fattura
Fatturata	Inserita in una fattura emessa e bloccata. Se la fattura viene annullata, la voce torna allo stato di lavoro non fatturato

Flow dispone anche degli stati Approvata e Stornata, ma non essendoci alcun pulsante per impostarli all'interno dell'app, li visualizzerete raramente. Il tempo approvato viene fatturato come il tempo in stato di Bozza.

Scheda Tempo della pratica con tempo non fatturato e valore nella parte superiore e voci contrassegnate come Bozza o Fatturata — La scheda Tempo: ore non fatturate e relativo valore in alto, con ciascuna voce e il rispettivo stato.

Lavoro non fatturato#

La scheda Tempo mostra i totali correnti per la pratica:

Tempo non fatturato: le ore fatturabili non ancora incluse in una fattura emessa, al netto degli arrotondamenti
Valore non fatturato: il controvalore economico di tale tempo in base alle tariffe salvate su ciascuna voce. Il tempo registrato in un'altra valuta viene mostrato a parte e non viene mai sommato
Non fatturabile: le ore registrate come non fatturabili

Il tempo non fatturato e le spese costituiscono complessivamente i lavori in corso (WIP) della pratica, sui quali viene elaborata la fattura. Consultare Fatturazione.

Nota

Nelle pratiche con accordo sul compenso di tipo Tariffa fissa o A percentuale, il tempo viene registrato ma non viene mai fatturato. Utilizzate le opzioni Orario o Ibrido qualora il tempo debba essere fatturato.

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