מעקב זמנים

עקבו אחר שעות לחיוב ושעות שאינן לחיוב בתיק. Flow מתמחרת כל רישום לפי התעריף המתאים, במטבע התיק, ומוסיפה אותו לעבודה שטרם חויבה בתיק, מוכנה לחשבונית הבאה שלכם.

מעקב הזמנים נמצא בכל תיק תחת הלשונית Billing ← Time.

רישום זמן#

פתחו תיק, עברו ללשונית Billing ולחצו על Add time. תוכלו גם להשתמש ב-Log time בראש עמוד התיק, או ב-Log time בדף הבית (Home) ולבחור את התיק. כל רישום כולל:

Date: ברירת המחדל היא התאריך של היום במכשיר שלכם. לא ניתן להזין תאריכים עתידיים מעבר ליום אחד קדימה
Duration: הקלידו את משך הזמן כפי שנח לכם. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 ו-2 heures כולם נתמכים, ומספר פשוט מתפרש כשעות. רישום בודד יכול להכיל לכל היותר 14 ימים
Narrative: התיאור שהלקוח קורא בחשבונית
Billable: מופעל או כבוי כברירת מחדל לפי ההגדרה ב-New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). כבו אפשרות זו עבור עבודה פנימית. זמן שאינו לחיוב נספר בנפרד ולעולם אינו נכלל בחשבונית
Rate override: השאירו על Auto כדי להשתמש בכללי התעריפים המפורטים להלן, או הקלידו תעריף במטבע התיק. הערך 0 מותר עבור עבודה בהתנדבות (פרו בונו)

לחצו על Save entry. כל המשתמשים למעט צופים (Viewers) יכולים להוסיף שעות. באפשרותכם לערוך או למחוק את הרישומים שלכם עד לחיובם; מרגע שרישום מופיע בחשבונית שהופקה, הוא ננעל. בעלים (Owners) ומנהלי מערכת (Admins) אינם יכולים לערוך או למחוק רישום זמן של עמית ישירות מהמסך, לכן יש לבקש מאותו עמית לתקן זאת.

תיבת דו-שיח להוספת זמן עם תאריך, משך זמן של 1h30, תיאור, מתג Billable מופעל ו-Rate override במצב Auto — תיבת הדו-שיח Add time. הערך "1h30" נקרא כ-1.5 שעות.

הטיימר#

במקום להזין משך זמן ידנית, לחצו על Start timer בלשונית Time שבתיק. ניתן להפעיל טיימר אחד בלבד בכל פעם. בזמן שהוא פועל, סרגל בראש כל עמוד מציג את התיק, את הזמן שחלף ואת האפשרות Stop & save, כך שלא תאבדו אותו בעת ניווט במערכת.

לחיצה על Stop & save, בסרגל העליון או בתוך התיק, פותחת את תיבת הדו-שיח Stop timer and save כאשר משך הזמן שחלף כבר מוזן בה. התאימו את משך הזמן, כתבו את התיאור, ולאחר מכן:

Save entry עוצר את הטיימר ושומר את הרישום בפעולה אחת
Keep running סוגר את תיבת הדו-שיח ומשאיר את הטיימר פועל
Discard timer מבקש אישור, ולאחר מכן מוחק את הזמן שנמדד

טיימר שנעצר בתוך שניות ספורות שומר דקה אחת. טיימר שנותר פועל במשך יותר מ-14 ימים אינו יכול להישמר כפי שהוא: הזינו את הזמן שעבדתם בפועל. אם הטיימר כבר נעצר במקום אחר (לשונית אחרת בדפדפן, למשל), דבר לא יישמר ו-Flow תודיע לכם על כך.

תיבת דו-שיח לעצירת טיימר ושמירה עם משך זמן של 45 דקות, תיאור וכפתורי Discard timer, Keep running ו-Save entry — עצירת טיימר ושמירה: משך הזמן שחלף מוזן מראש.

טיפ

אם טיימר פועל ברציפות במשך יותר מ-8 שעות, הסרגל הופך לאדום ושואל האם אתם עדיין עובדים, מה שמסייע לאתר טיימר ששכחתם לעצור.

ניסוח באמצעות AI#

בתיבת הדו-שיח של רישום הזמן, הקלידו הערה כללית בשדה Narrative, ולאחר מכן לחצו על Draft with AI. ‏Flow הופכת את ההערה לתיאור חיוב מלוטש, תוך שימוש בכותרת התיק ובתיאור שלו לצורך הקשר. תוכלו לבדוק ולערוך את התוצאה לפני השמירה, ורישומים שנשמרו באמצעות ניסוח של AI יציגו תגית AI. פעולה זו צורכת נקודות זכות של AI (קרדיטים).

כיצד נקבעים התעריפים#

כאשר התעריף מוגדר על Auto, ‏Flow משתמשת בתעריף הספציפי ביותר שקיים:

תעריף שהוקלד ב-Rate override ברישום עצמו
תעריף הלקוח שנקבע עבור אותו עובד (Fee earner)
תעריף ברירת המחדל של הלקוח
תעריף איש הצוות (Staff rate) של העובד
תעריף השעה המוגדר כברירת מחדל של המשרד

בעלים ומנהלי מערכת מגדירים את תעריף ברירת המחדל של המשרד, את המטבע ואת תעריפי אנשי הצוות ב-Settings → Invoicing & rates. תעריפי לקוח מוגדרים בעמוד איש הקשר של הלקוח, בכרטיס Billing rates (ראו חשבונות לקוחות).

תעריף חל אך ורק במטבע שלו. תעריפי המשרד והצוות נקובים במטבע המשרד, ותעריפי הלקוח במטבע הלקוח. אם תיק מחויב בלירות שטרלינג והתעריפים שלכם הם באירו, הזמן שיירשם יציג את הסטטוס Needs rate ותופיע כרזת התראה על כך; Flow לעולם אינה משנה תעריף של €250 ל-£250 באופן שרירותי. הגדירו תעריפי לקוח באותו מטבע, או הקלידו תעריף ידני חורג (Rate override) בכל רישום.

התעריף נשמר ברישום בעת הזנתו, כך ששינוי תעריף במועד מאוחר יותר אינו מתמחר מחדש זמנים שנרשמו בעבר. כדי לתמחר מחדש רישום בודד, הקלידו תעריף חורג ידנית.

הערה

רישום לחיוב ללא תעריף יציג Needs rate ויושמט מחשבוניות במקום להיות מחויב באפס. כאשר נשמרים שינויים ב-Settings → Invoicing & rates, ב-Billing rates של לקוח או ב-Client currency, רישומים שהיו ללא תעריף מקבלים תעריף, והודעת האישור מציינת כמה רישומים עודכנו.

יחידות זמן ועיגול#

ב-Settings → Invoicing & rates תוכלו להגדיר את Billing increment (יחידות של דקה אחת, 6 דקות או 15 דקות) ואת אופן ה-Rounding (עיגול כלפי מעלה - Round up, הקרוב ביותר - Nearest, או ללא עיגול - No rounding). זמן לחיוב מעוגל ליחידת הזמן שנבחרה בעת שמירת הרישום, והזמן שעבדתם בפועל נשמר במקביל. במדרגות של 6 דקות בעיגול כלפי מעלה, עבודה של 7 דקות תחוייב כ-0.2 שעות.

סטטוס רישום#

סטטוס	משמעות
Draft	נרשם, אך טרם חויב בחשבונית. ייכלל בחשבונית הבאה אם הוא לחיוב, בעל תעריף ונקוב במטבע התיק. אין לכך קשר לטיוטת חשבונית
Billed	מופיע בחשבונית שהופקה ונעול לעריכה. אם אותה חשבונית מבוטלת, הרישום חוזר למצב שטרם חויב

ב-Flow קיימים גם הסטטוסים Approved ו-Written off, אך אין כפתור להגדרתם בתוך האפליקציה, כך שסביר להניח שתיתקלו בהם לעיתים רחוקות. זמן בסטטוס Approved מחויב בדיוק כמו זמן בסטטוס Draft.

לשונית Time בתיק עם זמן ושווי שטרם חויבו בראש העמוד ורישומים המסומנים כ-Draft או Billed — הלשונית Time: שעות ושווי שטרם חויבו בראש העמוד, וכל רישום לצד הסטטוס שלו.

עבודה שטרם חויבה#

הלשונית Time מציגה סכומים מצטברים עבור התיק:

Unbilled time: שעות לחיוב שטרם נכללו בחשבונית שהופקה, לאחר עיגול
Unbilled value: השווי של זמן זה לפי התעריפים שנשמרו בכל רישום. זמן שנרשם במטבע אחר מוצג לצדו, ולעולם אינו מתווסף לחישוב
Non-billable: שעות שנרשמו כלא לחיוב

זמן והוצאות שטרם חויבו מהווים יחד את העבודה בתהליך (WIP) של התיק, שממנה נבנית החשבונית. ראו חיוב וחשבוניות.

הערה

בתיק שהסדר שכר הטרחה שלו מוגדר כ-Flat fee (סכום קבוע מראש) או Contingency (שכר טרחה מותנה תוצאה), הזמן נרשם אך אינו מועבר לחיוב בחשבונית. השתמשו ב-Hourly או ב-Hybrid אם יש לחייב על פי שעות.

מחפשים מידע על אופן התשלום עבור Lawzana Flow עצמה, המנוי שלכם והרישיונות (Seats)? נושא זה מכוסה במדריך חיובים ותוכניות מנוי.