Měření času

Sledujte fakturovatelný i nefakturovatelný čas přímo u daného případu, s automatickým použitím příslušných sazeb a souhrny, které se promítnou přímo do vašich faktur.

Měření času najdete u každého případu na kartě Billing → Time.

Záznam času#

Otevřete případ, přejděte na kartu Billing a pomocí možnosti Add time vytvořte záznam. Každý záznam obsahuje:

Date — datum, kdy byla práce vykonána
Duration — akceptuje flexibilní formáty: 2.4h, 144m nebo 2:24
Narrative — popis, který se zobrazí na faktuře pro klienta
Billable — vypněte u času, který nemáte v úmyslu fakturovat
Rate — ponechte nastaveno na Auto pro použití automaticky určené sazby (viz níže), nebo zadejte jednorázovou vlastní sazbu

Čas může zaznamenávat každý člen týmu. Své vlastní koncepty a schválené záznamy můžete upravovat nebo mazat; jakmile je záznam vyfakturován, je uzamčen proti změnám.

Časovač#

Místo ručního zadávání délky trvání můžete na kartě Billing daného případu použít možnost Start timer. Běžící časovač se poté zobrazí v liště v horní části každé stránky, takže o něj nepřijdete ani při přechodu do jiné části systému. Ukazuje případ, pro který čas měříte, a uplynulý čas; kliknutím na Stop & save čas uložíte jako koncept záznamu.

Tip

Pokud časovač běží déle než 8 hodin, lišta zčervená a upozorní vás, že stále měří – což je praktické pro zachycení časovače, který jste zapomněli zastavit.

Návrh pomocí AI#

V dialogovém okně záznamu času dokáže funkce Draft with AI proměnit stručnou poznámku v úhledný, profesionální popis pro fakturaci. Výsledek před uložením můžete vždy zkontrolovat a upravit. Záznamy vytvořené pomocí AI jsou označeny štítkem AI. Tato funkce využívá AI kredity – viz Funkce AI.

Jak se určují sazby#

Pokud zaznamenáváte čas s volbou Auto, Flow určuje sazbu v tomto pořadí (od nejkonkrétnější):

Sazba daného pracovníka pro tohoto klienta (individuální nastavení pro klienta a advokáta)
Výchozí sazba klienta
Vlastní výchozí sazba pracovníka
Výchozí sazba advokátní kanceláře

Sazba se k záznamu pevně přiřadí v okamžiku jeho vytvoření, takže pozdější změny sazeb již dříve zaznamenaný čas nikdy neovlivní.

Výchozí sazby kanceláře a členů týmu můžete nastavit v Settings → Invoicing & rates a sazby pro konkrétní klienty na kartě daného klienta v sekci Contacts.

Poznámka

Pokud fakturovatelný záznam zatím nemá přiřazenou sazbu, Flow jej nevyfakturuje s nulovou částkou – do faktur nebude zahrnut, dokud sazbu nenastavíte. V takovém případě vás na nutnost konfigurace sazeb upozorní informační pruh.

Přírůstky a zaokrouhlování#

V nabídce Settings → Invoicing & rates můžete nastavit fakturační krok (6, 12, 15, 30 nebo 60 minut) a zaokrouhlování (Up, Nearest nebo None). Délka trvání se na příslušný interval zaokrouhlí při finančním ocenění daného času.

Stavy záznamů#

Status	Meaning
Draft	Zaznamenáno, dosud neschváleno
Approved	Zkontrolováno a připraveno k fakturaci
Billed	Zahrnuto na faktuře – uzamčeno pro úpravy
Written off	Záměrně nefakturováno (odepsáno)

Rozpracovanost (WIP)#

V zobrazení Time vidíte průběžné souhrny pro daný případ:

Unbilled time — hodiny, které dosud nejsou na faktuře
Unbilled value — finanční hodnota tohoto času podle aktuálních sazeb
Non-billable — hodiny zaznamenané jako nefakturovatelné

Nefakturovaný čas a výdaje společně tvoří vaši rozpracovanost (WIP), ze které se následně sestavuje faktura. Viz Fakturace.

Poznámka

Hledáte informace o tom, jak platit za samotný systém Lawzana Flow – vaše předplatné a uživatelské licence? Tomu se věnuje článek Předplatné a tarify.