Integrace

Lawzana Flow shromažďuje nové poptávky na jednom místě, ať už přijdou odkudkoli: z vašeho webu, z vaší vlastní kontaktní stránky, z e-mailu, ze Zapieru nebo z katalogu Lawzana Directory. Dokáže také informovat vaše další nástroje o tom, že jste vystavili fakturu nebo přijali platbu. Tento průvodce se věnuje každému kanálu a vysvětluje, kde jej nastavit. Většinu z nich najdete v sekci Settings pod položkou Integrations.

Widget pro zachytávání leadů#

Vložte formulář pro zachytávání potenciálních klientů (leadů) na svůj web a přijímejte poptávky v aplikaci Lawzana Flow automaticky.

Nastavení widgetu#

1. Přejděte do Settings → Website Widget
2. Klikněte na Generate Widget Key (klíč může spravovat a nástroj pro přizpůsobení otevřít pouze vlastník advokátní kanceláře)
3. Klikněte na Open Customizer a zvolte Widget Mode:

Přizpůsobení widgetu#

Obsah formuláře:

• Form Title — Nadpis formuláře (výchozí: „Get in Touch“)
• Description — Podnadpis nebo pokyny
• Submit Button Text — Text na odesílacím tlačítku (výchozí: „Submit“)
• Success Message — Zpráva zobrazená po odeslání (výchozí: „Thank you! We'll be in touch soon.“)

Vzhled (Style):

• Primary Color — Barva tlačítka a zvýraznění
• Background — Pozadí formuláře
• Text Color — Barva popisků a hlavního textu
• Border Color — Barva ohraničení formuláře
• Border Radius — Zaoblení rohů

Rychlé předvolby (Quick Presets): Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Režim Button: nastavte Button Text (výchozí: „Contact Us“).

Režim Floating:

• Position: vlevo, uprostřed nebo vpravo ve spodní části obrazovky
• Button Size
• Icon Style: Chat nebo Form

Pole formuláře:

• Jméno (vždy povinné)
• E-mail (vždy povinný)
• Telefon (volitelné: Show Phone Field a Phone Required, pokud jej vyžadujete)
• Zpráva (volitelné: Show Message Field)

Vložení na váš web#

V nástroji pro přizpůsobení otevřete záložku Embed Code, klikněte na Copy Code a vložte kód do HTML kódu svých webových stránek. Vypadá takto:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Leady z widgetu se zobrazují se zdrojem „Website“.

Zabezpečení widgetu#

• Každý klíč widgetu je svázán s vaší organizací
• Pomocí Regenerate Key zneplatníte starý klíč (stávající instalace widgetu přestanou fungovat, dokud je neaktualizujete)
• Pomocí Revoke Key widget zcela vypnete
• Odesílání formulářů je limitováno, aby se zabránilo zneužití; stejný e-mail odeslaný dvakrát během 24 hodin vytvoří pouze jeden lead

Kontaktní stránka#

Flow může hostovat jednoduchou kontaktní stránku vaší advokátní kanceláře s vlastním odkazem a QR kódem. Každá zpráva z ní odeslaná dorazí do sekce Leads se zdrojem „Contact page“ a váš tým obdrží obvyklý e-mail o novém leadu.

1. Přejděte do Settings → Contact page
2. Klikněte na Create my page (stránku připravíme z údajů o vaší kanceláři). Pokud je vaše kancelář propojena s katalogem Lawzana Directory, můžete místo toho kliknout na Create it from my lawzana.com profile
3. Upravte ji ve čtyřech záložkách: Design, Text, Contact details a Link and visibility. Vyberte si styl (Classic, Modern, Minimal, Bold nebo Custom) a hlavní barvu.
4. Klikněte na Publish my page a poté sdílejte odkaz nebo QR kód

Dokud stránku nepublikujete, nikdo ji neuvidí. Můžete také požádat Assistanta, aby stránku upravil podle vašich pokynů vlastními slovy (2 kredity AI za požadavek); jeho změny se uloží do konceptu, dokud je neschválíte. Stránka zobrazuje návštěvy a zprávy za posledních 30 dní.

Vyhledávače stránku neindexují, pokud nezapnete možnost Let search engines find this page. V placených tarifech můžete skrýt odkaz „Powered by Lawzana Flow“. Stránku mohou vytvářet a upravovat pouze vlastníci a administrátoři.

Integrace přes API#

Chcete-li odesílat leady z vlastních formulářů nebo systémů, přejděte do Settings → API Integration. Zde najdete koncový bod (endpoint), pole požadavku (jméno, e-mail, telefon, zpráva, zdroj, referrer), ukázky kódu a tlačítko Send Test Lead. Využívá se stejný klíč jako pro webový widget.

• Limity požadavků: 5 požadavků za minutu na jednu IP adresu, 10 za minutu na jeden klíč
• Stejný e-mail odeslaný dvakrát během 24 hodin vytvoří pouze jeden lead
• Nové leady směřují do vaší první fáze leadů jako nepřiřazené

Přeposílání e-mailů#

Každý uživatel získá soukromou sběrnou e-mailovou adresu (intake address). Přeposílejte na ni e-maily od klientů – buď automaticky ze své schránky, nebo jednotlivě – a Flow zařadí každou zprávu pod odpovídajícího klienta.

1. Přejděte do Settings → Email Forwarding
2. Klikněte na Create Email Connection a zkopírujte si Your Intake Address
3. Nastavte přeposílání v Gmailu, Outlooku nebo u svého poskytovatele e-mailu (stránka obsahuje podrobné pokyny)

Flow vidí pouze ty e-maily, které dorazí na vaši sběrnou adresu; do vaší schránky se nikdy nepřihlašuje. Pokud odesílatel ještě není vaším klientem, e-mail počká v sekci Email Review, kde jej můžete převést na lead nebo zahodit. Leady vytvořené tímto způsobem mají zdroj „Email“.

Rezervační stránka#

Klienti si s vámi mohou sjednat schůzku online – z veřejné stránky vaší kanceláře, prostřednictvím sdíleného odkazu nebo z klientského portálu. Tato funkce je součástí všech tarifů.

Zprovoznění rezervační stránky#

1. Přejděte do Settings → Booking (dostupné pro vlastníky, administrátory a členy; uživatelé s rolí viewer přístup nemají)
2. Nastavte své rezervační jméno, časové pásmo a volitelný odkaz na schůzku (vaše místnost v Google Meet, Teams nebo Zoom) a klikněte na Save. Pokud vaše kancelář ještě nemá adresu veřejné stránky, vlastník nebo administrátor ji nastaví na stejné záložce: začíná jako neveřejný koncept, takže se nic okamžitě nepublikuje
3. Klikněte na Add a booking type: zadejte název, délku trvání, týdenní dostupnost, časové rezervy (buffery), minimální předstih a způsob setkání (video, telefon nebo osobně)
4. Volitelné: vložte soukromou adresu iCal svého kalendáře do pole Block time from your own calendar, aby si klienti nemohli rezervovat časy, kdy máte jiný program

Rezervace se otevřou, jakmile máte alespoň jeden aktivní typ rezervace. Každý kolega si nastavuje svůj vlastní; vlastníci a administrátoři vidí všechny hostitele v kanceláři a mohou rezervace kolegů vypnout.

Kde mohou klienti rezervovat#

• Vaše rezervační odkazy: zkopírujte je ze sekce Settings → Booking. Odkaz na konkrétní typ rezervace vede přímo do příslušného kalendáře
• Vaše kontaktní stránka: zobrazuje tlačítko Book an appointment, pokud má alespoň jeden kolega otevřené rezervace. Pokud v Settings → Contact page vložíte odkaz na Calendly či podobnou službu, použije se přednostně tento odkaz
• Klientský portál: klienti s přístupem do portálu vidí možnost Book a meeting, přičemž na prvním místě se nabízí právník přiřazený k jejich případu

Rezervované schůzky se zobrazí ve vašem kalendáři ve Flow a propojí se s leadem nebo případem. Nový klient se stane leadem se zdrojem „Booking“. Klienti obdrží potvrzení s odkazem na změnu termínu nebo zrušení a vy dostanete oznámení, jakmile schůzku zarezervují, přesunou či zruší. Chcete-li rezervace pozastavit, vypněte možnost Accept online bookings – vaše nastavení zůstane zachováno.

Zapier#

Použijte svůj API klíč pro Zapier k odesílání leadů do Flow z jiných nástrojů propojených se Zapierem (například z webových formulářů) a k předávání informací o fakturách a platbách do dalších aplikací.

Nastavení Zapieru#

1. Přejděte do Settings → Zapier (vlastníci a administrátoři)
2. Klikněte na Generate API Key a ihned si jej zkopírujte: celý klíč se vám již znovu nezobrazí
3. Otevřete aplikaci Lawzana Flow v Zapieru a přijměte pozvánku. Aplikace je zatím přístupná pouze na pozvání, takže ji vyhledávač v Zapieru nenajde, dokud tak neučiníte. Odkaz na ni najdete také v Settings → Zapier.
4. Vytvořte Zap, zvolte Lawzana Flow a vložte svůj API klíč, jakmile vás Zapier vyzve k propojení účtu

K odesílání leadů do Flow použijte akci Create Lead. Namapujte jméno leadu (povinné) a volitelně e-mail, telefon, zprávu a název zdroje. Každé spuštění Zapu vytvoří lead se zdrojem „Zapier“. Pokud v posledních 24 hodinách dorazil lead se stejným e-mailem, nový lead se nevytvoří.

Používáte jiný nástroj, například Make? Odešlete požadavek POST na adresu https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads s vaším klíčem v hlavičce X-API-KEY a tělem obsahujícím name (povinné) a volitelně email, phone, message a source_name.

Fakturační triggery#

Aplikace Lawzana Flow v Zapieru nabízí čtyři fakturační triggery:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (uhrazeno v plné výši)
• Invoice Voided

Každý trigger přenáší číslo faktury, data, stav, měnu, částky (mezisoučet, sleva, daň, celkem, zaplaceno, odepsáno a zůstatek), fakturační údaje klienta, případ, odkaz na fakturu pro klienta a položky faktury. Platba navíc obsahuje datum, částku, způsob úhrady a variabilní symbol / referenci. Běžným využitím je kopírování faktur a plateb do vašeho účetního softwaru, jako je Xero. Podpora pro Make se připravuje.

Aby triggery mohly číst vaše fakturační údaje, musí vlastník nebo administrátor zapnout možnost Allow integrations to read billing data v Settings → Zapier vedle API klíče. Ve výchozím stavu je tato možnost vypnutá, aby klíč vytvořený pouze pro leady sám od sebe nesdílel jména klientů a finanční částky. Pokud je vypnutá, fakturační triggery budou odmítnuty.

Kopírování faktur do Xero#

Flow se zatím se softwarem Xero nesynchronizuje přímo. Než k tomu dojde, udrží Xero v aktuálním stavu tři Zapy. Xero se stane vaší knihou pohledávek, zatímco čas, faktury a platby budete nadále evidovat ve Flow.

1. New Invoice Issued → faktura v Xero. Vyhledejte kontakt v Xero podle e-mailu klienta nebo jej vytvořte pomocí jména, e-mailu, DIČ a země klienta. Vytvořte vydanou fakturu se stejným číslem, daty a měnou a jako referenci uveďte případ. Přidejte jeden řádek v Xero za každý řádek z Flow s množstvím 1 na danou částku řádku (množství × sazba se může u krátkých časových záznamů o několik haléřů lišit), s předkontací a daňovou sazbou zvolenou vaší účetní. Případnou slevu zadejte jako záporný řádek.
2. New Payment Received → platba v Xero. Vyhledejte fakturu v Xero podle jejího čísla a spárujte částku, datum a referenci platby s vaším bankovním účtem. Nezaznamenávejte platbu znovu u triggeru Invoice Paid: platby již byly zaznamenány.
3. Invoice Voided → storno v Xero. Vyhledejte fakturu v Xero podle jejího čísla a stornujte ji (void).

Používejte desetinná čísla (např. 1250.00), nikoli částky v haléřích či centech, a uchovávejte ID události (například v referenci v Xero), aby opakované spuštění Zapu nevytvořilo duplicitu. Faktury v jiné měně, než je výchozí měna vaší organizace v Xero, vyžadují tarif Xero s podporou více měn. Každý trigger přenáší až 500 položek faktury. Odpisy a smazané platby nemají samostatný trigger, ty je tedy nutné v Xero upravit ručně.

Zabezpečení API klíče#

• Váš API klíč umožňuje komukoli, kdo jej má k dispozici, vytvářet leady ve vaší organizaci a při zapnutém fakturačním přístupu také číst vaše faktury a platby
• Zacházejte s ním jako s heslem: nesdílejte jej veřejně
• Pokud máte podezření na jeho kompromitaci, použijte Regenerate Key, nebo klikněte na Revoke Key pro zastavení všech Zapů. Stávající Zapy přestanou fungovat, dokud neobdrží nový klíč

Lawzana Directory#

Propojte svůj pracovní prostor v Lawzana Flow s profilem vaší advokátní kanceláře v právním katalogu Lawzana Directory. Propojení nijak nezmění váš profil, zápis ani pozici v hodnocení.

Co integrace přináší#

• Příjem leadů: leady, které převezmete, a přímé zprávy z katalogu Directory se automaticky vytvoří jako leady v Lawzana Flow s označením zdroje „Lawzana“
• Přihlášení z Lawzana: kliknutím na Open in Flow u leadu v rozhraní Lawzana se přihlásíte do Flow bez nutnosti zadávat heslo k Flow
• Uživatelská místa a AI kredity: placený tarif v Directory přidává do vašeho pracovního prostoru další uživatelská místa a AI kredity pro Flow

Propojení#

Standardní postup spočívá v kliknutí na Open in Flow u jakéhokoli leadu ve vašem panelu Lawzana. Při prvním použití Flow zobrazí potvrzovací obrazovku, vytvoří vám bezplatný pracovní prostor (Free), pokud jej ještě nemáte, propojí kancelář a otevře daný lead. Naimportují se leady a zprávy za posledních 90 dní (volbou Import older leads too získáte i starší). Po propojení vás tlačítko Open in Flow nasměruje přímo na příslušný lead.

Pokud jste si pracovní prostor ve Flow vytvořili samostatně, vlastník nebo administrátor jej může propojit ručně: přejděte do Settings → Lawzana Directory, klikněte na Generate Pairing Token a vložte tento token do 30 minut do svého profilu Lawzana v sekci Settings > Lawzana Flow CRM. Propojení zůstane aktivní, dokud jej sami nezrušíte.

Tok leadů#

Když v katalogu Directory převezmete lead nebo obdržíte zprávu:

1. Ve Flow se vytvoří nový lead se jménem, e-mailem, telefonem a zprávou dotyčné osoby
2. Zdroj se označí jako „Lawzana“
3. Jméno klienta je zkontrolováno vůči vašim případům kvůli případné kolizi zájmů
4. Přiřazený člen týmu (nebo vlastníci a administrátoři, pokud lead není přiřazen) obdrží oznámení a lead se zařadí na začátek dalšího e-mailu s denním přehledem

Funkce Start AI pre-screening automatically (ve výchozím nastavení vypnutá) umožňuje asistentovi AI okamžitě kontaktovat každý nový lead z Directory e-mailem s několika úvodními dotazy, a to prostřednictvím e-mailového propojení přiřazeného právníka. Pokud daný právník nemá e-mail propojený, zájemce obdrží odkaz na vstupní formulář. Importované leady nejsou tímto způsobem nikdy kontaktovány.

Kalendářový kanál (Calendar Feed)#

Sledujte své lhůty a připomínky leadů z Flow v Google Calendar, Outlooku nebo Apple Calendar.

1. Přejděte do Settings → Calendar feed
2. Klikněte na Create calendar link
3. Klikněte na Add to Google Calendar nebo na jedno z tlačítek pro Outlook, případně vložte odkaz do Apple Calendar

Kanál zobrazuje lhůty u případů, ke kterým máte přístup, připomínky k leadům a schůzky, které si s vámi klienti rezervovali. Přenos je jednosměrný: změny provedené ve vašem kalendáři se do Flow nepropisují. Kalendářové aplikace se aktualizují podle vlastního plánu, takže zobrazení nové lhůty může trvat i několik hodin (u Outlooku někdy pouze jednou denně). Tyto události může vidět kdokoli, kdo má daný odkaz k dispozici, proto v případě jeho úniku klikněte na Regenerate link.

Stripe (Předplatné)#

Stripe zpracovává platby za vaše předplatné Lawzana Flow. Vše je nastaveno automaticky a z vaší strany není vyžadována žádná konfigurace. Tato integrace neslouží k vybírání plateb od vašich klientů.

• Platební metody se spravují prostřednictvím fakturačního portálu Stripe
• Přístup k němu získáte přes Settings → Subscription → Manage Billing
• Podrobnosti naleznete v článku Tarify a fakturace