Fakturace

Vytvářejte faktury z nevyfakturované práce, posílejte je svým klientům a evidujte platby — to vše na kartě případu Fakturace → Faktury.

Faktura se vytváří z rozpracované práce (WIP): nevyfakturovaného času a výdajů na daném případu. Flow nepřijímá platby kartou online — platby evidujete ručně po jejich přijetí.

Způsoby odměňování#

Způsob fakturace případu nastavíte pomocí ovládacího prvku pro ujednání o odměně nad seznamem faktur:

Hodinová sazba — časové záznamy podle jejich zaevidovaných sazeb
Paušální odměna — jedna pevně stanovená částka
Podílová odměna (případový podíl) — procentuální podíl
Hybridní odměna — kombinace hodinové sazby a paušální odměny

Vytvoření faktury#

Kliknutím na Nová faktura vytvoříte koncept ze všech dosud nevyfakturovaných časových záznamů a výdajů na případu.

Poznámka

Časové záznamy bez nastavené sazby se přeskočí (nevyfakturují se s nulovou hodnotou) a zůstanou v rozpracované práci (WIP), dokud jim sazbu nepřiřadíte. Pokud dojde k přeskočení jakýchkoli položek, Flow vás informuje o jejich počtu. Více o fungování sazeb naleznete v části Sledování času.

Úprava konceptu#

Dokud je faktura ve stavu konceptu, můžete:

Odstraňovat jednotlivé položky
Přidávat korekční nebo kreditní řádky (popis s kladnou či zápornou částkou)
Nastavit Slevu a DPH/daň v % a poté zvolit Použít

Faktura obsahuje přehlednou tabulku položek — Popis, Množství, Sazba, Částka — a souhrnné hodnoty: Mezisoučet, Sleva, Daň, Celkem, Uhrazeno a Zbývá uhradit.

Daně, číslování a údaje o advokátní kanceláři#

Tyto údaje se přebírají z nabídky Nastavení → Fakturace a sazby:

Výchozí daňová sazba a Označení daně (např. DPH) — zobrazují se na faktuře
Předpona faktury (např. INV-) — přidává se před pořadové číslo
DIČ / IČO kanceláře — zobrazuje se na faktuře
Splatnost (ve dnech) — určuje datum splatnosti

Finalizace#

Volbou Finalizovat fakturu uzamknete a přiřadíte jí pořadové číslo (např. INV-0001). Flow vás nejprve upozorní, pokud některý řádek obsahuje nulovou sazbu, abyste omylem neodeslali položku s částkou 0 $.

Odeslání klientovi#

Po finalizaci můžete:

Vytisknout / PDF — otevřít čistou verzi pro tisk bez ovládacích prvků aplikace
Odeslat fakturu e-mailem — poslat klientovi e-mail s odkazem na zabezpečenou webovou kopii, kterou si může prohlédnout a stáhnout

V příchozím e-mailu je jako odesílatel uveden název vaší kanceláře a adresa pro odpověď je nastavena na odesílajícího advokáta, takže odpovědi klienta dorazí konkrétní osobě. Webová verze faktury rozpoznává jazykové prostředí — pokud ji klient otevře v jiném jazyce, zobrazí se mu přeložená.

Evidence plateb#

Flow eviduje platby manuálně — nepřijímá platby kartou online. U finalizované nebo částečně uhrazené faktury použijte možnost Zaznamenat platbu:

Částka
Způsob úhrady — Bankovní převod, Hotovost, Karta (offline) nebo Jiné
Datum
Variabilní symbol / Reference — např. reference převodu nebo číslo šeku

Zbývající částka k úhradě se automaticky přepočítá a faktura přejde do stavu Částečně uhrazeno nebo Uhrazeno.

Upomínání faktur po splatnosti#

Chcete-li urgovat neuhrazený zůstatek, použijte tlačítko Připomenout v seznamu pohledávek na Finančním přehledu. Klientovi se odešle krátká upomínka zohledňující datum splatnosti.

Stavy faktur#

Stav	Význam
Koncept	V přípravě — plně upravitelný
Finalizováno	Uzamčeno a očíslováno; čeká na platbu
Částečně uhrazeno	Částečně zaplaceno; zbývá doplatit zůstatek
Uhrazeno	Zcela zaplaceno
Zrušeno / Odepsáno	Stornováno — možnost Zrušit je k dispozici pouze před zaevidováním jakékoli platby

Finalizace a stornování faktur jsou vyhrazeny pouze vlastníkům a administrátorům.

Poznámka

Tato příručka se věnuje fakturaci vašim klientům. Správu předplatného Lawzana Flow a uživatelských licencí naleznete v části Fakturace a tarify.