Fakturace

Vytvářejte faktury z nevyfakturovaného času a výdajů na případu, posílejte je klientům a evidujte platby, jakmile peníze dorazí. Vše probíhá přímo v případu na záložce Fakturace → Faktury.

Práce postupuje jedním směrem: čas a výdaje zůstávají nevyfakturované, dokud z nich není vytvořena faktura. Faktura začíná jako koncept, který můžete upravovat. Když ji dokončíte, získá číslo a uzamkne se. Odešlete ji e-mailem, klient zaplatí mimo Flow (obvykle bankovním převodem) a vlastník nebo administrátor platbu zaeviduje.

Před první fakturou na případu#

Zkontrolujte na případu dvě věci:

• Fakturační údaje (pod záložkou Fakturace): komu je faktura adresována, fakturační e-mail, na který chodí faktury a upomínky, adresu klienta, zemi, DIČ/IČO a platební podmínky a také měnu případu. Údaje klienta se upravují na kartě kontaktu klienta (Upravit na stránce klienta); pokud klient ještě žádné nemá, klikněte na Nastavit fakturaci klienta. Viz Klientské účty.
• Cenové ujednání (pod záložkou Faktury): co tlačítko Nová faktura na fakturu vloží. Klikněte vedle něj na Uložit. Pokud zapomenete, Nová faktura ho nejprve uloží.

Pevná částka nebo podílová odměna se vloží pouze na jednu fakturu. Pokud tuto fakturu stornujete, lze poplatek vyfakturovat znovu.

Jak se vyhnout chybám při první faktuře#

Většina problémů s první fakturou pramení z kroku vynechaného při úvodním nastavení. Před kliknutím na Dokončit zkontrolujte následující:

• Sazby. Čas bez sazby zobrazuje stav Chybí sazba a na fakturu se nedostane. Nastavte výchozí sazby i sazby členů týmu v Nastavení → Fakturace a sazby; jejich uložením se ocení již vykázaný čas.
• Měna. Zkontrolujte měnu své kanceláře dříve, než kdokoli začne vykazovat čas, a nastavte měnu případu každého zahraničního klienta ještě před zahájením práce. Jakmile v dané měně existuje oceněná práce, měnu případu nelze změnit, dokud není tato práce vyfakturována nebo smazána. Viz Fakturace v jiné měně.
• Sazby ve správné měně. Případ fakturovaný v librách vyžaduje sazby v librách (klientovy Fakturační sazby) nebo přepsání sazby u každého záznamu. Sazby v eurech se nepoužijí.
• Daň pro zahraniční klienty. Pokud koncept zobrazuje upozornění na přeshraniční daň, nastavte Daň % a poznámku podle pokynů své účetní či daňového poradce.
• Platební údaje. Vyplňte je předem: vystavená faktura si zachová platební údaje, se kterými byla vytvořena.
• Fakturační e-mail. Zkontrolujte jej ve Fakturačních údajích případu: na tuto adresu směřují faktury i upomínky a bez e-mailu je nelze odeslat. Změnit jej můžete na kartě kontaktu klienta.
• Cenové ujednání. Případy s pevnou částkou a podílovou odměnou nefakturují čas. Pokud má být čas fakturován, zvolte Hodinová sazba nebo Hybridní.
• Předpona čísla faktury. Nastavte ji před první fakturou; vystavená čísla se již nikdy nemění.
• Ukázkový případ. Na ukázkovém případu nevystavujte skutečné faktury ani neevidujte peníze od klientů. Viz Začínáme.

Vytvoření konceptu#

Klikněte na Nová faktura. Flow vytvoří koncept ze všeho nevyfakturovaného na daném případu podle cenového ujednání, v měně případu a s vaší výchozí daňovou sazbou. Pokud bylo něco vynecháno, Flow uvede důvod, například „1 záznam bez sazby nebyl vyfakturován“ nebo „1 záznam v GBP nebyl zahrnut: tato faktura je v EUR“. Pokud není co fakturovat, zobrazí se Na tomto případu zatím není co fakturovat.

Vytvořením konceptu se nic neoznačí jako vyfakturované. K tomu dochází až při dokončení faktury.

Úprava konceptu#

Dokud je faktura ve stavu konceptu, můžete:

• Změnit text položky. Klikněte na ikonu tužky, proveďte úpravy a klikněte na Uložit položku. Položky času a výdajů účtují přesně to, co bylo zaznamenáno, proto lze změnit pouze jejich popis. Chcete-li fakturovat méně, přidejte úpravu či slevu, nebo opravte časový záznam a fakturu vytvořte znovu.
• Změnit položku pevné částky nebo úpravy. Měnit lze její popis, množství i sazbu.
• Odebrat položku pomocí křížku ×. Čas nebo výdaj se vrátí zpět mezi nevyfakturované pro pozdější fakturu.
• Přidat úpravu ceny. Zadejte popis a částku a klikněte na Přidat. Záporná částka představuje kredit, například „Klientská sleva“ ve výši −100.
• Nastavit slevu jako pevnou částku nebo jako procento z mezisoučtu. Procentuální částka reaguje na mezisoučet, pokud se změní položky. Sleva se uplatňuje před zdaněním.
• Nastavit Daň %. Jedna sazba pro celou fakturu, předvyplněná z vašeho nastavení.
• Přidat Poznámky pro klienta. Vytisknou se ve spodní části faktury.

Po změně slevy, daně nebo poznámek klikněte na Použít. Možnost Smazat koncept odstraní; čas a výdaje na něm obsažené zůstanou nevyfakturované. Vystavené faktury smazat nelze: vlastník nebo administrátor je místo toho musí stornovat nebo odepsat (viz níže).

Dokončení faktury#

K dispozici není žádný samostatný náhled, proto si koncept před kliknutím na Dokončit pečlivě zkontrolujte. Pokud je celková částka nebo kterákoli položka nulová, Flow se nejprve dotáže a vysvětlí důvod (položky bez sazby, sleva, která srazila částku na nulu, nebo položky, které se vzájemně vynulovaly). Dokončením:

• Faktura získá následující číslo v pořadí: vaši předponu plus čtyři číslice, například INV-0001. Čísla se nikdy nepoužijí znovu, a to ani v případě, že je faktura později stornována
• Nastaví se datum vystavení na dnešek a datum splatnosti podle platebních podmínek klienta (nebo vaší kanceláře)
• Zafixují se fakturační údaje a platební instrukce v aktuálním stavu, takže pozdější změny vystavenou fakturu nijak neovlivní
• Uzamknou se položky a čas i výdaje se označí jako Vyfakturováno

Pokud se od vytvoření konceptu něco změnilo (záznam byl upraven, smazán nebo vyfakturován na jiné faktuře), dokončení bude odmítnuto a budete vyzváni k opětovnému vytvoření. Koncept smažte a klikněte znovu na Nová faktura.

Odeslání klientovi#

Po dokončení můžete zvolit:

• Tisk / PDF: přehledná stránka připravená k tisku s údaji vaší kanceláře a DIČ/IČO, odběratelem, daty, položkami, celkovými částkami, platebními údaji a poznámkami
• Odeslat fakturu e-mailem: Flow nejprve zobrazí příjemce a poté klientovi odešle e-mail s odkazem na zabezpečenou stránku, kde si může fakturu prohlédnout a stáhnout bez nutnosti přihlášení

E-mail se odešle na fakturační e-mail uvedený ve Fakturačních údajích případu; pokud žádný neexistuje, přidejte jej nejprve na kartě kontaktu klienta v sekci Fakturační údaje. Jako odesílatel se zobrazí název vaší kanceláře a odpovědi směřují osobě, která e-mail odeslala. Je napsán v jazyce odesílatele (angličtina, španělština nebo francouzština) a klientská stránka se otevře v angličtině, španělštině nebo francouzštině podle jazyka prohlížeče klienta. E-mail můžete kdykoli odeslat znovu. Uhrazená faktura se odesílá jako potvrzení o platbě. Koncepty, stornované a odepsané faktury nelze odesílat e-mailem.

Na stránce klienta se zobrazí stav faktury:

Koncepty nejsou pro klienta nikdy viditelné. Tlačítko Stáhnout PDF na této stránce otevře tiskové okno prohlížeče, kde klient zvolí Uložit jako PDF.

Evidence plateb#

Flow nepřijímá platby kartou online. Klienti platí podle platebních údajů uvedených na faktuře a vlastník nebo administrátor každou platbu zaeviduje. Na vystavené nebo částečně uhrazené faktuře vyplňte sekci Zaevidovat platbu a klikněte na Zaevidovat:

• Částka, v měně faktury
• Způsob úhrady: Bankovní převod, Hotovost, Karta (offline) nebo Jiné
• Datum připsání peněz: dnešní datum, pokud zůstane prázdné; data posunutá o více než jeden den do budoucnosti jsou odmítnuta
• Variabilní symbol / Reference: ideální je identifikátor bankovního převodu

Částečné platby jsou zcela v pořádku: faktura přejde do stavu Částečně uhrazeno a zobrazí seznam jednotlivých plateb s referencemi. Jakmile součet plateb dosáhne celkové částky, faktura se změní na Uhrazeno a další platby již nepřijímá.

Pokud zadáte částku vyšší než zbývající doplatek, Flow před uložením zobrazí dotaz Více než zbývající částka k úhradě. Obvykle jde o překlep, proto klikněte na Zrušit; na Přesto zaevidovat klikněte pouze v případě, že klient skutečně zaplatil více.

Pokud banka strhla poplatky a dorazila nižší částka, než měla, zaevidujte částku, která skutečně dorazila. Poraďte se se svou účetní kanceláří, zda zbytek vymáhat, nebo jej odepsat.

Oprava platby#

Pokud jste zadali chybnou částku, vlastník nebo administrátor klikne na × vedle dané platby a potvrdí volbu Smazat tuto platbu?. Zůstatek se přepočítá, takže uhrazená faktura se vrátí do stavu Částečně uhrazeno nebo Vystaveno. Poté zaevidujte správnou částku. Platby na stornované nebo odepsané faktuře nelze měnit.

Upomínky plateb#

U vystavené nebo částečně uhrazené faktury s dlužnou částkou klikněte na Odeslat upomínku vedle tlačítka Odeslat fakturu e-mailem. Flow zobrazí příjemce, číslo faktury, zbývající částku a datum odeslání poslední upomínky. E-mail uvádí dlužnou částku, informaci o termínu splatnosti nebo počtu dní po splatnosti a odkaz na klientskou stránku. Vlastníci a administrátoři mohou využít také tlačítko Upomenout v seznamu otevřených faktur na Přehledu financí.

Každá faktura může obdržet maximálně jednu upomínku za 24 hodin, bez ohledu na to, odkud byla odeslána. Pokud se o to pokusíte dříve, nic se neodešle a Flow vám sdělí, kdy byla odeslána ta poslední. Po odeslání se vedle tlačítka zobrazí text Upomenuto s datem a časem.

Kdy se upomínka neodešle#

• Upomínka již byla v posledních 24 hodinách odeslána. Flow zobrazí přesný čas; zkuste to znovu po uplynutí této doby.
• Není vyplněn fakturační e-mail. Přidejte jej na kartě kontaktu klienta v sekci Fakturační údaje.
• Faktura již není po splatnosti ani otevřená. Od načtení stránky byla uhrazena, stornována nebo odepsána.
• Tlačítko Odeslat upomínku chybí. Zobrazuje se pouze u vystavených nebo částečně uhrazených faktur se zbývajícím dluhem a pouze uživatelům s oprávněním upravovat daný případ (nikoli čtenářům či uživatelům s přístupem pouze pro čtení).

Odpis a storno#

Obě akce jsou vyhrazeny vlastníkům a administrátorům, obě vyžadují předchozí potvrzení a ani jednu z nich nelze vzít zpět.

• Odepsat uzavře vystavenou nebo částečně uhrazenou fakturu a vzdá se nároku na zbývající neuhrazenou částku. Tuto možnost použijte pouze u peněz, které již nevymůžete. Faktura se v přehledech stále počítá jako vyfakturovaná a neuhrazená část snižuje vaši míru úspěšnosti inkasa.
• Stornovat zruší vystavenou fakturu, u které není zaevidována žádná platba. Zůstává v evidenci s označením Stornováno a její číslo se už nikdy znovu nepoužije. Čas a výdaje z ní se vrátí zpět do nevyfakturovaných položek, pevnou částku či podílovou odměnu lze znovu vyfakturovat a na odkazu pro klienta se faktura zobrazí jako zrušená s nulovým dluhem. Pokud byla platba zaevidována omylem, nejprve ji smažte.

Chcete-li vystavenou fakturu opravit, stornujte ji, upravte čas, výdaje nebo fakturační údaje a znovu klikněte na Nová faktura. Nová faktura získá další číslo v pořadí.

Stav faktury#

Oprávnění uživatelů#

Vlastníci, administrátoři a členové s přístupem k danému případu mohou nastavovat cenová ujednání a měnu případu, upravovat fakturační údaje klienta, vytvářet, upravovat a mazat koncepty, dokončovat faktury, odesílat je e-mailem a zasílat upomínky. Evidence a mazání plateb, odpisy a stornování jsou určeny pouze vlastníkům a administrátorům. Čtenáři mohou faktury prohlížet a otevřít dialog Tisk / PDF. Viz Tým a role.

Co Flow zatím neumí#

• Jedna sazba daně na fakturu. Není podporována daň na úrovni jednotlivých položek či klientů ani srážková daň. Pokud se uplatní dvě sazby, vystavte dvě faktury.
• Žádné dobropisy ani zálohové faktury. Náhradní řešení naleznete v Často kladených dotazech (FAQ).
• Žádné online platby. Klienti platí bankovním převodem nebo jinými způsoby mimo Flow.
• Žádné formáty elektronické fakturace, jako jsou Factur-X, Verifactu nebo CFDI, ani hromadná či pravidelná fakturace.
• Žádné upravitelné datum vystavení faktury. Datem vystavení je den, kdy fakturu dokončíte.
• Žádný přepočet měn. Viz Fakturace v jiné měně.