Fakturace v jiné měně
Flow umožňuje fakturovat různým klientům v různých měnách – například francouzská kancelář může většině klientů fakturovat v eurech a jednomu britskému klientovi v librách. Každý případ se fakturuje v jedné měně a Flow mezi měnami nikdy nepřevádí: k dispozici není žádný kurzovní lístek. Pokud zahraničnímu klientovi vystavíte fakturu v jeho měně, kurzový rozdíl zaúčtuje vaše účetní, stejně jako u jakékoli jiné zahraniční faktury.
Pravidla#
- Jedna měna na případ. Flow použije vlastní měnu případu, poté měnu klienta a následně měnu vaší kanceláře. Viz Klientské účty.
- Práce si zachovává svou měnu. Nově zaznamenaný čas a výdaje přebírají měnu případu v okamžiku zaevidování a tato měna jim zůstává.
- Sazby platí pouze ve své vlastní měně. Vaše výchozí sazby a sazby zaměstnanců jsou v měně vaší kanceláře; sazby klienta jsou v měně klienta, případně v měně vaší kanceláře, pokud klient žádné nemá. U případu fakturovaného v librách, kde jsou nastaveny pouze sazby v eurech, se u času zobrazí Vyžaduje sazbu. Flow nikdy nepřeznačí sazbu 250 € na 250 £. Viz Sledování času.
- Faktura nikdy nekombinuje měny. Práce zaznamenaná v jiné měně je z konceptu vynechána a v konceptu je uvedeno, kolik položek bylo vynecháno.
- Platby probíhají v měně faktury. Každou platbu zaevidujte v měně příslušné faktury; Flow ji nepřevádí.
- Reporty vedou měny odděleně. Přehled fakturace zobrazuje vždy jednu měnu a export pro účetní uvádí měnu každé faktury.
- Svěřenecký účet vede jednu měnu. Klientské peníze ve dvou měnách vyžadují dva svěřenecké účty. Viz Svěřenecké účetnictví.
Příklad: Britský klient fakturovaný v librách#
Vaše kancelář fakturuje v eurech a nový klient v Manchesteru požaduje faktury v librách.
- Nastavte měnu klienta. V případu daného klienta otevřete Fakturace → Fakturační údaje a klikněte na Nastavit fakturaci klienta (nebo Upravit na stránce klienta, pokud klient již fakturační údaje má). Na stránce kontaktu klienta vyberte na kartě Fakturační údaje možnost Země Spojené království a Měna klienta GBP, nastavte platební podmínky a klikněte na Uložit fakturační údaje. Od této chvíle se čas a výdaje u případů tohoto klienta evidují v librách. (Chcete-li v librách fakturovat pouze jeden případ, nastavte jeho Měnu v části Fakturační údaje daného případu a klikněte na Uložit měnu.)
- Nastavte klientovi sazby v librách. Na stejné stránce kontaktu nastavte na kartě Fakturační sazby položku Výchozí sazba klienta a v případě potřeby i sazbu pro jednotlivé zpracovatele, poté klikněte na Uložit sazby. Bez tohoto kroku se u času v daném případu zobrazí Vyžaduje sazbu, protože vaše sazby jsou v eurech.
- Zaznamenávejte čas a výdaje jako obvykle. Budou oceněny sazbami klienta v librách.
- Vytvořte fakturu. Klikněte na Nová faktura. Koncept je v librách. Vzhledem k tomu, že se země klienta liší od země vaší kanceláře (z Údaje o kanceláři) a je nastavena sazba daně, koncept vás vyzve ke kontrole, zda se na fakturu vztahuje vaše daň (například přenesení daňové povinnosti – reverse charge). Poraďte se se svou účetní; pokud se daň neuplatňuje, nastavte Daň % na 0, do pole Poznámky pro klienta vložte text doporučený účetní a klikněte na Použít.
- Dokončete a odešlete fakturu e-mailem. Klient ji obdrží v librách spolu s vašimi platebními údaji.
- Zaevidujte platbu v librách, jakmile dorazí.
- Zkontrolujte reporty. V Přehledu fakturace přibude vedle záložky EUR nová záložka GBP a v exportu bude faktura uvedena v GBP, aby ji vaše účetní mohla přepočíst.
Změna měny#
Měnu případu – nebo měnu klienta pro případy, které ji přebírají – lze změnit pouze tehdy, pokud by tím nezůstala opomenuta žádná práce. Pokud má případ nevyfakturovaný, oceněný čas nebo výdaje, případně koncept faktury v jiné měně, Flow změnu odmítne a nic se neuloží. Tuto práci nejprve vyfakturujte nebo smažte. Čas bez přiřazené sazby změně nebrání a přepnutí na měnu, ve které se již práce nachází, funguje vždy.
Změna měny vaší kanceláře v části Nastavení → Fakturace a sazby není nikdy odmítnuta. Změní se také použitím možnosti Použít výchozí nastavení pro Turecko (nebo Filipíny, Thajsko). Čas a výdaje již zaevidované v původní měně jsou poté z faktur vynechány a započteny v konceptu; nikdy se nefakturují v nominální hodnotě v nové měně. Vaše výchozí sazby a sazby zaměstnanců si ponechají své částky a nově se počítají v nové měně, proto je zkontrolujte. Měnu kanceláře nastavte dříve, než kdokoli začne zaznamenávat čas.