Fakturace v jiné měně
Flow umožňuje fakturovat různým klientům v různých měnách, například francouzská advokátní kancelář může většině klientů fakturovat v eurech a jednomu britskému klientovi v librách. Každý spis se fakturuje v jedné měně a Flow měny nikdy nepřepočítává: v systému není žádný zdroj směnných kurzů. Když fakturujete zahraničnímu klientovi v jeho měně, kurzový rozdíl zaúčtuje vaše účetní, stejně jako u jakékoli jiné zahraniční faktury.
Pravidla#
- Jedna měna na spis. Flow se řídí vlastní měnou spisu, poté měnou klienta a následně měnou vaší kanceláře. Viz Účty klientů.
- Práce si zachovává svou měnu. Nově zaznamenaný čas a výdaje přebírají měnu spisu v okamžiku zaevidování a tato měna jim zůstává.
- Sazby platí pouze ve své vlastní měně. Vaše výchozí sazby a sazby zaměstnanců jsou v měně vaší kanceláře; sazby klienta jsou v měně klienta, případně v měně vaší kanceláře, pokud klient žádnou nastavenou nemá. U spisu fakturovaného v librách, kde jsou k dispozici pouze eurové sazby, se u času zobrazuje Needs rate (Vyžaduje sazbu). Flow nikdy nepřepíše sazbu 250 € jednoduše na 250 £. Viz Sledování času.
- Faktura nikdy nekombinuje měny. Práce zaznamenaná v jiné měně se do návrhu nezahrne a v návrhu faktury je uvedeno, kolik položek bylo vynecháno.
- Platby probíhají v měně faktury. Každou platbu zaevidujte v měně příslušné faktury; Flow ji nepřepočítává.
- Přehledy vedou měny odděleně. Fakturační přehled zobrazuje vždy jednu měnu a export pro účetní uvádí měnu každé faktury zvlášť.
- Svěřenský účet vede pouze jednu měnu. Klientské prostředky ve dvou měnách vyžadují dva svěřenské účty. Viz Svěřenské účetnictví.
Příklad: Britský klient fakturovaný v librách#
Vaše kancelář fakturuje v eurech a nový klient v Manchesteru požaduje faktury v librách.
- Nastavte měnu klienta. V daném spisu klienta otevřete Fakturace → Fakturační údaje a klikněte na Nastavit fakturaci klienta (nebo na Upravit na stránce klienta, pokud klient již fakturační údaje má). Na stránce kontaktu klienta v kartě Fakturační údaje zvolte jako Zemi Spojené království a jako Měnu klienta GBP, nastavte platební podmínky a klikněte na Uložit fakturační údaje. Od této chvíle se čas a výdaje u spisů tohoto klienta zaznamenávají v librách. (Chcete-li v librách fakturovat pouze jeden spis, nastavte jeho Měnu přímo ve Fakturačních údajích spisu a klikněte na Uložit měnu.)
- Nastavte klientovi sazby v librách. Na stejné stránce kontaktu v kartě Fakturační sazby nastavte Výchozí sazbu klienta a v případě potřeby sazbu pro jednotlivé zpracovatele, poté klikněte na Uložit sazby. Bez tohoto kroku se u času v daném spisu bude zobrazovat Needs rate (Vyžaduje sazbu), protože vaše sazby jsou vedeny v eurech.
- Zaznamenávejte čas a výdaje jako obvykle. Budou oceněny sazbami klienta v librách.
- Vytvořte fakturu. Klikněte na Nová faktura. Návrh je vystaven v librách. Protože se země klienta liší od země vaší kanceláře (podle Údajů o firmě) a je nastavena daňová sazba, návrh vás vyzve k ověření, zda se uplatní vaše daň (například režim přenesení daňové povinnosti / reverse charge). Poraďte se se svou účetní; pokud daň odvádět nemáte, nastavte DPH % na 0, do pole Poznámky pro klienta doplňte textaci doporučenou účetní a klikněte na Použít.
- Fakturu dokončete a odešlete e-mailem. Klient ji obdrží v librách společně s vašimi platebními údaji.
- Zaevidujte platbu v librách, jakmile dorazí.
- Zkontrolujte přehledy. Ve Fakturačním přehledu přibude vedle EUR záložka GBP a v exportu bude faktura uvedena v GBP, aby ji vaše účetní mohla přepočíst.
Změna měny#
Měnu spisu – případně měnu klienta u spisů, které se jí řídí – lze změnit pouze tehdy, pokud tím nezůstane opomenuta žádná odvedená práce. Dokud má spis nevyfakturovaný a oceněný čas či výdaje, případně koncept faktury v jiné měně, Flow změnu odmítne a nic se neuloží. Tuto práci nejprve vyfakturujte nebo smažte. Čas bez přiřazené sazby změně nebrání a přepnutí na měnu, ve které je práce již zaevidována, funguje vždy.
Změna měny vaší kanceláře v Nastavení → Fakturace a sazby není nikdy odmítnuta. Čas a výdaje již zaevidované v původní měně jsou následně z faktur vynechány a započteny v návrhu faktury; nikdy nejsou fakturovány v nominální hodnotě v nové měně. Vaše výchozí sazby a sazby zaměstnanců si zachovají své číselné hodnoty a začnou platit v nové měně, proto je nezapomeňte zkontrolovat. Měnu kanceláře nastavte dříve, než kdokoli začne vykazovat čas.