Fatturazione in un'altra valuta

Flow consente di fatturare a clienti diversi in valute diverse, ad esempio per uno studio legale francese che fattura alla maggior parte dei clienti in euro e a un cliente del Regno Unito in sterline. Ogni pratica viene fatturata in una sola valuta e Flow non effettua mai conversioni tra valute: non è presente un feed per i tassi di cambio. Quando fatturate a un cliente estero nella sua valuta, il vostro commercialista registra la differenza di cambio, come per qualsiasi altra fattura estera.

Le regole#

• Una sola valuta per pratica. Flow utilizza la valuta propria della pratica, poi quella del cliente e infine quella del vostro studio. Consultate Conti cliente.
• Il lavoro mantiene la propria valuta. Il nuovo tempo e le nuove spese registrate acquisiscono la valuta della pratica al momento dell'inserimento e la mantengono.
• Le tariffe si applicano solo nella rispettiva valuta. Le vostre tariffe predefinite e quelle del personale sono espresse nella valuta dello studio; le tariffe di un cliente sono espresse nella valuta del cliente o in quella dello studio se il cliente non ne ha una definita. In una pratica fatturata in sterline con solo tariffe in euro, il tempo registrato mostra la voce Needs rate. Flow non converte mai nominalmente una tariffa da 250 € in 250 £. Consultate Tracciamento del tempo.
• Una fattura non mescola mai più valute. Il lavoro registrato in un'altra valuta viene escluso dalla bozza e la bozza stessa indica quante voci sono state omesse.
• I pagamenti avvengono nella valuta della fattura. Registrate ciascun pagamento nella valuta della relativa fattura; Flow non esegue conversioni.
• I report mantengono le valute separate. La Dashboard di fatturazione mostra una valuta alla volta, e l'esportazione per il commercialista specifica la valuta di ciascuna fattura.
• Un conto fiduciario (trust) gestisce una sola valuta. Il denaro dei clienti in due valute richiede due conti fiduciari separati. Consultate Contabilità fiduciaria.

Esempio: un cliente del Regno Unito fatturato in sterline#

Il vostro studio fattura in euro e un nuovo cliente di Manchester desidera ricevere fatture in sterline.

1. Impostate la valuta del cliente. Nella pratica del cliente, aprite Fatturazione → Dati di fatturazione e fate clic su Configura fatturazione cliente (oppure su Modifica nella scheda cliente se il cliente dispone già dei dati di fatturazione). Nella scheda contatto del cliente, all'interno del riquadro Dati di fatturazione, selezionate Paese Regno Unito e Valuta del cliente GBP, impostate i termini di pagamento e fate clic su Salva dati di fatturazione. Da questo momento, il tempo e le spese relativi alle pratiche di questo cliente verranno registrati in sterline. (Per fatturare solo una singola pratica in sterline, impostate invece la voce Valuta nei Dati di fatturazione della pratica e fate clic su Salva valuta.)
2. Assegnate al cliente tariffe in sterline. Nella stessa scheda contatto, all'interno del riquadro Tariffe di fatturazione, impostate una Tariffa predefinita cliente e, se necessario, una tariffa specifica per professionista, quindi fate clic su Salva tariffe. Senza questo passaggio, il tempo registrato sulla pratica mostrerà Needs rate, poiché le vostre tariffe sono impostate in euro.
3. Registrate tempo e spese come di consueto. Il loro importo verrà calcolato in base alle tariffe del cliente, in sterline.
4. Create la fattura. Fate clic su Nuova fattura. La bozza sarà in sterline. Poiché il Paese del cliente è diverso da quello del vostro studio (impostato nei Dettagli dello studio) ed è configurata un'aliquota fiscale, la bozza vi inviterà a verificare se la vostra imposta debba essere applicata (ad esempio in regime di reverse charge/inversione contabile). Rivolgetevi al vostro commercialista; se non è dovuta alcuna imposta, impostate % imposta a 0, aggiungete la dicitura indicata dal professionista in Note per il cliente e fate clic su Applica.
5. Finalizzate e inviate via email la fattura. Il cliente la riceverà in sterline, con le vostre istruzioni di pagamento.
6. Registrate il pagamento in sterline non appena viene ricevuto.
7. Verificate i vostri report. La dashboard di fatturazione mostrerà una scheda GBP accanto a EUR, e l'esportazione elencherà la fattura in GBP consentendo al commercialista di effettuarne la conversione.

Modifica di una valuta#

La valuta di una pratica, o quella di un cliente per le pratiche collegate, può essere modificata solo a condizione che nessun lavoro rimanga escluso. Finché la pratica contiene tempo o spese valorizzati e non ancora fatturati, oppure una bozza di fattura in un'altra valuta, Flow rifiuterà la modifica e non salverà alcuna operazione. Fatturate o eliminate prima quel lavoro. Il tempo privo di tariffa non impedisce la modifica, e il passaggio alla valuta in cui il lavoro è già registrato ha sempre successo.

La modifica della valuta del vostro studio in Impostazioni → Fatturazione e tariffe non viene mai rifiutata. Il tempo e le spese già registrati nella vecchia valuta verranno successivamente esclusi dalle fatture e conteggiati nella bozza, senza mai essere fatturati al valore nominale nella nuova valuta. Le vostre tariffe predefinite e quelle del personale manterranno gli importi invariati, venendo ora conteggiate nella nuova valuta: vi invitiamo pertanto a verificarle. Impostate la valuta del vostro studio prima che chiunque inizi a registrare tempo.