Fatturazione in un'altra valuta

Flow consente di fatturare a clienti diversi in valute diverse, ad esempio per uno studio francese che fattura alla maggior parte dei clienti in euro e a un cliente del Regno Unito in sterline. Ciascuna pratica viene fatturata in un'unica valuta e Flow non effettua mai conversioni tra valute: non è presente un feed per i tassi di cambio. Quando emettete una fattura a un cliente estero nella sua valuta, il vostro commercialista contabilizzerà le differenze di cambio, esattamente come per qualsiasi altra fattura estera.

Le regole#

• Una sola valuta per pratica. Flow utilizza la valuta specifica della pratica, poi quella del cliente e infine quella dello studio. Consultate Conti dei clienti.
• Le prestazioni mantengono la propria valuta. Il nuovo tempo e le nuove spese registrate assumono la valuta della pratica al momento dell'inserimento e la mantengono.
• Le tariffe si applicano solo nella rispettiva valuta. Le tariffe predefinite dello studio e quelle del personale sono espresse nella valuta dello studio; le tariffe di un cliente sono espresse nella valuta del cliente, o in quella dello studio se il cliente non ne ha una definita. In una pratica fatturata in sterline con tariffe impostate solo in euro, il tempo registrato mostrerà l'indicazione Tariffa necessaria. Flow non converte mai arbitrariamente una tariffa di 250 € in 250 £. Consultate Monitoraggio del tempo.
• Una fattura non mescola mai valute diverse. Il lavoro registrato in un'altra valuta viene escluso dalla bozza e la bozza indicherà quante voci sono state escluse.
• I pagamenti avvengono nella valuta della fattura. Registrate ciascun pagamento nella valuta della relativa fattura; Flow non esegue conversioni.
• I report mantengono separate le valute. Il Dashboard di fatturazione mostra una valuta alla volta e l'esportazione per il commercialista indica la valuta di ciascuna fattura.
• Un conto fiduciario (trust) gestisce una sola valuta. Il denaro dei clienti detenuto in due valute richiede due conti fiduciari distinti. Consultate Contabilità fiduciaria.

Esempio: un cliente del Regno Unito fatturato in sterline#

Il vostro studio fattura in euro e un nuovo cliente a Manchester desidera ricevere fatture in sterline.

1. Impostate la valuta del cliente. Nella pratica del cliente, aprite Fatturazione → Dettagli di fatturazione e fate clic su Configura fatturazione cliente (oppure Modifica nella pagina del cliente se il cliente dispone già di dettagli di fatturazione). Nella scheda del contatto del cliente, nel riquadro Dettagli di fatturazione, selezionate Paese Regno Unito e Valuta del cliente GBP, impostate i termini di pagamento e fate clic su Salva dettagli di fatturazione. Da questo momento in poi, il tempo e le spese relativi alle pratiche di questo cliente verranno registrati in sterline. (Per fatturare una sola pratica in sterline, impostate invece la relativa Valuta nei Dettagli di fatturazione della pratica e fate clic su Salva valuta.)
2. Assegnate al cliente tariffe in sterline. Nella stessa pagina del contatto, nel riquadro Tariffe di fatturazione, impostate una Tariffa predefinita cliente e, se necessario, una tariffa per ciascun professionista, quindi fate clic su Salva tariffe. Senza questo passaggio, il tempo registrato sulla pratica mostrerà Tariffa necessaria, poiché le vostre tariffe sono espresse in euro.
3. Registrate tempo e spese come di consueto. Verranno tariffati in base ai valori del cliente, in sterline.
4. Create la fattura. Fate clic su Nuova fattura. La bozza sarà in sterline. Poiché il paese del cliente è diverso da quello del vostro studio (impostato in Dati dello studio) ed è configurata un'aliquota fiscale, la bozza vi inviterà a verificare se la vostra imposta sia applicabile (ad esempio in regime di reverse charge). Consultate il vostro commercialista; se non è dovuta alcuna imposta, impostate % IVA su 0, inserite la dicitura indicata dal commercialista in Note per il cliente e fate clic su Applica.
5. Finalizzate e inviate via email la fattura. Il cliente la riceverà in sterline, corredata delle vostre istruzioni di pagamento.
6. Registrate il pagamento in sterline non appena viene ricevuto.
7. Verificate i report. Nel Dashboard di fatturazione comparirà una scheda GBP accanto a EUR e il file di esportazione elencherà la fattura in GBP affinché il vostro commercialista possa procedere alla conversione contabile.

Modificare una valuta#

La valuta di una pratica, o quella di un cliente per le pratiche associate, può essere modificata solo se ciò non comporta l'esclusione di prestazioni già registrate. Fintanto che la pratica presenta tempo o spese non fatturati ma già tariffati, oppure una bozza di fattura in un'altra valuta, Flow rifiuterà la modifica e non salverà i dati. È necessario prima fatturare o eliminare tali voci. Il tempo privo di tariffa non impedisce la modifica, e il passaggio alla valuta in cui il lavoro è già registrato è sempre consentito.

La modifica della valuta dello studio in Impostazioni → Fatturazione e tariffe non viene mai rifiutata. Anche l'applicazione delle opzioni Usa predefiniti Turchia (o Filippine, Tailandia) in tale sezione comporterà il cambio di valuta. Il tempo e le spese già registrati nella vecchia valuta verranno quindi esclusi dalle fatture e conteggiati nella bozza, senza mai essere fatturati al valore nominale nella nuova valuta. Le tariffe predefinite e quelle del personale manterranno i rispettivi importi ma saranno ora conteggiate nella nuova valuta; si raccomanda pertanto di verificarle. Impostate la valuta dello studio prima che chiunque inizi a registrare le ore di lavoro.