Facturación en otra moneda
Flow permite facturar a diferentes clientes en distintas monedas; por ejemplo, un despacho francés que factura a la mayoría de sus clientes en euros y a un cliente del Reino Unido en libras. Cada asunto se factura en una sola moneda, y Flow nunca realiza conversiones entre divisas: no dispone de un flujo de tipos de cambio. Al facturar a un cliente extranjero en su moneda, su contable registra la diferencia de cambio, al igual que con cualquier otra factura internacional.
Las reglas#
- Una moneda por asunto. Flow utiliza la propia moneda del asunto, luego la del cliente y, por último, la de su despacho. Consulte Cuentas de clientes.
- El trabajo conserva su moneda. Las nuevas horas y gastos adoptan la moneda del asunto en el momento de registrarse y la conservan.
- Las tarifas solo se aplican en su propia moneda. Sus tarifas predeterminadas y las de su personal están en la moneda de su despacho; las tarifas de un cliente están en la moneda del cliente o en la de su despacho si el cliente no tiene ninguna asignada. En un asunto facturado en libras que solo dispone de tarifas en euros, las horas mostrarán el estado Necesita tarifa. Flow nunca reclasifica una tarifa de 250 € como 250 £. Consulte Registro de tiempo.
- Una factura nunca mezcla monedas. El trabajo registrado en otra moneda se excluye del borrador, y en él se indica cuántas entradas han quedado fuera.
- Los pagos se realizan en la moneda de la factura. Registre cada pago en la moneda de su factura correspondiente; Flow no realiza conversiones.
- Los informes mantienen las monedas por separado. El Panel de facturación muestra una moneda a la vez, y la exportación para el contable detalla la moneda de cada factura.
- Una cuenta fiduciaria solo admite una moneda. Los fondos de clientes en dos monedas distintas requieren dos cuentas fiduciarias. Consulte Contabilidad fiduciaria.
Ejemplo: un cliente del Reino Unido facturado en libras#
Su despacho factura en euros y un nuevo cliente en Mánchester desea recibir las facturas en libras.
- Configure la moneda del cliente. En el asunto del cliente, abra Facturación → Datos de facturación y haga clic en Configurar facturación del cliente (o en Editar en la página del cliente si el cliente ya dispone de datos de facturación). En la página de contacto del cliente, dentro de la tarjeta Datos de facturación, elija como País Reino Unido y en Moneda del cliente GBP, configure las condiciones de pago y haga clic en Guardar datos de facturación. A partir de este momento, las horas y los gastos de los asuntos de este cliente se registrarán en libras. (Si solo desea facturar un asunto específico en libras, configure en su lugar la Moneda en los Datos de facturación del asunto y haga clic en Guardar moneda).
- Asigne al cliente tarifas en libras. En la misma página de contacto, dentro de la tarjeta Tarifas de facturación, configure una Tarifa predeterminada del cliente y, si es necesario, una tarifa por profesional, y luego haga clic en Guardar tarifas. Sin este paso, el tiempo dedicado al asunto mostrará el estado Necesita tarifa, ya que sus tarifas están definidas en euros.
- Registre el tiempo y los gastos de forma habitual. Se valorarán conforme a las tarifas del cliente, en libras.
- Cree la factura. Haga clic en Nueva factura. El borrador se generará en libras. Dado que el país del cliente difiere del de su despacho (según los Datos del despacho) y se ha definido un tipo impositivo, el borrador le solicitará comprobar si corresponde aplicar sus impuestos locales (por ejemplo, la inversión del sujeto pasivo). Consulte con su contable; si no corresponde aplicar impuestos, configure % de impuesto en 0, añada el texto que le indique su contable en Notas para el cliente y haga clic en Aplicar.
- Finalice y envíe por correo electrónico la factura. El cliente la recibirá en libras, junto con sus instrucciones de pago.
- Registre el pago en libras cuando lo reciba.
- Consulte sus informes. El panel de Facturación incorporará una pestaña en GBP junto a la de EUR, y la exportación listará la factura en GBP para que su contable realice la conversión oportuna.
Cambio de moneda#
La moneda de un asunto, o la de un cliente para los asuntos que dependen de él, solo puede modificarse si no queda trabajo pendiente de procesar. Si el asunto cuenta con horas o gastos valorados sin facturar, o con un borrador de factura en otra moneda, Flow rechazará el cambio y no guardará ninguna modificación. Facture o elimine ese trabajo en primer lugar. El tiempo registrado sin tarifa no impide realizar el cambio, y el cambio hacia la moneda en la que ya se encuentra el trabajo siempre está permitido.
El cambio de la moneda de su despacho en Configuración → Facturación y tarifas no se rechaza nunca. Aplicar allí la opción Usar valores predeterminados de Turquía (o Filipinas, Tailandia) también la modifica. Las horas y los gastos ya registrados en la moneda anterior quedarán entonces excluidos de las facturas y se contabilizarán en el borrador, sin facturarse jamás por su valor nominal en la nueva moneda. Sus tarifas predeterminadas y las de su personal conservarán sus importes y pasarán a calcularse en la nueva moneda, por lo que le recomendamos revisarlas. Configure la moneda de su despacho antes de que los miembros del equipo comiencen a registrar horas.