Facturación en otra divisa

Flow permite facturar a diferentes clientes en distintas divisas; por ejemplo, un despacho francés que factura a la mayoría de sus clientes en euros y a un cliente del Reino Unido en libras. Cada asunto se factura en una única divisa, y Flow nunca realiza conversiones entre divisas: no dispone de un flujo de tipos de cambio. Cuando factura a un cliente extranjero en su divisa, su contable registra la diferencia de cambio, al igual que con cualquier otra factura internacional.

Las reglas#

• Una divisa por asunto. Flow utiliza la divisa propia del asunto, luego la del cliente y, por último, la de su despacho. Consulte Cuentas de clientes.
• El trabajo conserva su divisa. Las nuevas horas y gastos adoptan la divisa del asunto en el momento de registrarse y la conservan.
• Las tarifas solo se aplican en su propia divisa. Sus tarifas predeterminadas y las de su equipo se encuentran en la divisa de su despacho; las tarifas de un cliente están en la divisa del cliente, o en la de su despacho si el cliente no tiene ninguna asignada. En un asunto facturado en libras que solo disponga de tarifas en euros, el tiempo registrado mostrará Needs rate. Flow nunca reclasifica una tarifa de 250 € como 250 £. Consulte Control horario.
• Una factura nunca mezcla divisas. El trabajo registrado en otra divisa se excluye del borrador, y este indicará cuántas entradas se han dejado fuera.
• Los pagos se realizan en la divisa de la factura. Registre cada pago en la divisa de su factura correspondiente; Flow no realiza la conversión.
• Los informes mantienen las divisas separadas. El Panel de facturación muestra una divisa a la vez, y la exportación contable detalla la divisa de cada factura.
• Una cuenta fiduciaria contiene una sola divisa. Los fondos de clientes en dos divisas requieren dos cuentas fiduciarias independientes. Consulte Contabilidad fiduciaria.

Ejemplo: un cliente de Reino Unido facturado en libras#

Su despacho factura en euros y un nuevo cliente de Manchester solicita recibir sus facturas en libras.

1. Establezca la divisa del cliente. En el asunto del cliente, abra Billing → Billing details y haga clic en Set up client billing (o en Edit on client page si el cliente ya cuenta con datos de facturación). En la ficha de contacto del cliente, dentro de la tarjeta Billing details, seleccione en Country United Kingdom y en Client currency GBP, defina las condiciones de pago y haga clic en Save billing details. A partir de este momento, el tiempo y los gastos de los asuntos de este cliente se registrarán en libras. (Para facturar en libras un solo asunto, configure su Currency en la sección Billing details de dicho asunto y haga clic en Save currency).
2. Asigne al cliente tarifas en libras. En la misma ficha de contacto, dentro de la tarjeta Billing rates, establezca una Client default rate y, si es necesario, una tarifa por profesional, y a continuación haga clic en Save rates. Sin este paso, el tiempo del asunto mostrará Needs rate, ya que sus tarifas se encuentran en euros.
3. Registre el tiempo y los gastos de forma habitual. Se valorarán con las tarifas del cliente, en libras.
4. Cree la factura. Haga clic en New invoice. El borrador se generará en libras. Dado que el país del cliente difiere del de su despacho (según Firm Details) y se ha configurado un tipo impositivo, el borrador le solicitará comprobar si se aplica su impuesto (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo). Consulte con su contable; si no procede aplicar impuestos, configure Tax % en 0, añada el texto que le indique su contable en Notes for the client y haga clic en Apply.
5. Finalice y envíe por correo electrónico la factura. El cliente la recibirá en libras, junto con sus instrucciones de pago.
6. Registre el pago en libras cuando lo reciba.
7. Revise sus informes. El Panel de facturación incorporará una pestaña GBP junto a EUR, y la exportación listará la factura en GBP para que su contable realice la conversión oportuna.

Cambiar una divisa#

La divisa de un asunto, o la de un cliente para los asuntos vinculados a este, solo puede modificarse si no queda trabajo pendiente de procesar. Si el asunto cuenta con tiempo valorado o gastos sin facturar, o bien con un borrador de factura en otra divisa, Flow rechazará el cambio y no guardará ninguna modificación. Facture o elimine ese trabajo en primer lugar. El tiempo registrado sin tarifa asignada no impide el cambio, y cambiar a la divisa en la que ya se encuentra el trabajo siempre estará permitido.

El cambio de la divisa de su despacho en Settings → Invoicing & rates nunca se rechaza. El tiempo y los gastos ya registrados en la divisa anterior quedarán excluidos de las facturas y se contabilizarán en el borrador, sin facturarse jamás por su valor nominal en la nueva divisa. Sus tarifas predeterminadas y las del equipo conservarán sus importes numéricos y pasarán a computar en la nueva divisa, por lo que le recomendamos revisarlas. Configure la divisa de su despacho antes de que los miembros de su equipo comiencen a registrar horas.