Qué muestra este vídeo
- Sitio web, página de contacto, Lawzana Directory: todas las consultas llegan aquí.
- Ploy recibe una notificación, llegue por donde llegue.
- Dos minutos después, el asistente de recepción responde con un enlace seguro.
- Durante el almuerzo, Lukas responde a las preguntas sobre el inmueble.
- Sube cuatro documentos. Sin cuenta ni aplicación.
- Luego le dice a Ploy que está listo para hablar.
- A la mañana siguiente, la consulta ha avanzado por sí sola.
- Flow comprobó si había conflictos de intereses con él y con el promotor.
- La IA leyó los cuatro documentos: un resumen y los datos clave.
- Pregunte qué aclarar en la llamada. Cada punto cita su página.
- Después de la llamada, Ploy la registra en una sola línea.
- La carta parte de la plantilla inmobiliaria del despacho, con los datos del cliente, el expediente y los honorarios ya incluidos.
- Cuando Lukas acepta, un clic convierte la consulta en un expediente.
- Sus datos, documentos y hechos clave ya están dentro.
Gestión de clientes potenciales
Los clientes potenciales representan a clientes que han manifestado interés en sus servicios. Lawzana Flow le ayuda a realizar su seguimiento desde el primer contacto hasta su conversión en un expediente.
Canales de captación#
Los clientes potenciales pueden entrar en su embudo a través de varios canales:
| Canal | Descripción |
|---|---|
| Lawzana | Clientes potenciales que usted reclama y mensajes enviados al perfil de su firma en el Directorio de Lawzana |
| Sitio web | Solicitudes recibidas a través del widget de su sitio web o mediante la API |
| Página de contacto | Mensajes enviados desde su página de contacto en Flow |
| Reserva | Nuevos clientes que reservan una reunión en su página de citas |
| Correo electrónico | Correos reenviados que usted transforma en clientes potenciales desde Revisión de correo |
| Zapier | Clientes potenciales enviados mediante su clave de API de Zapier |
| Manual | Introducidos manualmente por su equipo |
| Recomendación | Recomendados por un cliente o contacto existente |
| Colegio de abogados | Derivados por un colegio de abogados o asociación jurídica |
| Redes sociales | Consultas recibidas a través de redes sociales |
| Contactos personales | Contactos obtenidos en eventos de networking |
| Otro | Cualquier otro canal |
Consulte Integraciones para configurar cada canal.
Crear un cliente potencial#
- Diríjase a Clientes potenciales en la barra lateral
- Haga clic en Nuevo cliente potencial
- Complete los datos correspondientes:
- Nombre completo (obligatorio)
- Correo electrónico (opcional)
- Teléfono (opcional)
- Canal de captación — seleccione una opción del menú desplegable
- Área de práctica (opcional)
- Asignar a — usted mismo, un miembro del equipo o sin asignar
- Notas — cualquier contexto relevante sobre la consulta
- Haga clic en Crear cliente potencial
Vistas#
Alterne entre las vistas de Tablero y Lista en la parte superior de la página. Flow recordará la última vista utilizada.
Vista de lista#
La lista muestra los clientes potenciales en una tabla. En ella puede:
- Ordenar por triaje (prioridad, opción predeterminada), más recientes, más antiguos, nombre de la A a la Z o nombre de la Z a la A
- Filtrar por fase, o hacer clic en Requiere atención para visualizar únicamente clientes potenciales de alta prioridad, no leídos o inactivos
- Buscar por nombre, correo electrónico o teléfono
- Hacer clic en cualquier cliente potencial para abrir su página de detalle
Vista de tablero#
El tablero es la vista predeterminada. Cada columna representa una fase, lo que le permite:
- Arrastrar y soltar clientes potenciales entre distintas fases
- Consultar de un vistazo el recuento de clientes potenciales por fase
- Identificar rápidamente cuellos de botella en su embudo de captación
Fases de los clientes potenciales#
Las fases delimitan los pasos dentro de su embudo. Las firmas nuevas comienzan con estas cinco fases:
| Fase | Descripción |
|---|---|
| Nuevo | Cliente potencial recién recibido (fase inicial) |
| Contactado | Primer contacto efectuado |
| Consultado | Consulta inicial realizada |
| Contratado | El cliente potencial se ha convertido en cliente (fase de tipo "Ganado") |
| Descartado | No se continuó con el cliente potencial (fase de tipo "Perdido") |
Plantillas de fases#
Haga clic en Aplicar plantilla en Ajustes → Fases de clientes potenciales para utilizar una de las tres plantillas disponibles:
- Predeterminada (5 fases): Nuevo → Contactado → Consultado → Contratado → Descartado
- Embudo ampliado (7 fases): Nuevo → Contactado → Cualificado → Propuesta enviada → En negociación → Contratado → Descartado
- Simple (4 fases): Nuevo → En progreso → Contratado → Descartado
Página de detalle del cliente potencial#
Haga clic en cualquier cliente potencial para acceder a su página de detalle. Dispone de tres pestañas (Resumen, Cronología y Documentos) y muestra:
- Información de contacto — Nombre, correo electrónico, teléfono, mensaje
- Canal de captación — Acompañado de un icono representativo
- Fecha de creación — Indicada en tiempo relativo (p. ej., "hace 3 días")
- Fase — Estado actual en el embudo
- Miembro del equipo asignado
- Cronología de actividad — Notas, llamadas, correos electrónicos y recordatorios
Añadir actividades#
Desde la pestaña Cronología, usted puede:
- Añadir nota relativa a una conversación
- Registrar llamada
- Redactar correo dirigido al cliente potencial o responder a un mensaje recibido
- Añadir recordatorio (véase más adelante)
Recordatorios#
Puede añadir un recordatorio a cualquier cliente potencial en el que tenga permisos de gestión: desde el menú ⋯ situado en la parte superior, desde el cuadro de Recordatorios en Resumen, o mediante Añadir recordatorio junto al cuadro de notas en la Cronología. Seleccione una fecha y, de forma opcional, una hora y el destinatario asignado. Salvo que elija a otra persona, se asignará al abogado responsable del cliente potencial.
Los recordatorios pendientes se muestran:
- en el cuadro de Recordatorios del cliente potencial, junto a la opción Hecho y un menú para posponerlos (mañana, la próxima semana o en una fecha específica) o editarlos,
- en Inicio, en la sección Recordatorios: vencidos, de hoy y de los próximos 7 días ("Míos" de forma predeterminada, o bien de toda la firma),
- en la página Calendario, junto a los plazos,
- en el correo diario de agenda de la persona asignada. Un recordatorio vencido permanecerá allí hasta que alguien lo marque como completado.
Llegado el día (y a la hora fijada, si se estableció), la persona responsable recibirá asimismo una notificación en la aplicación. Los usuarios con rol de Lector pueden ver los recordatorios, pero no crearlos ni completarlos.
Clientes potenciales procedentes del Directorio de Lawzana#
Cuando se recibe un cliente potencial a través del Directorio de Lawzana (sea un contacto reclamado o un mensaje directo), el sistema verifica automáticamente los posibles conflictos de intereses con sus expedientes existentes utilizando el nombre del cliente; el resultado se mostrará de inmediato en la ficha. Hasta que algún miembro de la firma intervenga, la página del cliente potencial sugerirá tres acciones iniciales: Registrar llamada, Añadir un recordatorio y Convertir a expediente.
IA aplicada a clientes potenciales#
Documentos y hechos clave#
Los documentos asociados a un cliente potencial obtienen los mismos hechos clave (fechas, nombres y partes, pretensiones, ubicaciones, importes, cada uno acompañado de su fuente) que los expedientes formales.
- Los documentos cargados por su equipo se analizan de manera automática.
- Los documentos remitidos por el interesado mediante el portal se analizan en cuanto se completa el cuestionario de admisión.
- Un distintivo en cada archivo dentro de la pestaña Documentos permite consultar los hechos extraídos.
También se analizan fotografías y documentos escaneados (JPEG, PNG, WebP); el formato HEIC no es compatible. Créditos de IA consumidos: 1 crédito por documento.
Resumen de IA#
El resumen de IA presente en la pestaña Resumen del cliente potencial consiste en una síntesis concisa acompañada de los hechos clave procedentes de las respuestas de admisión y de los documentos aportados. Cada hecho referencia con exactitud su procedencia, por ejemplo: "Contrato_arrendamiento.pdf · Página 3" o "Respuestas de admisión · ¿Qué ha sucedido?".
Se genera automáticamente una vez finalizado el proceso de admisión y se actualiza al término de la lectura de los documentos. Asimismo, puede pulsar en cualquier momento Generar resumen o Regenerar. El resumen se redacta en el idioma del usuario asignado al cliente potencial (en su defecto, en el del titular de la firma o, en última instancia, en inglés); los hechos extraídos se conservan en el idioma en que fueron redactados originalmente.
Créditos de IA consumidos: 1 crédito por resumen
Límites de las funciones automáticas de IA#
Con el fin de evitar un gasto imprevisto de créditos, Lawzana Flow ejecuta procesos automáticos de IA para un máximo de 5 documentos y 3 resúmenes por cliente potencial. Estas funciones nunca se aplican en clientes potenciales descartados, convertidos o con un conflicto de intereses confirmado, y jamás consumirán el último 20 % de su saldo mensual de créditos de IA. La generación manual permanece siempre disponible para todos los perfiles, salvo para los Lectores, cuyo acceso se limita a la consulta.
Los titulares y administradores pueden desactivar la IA automática para clientes potenciales en Ajustes → Suscripción → IA para clientes potenciales (Ejecutar IA de clientes potenciales automáticamente). Al desactivarla, los documentos solo se analizarán y los resúmenes solo se generarán cuando un usuario lo solicite expresamente.
Preguntar a la IA#
Haga clic en Preguntar a la IA en la cabecera del cliente potencial para iniciar una consulta asistida sobre el caso. El sistema responde basándose en las respuestas del formulario de admisión, la preevaluación de IA, las notas, los correos electrónicos, los mensajes del portal y los 10 documentos más recientes, mostrando las fuentes utilizadas mediante etiquetas interactivas. El historial de la conversación se almacena en la ficha y queda disponible para el resto del equipo. Los usuarios con rol de Lector pueden consultar las conversaciones previas, pero no formular preguntas nuevas.
Créditos de IA consumidos: 2 créditos por mensaje
Convertir un cliente potencial en un expediente#
Cuando un cliente potencial pasa a ser cliente formal:
- Abra la página de detalle del cliente potencial
- Haga clic en Convertir
- Indique el Título del expediente y, si lo desea, el área de práctica, la tipología de expediente y el profesional asignado
- Haga clic en Crear expediente. La información de contacto del cliente potencial se trasladará automáticamente al nuevo expediente
- El cliente potencial pasará al estado "Contratado"
Los clientes potenciales en fase de Descartado no pueden convertirse. En caso de detectarse un conflicto de intereses confirmado, la conversión seguirá siendo posible siempre que se introduzca un motivo justificativo, el cual quedará registrado en la cronología.
El trabajo realizado mediante IA se transfiere íntegramente:
- Los hechos clave de los documentos se trasladan sin coste adicional en créditos. Si un documento se encuentra en proceso de lectura, finalizará su procesamiento directamente en el expediente.
- Los documentos se indexan una sola vez para la Búsqueda exhaustiva.
- El resumen de IA se incorpora como una nota en el expediente, quedando a disposición de la herramienta Preguntar a la IA dentro de este.
- El historial de consultas de Preguntar a la IA del cliente potencial permanece en su ficha de origen.
La Matriz de hechos y la revisión mediante guías de actuación solo operan sobre expedientes; tras la conversión, la tarjeta del resumen incluirá un enlace directo a dichas herramientas.
Notificaciones#
Cuando se recibe un nuevo cliente potencial a través del widget web, la API, su página de contacto, Zapier o el Directorio de Lawzana, el usuario asignado recibe una notificación (tanto en la aplicación como por correo electrónico). Si no cuenta con asignación, se notificará a los titulares y administradores de la firma. Cuando un cliente reserva una reunión, el abogado seleccionado recibirá en su lugar un aviso de cita confirmada. El cliente potencial que inaugura una nueva vinculación con el Directorio, así como el histórico de registros importados con él, no generan notificaciones para evitar la saturación de su bandeja de entrada.
Su correo diario de agenda (enviado a las 7:00 según su zona horaria) sitúa en primer lugar los clientes potenciales del Directorio de Lawzana recibidos en las últimas 24 horas ("Llamar a María hoy"), seguidos de los recordatorios previstos para la jornada o vencidos, los plazos procesales y las solicitudes aún pendientes de respuesta.
Configure sus preferencias de notificación, incluido el resumen diario de agenda, en Ajustes → Notificaciones.