Управление лидами

Лиды представляют собой потенциальных клиентов, проявивших интерес к вашим услугам. Lawzana Flow помогает отслеживать их путь от первого контакта до конвертации в дело.

Источники лидов#

Лиды могут поступать в вашу воронку по нескольким каналам:

Информацию о настройке каждого канала см. в разделе Интеграции.

Создание лида#

1. Перейдите в раздел Лиды на боковой панели
2. Нажмите Новый лид
3. Заполните сведения о лиде:
   • ФИО / Полное имя (обязательно)
   • Электронная почта (необязательно)
   • Телефон (необязательно)
   • Источник — выберите из выпадающего списка
   • Практика (необязательно)
   • Назначить — себе, члену команды или оставить неназначенным
   • Заметки — любая контекстная информация о запросе
4. Нажмите Создать лид

Представления#

Переключайтесь между видами Доска и Список в верхней части страницы. Flow запоминает представление, которое вы использовали в последний раз.

Представление «Список»#

В списке лиды отображаются в виде таблицы. Вы можете:

• Сортировать по приоритету первичной сортировки (по умолчанию), сначала новые, сначала старые, по имени от А до Я или от Я до А
• Фильтровать по этапу или нажать Требует внимания, чтобы увидеть только высокоприоритетные, непрочитанные или зависшие лиды
• Искать по имени, адресу электронной почты или телефону
• Нажать на любой лид, чтобы открыть страницу с подробной информацией о нем

Представление «Доска»#

Доска используется по умолчанию. Каждый столбец представляет собой этап, и вы можете:

• Перетаскивать карточки лидов между этапами (drag and drop)
• Быстро видеть количество лидов на каждом этапе
• Своевременно выявлять узкие места в воронке

Этапы работы с лидами#

Этапы определяют шаги в вашей воронке лидов. Для новых юридических фирм настроены следующие пять этапов:

Шаблоны этапов#

Нажмите Применить шаблон в меню Настройки → Этапы лидов, чтобы переключиться на один из трех шаблонов:

• Стандартный (5 этапов): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Расширенная воронка (7 этапов): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Простой (4 этапа): New → In Progress → Retained → Lost

Страница сведений о лиде#

Нажмите на любой лид, чтобы открыть страницу сведений о нем. Она включает три вкладки — Обзор, Хроника и Документы — и содержит следующие данные:

• Контактная информация — имя, электронная почта, телефон, текст сообщения
• Источник лида — со значком, указывающим канал поступления
• Дата создания — в относительном формате (например, «3 дня назад»)
• Этап — текущее положение в воронке
• Назначенный сотрудник
• Хроника активности — заметки, звонки, электронные письма и напоминания

Добавление активности#

На вкладке Хроника вы можете:

• Добавить заметку о состоявшейся беседе
• Зафиксировать звонок
• Написать письмо лиду или ответить на полученное письмо
• Добавить напоминание (см. ниже)

Напоминания#

Добавить напоминание можно к любому лиду, с которым вы можете работать: через меню ⋯ в верхней части карточки лида, в блоке Напоминания на вкладке «Обзор» или с помощью кнопки Добавить напоминание рядом с полем заметки на вкладке «Хроника». Выберите дату, а также, при необходимости, время и ответственного сотрудника. Напоминание назначается юристу, ведущему лид, если вы не укажете другого специалиста.

Активные напоминания отображаются:

• в блоке Напоминания в карточке лида, с кнопкой Выполнено и меню для откладывания (на завтра, следующую неделю или выбранную дату) или редактирования,
• на главной странице (Главная) в блоке Напоминания: просроченные, на сегодня и на ближайшие 7 дней («Мои» по умолчанию или по всей фирме),
• на странице Календарь, рядом с процессуальными сроками и дедлайнами,
• в ежедневной сводке по электронной почте у назначенного сотрудника. Пропущенное напоминание остается в сводке до тех пор, пока не будет отмечено как выполненное.

В назначенный день (и время, если оно задано) ответственный сотрудник также получает уведомление внутри приложения. Пользователи с правами наблюдателя (Viewers) видят напоминания, но не могут добавлять или завершать их.

Лиды из каталога Lawzana Directory#

Лид, поступающий из Lawzana Directory (принятый лид или прямое сообщение), сразу после получения автоматически проверяется на конфликт интересов по имени клиента среди ваших дел; результат отображается на странице лида. Пока никто из сотрудников фирмы не начал работу по нему, на странице лида отображаются три первых шага: Зафиксировать звонок, Добавить напоминание и Конвертировать в дело.

ИИ-инструменты для работы с лидом#

Документы и ключевые факты#

К документам по лиду формируется тот же набор ключевых фактов (даты, имена и стороны, претензии/требования, адреса и локации, денежные суммы — каждый с указанием источника), что и к документам по делу.

• Документы, загруженные вашей командой, обрабатываются автоматически.
• Документы, отправленные потенциальным клиентом через клиентский портал, обрабатываются после завершения им процедуры первичного сбора данных (intake).
• Индикатор (бейдж) у каждого документа на вкладке лида Документы открывает список извлеченных из него фактов.

Фотографии и сканы (JPEG, PNG, WebP) также распознаются; формат HEIC не поддерживается. Расход AI-кредитов: 2 кредита за документ.

AI-сводка (AI Brief)#

AI-сводка на вкладке лида Обзор представляет собой краткое резюме и перечень ключевых фактов, извлеченных из ответов первичного опроса и документов. Для каждого факта приводится источник, например «Договор_аренды.pdf · Стр. 3» или «Ответы клиента · Что произошло?».

Она формируется автоматически после завершения клиентом опроса и повторно обновляется после завершения обработки документов. Вы также можете нажать Сгенерировать сводку или Перегенерировать в любой момент. Текст резюме формируется на языке сотрудника, назначенного на лид (если не назначен — на языке владельца фирмы, в остальных случаях — на английском); факты сохраняются на том языке, на котором они были изначально изложены.

Расход AI-кредитов: 1 кредит за сводку

Ограничения автоматической работы ИИ#

В целях контроля расхода кредитов Lawzana Flow запускает ИИ в автоматическом режиме не более чем для 5 документов и 3 сводок на один лид. Автоматическая обработка никогда не выполняется для утраченных (Lost) или уже конвертированных лидов, а также при подтвержденном конфликте интересов; кроме того, она никогда не задействует последние 20% вашего месячного лимита AI-кредитов. Ручная генерация по запросу доступна всегда, за исключением наблюдателей (Viewers), которым доступно только чтение.

Владельцы и администраторы могут отключить автоматическую работу ИИ по лидам в разделе Настройки → Подписка → ИИ для лидов (Автоматически запускать ИИ для лидов). При отключении документы анализируются, а сводки формируются только по прямому запросу пользователя.

Спросить ИИ (Ask AI)#

Нажмите Спросить ИИ в верхней панели лида, чтобы открыть диалог по данному лиду. ИИ формирует ответы на основе ответов первичного опроса, предварительного ИИ-скоринга, заметок, писем, сообщений на портале и 10 последних документов, сопровождая данные интерактивными метками источников. История диалога сохраняется в карточке лида и доступна вашей команде. Наблюдатели могут просматривать историю, но не могут отправлять запросы.

Расход AI-кредитов: 2 кредита за сообщение

Конвертация лида в дело#

Когда лид становится клиентом:

1. Откройте страницу сведений о лиде
2. Нажмите Конвертировать
3. Укажите Название дела, а также, при необходимости, отрасль права/практику, категорию дела и ответственного сотрудника
4. Нажмите Создать дело. Контактные данные лида будут перенесены в новое дело
5. Лид получит статус «Retained»

Лиды на этапе категории «Lost» конвертировать нельзя. Если Flow выявит подтвержденный конфликт интересов, конвертация остается возможной после ввода обоснования, которое будет зафиксировано в хронике лида.

Результаты работы ИИ переносятся вместе с данными:

• Ключевые факты документов переносятся без повторного списания кредитов. Документ, находящийся в процессе обработки, завершает ее уже в рамках дела.
• Документы индексируются для глубокого поиска (Deep Search) однократно.
• AI-сводка превращается в заметку по делу, благодаря чему инструмент «Спросить ИИ» внутри дела учитывает ее контекст.
• История чата «Спросить ИИ» из карточки лида остается закрепленной за лидом.

Сетка фактов (Fact Grid) и проверка по регламентам (playbook review) работают только в делах; после конвертации в карточке сводки появятся ссылки на эти инструменты.

Уведомления#

При поступлении нового лида через виджет на сайте, API, страницу контактов, Zapier или каталог Lawzana Directory назначенный сотрудник получает уведомление (в приложении и по электронной почте). При отсутствии назначенного сотрудника уведомления направляются владельцам и администраторам фирмы. Когда клиент бронирует встречу, юрист, к которому осуществлена запись, получает вместо этого уведомление о назначенном приеме. Лид, созданный при первой синхронизации с каталогом Directory, а также ранее накопленные лиды, импортированные вместе с ним, уведомлений не отправляют, чтобы не перегружать ваш почтовый ящик.

В ежедневную сводку по электронной почте (отправляется в 7:00 по вашему часовому поясу) первыми включаются лиды из Lawzana Directory за последние 24 часа («Позвонить Марии сегодня»), за которыми следуют напоминания на сегодня или пропущенные, дедлайны и лиды, все еще ожидающие ответа.

Параметры уведомлений, включая рассылку ежедневной сводки, настраиваются в меню Настройки → Уведомления.