Автоматизации
Автоматизации позволяют создавать правила по принципу «когда происходит X, выполнить Y», которые срабатывают автоматически. Они избавляют от рутинных задач и обеспечивают единообразие рабочих процессов во всей вашей юридической фирме.
Как работают автоматизации#
Каждое правило автоматизации состоит из трех частей:
- Триггер (Trigger) — событие, запускающее автоматизацию
- Условия (Conditions) (необязательно) — фильтры, которые должны соблюдаться для срабатывания автоматизации
- Действия (Actions) — то, что происходит при срабатывании триггера и выполнении условий
Триггеры#
| Триггер | Срабатывает, когда |
|---|---|
| Matter Created | Создано новое дело |
| Stage Changed | Дело переходит на другой этап |
| Matter Closed | Дело переходит на этап закрытия |
| Lead Created | В системе появляется новый лид |
| Lead Converted | Лид конвертируется в дело |
Условия#
Добавьте необязательные условия, чтобы контролировать момент срабатывания автоматизации. В условиях используется логический оператор «И» (AND) — все указанные условия должны выполняться одновременно.
Доступные операторы:
- Equals — точное совпадение (например, этап равен «Intake»)
- Not Equals — не совпадает
- Contains — частичное совпадение (например, название содержит «NDA»)
- In — соответствует любому значению из списка (например, практика входит в «Корпоративное право, Налоговое право»)
- Not In — не соответствует ни одному значению из списка
Примеры условий:
- Этап равен «Intake» — срабатывает только тогда, когда дело находится на этапе первичного приема (Intake)
- Практика входит в «Семейное право, Судебные споры» — срабатывает только для указанных направлений практики
Действия#
При срабатывании автоматизации действия выполняются по порядку.
1. Notify (In-App)#
Отправка уведомления внутри приложения указанным участникам команды.
- Выберите получателей (конкретные пользователи или «все участники команды»)
- Напишите текст уведомления
- Уведомление появится в центре уведомлений получателя
2. Notify (Email)#
Отправка уведомления по электронной почте.
- Выберите получателей
- Укажите тему и текст сообщения
- Письма отправляются незамедлительно
3. Create Milestone#
Добавление одного контрольного этапа (milestone) в дело.
- Укажите название этапа и срок выполнения
- Выберите приоритет (Low, Medium, High, Critical)
- Назначьте ответственного участника команды
4. Create Milestones (Batch)#
Одновременное добавление списка контрольных этапов — удобно для типовых рабочих процессов.
- Задайте набор этапов с названиями и относительными сроками выполнения
- Все этапы создаются одновременно
- Отлично подходит для чек-листов адаптации и приема дел (например, «Когда дело переходит на этап Intake, создать стандартный чек-лист первичного приема»)
Создание автоматизации#
- Перейдите в раздел Settings → Automations
- Нажмите New Automation
- Настройте правило:
- Name — дайте правилу понятное название (например, «Чек-лист первичного приема для судебных споров»)
- Trigger — выберите, когда правило должно срабатывать
- Conditions — при необходимости добавьте фильтры
- Actions — добавьте одно или несколько действий в нужном порядке
- Нажмите Save
Автоматизация создается в статусе Draft. Переведите ее в статус Active, когда будете готовы ее запустить.
Готовые шаблоны#
Доступны пять готовых к использованию шаблонов:
- New Lead Notification — уведомление команды о поступлении нового лида
- Matter Intake Checklist — создание стандартных контрольных этапов при поступлении дела на первичный прием (Intake)
- Stage Change Alert — email-оповещение при смене этапа дела
- Lead Conversion Follow-up — постановка задач по дальнейшим действиям при конвертации лида в дело
- Matter Closure Checklist — создание этапов финальной проверки при закрытии дела
Статусы правил#
| Статус | Значение |
|---|---|
| Active | Правило активно и будет выполняться при наступлении событий триггера |
| Paused | Правило сохранено, но не будет срабатывать до его повторной активации |
| Draft | Правило находится в процессе настройки и не будет срабатывать |
История выполнения#
Для каждой автоматизации фиксируются следующие данные:
- Всего выполнений — сколько раз срабатывало правило
- Последний запуск — дата и время последнего выполнения
- Статус недавних запусков — В ожидании (Pending), Выполняется (Running), Завершено (Completed) или Ошибка (Failed)
Функции защиты и надежности#
- Автоматический выключатель (Circuit breaker) — если правило дает сбой 5 раз подряд, оно автоматически приостанавливается для предотвращения повторяющихся ошибок
- Механизм повторных попыток — перед тем как действие будет отмечено как завершившееся с ошибкой, система повторяет попытку его выполнения
- Вы получите уведомление, если правило будет автоматически приостановлено, чтобы вы могли изучить и устранить проблему