Автоматизации
Автоматизации позволяют создавать правила формата «когда происходит X, выполнить Y», которые срабатывают автоматически. Они избавляют от рутинных задач и обеспечивают единообразие рабочих процессов во всей вашей фирме.
Как работают автоматизации#
Каждое правило автоматизации состоит из трех частей:
- Триггер — событие, запускающее автоматизацию
- Условия (необязательно) — фильтры, которые должны выполняться для срабатывания автоматизации
- Действия — операции, выполняемые при срабатывании триггера и соблюдении условий
Триггеры#
| Триггер | Срабатывает, когда |
|---|---|
| When a new lead arrives | В системе появляется новый лид из любого канала |
| When a lead changes stage | Лид переходит на другой этап |
| When a lead becomes a matter | Лид конвертируется в дело |
| When a lead completes intake | Лид завершает заполнение формы сбора данных или первичный опрос с помощью ИИ |
| When a matter is created | Создается новое дело |
| When a matter changes stage | Дело переходит на другой этап |
| When a matter is assigned | Дело назначается ответственному |
| When a matter is closed | Дело переходит на этап, отмеченный как закрытый |
| When an email is received | Пересланное электронное письмо прикрепляется к лиду или делу |
Условия#
Добавьте необязательные условия, чтобы контролировать момент срабатывания автоматизации. При наличии двух и более условий выберите Match all conditions (должны совпадать все условия) или any condition (должно совпадать хотя бы одно).
В каждом условии выбирается поле из данных триггера, например, имя лида, название нового этапа, наименование дела или имя клиента.
Доступные операторы:
- Equals — точное совпадение (например, название нового этапа равно «Consulted»)
- Not Equals — не совпадает
- Contains — частичное совпадение без учета регистра (например, наименование дела содержит «NDA»)
Примеры условий:
- Название нового этапа равно «Consulted» — срабатывает только при переходе лида на этап «Consulted»
- Наименование дела содержит «Lease» — срабатывает только для дел со словом «Lease» в наименовании
Действия#
Действия выполняются по порядку при срабатывании автоматизации. В сообщения, темы и заголовки можно включать данные из события, например {{lead.name}}.
Уведомление о лиде или деле получают только те пользователи, у которых есть к ним доступ. Если участники видят только назначенные им записи или записи с предоставленным доступом (Видимость записей в разделе Команда и роли), то «все участники команды» означает владельцев, администраторов и именно таких участников. Информационный барьер исключает всех пользователей, доступ которых ограничен.
1. Отправка уведомления внутри приложения#
Отправьте уведомление внутри приложения вашей команде.
- Выберите получателя: назначенный пользователь, создатель или все участники команды
- Напишите текст уведомления
- Выберите приоритет (Low, Normal, High, Urgent)
- Уведомление появится в центре уведомлений получателя
2. Отправка уведомления по электронной почте#
Отправьте уведомление на электронную почту.
- Выберите получателя: назначенный пользователь, создатель или все участники команды
- Укажите тему и текст письма
- Письмо отправляется при выполнении автоматизации
3. Создание контрольной точки#
Добавьте одну контрольную точку к делу.
- Укажите название контрольной точки
- Установите срок выполнения: через 1, 2, 3, 5, 7, 14 или 30 дней после события
- Выберите приоритет (Low, Medium, High, Critical)
4. Создание чек-листа контрольных точек#
Добавьте сразу несколько контрольных точек в виде чек-листа — это удобно для типовых рабочих процессов.
- Задайте набор контрольных точек, каждую с названием, сроком выполнения и приоритетом
- Все контрольные точки создаются одновременно
- Отлично подходит для чек-листов адаптации (например, «Когда лид становится делом, создать стандартный чек-лист онбординга»)
Создание автоматизации#
- Перейдите в раздел Настройки → Автоматизации (доступно владельцам и администраторам)
- Нажмите New Automation
- Настройте правило:
- Name — укажите понятное название правила (например, «Чек-лист сбора данных для судебных споров»)
- Description — необязательно
- When (Триггер) — выберите событие, запускающее правило
- If (Условия) — при необходимости добавьте фильтры
- Then (Действия) — добавьте одно или несколько действий по порядку
- Нажмите Create Automation
Новые автоматизации активируются сразу же. Используйте переключатель рядом с правилом, чтобы приостановить его в любой момент, и включите его снова, когда будете готовы.
Готовые шаблоны#
Нажмите Templates, чтобы начать работу с одного из пяти готовых правил. Каждое из них открывается в редакторе, поэтому вы можете скорректировать его перед сохранением:
- New Lead Follow-Up — при поступлении нового лида уведомить всех участников команды и отправить письмо назначенному пользователю
- Website/Zapier Lead Alert — при поступлении лида из каталога Lawzana, с вашего сайта, через Zapier, со страницы контактов или страницы бронирования отправить всем участникам команды срочное уведомление в приложении
- New Client Onboarding — когда лид становится делом, создать чек-лист онбординга из 5 шагов
- Discovery Stage Preparation — при переходе дела на этап сбора доказательств (Discovery) создать чек-лист подготовки и уведомить назначенного пользователя
- Matter Closure Checklist — при закрытии дела создать чек-лист завершения для административных процедур
Статус правила#
| Статус | Значение |
|---|---|
| Active | Правило работает и будет срабатывать при наступлении триггерных событий |
| Paused | Правило создано, но не будет срабатывать до тех пор, пока вы снова его не включите |
История выполнения#
Для каждой автоматизации в списке отображаются ее триггер, количество условий и действий, число выполнений и время последнего запуска. Откройте пункт Execution History в меню правила, чтобы просмотреть последние запуски и их статус: Pending, Running, Completed или Failed.
Функции безопасности#
- Автоматический выключатель — если правило завершается ошибкой 5 раз подряд, оно автоматически приостанавливается для предотвращения повторных сбоев
- Создатель правила получает уведомление об автоматической приостановке с указанием последней ошибки, что позволяет изучить и устранить проблему