ऑटोमेशन

ऑटोमेशन आपको "जब X हो, तो Y करें" वाले नियम बनाने की सुविधा देता है जो अपने आप चलते हैं। ये बार-बार दोहराए जाने वाले कार्यों को समाप्त करते हैं और आपकी फर्म में सुसंगत वर्कफ़्लो सुनिश्चित करते हैं।

ऑटोमेशन कैसे काम करते हैं#

प्रत्येक ऑटोमेशन नियम के तीन भाग होते हैं:

1. ट्रिगर (Trigger): वह घटना जिससे ऑटोमेशन शुरू होता है
2. शर्तें (Conditions) (वैकल्पिक): फ़िल्टर जिनका सही होना ऑटोमेशन के सक्रिय होने के लिए आवश्यक है
3. क्रियाएं (Actions): ट्रिगर सक्रिय होने और शर्तें पूरी होने पर क्या होता है

ट्रिगर्स (Triggers)#

शर्तें (Conditions)#

ऑटोमेशन कब सक्रिय हो, इसे नियंत्रित करने के लिए वैकल्पिक शर्तें जोड़ें। दो या अधिक शर्तों के साथ, Match all conditions (प्रत्येक शर्त का मेल खाना आवश्यक है) या any condition (कम से कम एक शर्त का मेल खाना आवश्यक है) चुनें।

प्रत्येक शर्त ट्रिगर से एक फ़ील्ड चुनती है, जैसे कि लीड का नाम, नए चरण का नाम, मामले का शीर्षक या क्लाइंट का नाम।

उपलब्ध ऑपरेटर्स:

• Equals: सटीक मिलान (उदा. नए चरण का नाम "Consulted" के बराबर है)
• Not Equals: मेल नहीं खाता है
• Contains: आंशिक मिलान, बड़े/छोटे अक्षरों (कैपिटल लेटर्स) को अनदेखा करते हुए (उदा. मामले के शीर्षक में "NDA" शामिल है)

उदाहरण शर्तें:

• नए चरण का नाम "Consulted" के बराबर है: केवल तभी सक्रिय होता है जब कोई लीड Consulted चरण में जाती है
• मामले के शीर्षक में "Lease" शामिल है: केवल उन्हीं मामलों के लिए सक्रिय होता है जिनके शीर्षक में "Lease" है

क्रियाएं (Actions)#

ऑटोमेशन सक्रिय होने पर क्रियाएं क्रमबद्ध रूप से निष्पादित होती हैं। संदेशों, विषयों और शीर्षकों में घटना से संबंधित विवरण शामिल हो सकते हैं, जैसे कि {{lead.name}}।

किसी लीड या मामले के बारे में सूचना केवल उन्हीं लोगों तक पहुँचती है जो उसे खोल सकते हैं। यदि सदस्य केवल उन्हें सौंपे गए या उनके साथ साझा किए गए रिकॉर्ड ही देख सकते हैं (टीम और भूमिकाएं में रिकॉर्ड दृश्यता), तो "टीम के सभी सदस्य" का अर्थ है स्वामी (owners) और एडमिन के साथ-साथ वे सदस्य। एक एथिकल वॉल उन सभी को बाहर रखती है जिन्हें यह प्रतिबंधित करती है।

1. इन-ऐप सूचना भेजें (Send In-App Notification)#

अपनी टीम को एक इन-ऐप सूचना भेजें।

• प्राप्तकर्ता चुनें: सौंपा गया उपयोगकर्ता, निर्माता, या टीम के सभी सदस्य
• एक सूचना संदेश लिखें
• प्राथमिकता चुनें (Low, Normal, High, Urgent)
• यह सूचना प्राप्तकर्ता के सूचना केंद्र में दिखाई देती है

2. ईमेल सूचना भेजें (Send Email Notification)#

एक ईमेल सूचना भेजें।

• प्राप्तकर्ता चुनें: सौंपा गया उपयोगकर्ता, निर्माता, या टीम के सभी सदस्य
• विषय और मुख्य भाग (body) सेट करें
• ऑटोमेशन चलने पर ईमेल भेजा जाता है

3. माइलस्टोन बनाएं (Create a Milestone)#

मामले में एक एकल माइलस्टोन जोड़ें।

• माइलस्टोन का शीर्षक सेट करें
• देय तिथि सेट करें: घटना के 1, 2, 3, 5, 7, 14 या 30 दिन बाद
• प्राथमिकता चुनें (Low, Medium, High, Critical)

4. माइलस्टोन की चेकलिस्ट बनाएं (Create Checklist of Milestones)#

मानक वर्कफ़्लो के लिए, एक साथ कई माइलस्टोन की चेकलिस्ट जोड़ें।

• माइलस्टोन का एक सेट निर्धारित करें, प्रत्येक का एक शीर्षक, देय तिथि और प्राथमिकता हो
• सभी माइलस्टोन एक साथ बनाए जाते हैं
• ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट के लिए बेहतरीन (उदा. "जब कोई लीड मामला बन जाए, तो मानक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट बनाएं")

5. अनुबंध पर हस्ताक्षर का अनुस्मारक भेजें (Send Engagement Signing Reminder)#

प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता को, जिसने अभी तक अनुबंध पत्र पर हस्ताक्षर नहीं किए हैं, एक अनुस्मारक ईमेल करें। यह केवल When an unsigned engagement reminder is due ट्रिगर के साथ काम करता है, और वह ट्रिगर केवल इसी क्रिया के साथ काम करता है। हस्ताक्षर के लिए पत्र भेजते समय जब आप Send one reminder after 7 days if unsigned को चुनते हैं, तो Flow आपके लिए यह नियम जोड़ देता है, जिसका नाम "Document signing reminder" होता है। इसे रोकने (pause करने) से अनुस्मारक रुक जाते हैं। हस्ताक्षरित या अपडेट किए गए पत्रों और निरस्त किए गए पोर्टल लिंक को छोड़ दिया जाता है। यह नियम Free प्लान की सीमा में नहीं गिना जाता है।

एक ऑटोमेशन बनाना#

1. Settings → Automations पर जाएं (स्वामी और एडमिन)
2. New Automation पर क्लिक करें
3. नियम सेट करें:
   • Name: नियम को एक विवरणात्मक नाम दें (उदा. "मुकदमेबाजी के लिए इनटेक चेकलिस्ट")
   • Description: वैकल्पिक
   • When (Trigger): चुनें कि नियम कब सक्रिय हो
   • If (Conditions): वैकल्पिक रूप से फ़िल्टर जोड़ें
   • Then (Actions): क्रम से एक या अधिक क्रियाएं जोड़ें
4. Create Automation पर क्लिक करें

नए ऑटोमेशन तुरंत सक्रिय हो जाते हैं। किसी नियम को किसी भी समय रोकने के लिए उसके बगल वाले स्विच का उपयोग करें, और तैयार होने पर उसे वापस चालू करें।

पहले से निर्मित टेम्प्लेट (Pre-Built Templates)#

छह उपयोग के लिए तैयार नियमों में से किसी एक से शुरुआत करने के लिए Templates पर क्लिक करें। प्रत्येक नियम संपादक में खुलता है ताकि आप सहेजने से पहले इसे समायोजित कर सकें:

1. Engagement signing reminder: अनुबंध पत्र भेजते समय आपके द्वारा चुने गए विलंब के बाद एक अनुस्मारक भेजें। हस्ताक्षरित, अमान्य (void) और निरस्त किए गए अनुरोधों को छोड़ दिया जाता है
2. New Lead Follow-Up: जब कोई नई लीड आए, तो टीम के सभी सदस्यों को सूचित करें और सौंपे गए उपयोगकर्ता को ईमेल भेजें
3. Website/Zapier Lead Alert: जब Lawzana Directory, आपकी वेबसाइट, Zapier, आपके संपर्क पृष्ठ या आपके बुकिंग पृष्ठ से कोई लीड आए, तो ऐप में टीम के सभी सदस्यों को एक तत्काल चेतावनी (urgent alert) भेजें
4. New Client Onboarding: जब कोई लीड मामला बन जाए, तो 5-चरणीय ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट बनाएं
5. Discovery Stage Preparation: जब कोई मामला Discovery चरण में जाता है, तो एक तैयारी चेकलिस्ट बनाएं और सौंपे गए उपयोगकर्ता को सूचित करें
6. Matter Closure Checklist: जब कोई मामला बंद हो जाता है, तो प्रशासनिक समापन के लिए एक क्लोज़र चेकलिस्ट बनाएं

नियम की स्थिति (Rule Status)#

निष्पादन इतिहास (Execution History)#

सूची में प्रत्येक ऑटोमेशन अपना ट्रिगर, शर्तों और क्रियाओं की संख्या, यह कितनी बार चला है और अंतिम बार कब चला था, दिखाता है। प्रत्येक हालिया रन को देखने के लिए और यह जानने के लिए कि वह Pending, Running, Completed या Failed है, नियम के मेनू से Execution History खोलें।

सुरक्षा सुविधाएं#

• सर्किट ब्रेकर (Circuit breaker): यदि कोई नियम लगातार 5 बार विफल होता है, तो बार-बार होने वाली विफलताओं को रोकने के लिए इसे अपने आप रोक (pause कर) दिया जाता है
• जब कोई नियम अपने आप रुक जाता है, तो नियम बनाने वाले व्यक्ति को अंतिम त्रुटि के साथ सूचित किया जाता है, ताकि आप समस्या की जांच कर सकें और उसे ठीक कर सकें