ऑटोमेशन

ऑटोमेशन आपको "जब X होता है, तब Y करें" जैसे नियम बनाने की सुविधा देता है जो स्वचालित रूप से चलते हैं। वे दोहराए जाने वाले कार्यों को समाप्त करते हैं और आपकी फर्म में सुसंगत वर्कफ़्लो सुनिश्चित करते हैं।

ऑटोमेशन कैसे काम करता है#

प्रत्येक ऑटोमेशन नियम के तीन भाग होते हैं:

ट्रिगर (Trigger) — वह इवेंट जो ऑटोमेशन को शुरू करता है
शर्तें (Conditions) (वैकल्पिक) — फ़िल्टर जिनका ऑटोमेशन के सक्रिय होने के लिए सत्य होना आवश्यक है
क्रियाएं (Actions) — ट्रिगर सक्रिय होने और शर्तें पूरी होने पर क्या होता है

ट्रिगर्स#

Trigger	Fires When
Matter Created	कोई नया मामला (matter) बनाया जाता है
Stage Changed	कोई मामला किसी भिन्न चरण (stage) में जाता है
Matter Closed	कोई मामला बंद (closed) चरण में पहुँचता है
Lead Created	कोई नई लीड सिस्टम में दर्ज होती है
Lead Converted	किसी लीड को मामले (matter) में बदला जाता है

शर्तें#

ऑटोमेशन कब सक्रिय हो, इसे नियंत्रित करने के लिए वैकल्पिक शर्तें जोड़ें। शर्तें AND लॉजिक का उपयोग करती हैं — सभी शर्तों का सत्य होना आवश्यक है।

उपलब्ध ऑपरेटर्स:

Equals — सटीक मिलान (उदा. स्टेज "Intake" के बराबर है)
Not Equals — मेल नहीं खाता
Contains — आंशिक मिलान (उदा. शीर्षक में "NDA" शामिल है)
In — सूची में किसी भी मान से मेल खाता है (उदा. प्रैक्टिस एरिया "Corporate, Tax" में है)
Not In — सूची के किसी भी मान से मेल नहीं खाता

उदाहरण शर्तें:

स्टेज "Intake" के बराबर है — केवल तभी सक्रिय होता है जब कोई मामला Intake में हो
प्रैक्टिस एरिया "Family Law, Litigation" में है — केवल विशिष्ट प्रैक्टिस एरिया के लिए सक्रिय होता है

क्रियाएं#

ऑटोमेशन सक्रिय होने पर क्रियाएं क्रमबद्ध तरीके से निष्पादित होती हैं।

1. सूचित करें (इन-ऐप)#

निर्दिष्ट टीम के सदस्यों को इन-ऐप सूचना (नोटिफिकेशन) भेजें।

प्राप्तकर्ता चुनें (विशिष्ट उपयोगकर्ता या "सभी टीम सदस्य")
सूचना संदेश लिखें
सूचना प्राप्तकर्ता के नोटिफिकेशन केंद्र में दिखाई देती है

2. सूचित करें (ईमेल)#

ईमेल सूचना भेजें।

प्राप्तकर्ता चुनें
विषय (Subject) और संदेश लिखें
ईमेल तुरंत भेजे जाते हैं

3. माइलस्टोन बनाएं#

मामले में एक एकल माइलस्टोन जोड़ें।

माइलस्टोन का शीर्षक और नियत तारीख (due date) निर्धारित करें
प्राथमिकता चुनें (Low, Medium, High, Critical)
टीम के किसी सदस्य को सौंपें

4. माइलस्टोन बनाएं (बैच)#

एक साथ माइलस्टोन की एक चेकलिस्ट जोड़ें — मानक वर्कफ़्लो के लिए उपयोगी।

शीर्षकों और संबंधित नियत तारीखों के साथ माइलस्टोन का एक सेट परिभाषित करें
सभी माइलस्टोन एक साथ बनाए जाते हैं
ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट के लिए अत्यंत उपयोगी (उदा., "जब कोई मामला Intake में पहुंचे, तो मानक इनटेक चेकलिस्ट बनाएं")

एक ऑटोमेशन बनाना#

Settings → Automations पर जाएं
New Automation पर क्लिक करें
नियम सेट करें:
- Name — नियम को एक वर्णनात्मक नाम दें (उदा., "Intake Checklist for Litigation")
- Trigger — चुनें कि नियम कब सक्रिय होना चाहिए
- Conditions — वैकल्पिक रूप से फ़िल्टर जोड़ें
- Actions — क्रम में एक या अधिक क्रियाएं जोड़ें
Save पर क्लिक करें

ऑटोमेशन Draft स्थिति में शुरू होता है। तैयार होने पर इसे Active पर सेट करें।

पहले से निर्मित टेम्प्लेट#

उपयोग के लिए तैयार पाँच टेम्प्लेट उपलब्ध हैं:

New Lead Notification — नई लीड आने पर टीम को सूचित करें
Matter Intake Checklist — जब कोई मामला Intake में प्रवेश करे तो मानक माइलस्टोन बनाएं
Stage Change Alert — मामले का चरण बदलने पर ईमेल सूचना भेजें
Lead Conversion Follow-up — लीड के मामले में बदलने पर फ़ॉलो-अप कार्य बनाएं
Matter Closure Checklist — मामला बंद होने पर अंतिम समीक्षा माइलस्टोन बनाएं

नियम की स्थिति#

Status	Meaning
Active	नियम चालू है और ट्रिगर इवेंट्स पर सक्रिय होगा
Paused	नियम मौजूद है लेकिन पुनः सक्रिय होने तक नहीं चलेगा
Draft	नियम कॉन्फ़िगर किया जा रहा है और अभी सक्रिय नहीं होगा

निष्पादन इतिहास#

प्रत्येक ऑटोमेशन ट्रैक करता है:

कुल निष्पादन (Total executions) — यह कितनी बार सक्रिय हुआ है
अंतिम बार चलना (Last run) — यह पिछली बार कब निष्पादित हुआ था
हाल के निष्पादन की स्थिति — Pending, Running, Completed, या Failed

सुरक्षा सुविधाएं#

सर्किट ब्रेकर (Circuit breaker) — यदि कोई नियम लगातार 5 बार विफल होता है, तो बार-बार होने वाली विफलताओं को रोकने के लिए इसे स्वचालित रूप से रोक (pause) दिया जाता है
पुनः प्रयास तंत्र (Retry mechanism) — विफल क्रियाओं को विफल चिह्नित करने से पहले पुनः प्रयास किया जाता है
यदि नियम स्वतः रुक (auto-paused) जाते हैं तो आपको सूचित किया जाएगा ताकि आप समस्या की जांच कर सकें और उसे ठीक कर सकें