दस्तावेज़ और फ़ाइलें
Lawzana Flow दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के दो तरीके प्रदान करता है: किसी मामले (matter) से संलग्न करके, या दस्तावेज़ (Documents) अनुभाग में स्टैंडअलोन फ़ाइलों के रूप में। दोनों ही AI-संचालित विश्लेषण का समर्थन करते हैं।
दस्तावेज़ अपलोड करना#
किसी मामले (Matter) में#
- मामला खोलें और Documents टैब पर जाएं
- Upload पर क्लिक करें, फिर फ़ाइलों को विंडो में ड्रैग और ड्रॉप करें या Browse Files पर क्लिक करें। आप एक साथ कई फ़ाइलें जोड़ सकते हैं
- दस्तावेज़ स्वचालित रूप से उस मामले से संबद्ध हो जाते हैं
यदि अपलोड करते समय कोई फ़ोल्डर चुना गया है, तो फ़ाइलें उस फ़ोल्डर में चली जाती हैं।
अपलोड विंडो में Google Drive और OneDrive बटन भी होते हैं। वहां से फ़ाइलें चुनें और Flow मामले में एक प्रतिलिपि जोड़ देगा, ठीक वैसे ही जैसे आपने उन्हें अपने कंप्यूटर से अपलोड किया हो। Flow केवल आपके द्वारा चुनी गई फ़ाइलों को ही पढ़ता है। Google Docs, Sheets और Slides को Word, Excel, PowerPoint या PDF फ़ाइलों के रूप में जोड़ा जाता है।
दस्तावेज़ अनुभाग में (स्टैंडअलोन)#
- साइडबार में Documents पर जाएं और Files टैब खोलें
- Upload Files पर क्लिक करें या ड्रैग और ड्रॉप करें
- स्टैंडअलोन फ़ाइलें किसी भी मामले से जुड़ी नहीं होती हैं। उनका उपयोग टेम्पलेट्स, संदर्भ सामग्री, या पूरी फर्म से संबंधित दस्तावेज़ों के लिए करें। किसी फ़ाइल को बाद में किसी मामले में ले जाने के लिए Assign to Matter का उपयोग करें।
समर्थित प्रारूप (फ़ॉर्मेट)#
| प्रारूप | एक्सटेंशन | विवरण |
|---|---|---|
.pdf |
AI द्वारा पढ़ा जाता है, जिसमें स्कैन किए गए PDF भी शामिल हैं | |
| Word | .docx |
AI द्वारा पढ़ा जाता है |
| टेक्स्ट | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
AI द्वारा पढ़ा जाता है |
| फ़ोटो और स्कैन | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
PDF की तरह AI द्वारा पढ़ा जाता है |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
संग्रहीत किया जाता है, AI द्वारा पढ़ा नहीं जाता |
| ईमेल | .eml, .msg |
संग्रहीत किया जाता है, AI द्वारा पढ़ा नहीं जाता |
| अन्य | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
संग्रहीत किया जाता है, AI द्वारा पढ़ा नहीं जाता |
फ़ाइल आकार सीमाएं#
- टीम के सदस्यों द्वारा अपलोड: प्रति फ़ाइल अधिकतम 25 MB तक
- ग्राहकों द्वारा अपलोड (पोर्टल के माध्यम से): प्रति फ़ाइल अधिकतम 10 MB तक, PDF, Word, Excel, टेक्स्ट या इमेज प्रारूप में
डुप्लिकेट अपलोड#
जब आप किसी ऐसे मामले या लीड में कोई फ़ाइल अपलोड करते हैं जिसमें पहले से ही वही समान फ़ाइल मौजूद है, तो Flow उसे संग्रहीत करने से पहले आपसे पूछता है। चुनें:
- Cancel: केवल मौजूदा दस्तावेज़ को बनाए रखें
- Upload a copy: फ़ाइल को एक दूसरे दस्तावेज़ के रूप में फिर से संग्रहीत करें
- Replace existing: मौजूदा दस्तावेज़ को उसके फ़ोल्डर, पोर्टल शेयरिंग और AI परिणामों के साथ बनाए रखें, और उसे नया फ़ाइल नाम दें
जब आप किसी मामले में एक साथ कई फ़ाइलें अपलोड करते हैं, तो अन्य फ़ाइलें पहले संग्रहीत हो जाती हैं और Flow प्रत्येक डुप्लिकेट के बारे में बारी-बारी से पूछता है। इस जांच के अस्तित्व में आने से पहले अपलोड किए गए दस्तावेज़ों का मिलान नहीं किया जाता है।
फ़ोल्डर व्यवस्था#
आसान नेविगेशन के लिए अपने दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें:
- Documents टैब में, Show folders पर क्लिक करें
- Folders के बगल में स्थित नए-फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें और फ़ोल्डर को नाम दें
- दस्तावेज़ के क्रियाकलापों (actions) में Move to Folder का उपयोग करके दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करें
- फ़ोल्डरों को नेस्ट करने के लिए फ़ोल्डर के मेनू में New subfolder का उपयोग करें; आप वहां से फ़ोल्डरों का नाम बदल भी सकते हैं या उन्हें हटा भी सकते हैं
AI प्रोसेसिंग#
जब आप कोई ऐसा दस्तावेज़ अपलोड करते हैं जिसे AI पढ़ सकता है, तो Lawzana Flow उसे बैकग्राउंड में पढ़ता है और उसके मुख्य तथ्यों को निकालता है। AI फ़ाइल को स्वयं पढ़ता है, इसलिए फ़ोटो और स्कैन किए गए पृष्ठ भी टाइप किए गए दस्तावेज़ों की तरह ही काम करते हैं।
दस्तावेज़ अनुभाग में, प्रत्येक फ़ाइल अपनी स्थिति दिखाती है: Pending, Text extracted या Analyzed।
AI विश्लेषण#
दस्तावेज़ को उसके AI टूल्स के साथ खोलने के लिए उस पर View & Analyze पर क्लिक करें, या Assistant से इसके बारे में पूछने के लिए Open in Assistant पर क्लिक करें। निम्नलिखित के बारे में पूरी जानकारी के लिए AI सुविधाएं देखें:
- Summary: एक क्लिक में दस्तावेज़ का अवलोकन
- Facts: तिथियां, पक्षकार, दावे, राशियां
- AI Assistant: दस्तावेज़ के बारे में प्रश्न पूछें
- Review: समस्याओं और कमियों की जांच के लिए प्लेबुक समीक्षा चलाएं
- Entities: दस्तावेज़ में उल्लिखित व्यक्तियों और कंपनियों का पता लगाएं, और उन्हें अपने संपर्कों या मामले में जोड़ें
ग्राहकों के साथ दस्तावेज़ साझा करना#
क्लाइंट पोर्टल के माध्यम से दस्तावेज़ साझा करने के लिए:
- मामले का Documents टैब खोलें
- उस दस्तावेज़ के लिए Client Portal कॉलम में स्विच ऑन करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू में Share to Portal चुनें)
- दस्तावेज़ ग्राहक के पोर्टल व्यू में दिखाई देने लगता है, और आपकी सूची में Shared के रूप में चिह्नित हो जाता है
- ग्राहक साझा किए गए दस्तावेज़ों को डाउनलोड कर सकते हैं
हस्ताक्षरित दस्तावेज़#
जब किसी लीड या मामले से ई-हस्ताक्षर (e-signature) के लिए भेजे गए ड्राफ़्ट पर सभी पक्ष हस्ताक्षर कर देते हैं, तो Flow हस्ताक्षरित PDF को उस लीड या मामले के दस्तावेज़ों में दर्ज कर देता है। Upload signed copy के माध्यम से आपके द्वारा अपलोड की गई प्रतिलिपि भी उसी तरह दर्ज की जाती है। ड्राफ्टिंग देखें।
दस्तावेज़ डाउनलोड करना#
- प्रतिलिपि सहेजने के लिए किसी भी दस्तावेज़ के बगल में स्थित डाउनलोड आइकन पर क्लिक करें
- दस्तावेज़ उनके मूल प्रारूप में डाउनलोड किए जाते हैं
- ग्राहक पोर्टल से साझा किए गए दस्तावेज़ों को डाउनलोड कर सकते हैं
दस्तावेज़ हटाना#
- किसी दस्तावेज़ के बगल में स्थित हटाएं आइकन पर क्लिक करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू का उपयोग करें)
- हटाने की पुष्टि करें
केवल स्वामी (owners) और व्यवस्थापक (admins) ही मामले के दस्तावेज़ों और स्टैंडअलोन फ़ाइलों को हटा सकते हैं; किसी लीड पर, दर्शकों (viewers) को छोड़कर कोई भी दस्तावेज़ हटा सकता है। स्टैंडअलोन फ़ाइलों को हटाने के बजाय संग्रहीत (archive) और पुनर्स्थापित (restore) भी किया जा सकता है।