दस्तावेज़ और फ़ाइलें
Lawzana Flow दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के दो तरीके प्रदान करता है: किसी मामले (matter) से जुड़े हुए, या Documents अनुभाग में स्टैंडअलोन फ़ाइलों के रूप में। दोनों ही AI-संचालित विश्लेषण का समर्थन करते हैं।
दस्तावेज़ अपलोड करना#
किसी मामले (Matter) में#
- मामला खोलें और Documents टैब पर जाएं
- Upload पर क्लिक करें या फ़ाइलों को ड्रैग करके उस क्षेत्र में छोड़ें (ड्रॉप करें)
- दस्तावेज़ स्वचालित रूप से उस मामले से जुड़ जाते हैं
यदि अपलोड करते समय कोई फ़ोल्डर चुना गया है, तो फ़ाइलें उसी फ़ोल्डर में जाती हैं।
Documents अनुभाग में (स्टैंडअलोन)#
- साइडबार में Documents पर जाएं और Files टैब खोलें
- Upload Files पर क्लिक करें या ड्रैग एंड ड्रॉप करें
- स्टैंडअलोन फ़ाइलें किसी भी मामले से जुड़ी नहीं होती हैं — यह टेम्प्लेट, संदर्भ सामग्री या फर्म-स्तरीय दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी हैं। बाद में किसी फ़ाइल को किसी मामले में ले जाने के लिए Assign to Matter का उपयोग करें।
समर्थित फ़ॉर्मेट#
| फ़ॉर्मेट | एक्सटेंशन | नोट्स |
|---|---|---|
.pdf |
AI द्वारा पढ़ा जा सकता है, जिसमें स्कैन किए गए PDF भी शामिल हैं | |
| Word | .docx |
AI द्वारा पढ़ा जा सकता है |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
AI द्वारा पढ़ा जा सकता है |
| फ़ोटो और स्कैन | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
PDF की तरह AI द्वारा पढ़ा जा सकता है |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
संग्रहीत किए जाते हैं, AI द्वारा पढ़े नहीं जाते |
| ईमेल | .eml, .msg |
संग्रहीत किए जाते हैं, AI द्वारा पढ़े नहीं जाते |
| अन्य | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
संग्रहीत किए जाते हैं, AI द्वारा पढ़े नहीं जाते |
फ़ाइल आकार सीमाएं#
- टीम के सदस्यों द्वारा अपलोड: प्रति फ़ाइल अधिकतम 25 MB
- ग्राहकों द्वारा अपलोड (पोर्टल के माध्यम से): प्रति फ़ाइल अधिकतम 10 MB, PDF, Word, Excel, टेक्स्ट या इमेज फ़ॉर्मेट में
डुप्लिकेट अपलोड#
जब आप किसी ऐसे मामले या लीड में कोई फ़ाइल अपलोड करते हैं जिसमें पहले से ही वही सटीक फ़ाइल मौजूद है, तो Flow उसे संग्रहीत करने से पहले पूछता है। इनमें से चुनें:
- Cancel — केवल मौजूदा दस्तावेज़ रखें
- Upload a copy — फ़ाइल को दूसरे दस्तावेज़ के रूप में फिर से संग्रहीत करें
- Replace existing — मौजूदा दस्तावेज़ को उसके फ़ोल्डर, पोर्टल शेयरिंग और AI परिणामों के साथ बनाए रखें, और उसे नया फ़ाइल नाम दें
जब आप किसी मामले में एक साथ कई फ़ाइलें अपलोड करते हैं, तो अन्य फ़ाइलें पहले संग्रहीत की जाती हैं और Flow बारी-बारी से प्रत्येक डुप्लिकेट के बारे में पूछता है। इस जांच सुविधा के बनने से पहले अपलोड किए गए दस्तावेज़ों का मिलान नहीं किया जाता है।
फ़ोल्डर व्यवस्था#
सरल नेविगेशन के लिए अपने दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें:
- Documents टैब में, Show folders पर क्लिक करें
- Folders के बगल में स्थित नए फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें और फ़ोल्डर को नाम दें
- दस्तावेज़ के एक्शन मेनू में Move to Folder का उपयोग करके दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करें
- फ़ोल्डरों को नेस्ट (एक फ़ोल्डर के अंदर दूसरा फ़ोल्डर) करने के लिए किसी फ़ोल्डर के मेनू में New subfolder का उपयोग करें; आप वहां से फ़ोल्डरों का नाम भी बदल सकते हैं या उन्हें हटा सकते हैं
AI प्रोसेसिंग#
जब आप ऐसा दस्तावेज़ अपलोड करते हैं जिसे AI पढ़ सकता है, तो Lawzana Flow बैकग्राउंड में उसे पढ़ता है और उसके मुख्य तथ्यों को निकालता है। AI सीधे फ़ाइल को पढ़ता है, इसलिए टाइप किए गए दस्तावेज़ों की तरह ही फ़ोटो और स्कैन किए गए पृष्ठ भी काम करते हैं।
Documents अनुभाग में, प्रत्येक फ़ाइल अपनी स्थिति दिखाती है: Pending, Text extracted या Analyzed।
AI विश्लेषण#
किसी दस्तावेज़ को उसके AI टूल के साथ खोलने के लिए उस पर View & Analyze पर क्लिक करें। निम्नलिखित के बारे में पूरी जानकारी के लिए AI Features देखें:
- Summary — एक क्लिक में दस्तावेज़ का सारांश
- Facts — तिथियां, पक्ष (parties), दावे, राशियां
- AI Assistant — दस्तावेज़ के बारे में प्रश्न पूछें
- Review — कमियों और समस्याओं के लिए प्लेबुक समीक्षा चलाएं
- Entities — दस्तावेज़ में उल्लिखित व्यक्तियों और कंपनियों का पता लगाएं, और उन्हें अपने संपर्कों या मामले में जोड़ें
ग्राहकों के साथ दस्तावेज़ साझा करना#
क्लाइंट पोर्टल के माध्यम से दस्तावेज़ साझा करने के लिए:
- मामले का Documents टैब खोलें
- उस दस्तावेज़ के लिए Client Portal कॉलम में स्विच ऑन करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू में Share to Portal चुनें)
- दस्तावेज़ ग्राहक के पोर्टल दृश्य में दिखाई देने लगता है, और आपकी सूची में Shared के रूप में चिह्नित हो जाता है
- ग्राहक साझा किए गए दस्तावेज़ों को डाउनलोड कर सकते हैं
दस्तावेज़ डाउनलोड करना#
- किसी भी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि सहेजने के लिए उसके बगल में स्थित डाउनलोड आइकन पर क्लिक करें
- दस्तावेज़ उनके मूल फ़ॉर्मेट में डाउनलोड होते हैं
- ग्राहक पोर्टल से साझा किए गए दस्तावेज़ों को डाउनलोड कर सकते हैं
दस्तावेज़ हटाना#
- किसी दस्तावेज़ के बगल में स्थित हटाएं (delete) आइकन पर क्लिक करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू का उपयोग करें)
- हटाने की पुष्टि करें
केवल स्वामी (owners) और व्यवस्थापक (admins) ही मामले के दस्तावेज़ों और स्टैंडअलोन फ़ाइलों को हटा सकते हैं; लीड पर, केवल देखने वालों (viewers) को छोड़कर कोई भी दस्तावेज़ हटा सकता है। स्टैंडअलोन फ़ाइलों को हटाने के बजाय संग्रहीत (archive) और पुनर्स्थापित (restore) भी किया जा सकता है।