ट्रस्ट अकाउंटिंग (Trust Accounting)

अपने पास मौजूद क्लाइंट के धन का रिकॉर्ड रखें, जिसमें प्रति मामला (matter) एक लेज़र और फर्म ट्रस्ट खाते शामिल हैं जिनका आप अपने बैंक विवरण (bank statement) से समाधान (reconciliation) कर सकते हैं।

फर्म ट्रस्ट खाते#

Billing Dashboard के Trust accounts अनुभाग से ट्रस्ट खातों का प्रबंधन करें। किसी मामले पर प्रविष्टियाँ दर्ज करने से पहले आपको कम से कम एक खाते की आवश्यकता होगी।

New trust account पर क्लिक करें और दर्ज करें:

• Account name, उदाहरण के लिए "Client Trust Account"
• Bank (वैकल्पिक)
• Currency, तीन अक्षरों का कोड जैसे EUR या GBP
• Jurisdiction, एक फ्री-टेक्स्ट लेबल जो एक टैग के रूप में दिखाया जाता है

प्रत्येक वास्तविक बैंक खाते के लिए एक ट्रस्ट खाता बनाएं। एक खाता एक ही मुद्रा रखता है, इसलिए दो मुद्राओं में क्लाइंट का धन रखने वाली फर्म को दो खातों की आवश्यकता होती है। प्रत्येक खाता अपना बही शेष (book balance) दिखाता है, जो कि उसके मामला शेष (matter balances) का कुल योग होता है।

प्रति-मामला ट्रस्ट लेज़र (Per-Matter Trust Ledger)#

प्रत्येक मामले का क्लाइंट फंड Billing टैब → Trust के अंतर्गत रहता है। यह टैब प्रत्येक खाते में मामले के लिए रखी गई शेष राशि (खातों के बीच कभी जोड़ी नहीं जाती) और प्रत्येक प्रविष्टि, उसके संदर्भ (reference) और चालू शेष (running balance) के साथ एक लेज़र दिखाता है।

Record entry पर क्लिक करें और भरें:

• Account: यह मामले की मुद्रा वाले खाते से शुरू होता है
• Type: नीचे दी गई तालिका देखें
• Amount, खाते की मुद्रा में
• Date
• Reference, उदाहरण के लिए एक चेक संख्या या एक स्थानांतरण संदर्भ
• Description

प्रविष्टियों को संपादित या हटाया नहीं जा सकता है। किसी गलती को सुधारने के लिए, एक नई प्रविष्टि दर्ज करें जो इसे उलट दे (reverse करे), जैसा कि आपके नियम मांगते हैं।

ओवरड्रा नियम (The Overdraw Rule)#

किसी मामले का क्लाइंट फंड किसी भी तारीख को कभी भी शून्य से नीचे नहीं जा सकता है। Flow तिथि क्रम में लेज़र की जांच करता है और दो कारणों में से किसी एक के लिए भुगतान से इनकार कर देता है:

• उस तारीख पर पर्याप्त नहीं है। संदेश उपलब्ध राशि बताता है।
• तब पर्याप्त था, लेकिन बाद में नहीं। पूर्व-दिनांकित (back-dated) आउटगोइंग भुगतान बाद के भुगतान को बिना कवर के छोड़ देगा। बाद की तारीख का उपयोग करें या बाद की प्रविष्टियों की जांच करें।

समाधान (Reconciliation)#

Billing Dashboard पर, किसी खाते पर Reconcile पर क्लिक करें। बैंक की Statement date (भविष्य की नहीं) और Bank statement balance दर्ज करें, फिर Reconcile पर क्लिक करें। Flow उस तारीख पर बही शेष (book balance) के साथ इसकी तुलना करता है (विवरण तिथि के बाद की प्रविष्टियों को छोड़ दिया जाता है) और यह जांचता है कि मामले के लेज़रों का योग खाते के कुल योग से मेल खाता है या नहीं।

परिणाम Balanced होता है, या जांच करने के लिए अंतर (विवरण ऋण बही) के साथ Not balanced होता है। दोनों को रखा जाता है, और History अपनी विवरण तिथि, बैंक और बही शेष और परिणाम के साथ प्रत्येक पिछले समाधान को सूचीबद्ध करता है।

समाधान अवधि (The Reconciled Period)#

एक बार जब कोई खाता Balanced के रूप में समाधानित हो जाता है, तो वह अवधि बंद हो जाती है: उस विवरण तिथि को या उससे पहले की तारीख वाली प्रविष्टि अस्वीकार कर दी जाती है। इसे उस दिन के बाद की तारीख दें। विवरण तिथि समाधान करने वाले व्यक्ति का कैलेंडर दिन होता है, इसलिए किसी अन्य समय क्षेत्र (time zone) में मौजूद सहकर्मी को भी वही उत्तर मिलता है।

जो समाधान संतुलित नहीं होता है वह कुछ भी बंद नहीं करता है। कारण खोजें (अक्सर कोई जमा या भुगतान जो अभी तक रिकॉर्ड नहीं किया गया है), छूटी हुई प्रविष्टि को उसकी वास्तविक तिथि पर रिकॉर्ड करें, फिर उसी विवरण का फिर से समाधान करें।

संग्रह करना (Archiving)#

Archive केवल तभी दिखाई देता है जब किसी खाते की शेष राशि शून्य हो। एक संग्रहीत (archived) खाता कोई नई प्रविष्टि स्वीकार नहीं करता है और सूची से हट जाता है।