ट्रस्ट अकाउंटिंग

अपने पास रखे गए क्लाइंट के धन का रिकॉर्ड रखें, जिसमें प्रति मामला (matter) एक लेज़र और फ़र्म के ट्रस्ट खाते शामिल हैं, जिनका मिलान आप अपने बैंक स्टेटमेंट से कर सकते हैं।

फ़र्म ट्रस्ट खाते#

Billing Dashboard के Trust accounts अनुभाग से ट्रस्ट खातों का प्रबंधन करें। किसी मामले पर प्रविष्टियां (entries) रिकॉर्ड करने से पहले आपको कम से कम एक खाते की आवश्यकता होगी।

New trust account पर क्लिक करें और दर्ज करें:

• Account name, उदाहरण के लिए "Client Trust Account"
• Bank (वैकल्पिक)
• Currency, तीन अक्षरों का कोड जैसे कि EUR या GBP
• Jurisdiction, एक फ्री-टेक्स्ट लेबल जो टैग के रूप में दिखाया जाता है

Free प्लान पर आपके पास 1 सक्रिय ट्रस्ट खाता हो सकता है; Essentials में कोई सीमा नहीं है (Billing & Plans देखें)। प्रविष्टियां रिकॉर्ड करने और समाधान (मिलान) करने पर कभी कोई प्रतिबंध नहीं होता है।

प्रत्येक वास्तविक बैंक खाते के लिए एक ट्रस्ट खाता बनाएं। एक खाते में एक ही मुद्रा (currency) रखी जाती है, इसलिए दो मुद्राओं में क्लाइंट का धन रखने वाली फ़र्म को दो खातों की आवश्यकता होती है। प्रत्येक खाता अपना बही शेष (book balance) दिखाता है, जो उसके मामले के शेषों (matter balances) का कुल योग होता है।

प्रति-मामला ट्रस्ट लेज़र#

प्रत्येक मामले का क्लाइंट फंड Billing टैब → Trust के अंतर्गत रहता है। यह टैब प्रत्येक खाते में मामले के लिए रखी गई शेष राशि (खातों के बीच कभी जोड़ी नहीं जाती) और प्रत्येक प्रविष्टि, उसके संदर्भ (reference) और चालू शेष (running balance) के साथ एक लेज़र दिखाता है।

Record entry पर क्लिक करें और भरें:

• Account: यह मामले की मुद्रा वाले खाते से शुरू होता है
• Type: नीचे दी गई तालिका देखें
• Amount, खाते की मुद्रा में
• Date
• Reference, उदाहरण के लिए कोई चेक नंबर या ट्रांसफ़र संदर्भ
• Description

प्रविष्टियों को संपादित या हटाया नहीं जा सकता है। किसी गलती को सुधारने के लिए, अपने नियमों की आवश्यकतानुसार उसे उलटने (reverse करने) वाली एक नई प्रविष्टि रिकॉर्ड करें।

ओवरड्रा नियम (The Overdraw Rule)#

किसी मामले का क्लाइंट फंड किसी भी तारीख को कभी भी शून्य से नीचे नहीं जा सकता। Flow तारीख के क्रम में लेज़र की जांच करता है और दो में से किसी एक कारण से आउटगोइंग भुगतान को अस्वीकार कर देता है:

• उस तारीख को पर्याप्त राशि नहीं है। संदेश उपलब्ध राशि दर्शाता है।
• उस समय पर्याप्त थी, लेकिन बाद में नहीं। पिछली तारीख का आउटगोइंग भुगतान बाद के भुगतान को बिना कवर के छोड़ देगा। बाद की तारीख का उपयोग करें या बाद की प्रविष्टियों की जांच करें।

समाधान / मिलान (Reconciliation)#

Billing Dashboard पर, किसी खाते पर Reconcile पर क्लिक करें। बैंक की Statement date (भविष्य की तारीख नहीं) और Bank statement balance दर्ज करें, फिर Reconcile पर क्लिक करें। Flow उस तारीख के बही शेष (book balance) के साथ इसकी तुलना करता है (स्टेटमेंट की तारीख के बाद की प्रविष्टियों को छोड़ दिया जाता है) और यह जांचता है कि मामले के लेज़रों का योग खाते के कुल योग के बराबर है या नहीं।

परिणाम Balanced होता है, या जांच करने के लिए अंतर (स्टेटमेंट में से बही शेष घटाकर) के साथ Not balanced होता है। दोनों को सुरक्षित रखा जाता है, और History प्रत्येक पिछले मिलान को उसकी स्टेटमेंट तिथि, बैंक और बही शेष तथा परिणाम के साथ सूचीबद्ध करता है।

समाधान की गई अवधि (The Reconciled Period)#

एक बार जब कोई खाता Balanced के रूप में मिलान हो जाता है, तो अवधि बंद हो जाती है: उस स्टेटमेंट तिथि पर या उससे पहले की तारीख वाली प्रविष्टि को अस्वीकार कर दिया जाता है। इसे उस दिन के बाद की तारीख दें। स्टेटमेंट तिथि समाधान करने वाले व्यक्ति का कैलेंडर दिवस होता है, इसलिए किसी अन्य समय क्षेत्र (time zone) में सहकर्मी को भी वही परिणाम मिलता है।

जो समाधान संतुलित नहीं होता, वह कुछ भी बंद नहीं करता है। कारण का पता लगाएं (अक्सर कोई जमा या भुगतान जो अभी तक रिकॉर्ड नहीं किया गया है), छूटी हुई प्रविष्टि को उसकी वास्तविक तारीख पर रिकॉर्ड करें, फिर उसी स्टेटमेंट का दोबारा मिलान करें।

संग्रह करना (Archiving)#

Archive केवल तभी दिखाई देता है जब किसी खाते की शेष राशि शून्य हो। एक संग्रहीत (archived) खाता कोई नई प्रविष्टि स्वीकार नहीं करता है और सूची से हट जाता है।