Comptabilité des comptes de tiers
Conservez une trace des fonds clients que vous détenez, grâce à un grand livre par dossier et à des comptes de tiers (fonds clients) que vous pouvez rapprocher de votre relevé bancaire.
Comptes de tiers du cabinet#
Gérez les comptes de tiers depuis la section Comptes de tiers du Tableau de bord de facturation. Vous devez en posséder au moins un avant de pouvoir enregistrer des écritures sur un dossier.
Cliquez sur Nouveau compte de tiers et renseignez :
- Nom du compte, par exemple « Compte de fonds clients »
- Banque (facultatif)
- Devise, un code à trois lettres tel que EUR ou GBP
- Juridiction, une étiquette en texte libre affichée sous forme de tag
Créez un compte de tiers par compte bancaire réel. Un compte ne détient qu'une seule devise ; un cabinet détenant des fonds clients dans deux devises a donc besoin de deux comptes. Chaque compte affiche son solde comptable, qui correspond au total des soldes de ses dossiers.
Grand livre des fonds clients par dossier#
Les fonds clients de chaque dossier se trouvent sous l'onglet Facturation → Fonds clients. L'onglet affiche le solde détenu pour le dossier sur chaque compte (jamais additionné d'un compte à l'autre) ainsi qu'un grand livre répertoriant chaque écriture, sa référence et le solde courant.
Cliquez sur Enregistrer une écriture et renseignez :
- Compte : le champ est prérempli avec le compte correspondant à la devise du dossier
- Type : voir le tableau ci-dessous
- Montant, dans la devise du compte
- Date
- Référence, par exemple un numéro de chèque ou une référence de virement
- Description
| Type | Utilisation |
|---|---|
| Dépôt | Fonds reçus du client ou pour le compte du client sur le compte de tiers |
| Débours | Fonds prélevés sur le compte de tiers pour le compte du client : frais de justice, paiement à un tiers ou virement vers votre compte d'exploitation pour une facture |
| Transfert entrant / Transfert sortant | Déplacement de fonds clients entre dossiers ou comptes. Chaque volet est enregistré séparément ; veillez donc à enregistrer les deux |
Les écritures ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Pour corriger une erreur, enregistrez une nouvelle écriture d'extourne (contre-passation), conformément à vos obligations déontologiques.
La règle du découvert interdit#
Les fonds clients d'un dossier ne peuvent jamais passer sous la barre de zéro, à quelque date que ce soit. Flow vérifie le grand livre par ordre chronologique et refuse un paiement sortant pour l'une des deux raisons suivantes :
- Solde insuffisant à cette date. Le message indique le montant disponible.
- Suffisant à cette date, mais pas ultérieurement. Un paiement rétroactif laisserait un paiement ultérieur sans couverture. Choisissez une date ultérieure ou vérifiez les écritures postérieures.
Rapprochement#
Sur le Tableau de bord de facturation, cliquez sur Rapprocher au niveau d'un compte. Saisissez la Date du relevé bancaire (qui ne peut être future) et le Solde du relevé bancaire, puis cliquez sur Rapprocher. Flow compare ce montant au solde comptable à cette date (les écritures postérieures à la date du relevé sont exclues) et vérifie que la somme des grands livres des dossiers correspond bien au total du compte.
Le résultat est Rapproché, ou Non rapproché avec l'écart (relevé bancaire moins solde comptable) à analyser. Les deux résultats sont conservés, et l'Historique répertorie chaque rapprochement passé avec sa date de relevé, ses soldes bancaire et comptable, et son résultat.
La période rapprochée#
Dès qu'un compte présente un rapprochement Rapproché, la période est clôturée : toute écriture datée du jour du relevé ou d'une date antérieure est refusée. Enregistrez-la à une date postérieure. La date du relevé correspond au jour calendaire de la personne qui a effectué le rapprochement ; ainsi, un collègue situé dans un autre fuseau horaire obtiendra le même résultat.
Un rapprochement non équilibré ne clôture rien. Identifiez-en la cause (souvent un dépôt ou un paiement pas encore enregistré), saisissez l'écriture manquante à sa date réelle, puis procédez de nouveau au rapprochement du même relevé.
Archivage#
L'option Archiver n'apparaît que lorsque le solde d'un compte est égal à zéro. Un compte archivé n'accepte aucune nouvelle écriture et disparaît de la liste.