Comptabilité fiduciaire (fonds clients)

Tenez un registre précis des fonds clients que vous détenez, grâce à un grand livre par dossier et à des comptes de fiducie pour le cabinet que vous pouvez rapprocher de vos relevés bancaires.

Remarque

La comptabilité fiduciaire est réservée aux propriétaires et aux administrateurs. Les autres rôles ne voient ni l'onglet Fiducie, ni les comptes de fiducie. Flow est un outil de tenue de registres : il ne connaît pas les règles de votre barreau. Veillez donc à respecter les règles de votre propre organisme de réglementation concernant les fonds que vous pouvez détenir, le moment où vous pouvez prélever des honoraires, la fréquence des rapprochements et la manière de corriger les erreurs.

Comptes de fiducie du cabinet#

Gérez les comptes de fiducie depuis la section Comptes de fiducie du Tableau de bord de facturation. Vous devez en créer au moins un avant de pouvoir enregistrer des écritures sur un dossier.

Cliquez sur Nouveau compte de fiducie et renseignez :

Nom du compte, par exemple « Compte de fonds clients »
Banque (facultatif)
Devise, un code à trois lettres tel que EUR ou GBP
Juridiction, une étiquette en texte libre affichée sous forme de tag

Avec le forfait Free, vous pouvez avoir 1 compte de fiducie ouvert ; le forfait Essentials n'a aucune limite (voir Facturation et forfaits). L'enregistrement des écritures et les rapprochements ne sont jamais limités.

Créez un compte de fiducie par compte bancaire réel. Un compte ne détient qu'une seule devise : un cabinet détenant des fonds clients dans deux devises a donc besoin de deux comptes. Chaque compte affiche son solde comptable, qui correspond au total des soldes de ses dossiers.

Grand livre de fiducie par dossier#

Les fonds clients de chaque dossier se trouvent sous l'onglet Facturation → Fiducie. Cet onglet affiche le solde détenu pour le dossier dans chaque compte (les montants ne sont jamais additionnés d'un compte à l'autre) ainsi qu'un grand livre détaillant chaque écriture, sa référence et le solde courant.

Cliquez sur Enregistrer une écriture et renseignez :

Compte : sélectionne par défaut le compte dans la devise du dossier
Type : voir le tableau ci-dessous
Montant, dans la devise du compte
Date
Référence, par exemple un numéro de chèque ou une référence de virement
Description

Type	Utilisation
Dépôt	Fonds reçus du client ou pour son compte sur le compte de fiducie
Débours	Fonds prélevés sur le compte de fiducie pour le compte du client : frais de justice, paiement à un tiers ou virement vers votre compte d'exploitation pour régler une facture
Virement entrant / Virement sortant	Déplacement de fonds clients entre dossiers ou comptes. Chaque opération s'enregistre séparément, veillez donc à enregistrer les deux

Les écritures ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Pour corriger une erreur, enregistrez une nouvelle écriture de contrepassation, conformément à vos règles déontologiques.

Boîte de dialogue d'enregistrement d'une écriture de fiducie avec un compte de fonds clients en GBP, le type Dépôt, un montant de 2 000, une référence et une description — Enregistrement d'un dépôt de provision.

Grand livre de fiducie d'un dossier avec un dépôt, un débours, leurs références et le solde courant — Grand livre d'un dossier : le solde détenu et chaque écriture avec son solde courant.

Remarque

Les écritures de fiducie ne sont pas liées aux factures. Si vous réglez une facture à partir des fonds clients, enregistrez le paiement sur la facture ainsi qu'un Débours correspondant depuis le compte de fiducie.

La règle du découvert#

Les fonds clients d'un dossier ne peuvent jamais être négatifs, à quelque date que ce soit. Flow examine le grand livre par ordre chronologique et refuse un paiement sortant pour l'une des deux raisons suivantes :

Fonds insuffisants à cette date. Le message indique le montant disponible.
Fonds suffisants à cette date, mais pas ultérieurement. Un paiement sortant antidaté priverait de couverture un paiement ultérieur. Choisissez une date postérieure ou vérifiez les écritures suivantes.

Rapprochement#

Sur le Tableau de bord de facturation, cliquez sur Rapprocher sur un compte. Saisissez la Date du relevé bancaire (qui ne peut être dans le futur) et le Solde du relevé bancaire, puis cliquez sur Rapprocher. Flow compare ce montant au solde comptable à cette date (les écritures postérieures à la date du relevé sont exclues) et vérifie que la somme des grands livres des dossiers correspond bien au total du compte.

Le résultat est Équilibré, ou Non équilibré avec l'écart (relevé moins solde comptable) à analyser. Les deux états sont conservés, et l'Historique répertorie chaque rapprochement passé avec la date de son relevé, les soldes bancaire et comptable, ainsi que le résultat.

Boîte de dialogue de rapprochement montrant le solde comptable, le solde du relevé bancaire et un message Non équilibré avec l'écart — Un rapprochement non équilibré affiche l'écart à examiner.

La période rapprochée#

Dès qu'un compte présente un rapprochement Équilibré, la période est clôturée : toute écriture datée du jour du relevé ou d'une date antérieure est refusée. Vous devez la dater après ce jour. La date du relevé correspond au jour calendaire de la personne qui a effectué le rapprochement, de sorte qu'un collègue situé dans un autre fuseau horaire obtienne le même résultat.

Un rapprochement qui n'est pas équilibré ne clôture rien. Identifiez la cause (souvent un dépôt ou un paiement non encore enregistré), enregistrez l'écriture manquante à sa date réelle, puis effectuez à nouveau le rapprochement du même relevé.

Archivage#

L'option Archiver n'apparaît que lorsque le solde d'un compte est à zéro. Un compte archivé n'accepte aucune nouvelle écriture et disparaît de la liste.