Documents et fichiers

Lawzana Flow propose deux manières de gérer les documents : joints à un dossier, ou sous forme de fichiers autonomes dans la section Documents. Les deux modes prennent en charge l'analyse optimisée par l'IA.

Téléverser des documents#

Vers un dossier#

1. Ouvrez le dossier et accédez à l'onglet Documents
2. Cliquez sur Téléverser ou effectuez un glisser-déposer des fichiers dans la zone prévue à cet effet
3. Les documents sont automatiquement associés au dossier

Si un dossier est sélectionné lors du téléversement, les fichiers y sont directement intégrés.

Vers la section Documents (fichiers autonomes)#

1. Accédez à Documents dans la barre latérale et ouvrez l'onglet Fichiers
2. Cliquez sur Téléverser des fichiers ou effectuez un glisser-déposer
3. Les fichiers autonomes ne sont rattachés à aucun dossier juridique — très pratique pour les modèles, les documents de référence ou les fichiers applicables à l'ensemble du cabinet. Utilisez ensuite Attribuer à un dossier pour intégrer l'un d'eux à un dossier spécifique.

Formats pris en charge#

Limites de taille de fichier#

• Téléversements par les membres de l'équipe : Jusqu'à 25 Mo par fichier
• Téléversements par les clients (via le portail) : Jusqu'à 10 Mo par fichier, au format PDF, Word, Excel, texte ou image

Téléversements de doublons#

Lorsque vous téléversez un fichier dans un dossier ou un prospect qui contient déjà exactement le même fichier, Flow vous demande confirmation avant de l'enregistrer. Choisissez :

• Annuler — conserver uniquement le document existant
• Téléverser une copie — enregistrer à nouveau le fichier en tant que second document
• Remplacer l'existant — conserver le document existant, avec son dossier, ses partages sur le portail et ses résultats d'IA, tout en lui attribuant le nouveau nom de fichier

Lorsque vous téléversez simultanément plusieurs fichiers dans un dossier, les autres sont enregistrés en premier et Flow vous interroge successivement pour chaque doublon. Les documents téléversés avant l'introduction de cette vérification ne font l'objet d'aucune correspondance.

Organisation des répertoires#

Organisez vos documents dans des sous-dossiers pour une navigation aisée :

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur Afficher les dossiers
2. Cliquez sur l'icône de nouveau dossier à côté de Dossiers et nommez le dossier
3. Déplacez les documents à l'aide de l'option Déplacer vers le dossier située dans les actions du document
4. Utilisez Nouveau sous-dossier dans le menu d'un répertoire pour imbriquer des dossiers ; vous pouvez également y renommer ou supprimer des répertoires

Traitement par l'IA#

Lorsque vous téléversez un document lisible par l'IA, Lawzana Flow le parcourt en arrière-plan et en extrait les faits essentiels. L'IA lit directement le fichier ; ainsi, les photos et les pages numérisées sont traitées aussi efficacement que les documents dactylographiés.

Dans la section Documents, chaque fichier affiche son état : En attente, Texte extrait ou Analysé.

Analyse par l'IA#

Cliquez sur Afficher et analyser sur un document pour l'ouvrir avec ses outils d'IA. Consultez Fonctionnalités IA pour obtenir tous les détails sur :

• Résumé — Aperçu du document en un clic
• Faits — Dates, parties, prétentions, montants
• Assistant IA — Posez des questions relatives au document
• Examen — Lancez un examen basé sur un playbook pour déceler anomalies et lacunes
• Entités — Identifiez les personnes et entreprises citées dans le document, et ajoutez-les à vos contacts ou au dossier

Partager des documents avec les clients#

Pour partager un document via le portail client :

1. Ouvrez l'onglet Documents du dossier
2. Activez le bouton dans la colonne Portail client pour le document concerné (sur smartphone, choisissez Partager sur le portail dans le menu du document)
3. Le document devient accessible dans l'interface du portail du client et apparaît avec la mention Partagé dans votre liste
4. Les clients peuvent télécharger les documents partagés

Télécharger des documents#

• Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de n'importe quel document pour en enregistrer une copie
• Les documents sont téléchargés dans leur format d'origine
• Les clients peuvent télécharger les documents partagés depuis le portail

Supprimer des documents#

1. Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un document (sur smartphone, utilisez le menu du document)
2. Confirmez la suppression

Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent supprimer des documents de dossiers et des fichiers autonomes ; sur un prospect, toute personne à l'exception des utilisateurs en lecture seule peut supprimer des documents. Les fichiers autonomes peuvent également être archivés et restaurés plutôt que supprimés.