Documents et fichiers
Lawzana Flow propose deux manières de gérer vos documents : en les associant à un dossier, ou sous forme de fichiers autonomes dans la section Fichiers. Ces deux méthodes prennent en charge l'analyse optimisée par l'IA.
Téléverser des documents#
Vers un dossier#
- Ouvrez le dossier et accédez à l'onglet Documents
- Cliquez sur Téléverser un document ou glissez-déposez des fichiers dans la zone prévue à cet effet
- Les documents sont automatiquement associés au dossier
Vers la section Fichiers (autonome)#
- Accédez à Fichiers dans la barre latérale
- Cliquez sur Téléverser ou effectuez un glisser-déposer
- Les fichiers autonomes ne sont rattachés à aucun dossier — pratique pour les modèles, la documentation de référence ou les documents transversaux du cabinet
Formats pris en charge#
| Format | Extension | Remarques |
|---|---|---|
.pdf |
Les PDF textuels fonctionnent le mieux. Les PDF scannés peuvent ne pas permettre une extraction correcte du texte. | |
| Word | .doc, .docx |
Extraction intégrale du texte prise en charge |
| Texte | .txt |
Fichiers texte brut |
| Images | .png, .jpg, .jpeg |
À titre de référence uniquement — extraction de texte limitée |
Limites de taille de fichier#
- Téléversements par les membres de l'équipe : Jusqu'à 25 Mo par fichier
- Téléversements par les clients (via le portail) : Jusqu'à 10 Mo par fichier
Organisation des dossiers#
Classez vos documents dans des répertoires pour une navigation simplifiée :
- Cliquez sur Nouveau dossier dans l'onglet Documents
- Nommez le dossier et choisissez éventuellement une couleur
- Glissez-déposez les documents dans les dossiers, ou déplacez-les via le menu contextuel
- Les dossiers peuvent être imbriqués pour créer une structure hiérarchique
Extraction de texte#
Lorsque vous téléversez un document, Lawzana Flow extrait automatiquement son contenu textuel. Cette étape est indispensable pour permettre l'analyse du document par les fonctionnalités d'IA.
- Indicateur de statut : Une coche (✓) apparaît dès que l'extraction de texte est terminée
- Délai de traitement : Généralement quelques secondes pour les documents standards
- PDF scannés : L'extraction peut ne pas s'effectuer correctement — privilégiez les PDF textuels
Analyse par l'IA#
Dès que le texte est extrait, plusieurs types d'analyses optimisées par l'IA deviennent accessibles. Consultez Fonctionnalités IA pour obtenir tous les détails sur :
- Résumé par l'IA — Un aperçu du document en un seul clic
- Extraction des faits clés — Dates, noms, montants, demandes
- Chat documentaire — Posez des questions sur le document
- Analyse des lacunes — Identifiez les clauses manquantes dans les contrats
- Détection des écarts — Comparez par rapport aux standards du cabinet
Partager des documents avec les clients#
Pour partager un document via le portail client :
- Ouvrez le document au sein d'un dossier
- Activez l'option Partager avec le client
- Le document devient visible dans la vue du portail du client
- Les clients peuvent télécharger les documents partagés
Remarque
Le partage s'effectue document par document. Vous contrôlez précisément les documents visibles par chaque client.
Télécharger des documents#
- Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de n'importe quel document pour en enregistrer une copie
- Les documents sont téléchargés dans leur format d'origine
- Les clients peuvent télécharger les documents partagés depuis le portail
Supprimer des documents#
- Cliquez sur le menu contextuel (trois points) à côté d'un document
- Sélectionnez Supprimer
- Confirmez la suppression
Remarque
La suppression d'un document entraîne également la suppression de ses résultats d'analyse par l'IA. Cette action est irréversible.