Documents et fichiers

Lawzana Flow propose deux modes de gestion pour vos documents : joints à un dossier, ou en tant que fichiers indépendants dans la section Documents. Tous deux prennent en charge l'analyse assistée par IA.

Téléverser des documents#

Vers un dossier#

1. Ouvrez le dossier et accédez à l'onglet Documents
2. Cliquez sur Téléverser, puis glissez-déposez les fichiers dans la fenêtre ou cliquez sur Parcourir les fichiers. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois
3. Les documents sont automatiquement associés au dossier

Si un dossier est sélectionné lors du téléversement, les fichiers sont placés dans ce dossier.

La fenêtre de téléversement propose également les boutons Google Drive et OneDrive. Sélectionnez-y des fichiers et Flow en ajoutera une copie au dossier, exactement comme si vous les aviez téléversés depuis votre ordinateur. Flow lit uniquement les fichiers que vous choisissez. Les documents Google Docs, Sheets et Slides sont ajoutés sous forme de fichiers Word, Excel, PowerPoint ou PDF.

Vers la section Documents (indépendants)#

1. Accédez à Documents dans la barre latérale et ouvrez l'onglet Fichiers
2. Cliquez sur Téléverser des fichiers ou glissez-déposez-les
3. Les fichiers indépendants ne sont rattachés à aucun dossier. Utilisez-les pour vos modèles, documents de référence ou documents internes au cabinet. Utilisez ensuite Attribuer à un dossier pour déplacer l'un d'entre eux dans un dossier.

Formats pris en charge#

Limites de taille de fichier#

• Téléversements par les membres de l'équipe : Jusqu'à 25 Mo par fichier
• Téléversements par les clients (via le portail) : Jusqu'à 10 Mo par fichier, au format PDF, Word, Excel, texte ou image

Téléversements de doublons#

Lorsque vous téléversez dans un dossier ou un prospect un fichier identique à un fichier déjà présent, Flow vous demande confirmation avant de l'enregistrer. Choisissez :

• Annuler : ne conserver que le document existant
• Téléverser une copie : enregistrer à nouveau le fichier en tant que second document
• Remplacer l'existant : conserver le document existant, avec son dossier, son partage sur le portail et ses résultats d'IA, et lui attribuer le nouveau nom de fichier

Lorsque vous téléversez plusieurs fichiers à la fois dans un dossier, les autres sont d'abord enregistrés et Flow vous interroge successivement sur chaque doublon. Les documents téléversés avant l'introduction de cette vérification ne font l'objet d'aucune correspondance.

Organisation des dossiers#

Organisez vos documents dans des dossiers pour faciliter votre navigation :

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur Afficher les dossiers
2. Cliquez sur l'icône de nouveau dossier à côté de Dossiers et nommez le dossier
3. Déplacez des documents à l'aide de l'option Déplacer vers le dossier dans les actions du document
4. Utilisez Nouveau sous-dossier dans le menu d'un dossier pour imbriquer des dossiers ; vous pouvez également y renommer ou supprimer des dossiers

Traitement par l'IA#

Lorsque vous téléversez un document lisible par l'IA, Lawzana Flow le lit en arrière-plan et en extrait les faits clés. L'IA lit le fichier lui-même, de sorte que les photos et les pages numérisées fonctionnent aussi bien que les documents saisis au clavier.

Dans la section Documents, chaque fichier affiche son statut : En attente, Texte extrait ou Analysé.

Analyse par l'IA#

Cliquez sur Afficher et analyser sur un document pour l'ouvrir avec ses outils d'IA, ou sur Ouvrir dans l'Assistant pour interroger l'Assistant à son sujet. Consultez Fonctionnalités d'IA pour obtenir tous les détails sur :

• Résumé : Un aperçu du document en un clic
• Faits : Dates, parties, demandes, montants
• Assistant IA : Posez des questions sur le document
• Revue : Exécutez une revue par playbook pour identifier les problèmes et les lacunes
• Entités : Identifiez les personnes et entreprises citées dans le document, et ajoutez-les à vos contacts ou au dossier

Partager des documents avec les clients#

Pour partager un document via le portail client :

1. Ouvrez l'onglet Documents du dossier
2. Activez le commutateur dans la colonne Portail client pour ce document (sur un téléphone, choisissez Partager sur le portail dans le menu du document)
3. Le document devient visible dans la vue du portail du client, marqué comme Partagé dans votre liste
4. Les clients peuvent télécharger les documents partagés

Documents signés#

Lorsque toutes les parties ont signé un projet envoyé pour signature électronique depuis un prospect ou un dossier, Flow classe le PDF signé dans les documents de ce prospect ou de ce dossier. Une copie que vous téléversez à l'aide de Téléverser une copie signée est classée de la même façon. Consultez Rédaction.

Télécharger des documents#

• Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de n'importe quel document pour en enregistrer une copie
• Les documents sont téléchargés dans leur format d'origine
• Les clients peuvent télécharger les documents partagés depuis le portail

Supprimer des documents#

1. Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un document (sur un téléphone, utilisez le menu du document)
2. Confirmez la suppression

Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent supprimer les documents de dossiers et les fichiers indépendants ; sur un prospect, toute personne, à l'exception des lecteurs, peut supprimer des documents. Les fichiers indépendants peuvent également être archivés puis restaurés.