Dokumen & Berkas

Lawzana Flow menyediakan dua cara untuk mengelola dokumen: dilampirkan pada suatu perkara, atau sebagai berkas mandiri di bagian Dokumen. Keduanya mendukung analisis berbasis AI.

Mengunggah Dokumen#

Ke Perkara#

1. Buka perkara dan buka tab Documents
2. Klik Upload, lalu seret dan lepas berkas ke dalam jendela atau klik Browse Files. Anda dapat menambahkan beberapa berkas sekaligus
3. Dokumen secara otomatis dikaitkan dengan perkara tersebut

Jika sebuah folder sedang dipilih saat Anda mengunggah, berkas akan masuk ke dalam folder tersebut.

Jendela pengunggahan juga memiliki tombol Google Drive dan OneDrive. Pilih berkas di sana dan Flow akan menambahkan salinannya ke perkara, sama seperti jika Anda mengunggahnya dari komputer Anda. Flow hanya membaca berkas yang Anda pilih. Google Docs, Sheets, dan Slides ditambahkan sebagai berkas Word, Excel, PowerPoint, atau PDF.

Ke Bagian Dokumen (Mandiri)#

1. Buka Documents di bilah sisi dan buka tab Files
2. Klik Upload Files atau seret dan lepas
3. Berkas mandiri tidak terikat pada perkara apa pun. Gunakan berkas ini untuk templat, materi referensi, atau dokumen internal firma. Gunakan Assign to Matter nanti untuk memindahkannya ke dalam suatu perkara.

Format yang Didukung#

Batasan Ukuran Berkas#

• Unggahan oleh anggota tim: Hingga 25 MB per berkas
• Unggahan oleh klien (melalui portal): Hingga 10 MB per berkas, dalam format PDF, Word, Excel, teks, atau gambar

Unggahan Duplikat#

Saat Anda mengunggah berkas ke perkara atau prospek yang telah memiliki berkas yang sama persis, Flow akan meminta konfirmasi sebelum menyimpannya. Pilih:

• Cancel: hanya menyimpan dokumen yang sudah ada
• Upload a copy: menyimpan kembali berkas tersebut sebagai dokumen kedua
• Replace existing: mempertahankan dokumen yang sudah ada, beserta foldernya, pembagian ke portal, dan hasil AI-nya, lalu memberikannya nama berkas yang baru

Saat Anda mengunggah beberapa berkas ke perkara sekaligus, berkas lainnya akan disimpan terlebih dahulu dan Flow akan menanyakan tentang setiap duplikat secara bergiliran. Dokumen yang diunggah sebelum pemeriksaan ini diterapkan tidak akan dicocokkan.

Pengorganisasian Folder#

Atur dokumen Anda ke dalam folder untuk navigasi yang mudah:

1. Di tab Documents, klik Show folders
2. Klik ikon folder baru di samping Folders dan beri nama folder tersebut
3. Pindahkan dokumen dengan Move to Folder pada menu tindakan dokumen
4. Gunakan New subfolder pada menu folder untuk membuat subfolder; Anda juga dapat mengganti nama atau menghapus folder di sana

Pemrosesan AI#

Saat Anda mengunggah dokumen yang dapat dibaca oleh AI, Lawzana Flow akan membacanya di latar belakang dan mengekstrak fakta-fakta utamanya. AI membaca berkas itu sendiri, sehingga foto dan halaman hasil pindaian dapat diproses sebaik dokumen yang diketik.

Di bagian Dokumen, setiap berkas menampilkan statusnya: Pending, Text extracted, atau Analyzed.

Analisis AI#

Klik View & Analyze pada dokumen untuk membukanya beserta fitur AI-nya, atau Open in Assistant untuk mengajukan pertanyaan kepada Asisten mengenai dokumen tersebut. Lihat Fitur AI untuk detail lengkap mengenai:

• Summary: Ringkasan dokumen dalam satu klik
• Facts: Tanggal, para pihak, klaim, jumlah nominal
• AI Assistant: Ajukan pertanyaan tentang dokumen tersebut
• Review: Jalankan peninjauan playbook untuk menemukan masalah dan celah
• Entities: Temukan orang dan perusahaan yang disebutkan dalam dokumen, lalu tambahkan mereka ke kontak Anda atau ke perkara

Membagikan Dokumen dengan Klien#

Untuk membagikan dokumen melalui portal klien:

1. Buka tab Documents pada perkara
2. Aktifkan tombol pengalih di kolom Client Portal untuk dokumen tersebut (pada ponsel, pilih Share to Portal di menu dokumen)
3. Dokumen akan terlihat di tampilan portal klien, ditandai sebagai Shared dalam daftar Anda
4. Klien dapat mengunduh dokumen yang dibagikan

Dokumen yang Ditandatangani#

Ketika semua pihak telah menandatangani draf yang dikirimkan untuk tanda tangan elektronik dari prospek atau perkara, Flow akan menyimpan PDF yang telah ditandatangani tersebut di dokumen prospek atau perkara yang bersangkutan. Salinan yang Anda unggah dengan Upload signed copy akan disimpan dengan cara yang sama. Lihat Penyusunan Draf.

Mengunduh Dokumen#

• Klik ikon unduh di samping dokumen mana pun untuk menyimpan salinannya
• Dokumen diunduh dalam format aslinya
• Klien dapat mengunduh dokumen yang dibagikan dari portal

Menghapus Dokumen#

1. Klik ikon hapus di samping dokumen (pada ponsel, gunakan menu dokumen)
2. Konfirmasikan penghapusan

Hanya pemilik (owner) dan admin yang dapat menghapus dokumen perkara dan berkas mandiri; pada prospek, siapa pun kecuali pelihat (viewer) dapat menghapus dokumen. Berkas mandiri juga dapat diarsipkan dan dipulihkan kembali.