Documentos y archivos
Lawzana Flow ofrece dos formas de gestionar documentos: adjuntos a un asunto o como archivos independientes en la sección Documentos. Ambas opciones admiten el análisis con inteligencia artificial.
Subir documentos#
A un asunto#
- Abra el asunto y vaya a la pestaña Documentos
- Haga clic en Subir y, a continuación, arrastre y suelte archivos en la ventana o haga clic en Examinar archivos. Puede añadir varios archivos a la vez
- Los documentos se asociarán automáticamente con el asunto
Si hay una carpeta seleccionada al subir los archivos, estos se guardarán en dicha carpeta.
La ventana de subida también dispone de botones para Google Drive y OneDrive. Seleccione archivos allí y Flow añadirá una copia al asunto, exactamente igual que si los hubiera subido desde su ordenador. Flow solo lee los archivos que usted elija. Los documentos de Google Docs, Sheets y Slides se añaden como archivos de Word, Excel, PowerPoint o PDF.
A la sección Documentos (independiente)#
- Vaya a Documentos en la barra lateral y abra la pestaña Archivos
- Haga clic en Subir archivos o arrastre y suelte
- Los archivos independientes no están vinculados a ningún asunto. Utilícelos para plantillas, material de referencia o documentos de todo el despacho. Utilice la opción Asignar a asunto más adelante para mover uno de ellos a un asunto.
Formatos compatibles#
| Formato | Extensión | Notas |
|---|---|---|
.pdf |
Leído por la IA, incluidos los PDF escaneados | |
| Word | .docx |
Leído por la IA |
| Texto | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Leído por la IA |
| Fotos y escaneos | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Leído por la IA al igual que los PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Almacenado, no leído por la IA |
| Correo electrónico | .eml, .msg |
Almacenado, no leído por la IA |
| Otros | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Almacenado, no leído por la IA |
Límites de tamaño de archivo#
- Subidas de miembros del equipo: hasta 25 MB por archivo
- Subidas de clientes (a través del portal): hasta 10 MB por archivo, en formato PDF, Word, Excel, texto o imagen
Subidas duplicadas#
Cuando sube un archivo a un asunto o cliente potencial que ya contiene exactamente el mismo archivo, Flow le consultará antes de almacenarlo. Seleccione:
- Cancelar: conservar solo el documento existente
- Subir una copia: almacenar el archivo de nuevo como un segundo documento
- Reemplazar existente: conservar el documento existente, con su carpeta, el uso compartido en el portal y los resultados de la IA, asignándole el nuevo nombre de archivo
Cuando sube varios archivos a un asunto a la vez, los demás se almacenan primero y Flow le preguntará por cada duplicado sucesivamente. Los documentos subidos antes de que existiera esta comprobación no se cotejan.
Organización en carpetas#
Organice sus documentos en carpetas para facilitar la navegación:
- En la pestaña Documentos, haga clic en Mostrar carpetas
- Haga clic en el icono de nueva carpeta junto a Carpetas y asígnele un nombre
- Mueva documentos con la opción Mover a carpeta en las acciones del documento
- Utilice Nueva subcarpeta en el menú de una carpeta para anidar carpetas; también puede cambiar el nombre o eliminar carpetas desde allí
Procesamiento con IA#
Cuando sube un documento que la IA puede leer, Lawzana Flow lo procesa en segundo plano y extrae sus hechos clave. La IA lee el archivo en sí, por lo que las fotografías y las páginas escaneadas funcionan igual de bien que los documentos mecanografiados.
En la sección Documentos, cada archivo muestra su estado: Pendiente, Texto extraído o Analizado.
Análisis con IA#
Haga clic en Ver y analizar en un documento para abrirlo con sus herramientas de IA, o en Abrir en Asistente para formularle preguntas al Asistente sobre él. Consulte Funciones de IA para obtener todos los detalles sobre:
- Resumen: visión general del documento con un solo clic
- Hechos: fechas, partes, reclamaciones, importes
- Asistente de IA: haga preguntas sobre el documento
- Revisión: ejecute una revisión de manual operativo (playbook) para detectar incidencias y lagunas
- Entidades: identifique las personas y empresas que menciona el documento y añádalas a sus contactos o al asunto
Compartir documentos con clientes#
Para compartir un documento a través del portal de clientes:
- Abra la pestaña Documentos del asunto
- Active el interruptor de la columna Portal de clientes para ese documento (en un teléfono, seleccione Compartir en el portal en el menú del documento)
- El documento pasará a estar visible en la vista del portal del cliente, marcado como Compartido en su lista
- Los clientes pueden descargar los documentos compartidos
Documentos firmados#
Cuando todas las partes hayan firmado un borrador enviado para firma electrónica desde un cliente potencial o un asunto, Flow archivará el PDF firmado en los documentos de dicho cliente potencial o asunto. Cualquier copia que suba con Subir copia firmada se archivará de la misma manera. Consulte Redacción.
Descargar documentos#
- Haga clic en el icono de descarga situado junto a cualquier documento para guardar una copia
- Los documentos se descargan en su formato original
- Los clientes pueden descargar los documentos compartidos desde el portal
Eliminar documentos#
- Haga clic en el icono de eliminación situado junto a un documento (en un teléfono, utilice el menú del documento)
- Confirme la eliminación
Solo los propietarios y administradores pueden eliminar documentos de asuntos y archivos independientes; en un cliente potencial, cualquier persona excepto los lectores puede eliminar documentos. Los archivos independientes también se pueden archivar y restaurar en su lugar.