Documentos y archivos
Lawzana Flow ofrece dos formas de gestionar documentos: adjuntos a un expediente o como archivos independientes en la sección Documentos. Ambas opciones admiten el análisis mediante IA.
Subir documentos#
A un expediente#
- Abra el expediente y vaya a la pestaña Documentos
- Haga clic en Subir o arrastre y suelte los archivos en el área correspondiente
- Los documentos se asociarán automáticamente al expediente
Si hay una carpeta seleccionada al momento de subir los archivos, estos se guardarán en dicha carpeta.
A la sección Documentos (independiente)#
- Vaya a Documentos en la barra lateral y abra la pestaña Archivos
- Haga clic en Subir archivos o arrástrelos y suéltelos
- Los archivos independientes no están vinculados a ningún expediente; son útiles para plantillas, material de referencia o documentos de uso general de la firma. Utilice más adelante Asignar a expediente para moverlos a un expediente.
Formatos compatibles#
| Formato | Extensión | Notas |
|---|---|---|
.pdf |
Leído por la IA, incluidos los PDF escaneados | |
| Word | .docx |
Leído por la IA |
| Texto | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Leído por la IA |
| Fotos y escaneos | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Leído por la IA al igual que los PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Almacenado, no leído por la IA |
| Correo electrónico | .eml, .msg |
Almacenado, no leído por la IA |
| Otros | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Almacenado, no leído por la IA |
Límites de tamaño de archivo#
- Subidas por miembros del equipo: Hasta 25 MB por archivo
- Subidas por clientes (a través del portal): Hasta 10 MB por archivo, en formato PDF, Word, Excel, texto o imagen
Subidas duplicadas#
Cuando sube un archivo a un expediente o cliente potencial que ya contiene exactamente el mismo archivo, Flow le consulta antes de almacenarlo. Elija:
- Cancelar: conservar únicamente el documento existente
- Subir una copia: almacenar el archivo de nuevo como un segundo documento
- Reemplazar existente: conservar el documento existente con su carpeta, configuración de uso compartido en el portal y resultados de IA, asignándole el nombre del archivo nuevo
Cuando sube varios archivos a un expediente al mismo tiempo, los demás se almacenan primero y Flow le consulta sobre cada duplicado uno por uno. Los documentos subidos antes de que existiera esta verificación no se cotejan.
Organización en carpetas#
Organice sus documentos en carpetas para facilitar la navegación:
- En la pestaña Documentos, haga clic en Mostrar carpetas
- Haga clic en el icono de nueva carpeta junto a Carpetas y asigne un nombre a la carpeta
- Mueva los documentos con la opción Mover a carpeta en las acciones del documento
- Utilice Nueva subcarpeta en el menú de una carpeta para anidar carpetas; allí también puede cambiar el nombre o eliminar carpetas
Procesamiento con IA#
Cuando sube un documento que la IA puede leer, Lawzana Flow lo procesa en segundo plano y extrae sus datos clave. La IA lee el archivo en sí, por lo que las fotos y las páginas escaneadas funcionan tan bien como los documentos mecanografiados.
En la sección Documentos, cada archivo muestra su estado: Pendiente, Texto extraído o Analizado.
Análisis con IA#
Haga clic en Ver y analizar en un documento para abrirlo con sus herramientas de IA. Consulte Funciones de IA para obtener información detallada sobre:
- Resumen: una vista general del documento en un solo clic
- Hechos: fechas, partes, reclamaciones, importes
- Asistente de IA: formule preguntas sobre el documento
- Revisión: ejecute una revisión de manual operativo (playbook) en busca de incidencias y discrepancias
- Entidades: identifique las personas y empresas que menciona el documento y añádalas a sus contactos o al expediente
Compartir documentos con clientes#
Para compartir un documento a través del portal del cliente:
- Abra la pestaña Documentos del expediente
- Active el interruptor en la columna Portal del cliente para ese documento (en un teléfono, elija Compartir en el portal en el menú del documento)
- El documento pasará a ser visible en la vista del portal del cliente, marcado como Compartido en su lista
- Los clientes pueden descargar los documentos compartidos
Descargar documentos#
- Haga clic en el icono de descargar junto a cualquier documento para guardar una copia
- Los documentos se descargan en su formato original
- Los clientes pueden descargar documentos compartidos desde el portal
Eliminar documentos#
- Haga clic en el icono de eliminar junto a un documento (en un teléfono, utilice el menú del documento)
- Confirme la eliminación
Solo los propietarios y administradores pueden eliminar documentos de expedientes y archivos independientes; en un cliente potencial, cualquier usuario excepto los lectores puede eliminar documentos. Los archivos independientes también se pueden archivar y restaurar en su lugar.