Cuentas de clientes
Una cuenta de cliente recopila todo lo que su bufete necesita para facturarle: a quién van dirigidas las facturas, el correo electrónico de facturación, la dirección, el NIF/CIF, los plazos de pago y, cuando proceda, la propia moneda y las tarifas del cliente. En Flow, estos datos constituyen los Detalles de facturación del cliente. Pertenecen al cliente, por lo que se aplican a todos sus expedientes. Podrá editarlos en un único lugar: la página de contacto del cliente.
Configuración de la facturación de un cliente#
Un cliente adquiere datos de facturación de una de estas dos formas:
- Desde un expediente. Abra la pestaña Facturación del expediente → Detalles de facturación y haga clic en Configurar facturación del cliente. Flow completará automáticamente el nombre, el correo electrónico y la dirección a partir del contacto del cliente (o de la empresa para la que trabaja) y, a continuación, abrirá la página de contacto del cliente para que pueda comprobarlos. Si el expediente aún no tiene un contacto de cliente asignado, Flow vinculará el contacto que coincida con el correo electrónico del cliente del expediente, o creará uno nuevo, y lo añadirá como cliente del expediente.
- Desde la página de contacto. Aquel contacto asignado como cliente en un expediente mostrará el botón Configurar facturación. Haga clic en él para crear los datos de facturación a partir del correo electrónico y la dirección del contacto.
Hasta que un cliente cuente con datos de facturación, las facturas se emitirán a nombre y correo electrónico del cliente que conste en el expediente.
Cualquier expediente cuyo cliente ya disponga de datos de facturación los utilizará de forma automática. Si sustituye el cliente de un expediente por otro contacto, el expediente pasará a utilizar los datos de facturación del nuevo cliente, o ninguno hasta que dicho cliente los tenga configurados.
Detalles de facturación en la página de contacto#
Abra la página de contacto del cliente. La tarjeta Detalles de facturación contiene:
- Nombre en las facturas y A la atención de
- Correo electrónico de facturación: las facturas y los recordatorios de pago se enviarán a esta dirección. Déjelo en blanco para utilizar el correo electrónico del contacto
- Dirección, Código postal, Ciudad y País
- NIF/CIF del cliente
- Plazos de pago (días): déjelo en blanco para utilizar el valor predeterminado de su bufete
- Moneda del cliente: la moneda en la que se facturan los expedientes del cliente, salvo que un expediente determine la suya propia
Haga clic en Guardar detalles de facturación. El cambio se aplicará a todos los expedientes del cliente. Los propietarios, administradores y miembros pueden editar esta tarjeta. Los lectores la verán en modo de solo lectura, al igual que cualquier usuario a quien una muralla ética le impida acceder a alguno de los expedientes del cliente, puesto que la modificación afectaría a las facturas de dicho expediente.
Detalles de facturación en un expediente#
La pestaña Facturación de un expediente → Detalles de facturación muestra los datos de facturación del cliente en modo de solo lectura. Haga clic en Editar en la página del cliente para modificarlos (los lectores verán Ver en la página del cliente).
El único dato que un expediente define por sí mismo es su Moneda. Seleccione una y haga clic en Guardar moneda. Los propietarios, administradores y miembros con permisos para editar el expediente podrán modificarla.
Cómo se determina la moneda de un expediente#
Cada expediente se factura en una única moneda. Flow aplica la primera de las siguientes opciones que haya sido configurada:
- La moneda establecida en el propio expediente dentro de sus Detalles de facturación
- La Moneda del cliente, fijada en la tarjeta Detalles de facturación de la página de contacto del cliente
- La moneda de su bufete, establecida en Configuración → Facturación y tarifas (o, si no se ha definido ninguna allí, el valor de facturación predeterminado en Configuración → Hojas de encargo)
- La moneda del país de su bufete, y dólares estadounidenses únicamente como último recurso
En el apartado Moneda, la sección Detalles de facturación del expediente le indicará de dónde procede la opción aplicada: Elegida para este expediente., La moneda del cliente. o La moneda de su bufete. El tiempo y los gastos nuevos adoptarán la moneda del expediente en el momento en que se registren y la mantendrán.
La moneda de un expediente solo puede cambiarse cuando no quede ningún elemento pendiente en otra divisa. Si el expediente contiene tiempo valorado o gastos sin facturar, o bien un borrador de factura en otra moneda, Flow rechazará el cambio y no se guardará nada. Facture o elimine ese trabajo en primer lugar. El tiempo registrado sin tarifa asignada no impide el cambio, y volver a la divisa en la que ya se encuentra el trabajo siempre estará permitido. Esta misma regla se aplica a la Moneda del cliente en todos los expedientes vinculados a ella.
Cuando un expediente comienza a utilizar los datos de facturación de un cliente (o cambia a los de uno nuevo) y la moneda del cliente dejase trabajo pendiente sin facturar en el expediente, este conservará su divisa actual como propia.
Tarifas de facturación#
La mayoría de los clientes se facturan en la moneda del bufete según sus tarifas habituales, por lo que puede omitir este paso. En el caso de un cliente al que se le apliquen tarifas especiales, utilice la tarjeta Tarifas de facturación de su página de contacto:
- Tarifa predeterminada del cliente: una tarifa por hora aplicable a este cliente
- Una tarifa por cada profesional, la cual prevalece sobre la predeterminada del cliente para dicha persona
Haga clic en Guardar tarifas. Deje una tarifa en blanco si desea aplicar la tarifa general del bufete. Esta tarjeta aparecerá una vez que el cliente disponga de datos de facturación.
Las tarifas aquí indicadas se expresan en la moneda del cliente (la Moneda del cliente en Detalles de facturación, o la de su bufete si no se ha definido) y solo valoran el tiempo en los expedientes que se facturen en esa misma divisa. Un cliente facturado en libras requiere tarifas en libras: sus tarifas en euros no se aplicarán, y el tiempo de ese cliente mostrará Falta tarifa hasta que cuente con una. Consulte Control horario para saber qué tarifa prevalece.
Si modifica la Moneda del cliente mientras tiene tarifas asignadas, actualice también dichas tarifas: las cifras se mantendrán iguales pero pasarán a interpretarse en la nueva divisa. El tiempo pendiente de valoración se tarificará la próxima vez que haga clic en Guardar tarifas, no en el momento en que cambie la divisa.
Los lectores y cualquier persona a quien una muralla ética le restrinja el acceso a alguno de los expedientes del cliente verán esta tarjeta en modo de solo lectura.
Cómo encontrar las cuentas de clientes#
- Vaya a Contactos en la barra lateral y abra la pestaña Cuentas de clientes. Cada cuenta abrirá la página de contacto del cliente en la sección de sus datos de facturación
- En la pestaña Resumen de un expediente, la tarjeta del cliente enlaza al contacto del cliente y, si ya los tiene configurados, a sus Detalles de facturación
- La sección Detalles de facturación de un expediente incluye un enlace a la página de contacto del cliente
La página de contacto del cliente muestra sus expedientes, sus datos de facturación y sus tarifas.
Acceso al portal#
El acceso al portal se configura por cada expediente a través del botón Compartir con el cliente. Permite a los clientes consultar documentos compartidos, seguir hitos y enviar mensajes a su equipo. Consulte Portal del cliente para obtener toda la información.