Cuentas de clientes
Una cuenta de cliente recopila lo que su firma necesita para facturar a un cliente: a quién van dirigidas las facturas, el correo electrónico de facturación, la dirección, el NIF/CIF, las condiciones de pago y, cuando sea necesario, la moneda y las tarifas específicas del cliente. En Flow, estos son los Datos de facturación del cliente. Pertenecen al cliente, por lo que se aplican a todos sus asuntos. Puede editarlos en un único lugar: la página de contacto del cliente.
Configuración de la facturación de un cliente#
Un cliente obtiene datos de facturación de una de estas dos formas:
- Desde un asunto. Abra la pestaña Facturación del asunto → Datos de facturación y haga clic en Configurar facturación del cliente. Flow completará el nombre, el correo electrónico y la dirección a partir del contacto del cliente (o de la empresa para la que trabaja) y, a continuación, abrirá la página de contacto del cliente para que pueda revisarlos. Si el asunto aún no tiene un contacto de cliente asignado, Flow vinculará el contacto que tenga el correo electrónico del cliente del asunto, o creará uno nuevo, y lo añadirá como cliente del asunto.
- Desde la página de contacto. Un contacto que sea el cliente en un asunto mostrará el botón Configurar facturación. Haga clic en él para crear los datos de facturación a partir del correo electrónico y la dirección del contacto.
Hasta que un cliente cuente con datos de facturación, las facturas se dirigirán al nombre y correo electrónico del cliente del asunto.
Un asunto cuyo cliente ya dispone de datos de facturación los utilizará automáticamente. Si sustituye el cliente de un asunto por otro contacto, el asunto pasará a utilizar los datos de facturación del nuevo cliente, o ninguno hasta que el nuevo cliente disponga de ellos.
Datos de facturación en la página de contacto#
Abra la página de contacto del cliente. La tarjeta Datos de facturación contiene:
- Nombre en facturas y A la atención de
- Correo electrónico de facturación: las facturas y los recordatorios de pago se envían a esta dirección. Déjelo en blanco para utilizar el correo electrónico del contacto
- Dirección, Código postal, Ciudad y País
- NIF/CIF del cliente
- Condiciones de pago (días): déjelo en blanco para utilizar el valor predeterminado de su firma
- Moneda del cliente: la moneda en la que se facturan los asuntos del cliente, a menos que un asunto defina la suya propia
Haga clic en Guardar datos de facturación. La modificación se aplicará a todos los asuntos del cliente. Los propietarios, administradores y miembros pueden editar la tarjeta. Los lectores la verán en modo de solo lectura, al igual que cualquier persona a la que una muralla china le restrinja el acceso a uno de los asuntos del cliente, dado que el cambio afectaría a las facturas de dicho asunto.
Datos de facturación en un asunto#
La pestaña Facturación → Datos de facturación de un asunto muestra los datos de facturación del cliente en modo de solo lectura. Haga clic en Editar en la página del cliente para modificarlos (los lectores verán Ver en la página del cliente).
El único dato que un asunto define por sí mismo es su Moneda. Seleccione una y haga clic en Guardar moneda. Los propietarios, administradores y miembros con permisos para editar el asunto pueden modificarla.
Cómo se selecciona la moneda de un asunto#
Cada asunto se factura en una sola moneda. Flow utiliza la primera de estas opciones que esté definida:
- La moneda configurada en el asunto dentro de sus Datos de facturación
- La Moneda del cliente, de la tarjeta Datos de facturación en la página de contacto del cliente
- La moneda de su firma, desde Configuración → Facturación y tarifas (o, si no se ha configurado ninguna allí, el valor de facturación predeterminado en Configuración → Hojas de encargo)
- La moneda del país de su firma, y dólares estadounidenses solo como último recurso
En Moneda, el apartado Datos de facturación del asunto le indica de dónde procede la actual: Elegida para este asunto., La moneda del cliente. o La moneda de su firma. El tiempo y los gastos nuevos adoptan la moneda del asunto en el momento de registrarse y la conservan.
La moneda de un asunto solo se puede cambiar cuando no quede nada pendiente en otra moneda. Si el asunto tiene tiempo o gastos valorados sin facturar, o un borrador de factura en otra moneda, Flow rechazará el cambio y no se guardará nada. Facture o elimine primero ese trabajo. Las horas sin tarifa asignada no impiden el cambio, y volver a la moneda en la que ya se encuentra el trabajo siempre es posible. La misma regla se aplica a la Moneda del cliente, para cada asunto que dependa de ella.
Cuando un asunto empieza a utilizar los datos de facturación de un cliente (o cambia a los de un nuevo cliente), y la moneda del cliente dejaría trabajo sin facturar del asunto en conflicto, el asunto conserva su moneda actual como propia.
Tarifas de facturación#
La mayoría de los clientes facturan en la moneda de su firma según las tarifas de su firma, por lo que puede omitir este paso. Para un cliente al que se facture con tarifas especiales, utilice la tarjeta Tarifas de facturación en la página de contacto del cliente:
- Tarifa predeterminada del cliente: una tarifa por hora para este cliente
- Una tarifa por profesional asignado, que anula la tarifa predeterminada del cliente para esa persona
Haga clic en Guardar tarifas. Deje una tarifa en blanco para aplicar la tarifa de la firma. La tarjeta aparecerá una vez que el cliente tenga datos de facturación.
Las tarifas aquí indicadas se expresan en la moneda del cliente (la Moneda del cliente en Datos de facturación, o la de su firma si no está configurada) y solo valoran el tiempo en asuntos que facturen en esa moneda. Un cliente facturado en libras necesita tarifas en libras: sus tarifas en euros no se aplicarán, y el tiempo de ese cliente mostrará Necesita tarifa hasta que disponga de una. Consulte Control horario para ver qué tarifa prevalece.
Si cambia la Moneda del cliente mientras tiene tarifas de cliente asignadas, actualice también las tarifas: los importes numéricos seguirán siendo los mismos, pero se interpretarán en la nueva moneda. El tiempo pendiente de valoración se tarificará la próxima vez que haga clic en Guardar tarifas, no cuando cambie la moneda.
Los lectores, así como cualquier persona excluida por una muralla china de uno de los asuntos del cliente, verán la tarjeta en modo de solo lectura.
Búsqueda de cuentas de clientes#
- Vaya a Contactos en la barra lateral y abra la pestaña Cuentas de clientes. Cada cuenta abre la página de contacto del cliente directamente en sus datos de facturación
- En la pestaña Resumen de un asunto, la tarjeta del cliente enlaza al contacto del cliente y, cuando dispone de ellos, a sus Datos de facturación
- El apartado Datos de facturación de un asunto enlaza a la página de contacto del cliente
La página de contacto del cliente muestra los asuntos del cliente, sus datos de facturación y sus tarifas. Un cliente cuyos asuntos estén todos restringidos por una muralla china a la que usted no tenga acceso no aparecerá en la pestaña Cuentas de clientes.
Acceso al portal#
El acceso al portal se configura por asunto, mediante el botón Compartir con el cliente del asunto. Permite a los clientes ver documentos compartidos, seguir hitos y enviar mensajes a su equipo. Consulte Portal del cliente para más detalles.