Klientkonti
En klientkonto indeholder det, jeres advokatfirma skal bruge for at fakturere en klient: hvem fakturaer stiles til, fakturerings-e-mail, adresse, CVR-/momsnummer, betalingsbetingelser og, efter behov, klientens egen valuta og takster. I Flow er dette klientens Faktureringsoplysninger. De tilhører klienten, så enhver sag for denne klient anvender dem. De redigeres ét centralt sted: på klientens kontaktside.
Opsætning af en klients fakturering#
En klient får faktureringsoplysninger på en af to måder:
- Fra en sag. Åbn sagens faneblad Fakturering → Faktureringsoplysninger, og klik på Konfigurer klientfakturering. Flow udfylder navn, e-mailadresse og adresse fra klientens kontaktperson (eller den virksomhed, vedkommende arbejder for) og åbner derefter klientens kontaktside, så I kan gennemgå oplysningerne. Hvis sagen endnu ikke har en klientkontakt, tilknytter Flow den kontaktperson, der har sagens klient-e-mail, eller opretter en ny og tilføjer den som sagens klient.
- Fra kontaktsiden. En kontaktperson, der er klient på en sag, viser knappen Konfigurer fakturering. Klik på den for at oprette faktureringsoplysningerne ud fra kontaktpersonens e-mailadresse og adresse.
Indtil en klient har faktureringsoplysninger, stiles fakturaer til sagens klientnavn og -e-mailadresse.
En sag, hvis klient allerede har faktureringsoplysninger, anvender dem automatisk. Hvis I erstatter en sags klient med en anden kontaktperson, skifter sagen til den nye klients faktureringsoplysninger – eller til ingen, indtil den nye klient har fået dem oprettet.
Faktureringsoplysninger på kontaktsiden#
Åbn klientens kontaktside. Kortet Faktureringsoplysninger indeholder:
- Navn på fakturaer og Att.:
- Fakturerings-e-mail: Fakturaer og betalingspåmindelser sendes hertil. Lad feltet stå tomt for at benytte kontaktpersonens e-mailadresse
- Adresse, Postnummer, By og Land
- Klientens CVR-/momsnummer
- Betalingsbetingelser (dage): Lad feltet stå tomt for at benytte advokatfirmaets standard
- Klientvaluta: Den valuta, som klientens sager faktureres i, medmindre en sag angiver sin egen
Klik på Gem faktureringsoplysninger. Ændringen gælder for alle klientens sager. Ejere, administratorer og medlemmer kan redigere kortet. Læsebrugere (Viewers) har skrivebeskyttet adgang, og det samme gælder enhver, som en intern barriere (ethical wall) udelukker fra en af klientens sager, da ændringen ville påvirke denne sags fakturaer.
Faktureringsoplysninger på en sag#
En sags faneblad Fakturering → Faktureringsoplysninger viser klientens faktureringsoplysninger som skrivebeskyttede. Klik på Rediger på klientside for at ændre dem (læsebrugere ser Vis på klientside).
Det eneste, en sag definerer for sig selv, er dens Valuta. Vælg en valuta, og klik på Gem valuta. Ejere, administratorer og medlemmer, som har rettigheder til at redigere sagen, kan ændre den.
Sådan vælges en sags valuta#
Hver sag faktureres i én valuta. Flow anvender den første af følgende, der er angivet:
- Valutaen, der er angivet på selve sagen under dens Faktureringsoplysninger
- Klientvaluta fra kortet Faktureringsoplysninger på klientens kontaktside
- Advokatfirmaets valuta fra Indstillinger → Fakturering og takster (eller, hvis der ikke er angivet en her, faktureringsstandarden under Indstillinger → Aftalebreve)
- Valutaen for advokatfirmaets land, og US-dollars udelukkende som sidste udvej
Under Valuta oplyser sagens Faktureringsoplysninger, hvor den aktuelle valuta stammer fra: Valgt til denne sag., Klientens valuta. eller Jeres firmas valuta. Ny tidsregistrering og nye udlæg overtager sagens valuta, når de registreres, og beholder den.
En sags valuta kan kun ændres, hvis intet efterlades i en anden valuta. Så længe sagen har ufaktureret, prissat tid eller udlæg – eller et fakturaudkast – i en anden valuta, afviser Flow ændringen, og intet gemmes. Fakturer eller slet dette arbejde først. Tidsregistreringer uden en takst blokerer ikke for et skift, og det er altid muligt at skifte tilbage til den valuta, arbejdet allerede er registreret i. Samme regel gælder for en Klientvaluta for alle de sager, der følger den.
Når en sag begynder at anvende en klients faktureringsoplysninger (eller skifter til en ny klients), og klientens valuta ville efterlade sagens ufakturerede arbejde i en uoverensstemmende valuta, beholder sagen sin nuværende valuta som sin egen.
Timesatser og takster#
De fleste klienter faktureres i jeres firmas valuta efter jeres almindelige takster, og I kan springe dette punkt over. For en klient, der faktureres efter særlige takster, anvendes kortet Faktureringstakster på klientens kontaktside:
- Klientens standardtakst: en timesats for denne klient
- Én sats pr. sagsbehandler, som tilsidesætter klientens standardsats for den pågældende person
Klik på Gem takster. Lad en takst stå tom for at anvende advokatfirmaets standardsats. Kortet vises, så snart klienten har faktureringsoplysninger.
Satserne her angives i klientens valuta (Klientvaluta under Faktureringsoplysninger, eller jeres firmas valuta, hvis denne ikke er angivet) og prissætter kun tid på sager, der faktureres i den pågældende valuta. En klient, der faktureres i britiske pund, kræver takster i pund: jeres euro-takster finder ikke anvendelse, og denne klients tidsregistreringer viser Mangler takst, indtil der er angivet en. Se Tidsregistrering for at se, hvilken takst der har forrang.
Hvis I ændrer en klients Klientvaluta, mens der er oprettet klientspecifikke takster, skal taksterne også opdateres: Beløbene forbliver uændrede, men aflæses nu i den nye valuta. Tid, der afventer en takst, prissættes næste gang, der klikkes på Gem takster, og ikke på det tidspunkt, hvor valutaen ændres.
Læsebrugere samt enhver, der via en intern barriere er afskåret fra en af klientens sager, ser kortet som skrivebeskyttet.
Find klientkonti#
- Gå til Kontakter i sidepanelet, og åbn fanen Klientkonti. Hver konto åbner klientens kontaktside direkte ved dens faktureringsoplysninger
- På en sags Oversigt linker klientkortet til klientens kontaktperson og – når klienten har dem – til dennes Faktureringsoplysninger
- En sags Faktureringsoplysninger linker til klientens kontaktside
Klientens kontaktside viser klientens sager, faktureringsoplysninger og takster.
Portaladgang#
Portaladgang konfigureres pr. sag via sagens knap Del med klient. Den giver klienter mulighed for at se delte dokumenter, følge milepæle og sende beskeder til jeres team. Se Klientportal for alle detaljer.