حسابات العملاء

يحتوي حساب العميل على كل ما تحتاجه شركتك لفوترة العميل: الجهة الموجهة إليها الفواتير، والبريد الإلكتروني للفوترة، والعنوان، والرقم الضريبي، وشروط الدفع، وكذلك العملة والأسعار الخاصة بالعميل عند الحاجة. تُعرف هذه البيانات في Flow باسم بيانات الفوترة (Billing details) الخاصة بالعميل. ونظراً لأنها ملك للعميل، فإن كل قضية تابعة له تستخدمها تلقائياً. يمكنك تعديلها من مكان واحد: صفحة جهة اتصال العميل.

إعداد فوترة العميل#

يحصل العميل على بيانات الفوترة بإحدى طريقتين:

• من القضية. افتح علامة التبويب الفوترة (Billing) الخاصة بالقضية ← بيانات الفوترة (Billing details) وانقر على إعداد فوترة العميل (Set up client billing). سيقوم Flow بملء الاسم والبريد الإلكتروني والعنوان تلقائياً من جهة اتصال العميل (أو الشركة التي يعمل بها)، ثم يفتح صفحة جهة اتصال العميل لتتمكن من مراجعتها. إذا لم تكن للقضية جهة اتصال للعميل بعد، فسيقوم Flow بربط جهة الاتصال التي تطابق البريد الإلكتروني للعميل في القضية، أو إنشاء جهة اتصال جديدة، وإضافتها كعميل للقضية.
• من صفحة جهة الاتصال. تظهر لجهة الاتصال المحددة كعميل في قضية ما زر إعداد الفوترة (Set up billing). انقر عليه لإنشاء بيانات الفوترة بالاعتماد على البريد الإلكتروني والعنوان الخاصين بجهة الاتصال.

إلى أن يتم إعداد بيانات الفوترة للعميل، تُوجَّه الفواتير إلى اسم العميل وبريده الإلكتروني المحددين في القضية.

تستخدم القضية التي يمتلك عميلها بيانات فوترة مسبقاً هذه البيانات تلقائياً. وإذا استبدلت عميل القضية بجهة اتصال أخرى، تنتقل القضية إلى بيانات الفوترة الخاصة بالعميل الجديد، أو تظل بدون بيانات إلى حين إعدادها للعميل الجديد.

بيانات الفوترة في صفحة جهة الاتصال#

افتح صفحة جهة اتصال العميل. تحتوي بطاقة بيانات الفوترة (Billing details) على ما يلي:

• الاسم على الفواتير (Name on invoices) وعناية (For the attention of)
• البريد الإلكتروني للفوترة (Billing email): تُرسل الفواتير وتذكيرات الدفع إلى هذا العنوان. اتركه فارغاً لاستخدام البريد الإلكتروني لجهة الاتصال
• العنوان (Address)، والرمز البريدي (Postcode)، والمدينة (City)، والدولة (Country)
• الرقم الضريبي للعميل (Client tax ID)
• شروط الدفع (بالأيام) (Payment terms (days)): اتركها فارغة لاستخدام الإعداد الافتراضي لشركتك
• عملة العميل (Client currency): العملة التي تُفوتر بها قضايا العميل، ما لم تحدد القضية عملة خاصة بها

انقر على حفظ بيانات الفوترة (Save billing details). ينطبق هذا التغيير على جميع قضايا العميل. يمكن للمالكين (Owners) والمسؤولين (Admins) والأعضاء (Members) تعديل هذه البطاقة. بينما يراها المشاهدون (Viewers) للقراءة فقط، وكذلك أي شخص تمنعه أداة الجدار الأخلاقي (Ethical wall) من الوصول إلى إحدى قضايا العميل، نظراً لأن التغيير سيمتد إلى فواتير تلك القضية.

بيانات الفوترة في القضية#

تُعرض بيانات فوترة العميل للقراءة فقط في علامة التبويب الفوترة (Billing) الخاصة بالقضية ← بيانات الفوترة (Billing details). انقر على تعديل في صفحة العميل (Edit on client page) لتعديلها (يرى المشاهدون عرض في صفحة العميل (View on client page)).

الأمر الوحيد الذي تحدده القضية لنفسها بشكل مستقل هو العملة (Currency). اختر عملة وانقر على حفظ العملة (Save currency). يمكن للمالكين والمسؤولين والأعضاء الذين لديهم صلاحية تعديل القضية تغيير هذه العملة.

كيفية اختيار عملة القضية#

تُفوتر كل قضية بعملة واحدة. يعتمد Flow الخيار الأول المحدد من بين الخيارات التالية بالترتيب:

1. العملة المحددة للقضية في بيانات الفوترة (Billing details) الخاصة بها
2. عملة العميل (Client currency)، من بطاقة بيانات الفوترة في صفحة جهة اتصال العميل
3. عملة شركتك، من الإعدادات ← الفوترة والأسعار (Settings → Invoicing & rates) (أو، إذا لم تكن محددة هناك، العملة الافتراضية للفوترة في الإعدادات ← خطابات التكليف (Settings → Engagement Letters))
4. عملة بلد شركتك، والدولار الأمريكي كحل أخير فقط

ضمن حقل العملة (Currency)، توضح لك بيانات الفوترة الخاصة بالقضية مصدر العملة الحالية: محددة لهذه القضية. (Chosen for this matter.)، أو عملة العميل. (The client's currency.)، أو عملة شركتك. (Your firm's currency.). تأخذ المدخلات الجديدة للوقت والمصروفات عملة القضية وقت تسجيلها وتحتفظ بها.

لا يمكن تغيير عملة القضية إلا إذا لم يترتب على ذلك ترك أي عناصر معلقة وراءها. وطالما كانت هناك ساعات عمل أو مصروفات مُسعّرة وغير مفوترة، أو مسودة فاتورة، بعملة أخرى، فسيرفض Flow التغيير ولن يُحفظ أي شيء. يجب فوترة هذا العمل أو حذفه أولاً. لا يعيق الوقت غير المُسعّر تغيير العملة، كما أن الرجوع إلى العملة المسجل بها العمل بالفعل متاح دائماً. وتنطبق القاعدة نفسها على عملة العميل لكل قضية تتبع تلك العملة.

عندما تبدأ قضية في استخدام بيانات فوترة العميل (أو تنتقل إلى بيانات عميل جديد)، وكانت عملة العميل ستؤدي إلى ترك عمل غير مفوتر في القضية، تحتفظ القضية بعملتها الحالية كعملة خاصة بها.

أسعار الفوترة#

يُفوتر معظم العملاء بعملة شركتك وبالأسعار المعتمدة لديها، ويمكنك تخطي هذا الجزء. بالنسبة للعميل الذي يُفوتر بأسعار خاصة، استخدم بطاقة أسعار الفوترة (Billing rates) في صفحة جهة اتصال العميل:

• السعر الافتراضي للعميل (Client default rate): سعر بالساعة لهذا العميل
• سعر مخصص لكل منفذ أتعاب (Fee earner)، والذي يتجاوز السعر الافتراضي للعميل بالنسبة لذلك الشخص

انقر على حفظ الأسعار (Save rates). اترك حقل السعر فارغاً لاستخدام سعر الشركة الافتراضي. تظهر هذه البطاقة بمجرد إعداد بيانات الفوترة للعميل.

تكون الأسعار هنا بعملة العميل (عملة العميل المحددة في بيانات الفوترة، أو عملة شركتك إذا لم تكن محددة) ولا تُسعّر سوى الوقت في القضايا التي تُفوتر بتلك العملة. فالعميل الذي يُفوتر بالجنيه الإسترليني يحتاج إلى أسعار بالجنيه الإسترليني: لن تنطبق عليه أسعارك باليورو، وسيظهر الوقت المسجل لذلك العميل بحالة بحاجة إلى سعر (Needs rate) حتى يُحدد له سعر. راجع تتبع الوقت لمعرفة أي الأسعار له الأولوية.

إذا قمت بتغيير عملة العميل وكان لديه أسعار محددة، فقم بتحديث الأسعار أيضاً: ستظل الأرقام كما هي ولكن ستُقرأ بالعملة الجديدة. سيتم تسعير الوقت الذي ينتظر تحديد السعر عند النقر فوق حفظ الأسعار في المرة التالية، وليس عند تغيير العملة.

تظهر البطاقة للقراءة فقط للمشاهدين، ولأي شخص تمنعه أداة الجدار الأخلاقي من الوصول إلى إحدى قضايا العميل.

العثور على حسابات العملاء#

• انتقل إلى جهات الاتصال (Contacts) في الشريط الجانبي وافتح علامة التبويب حسابات العملاء (Client Accounts). يفتح كل حساب صفحة جهة اتصال العميل عند بيانات الفوترة الخاصة به
• في صفحة نظرة عامة (Overview) الخاصة بالقضية، تحتوي بطاقة العميل على رابط لجهة اتصال العميل، ورابط إلى بيانات الفوترة (Billing details) الخاصة به عند توفرها
• يربط قسم بيانات الفوترة في القضية بصفحة جهة اتصال العميل

تعرض صفحة جهة اتصال العميل قضاياه وبيانات الفوترة الخاصة به وأسعاره.

الوصول إلى بوابة العميل#

يتم إعداد الوصول إلى البوابة لكل قضية على حدة، من خلال زر مشاركة مع العميل (Share with Client) داخل القضية. وتتيح البوابة للعملاء الاطلاع على المستندات المشتركة، ومتابعة المراحل الرئيسية، وإرسال الرسائل إلى فريق عملك. راجع بوابة العميل للاطلاع على التفاصيل الكاملة.