حسابات العملاء

يحتوي حساب العميل على كل ما تحتاجه شركتك لفوترة العميل: الجهة التي تُوجّه إليها الفواتير، والبريد الإلكتروني للفوترة، والعنوان، والرقم الضريبي، وشروط الدفع، وعند الحاجة، عملة العميل وأسعاره الخاصة. تُسمّى هذه البيانات في Flow بيانات الفوترة (Billing details) الخاصة بالعميل. وهي تتبع العميل، لذا تستخدمها كل قضية تابعة له. ويمكنك تعديلها في مكان واحد: صفحة جهة اتصال العميل.

إعداد فوترة العميل#

يحصل العميل على بيانات الفوترة بإحدى طريقتين:

• من القضية. افتح علامة التبويب الفوترة (Billing) الخاصة بالقضية ← بيانات الفوترة (Billing details) وانقر على إعداد فوترة العميل (Set up client billing). يقوم Flow بملء الاسم والبريد الإلكتروني والعنوان تلقائياً من جهة اتصال العميل (أو الشركة التي يعمل بها)، ثم يفتح صفحة جهة اتصال العميل لتتمكن من مراجعتها. وإذا لم تكن للقضية جهة اتصال عميل بعد، يربط Flow جهة الاتصال التي تطابق البريد الإلكتروني للعميل في القضية، أو يُنشئ جهة اتصال جديدة ويضيفها كعميل للقضية.
• من صفحة جهة الاتصال. يظهر زر إعداد الفوترة (Set up billing) لأي جهة اتصال مُعينة كعميل في قضية ما. انقر عليه لإنشاء بيانات الفوترة استناداً إلى البريد الإلكتروني والعنوان الخاصين بجهة الاتصال.

وإلى أن تتوفر بيانات فوترة للعميل، تُوجّه الفواتير إلى اسم عميل القضية وبريده الإلكتروني.

أما القضية التي يمتلك عميلها بيانات فوترة بالفعل، فتستخدمها تلقائياً. وإذا استبدلت عميل قضية بجهة اتصال أخرى، تنتقل القضية إلى بيانات الفوترة الخاصة بالعميل الجديد، أو تظل بدونها حتى تتوفر للعميل الجديد.

بيانات الفوترة في صفحة جهة الاتصال#

افتح صفحة جهة اتصال العميل. تحتوي بطاقة بيانات الفوترة (Billing details) على ما يلي:

• الاسم على الفواتير (Name on invoices) وعناية (For the attention of)
• البريد الإلكتروني للفوترة (Billing email): تُرسل الفواتير وتذكيرات الدفع إلى هذا البريد. اتركه فارغاً لاستخدام البريد الإلكتروني لجهة الاتصال
• العنوان (Address)، والرمز البريدي (Postcode)، والمدينة (City)، والدولة (Country)
• الرقم الضريبي للعميل (Client tax ID)
• شروط الدفع (بالأيام) (Payment terms (days)): اترك الحقل فارغاً لاستخدام الإعداد الافتراضي لشركتك
• عملة العميل (Client currency): العملة التي تُفوتر بها قضايا العميل، ما لم تحدد القضية عملة خاصة بها

انقر على حفظ بيانات الفوترة (Save billing details). ينطبق هذا التغيير على جميع قضايا العميل. يمكن للمالكين والمسؤولين والأعضاء تعديل هذه البطاقة. بينما يراها المشاهدون بصيغة القراءة فقط، وكذلك أي شخص يُمنع من الوصول إلى إحدى قضايا العميل بموجب جدار حماية للمعلومات (ethical wall)، نظراً لأن التغيير سيطال فواتير تلك القضية.

بيانات الفوترة في القضية#

تعرض علامة التبويب الفوترة (Billing) في القضية ← بيانات الفوترة (Billing details) بيانات فوترة العميل بصيغة القراءة فقط. انقر على تعديل في صفحة العميل (Edit on client page) لتغييرها (يرى المشاهدون خيار عرض في صفحة العميل (View on client page)).

الأمر الوحيد الذي تحدده القضية لنفسها هو العملة (Currency). اختر عملة وانقر على حفظ العملة (Save currency). يمكن للمالكين والمسؤولين والأعضاء الذين لديهم صلاحية تعديل القضية تغييرها.

كيفية اختيار عملة القضية#

تُفوتر كل قضية بعملة واحدة. يستخدم Flow الخيار الأول المُحدد من بين ما يلي:

1. العملة المحددة في القضية ضمن بيانات الفوترة (Billing details)
2. عملة العميل (Client currency)، من بطاقة بيانات الفوترة في صفحة جهة اتصال العميل
3. عملة شركتك، من الإعدادات ← الفوترة والأسعار (أو الإعداد الافتراضي للفوترة في الإعدادات ← خطابات التكليف، إذا لم يتم تحديد أي عملة هناك)
4. عملة بلد شركتك، والدولار الأمريكي كحل أخير فقط

ضمن العملة (Currency)، توضح لك بيانات الفوترة الخاصة بالقضية مصدر العملة الحالية: محددة لهذه القضية. أو عملة العميل. أو عملة شركتك. يتم تسجيل الوقت والمصروفات الجديدة بعملة القضية وقت إدخالها وتظل محتفظة بها.

لا يمكن تغيير عملة القضية إلا إذا لم يترتب على ذلك ترك أي عناصر معلقة دون معالجة. طالما أن القضية تحتوي على وقت أو مصروفات مسعرة وغير مفوترة، أو مسودة فاتورة بعملة أخرى، سيرفض Flow التغيير ولن يتم حفظ أي شيء. قم بفوترة ذلك العمل أو حذفه أولاً. لا يمنع الوقت غير المسعر إجراء التغيير، كما أن الرجوع إلى العملة المسجل بها العمل بالفعل يعمل دائماً ودون مشاكل. تنطبق القاعدة نفسها على عملة العميل، وذلك لكل قضية تتبعها.

عندما تبدأ قضية في استخدام بيانات فوترة عميل (أو تنتقل إلى عميل جديد)، وكان من شأن عملة العميل أن تترك عملاً غير مفوتر في القضية دون معالجة، تحتفظ القضية بعملتها الحالية كعملة خاصة بها.

أسعار الفوترة#

تُفوتر معظم العملاء بعملة شركتك ووفقاً لأسعارها، ويمكنك تخطي هذه الخطوة. بالنسبة للعميل الذي تتم فوترته بأسعار خاصة، استخدم بطاقة أسعار الفوترة (Billing rates) في صفحة جهة اتصال العميل:

• السعر الافتراضي للعميل (Client default rate): سعر بالساعة لهذا العميل
• سعر واحد لكل محامٍ/ممارس (fee earner)، والذي يتجاوز السعر الافتراضي للعميل بالنسبة لهذا الشخص

انقر على حفظ الأسعار (Save rates). اترك حقل السعر فارغاً لاستخدام سعر الشركة. تظهر البطاقة بمجرد توفر بيانات فوترة للعميل.

تكون الأسعار هنا بعملة العميل (عملة العميل المحددة في بيانات الفوترة، أو عملة شركتك إذا لم تكن محددة) ولا تُسعّر إلا الوقت في القضايا التي تُفوتر بتلك العملة. فالعميل الذي يُفوتر بالجنيه الإسترليني يحتاج إلى أسعار بالجنيه الإسترليني: لن تنطبق أسعارك باليورو، وسيظهر وقت ذلك العميل بالحالة يحتاج إلى سعر (Needs rate) حتى يتوفر سعر له. راجع تتبع الوقت لمعرفة أي سعر يُعتمد.

إذا قمت بتغيير عملة العميل بينما لديه أسعار خاصة محددة، فقم بتحديث الأسعار أيضاً: ستبقى الأرقام كما هي ولكن ستُقرأ بالعملة الجديدة. ويتم تسعير الوقت الذي ينتظر تحديد سعر عند النقر على حفظ الأسعار في المرة التالية، وليس عند تغيير العملة.

يراها المشاهدون، وأي شخص يُمنع من الوصول إلى إحدى قضايا العميل بموجب جدار حماية للمعلومات، بصيغة القراءة فقط.

العثور على حسابات العملاء#

• انتقل إلى جهات الاتصال (Contacts) في الشريط الجانبي وافتح علامة التبويب حسابات العملاء (Client Accounts). يفتح كل حساب صفحة جهة اتصال العميل مباشرة عند بيانات الفوترة الخاصة به
• في قسم نظرة عامة (Overview) في القضية، ترتبط بطاقة العميل بجهة اتصال العميل، وعند توفرها، بـ بيانات الفوترة الخاصة به
• يرتبط قسم بيانات الفوترة في القضية بصفحة جهة اتصال العميل

تعرض صفحة جهة اتصال العميل قضايا العميل وبيانات الفوترة الخاصة به وأسعاره. والعميل الذي تخضع جميع قضاياه لجدار حماية للمعلومات يمنعك من الوصول إليها لن يظهر في علامة التبويب حسابات العملاء.

الوصول إلى البوابة#

يتم إعداد الوصول إلى البوابة لكل قضية على حدة، من خلال زر مشاركة مع العميل (Share with Client) في القضية. يتيح ذلك للعملاء عرض المستندات المشتركة، ومتابعة المراحل الرئيسية، وإرسال الرسائل إلى فريقك. راجع بوابة العميل للاطلاع على كامل التفاصيل.