بدء استخدام Lawzana Flow

مرحبًا بك في Lawzana Flow، برنامج إدارة الممارسات القانونية للمحامين المستقلين ومكاتب المحاماة الصغيرة. يجمع النظام العملاء المحتملين، والقضايا، والمستندات، والوقت، والفواتير، وبوابة العملاء في مكان واحد، مدعومًا بالذكاء الاصطناعي الذي يقرأ مستنداتك ويساعدك في الصياغة. يرشدك هذا الدليل خلال خطواتك الأولى.

إنشاء حسابك#

يبدأ كل مكتب في Free plan (الخطة المجانية). لا توجد فترة تجريبية تنتهي صلاحيتها، ولا يلزم إدخال بطاقة ائتمان.

1. تفضل بزيارة flow.lawzana.com وانقر فوق Create your free account
2. أدخل اسمك، وبريدك الإلكتروني، وكلمة المرور، واسم مكتبك، ومجال ممارسته الرئيسي (أو انقر فوق Continue with Google أو Continue with Microsoft)
3. أخبرنا اختياريًا بما دفعك للانضمام إلى Flow، أو تخطَّ هذه الخطوة
4. إذا سجلت باستخدام البريد الإلكتروني، فانقر فوق رابط التحقق الذي نرسله إليك، ثم سجل الدخول

ستنتقل إلى Home (الصفحة الرئيسية)، حيث تقترح عليك قائمة تحقق مختصرة بعنوان Get set up خطواتك الأولى:

• Connect your other lead sources (للمالكين والمسؤولين)
• Handle your first lead
• Set up your booking page
• Invite a colleague or share with a client
• Create your first matter

بالنسبة للمكاتب المرتبطة بدليل Lawzana Directory، ستظهر أولاً أيضًا خطوتا Connect your Lawzana Directory profile وTurn on automatic client intake (للمالكين والمسؤولين). يتم وضع علامة صح على كل خطوة بمجرد أن يتعرف Flow على اكتمالها. يمكنك تنفيذها بأي ترتيب تريده، أو النقر فوق Hide checklist. تحتوي البطاقة أيضًا على خيار Book a free setup call مع فريقنا.

تبدأ مساحة العمل الخاصة بك بقضية تجريبية وعميل محتمل تجريبي، مميزين بعلامة "Demo"، لتتمكن من استكشاف النظام. يمكن للمالكين والمسؤولين إزالتهما عبر خيار Clear demo data الموجود في بطاقة الإعداد؛ كما يقوم Flow بإزالة القضية التجريبية تلقائيًا إذا بقيت دون تعديل بعد 30 يومًا.

يتوفر Flow باللغات الإنجليزية، والإسبانية، والفرنسية، والتركية، والتايلاندية. يمكنك تغيير اللغة من القائمة الموجودة أسفل اسمك.

ربط مصادر العملاء المحتملين#

اجلب كل استفسار إلى Flow كعميل محتمل. يقوم المالك أو المسؤول بفتح Settings → Lead sources (يوجه خيار Connect your other lead sources إلى هناك):

1. انسخ Your enquiry address
2. ضمن How to set it up، اختر المكان الذي تصل إليه استفساراتك (Gmail أو Outlook أو WordPress أو Wix أو Squarespace أو Webflow، أو الأدلة والمنصات الأخرى) واتبع الخطوات. أو انقر فوق Email these steps to my web person
3. قم بتفعيل Start the client intake automatically ليحصل كل استفسار جديد على نموذج استقطاب العملاء الخاص بك تلقائيًا

ترتبط الصفحة نفسها بنموذج موقعك الإلكتروني، وصفحة الاتصال، وصفحة الحجز، وZapier. توضع علامة صح على الخطوة بمجرد وصول عميل محتمل حقيقي من أحد هذه المصادر. راجع عمليات الربط والتكامل.

إعداد الفوترة#

إذا كنت ستصدر الفواتير للعملاء من Flow، فقم بإجراء هذا الإعداد مرة واحدة، قبل أن يسجل أي شخص وقته. يفتح المالك أو المسؤول Settings → Invoicing & rates ويحدد:

• عملة الفوترة، وسعر الساعة الافتراضي، وشروط الدفع
• الحد الأدنى لزيادة الفوترة والتقريب الزمني لتسجيل الوقت
• سعر الساعة لكل فرد يحقق إيرادات
• معدل الضريبة الافتراضي واسم الضريبة المطبوع على الفواتير (على سبيل المثال، ضريبة القيمة المضافة)
• بادئة رقم الفاتورة والرقم الضريبي لمكتبك
• تعليمات الدفع، مثل بيانات حسابك المصرفي، المطبوعة على كل فاتورة

انقر فوق Save invoicing settings. وحتى يتم تسجيل أي شيء، تعرض صفحة Billing في الشريط الجانبي خيار Bill your first client in three steps: وهي Set up invoicing، وLog time on a matter، وCreate and send an invoice. راجع الإعدادات والفوترة.

الانتقال من Lawzana Directory#

إذا كان مكتبك مدرجًا في lawzana.com، فلن تحتاج إلى التسجيل بشكل منفصل. انقر فوق Open in Flow على أي عميل محتمل في لوحة تحكم Lawzana الخاصة بك:

• المرة الأولى: تعرض شاشة تأكيد واحدة اسم المكتب، والعميل المحتمل، ومكان تخزين مستنداتك (United States أو Europe أو Asia Pacific، وتكون محددة مسبقًا بناءً على بلد مكتبك؛ ولا يمكن تغييرها لاحقًا). بعد ذلك، يُنشئ Flow مساحة العمل الخاصة بك على الخطة المجانية، ويسجل دخولك دون كلمة مرور، ويفتح ملف العميل المحتمل. يتم جلب العملاء المحتملين والرسائل من آخر 90 يومًا تلقائيًا؛ اختر Import older leads too إذا كنت ترغب في استيراد المزيد.
• بعد ذلك: بمجرد ربط مكتبك، سينقلك النقر على Open in Flow مباشرةً إلى ملف العميل المحتمل.

لا يوجد معالج إعداد في هذا المسار. كما تمنحك خطة Directory المدفوعة مقاعد إضافية في Flow ورصيدًا للذكاء الاصطناعي في مساحة عملك (راجع الفوترة والخطط).

منطقة تخزين الملفات#

المكاتب التي تسجل مباشرة عبر flow.lawzana.com تخزن ملفاتها في منطقة أوروبا (Europe). يمكنك الاطلاع على منطقتك في Settings → General، أسفل File Storage Region.

الصفحة الرئيسية (Home)#

تُعد Home صفحة البداية الخاصة بك. وأثناء مرحلة الإعداد، تعرض لك قائمة تحقق Get set up. وفي كل يوم، تعرض لك العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء (Needs attention)، والمواعيد النهائية والجلسات (Deadlines & hearings)، والعملاء المحتملين بانتظار الرد (Waiting for a reply)، وتحديثات القضايا (Matter updates)، وجدول أسبوعي (My week)، وتذكيرات العملاء المحتملين (Reminders)، مع أزرار سريعة لإضافة قضية، أو تسجيل الوقت، أو إضافة موعد نهائي، أو تحميل ملف.

التنقل#

يمنحك الشريط الجانبي الأيسر وصولاً سريعًا إلى كل قسم:

قضيتك الأولى#

1. انتقل إلى Leads في الشريط الجانبي
2. انقر فوق New Lead وأدخل بيانات العميل المحتمل
3. عندما يتحول العميل المحتمل إلى موكل فعلي، انقر فوق Convert في صفحة العميل المحتمل
4. حدد عنوانًا للقضية وانقر فوق Create Matter

أو أنشئ قضية مباشرة:

1. انتقل إلى Matters في الشريط الجانبي
2. انقر فوق New matter
3. أدخل العنوان واسم الموكل، وحدد اختياريًا مجال الممارسة والموعد النهائي التالي
4. يتم إنشاء القضية في المرحلة الافتراضية من مسار العمل الخاص بك

تحميل مستندك الأول#

1. افتح قضية وانتقل إلى علامة التبويب Documents
2. انقر فوق Upload أو اسحب الملفات وأفلتها
3. الصيغ المدعومة: PDF وWord وExcel وPowerPoint وملفات البريد الإلكتروني (.eml و.msg) والملفات النصية والصور
4. الحد الأقصى لحجم الملف: 25 ميغابايت
5. بمجرد التحميل، يقرأ Lawzana Flow المستندات المدعومة ويستخرج منها الوقائع الرئيسية (التواريخ، والأسماء، والمبالغ، والادعاءات)

يمكنك بعد ذلك:

• Generate Summary بنقرة واحدة
• مراجعة الوقائع الرئيسية (key facts)، مع مصدر كل واقعة
• Chat with the document لطرح أسئلة حول محتوياته

ما الخطوة التالية؟#

• إدارة العملاء المحتملين: تعرّف على كيفية إدارة مسار عمل العملاء المحتملين
• إدارة القضايا: نظّم قضاياك باستخدام لوحات كانبان (Kanban)
• ميزات الذكاء الاصطناعي: استكشف تحليل المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي
• فريق العمل والأدوار: قم بإعداد فريقك مع منحهم الصلاحيات المناسبة
• الفوترة: أصدر الفواتير لعملائك مباشرة من القضية
• الإعدادات: قم بتهيئة مسارات العمل الخاصة بمكتبك