الأسئلة الشائعة
البدء#
كيف أبدأ باستخدام Lawzana Flow؟#
سجّل اشتراكك عبر flow.lawzana.com باستخدام اسمك وبريدك الإلكتروني واسم مكتبك، أو عبر حساب Google أو Microsoft الخاص بك. ستبدأ بالخطة المجانية Free وستصل إلى الصفحة الرئيسية، حيث تقترح عليك قائمة تدقيق قصيرة خطواتك الأولى. إذا كان مكتبك مسجلاً في Lawzana Directory، فانقر على Open in Flow من بيانات العميل المحتمل في لوحة تحكم Lawzana بدلاً من ذلك؛ وسيؤدي ذلك إلى إنشاء مساحة عملك وتسجيل دخولك تلقائياً. راجع دليل البدء للاطلاع على خطوات الإعداد كاملة.
هل هناك فترة تجريبية مجانية؟#
لا توجد فترة تجريبية لأننا نوفر خطة مجانية Free بالفعل: تشمل عضوين في الفريق، و50 رصيد ذكاء اصطناعي شهرياً، وسعة تخزين تبلغ 2 غيغابايت، دون الحاجة لبطاقة ائتمان وبدون حد زمني. يمكنك الترقية إلى Essentials أو Advanced عندما تحتاج إلى مزيد من الميزات. راجع الفوترة والخطط.
هل يمكنني دعوة أعضاء من الفريق في الخطة المجانية؟#
نعم. تغطي الخطة المجانية Free عضوين في الفريق إجمالاً، بما في ذلك أنت، لذا يمكنك دعوة زميل واحد. لا توجد حدود لعدد الأعضاء في الخطط المدفوعة، وقد تحصل المكاتب المتصلة بـ Lawzana Directory على مقاعد إضافية من خلال خطة الدليل الخاصة بها.
ما اللغات التي يتوفر بها Lawzana Flow؟#
الإنجليزية، والإسبانية، والفرنسية. يمكنك تغيير اللغة من قائمة حسابك في الشريط الجانبي، أسفل Language.
العملاء المحتملون والقضايا#
كيف أحول عميلاً محتملاً إلى قضية؟#
افتح ملف العميل المحتمل وانقر على Convert. أدخل عنوان القضية، ويمكنك اختيارياً تحديد مجال الممارسة ونوع القضية والمحامي المسؤول عنها، ثم انقر على Create Matter. يتحقق Flow أولاً من تعارض المصالح، ثم تُنقل تفاصيل عميل القضية المحتمل والوقائع الرئيسية تلقائياً إلى القضية الجديدة.
هل يمكنني تخصيص مراحل مسار العمل؟#
نعم. انتقل إلى Settings ← Matter Stages (أو Lead Stages) لإضافة المراحل، أو إعادة تسميتها، أو إعادة ترتيبها، أو حذفها. توفر مراحل القضايا نماذج جاهزة عبر خيار Apply Template (مثل: Litigation، Transactional، Family Law أو Custom)؛ كما تمتلك مراحل العملاء المحتملين نماذجها الخاصة.
ما الفرق بين العميل المحتمل والقضية؟#
العميل المحتمل (lead) هو عميل مرتقب أبدى اهتماماً بخدماتك ولكن لم يتم توكيله بعد. أما القضية (matter) فهي ملف نشط أو تعاقد قانوني قائم. قم بتحويل العملاء المحتملين إلى قضايا بمجرد إتمام التوكيل رسمياً.
المستندات#
ما صيغ الملفات التي يمكنني رفعها؟#
جميع الملفات تقريباً: PDF وWord وExcel وPowerPoint وملفات البريد الإلكتروني (.eml و.msg) والملفات النصية والأرشيفات المضغوطة ZIP والصور. لا تُقبل ملفات HTML وSVG. يمكن للعملاء الذين يرفعون الملفات عبر البوابة إرسال ملفات PDF وWord وExcel والملفات النصية والصور. الحد الأقصى لحجم الملف هو 25 ميغابايت لملفات الفريق و10 ميغابايت لملفات بوابة العملاء.
لماذا لا تتوفر ميزة التحليل بالذكاء الاصطناعي لمستندي؟#
تأكد مما يلي:
- أن الصيغة مدعومة من قِبل الذكاء الاصطناعي: PDF أو Word (.docx) أو الملفات النصية العادية، أو الصور والمسوحات الضوئية (JPEG وPNG وWebP). ملفات Excel وPowerPoint وملفات البريد الإلكتروني يتم تخزينها ولكن لا يقرؤها الذكاء الاصطناعي.
- أن مكتبك لا يزال يمتلك رصيد ذكاء اصطناعي متبقياً لهذا الشهر (راجع Settings ← Subscription).
هل يمكنني تنظيم المستندات في مجلدات؟#
نعم. تدعم مستندات القضايا والملفات المستقلة ميزة المجلدات. يمكنك إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية، ونقل الملفات فيما بينها.
ميزات الذكاء الاصطناعي#
ما ميزات الذكاء الاصطناعي المتاحة؟#
يحتوي كل مستند على لوحة ذكاء اصطناعي تضم الملخص (Summary)، والوقائع (Facts)، والمساعد الذكي AI Assistant (للدردشة مع المستند)، والمراجعة Review (مراجعة المستندات وفق قواعد محددة)، والكيانات Entities (الأشخاص والشركات). وعلى مستوى القضية، يتوفر لديك Ask AI وشبكة الوقائع Fact Grid. وفي ملفات العملاء المحتملين، تحصل على موجز ذكي وخيار Ask AI. كما يجيب المساعد الذكي المستقل على الأسئلة العامة، وتساعدك أداة التحرير والصياغة في كتابة وتعديل المسودات القانونية.
ما مقدار رصيد الذكاء الاصطناعي الذي أحصل عليه؟#
تتضمن الخطة المجانية Free 50 رصيداً شهرياً، وتوفر خطة Essentials 500 رصيد مشترك للمكتب، وتمنح خطة Advanced 1,500 رصيد لكل مقعد بشكل تجميعي. تحصل المكاتب المتصلة بـ Lawzana Directory على الحد الأعلى بين حصة الدليل وخطة Flow الخاصة بها. راجع الفوترة والخطط لمعرفة تكلفة الرصيد لكل عملية.
هل تُستخدم بياناتي لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي؟#
لا. لا تستخدم Google محتواك لتدريب نماذجها، وسجل الطلبات (request logging) معطّل في مشروعنا. قد تحتفظ Google بالطلبات في الذاكرة لمدة تصل إلى 24 ساعة لأغراض التخزين المؤقت، وقد تسجلها لاكتشاف إساءة الاستخدام. ويقوم Lawzana Flow نفسه بتخزين سجل محادثات الذكاء الاصطناعي والملخصات والوقائع المستخرجة كجزء من ملف قضيتك.
بوابة العملاء#
كيف يصل العملاء إلى بوابتهم؟#
يتلقى العملاء رابطاً سحرياً (magic link) عبر البريد الإلكتروني — دون الحاجة إلى كلمة مرور أو إنشاء حساب. ينقرون على الرابط للوصول فقط إلى المستندات والمعلومات التي شاركتها معهم.
ماذا يمكن للعملاء رؤيته في البوابة؟#
ما تشاركه معهم صراحةً فقط. وبحسب مستوى الوصول:
- View: المستندات المشتركة فقط
- Upload: العرض + رفع المستندات + الجدول الزمني
- Full: الرفع + المراسلة + المراحل الرئيسية + مساعد الذكاء الاصطناعي
يمكنك تعديل هذه الأذونات في كل رابط بوابة تُنشئه.
هل يمكنني إلغاء وصول العميل إلى البوابة؟#
نعم. افتح القضية، وانقر على Share with Client واختر Revoke access على الرابط. يتم الإلغاء فوراً: حيث يتوقف رابطهم السحري عن العمل مباشرة.
الفريق والأذونات#
ما هي أدوار المستخدمين؟#
| الدور | مستوى الوصول |
|---|---|
| Owner | وصول كامل، بما في ذلك الاشتراك وسجلات التدقيق. مالك واحد لكل منشأة. |
| Admin | إدارة الفريق والإعدادات ومسارات العمل. لا يمكنه تغيير الخطة أو وسيلة الدفع. |
| Member | العمل على العملاء المحتملين والقضايا والمستندات والمسودات. لا يمكنه تغيير إعدادات المكتب العامة. |
| Viewer | وصول للقراءة فقط. |
راجع الفريق والأدوار لمعرفة صلاحيات العرض لكل دور بالتفصيل.
كيف أدعو أعضاء الفريق؟#
انتقل إلى Settings ← Members وانقر على Invite Member. أدخل بريدهم الإلكتروني وحدد الدور. سيتلقون رسالة دعوة عبر البريد الإلكتروني.
هل يمكنني تغيير دور أحد المستخدمين؟#
نعم. يمكن للمالكين (Owners) والمسؤولين (Admins) تغيير دور أي عضو من Settings ← Members، باستخدام قائمة More options بجوار اسمه.
فوترة العملاء#
أين أقوم بإعداد نظام الفواتير؟#
يقوم المالك أو المسؤول بتعبئة البيانات في Settings ← Invoicing & rates: العملة، والسعر الافتراضي للساعة، وأسعار الموظفين، والضريبة، وبادئة أرقام الفواتير، ورقم التعريف الضريبي، وتعليمات الدفع. يُنصح بالقيام بذلك قبل أن يبدأ أي شخص بتسجيل الوقت. يمكنك الوصول إلى هذه الإعدادات عبر خطوة Set up invoicing الموجودة في بطاقة Get set up بالصفحة الرئيسية. راجع الفوترة.
لماذا لا تظهر ساعاتي المسجلة في الفاتورة؟#
تحقق بالترتيب التالي:
- Needs rate: لم يتم تعيين سعر، أو أن أسعارك بعملة تختلف عن عملة القضية. قم بتحديد السعر: يؤدي حفظ Settings ← Invoicing & rates، أو حفظ Billing rates الخاصة بالعميل، إلى تسعير المدخلات المعلقة. ثم قم بإنشاء الفاتورة مرة أخرى.
- Another currency: تم تسجيل المدخل بعملة تختلف عن عملة القضية. توضح المسودة عدد المدخلات التي تم استبعادها.
- Already billed: تم تضمين المدخل بالفعل في فاتورة صادرة.
- Not billable: كان مفتاح Billable معطلاً.
- Fee arrangement: قضايا الأتعاب الثابتة أو أتعاب النجاح لا تُفوتر بناءً على الوقت.
هل يمكنني فوترة عميل بعملة أخرى؟#
نعم. تتم فوترة كل قضية بعملة واحدة. حدد عملة العميل في بطاقة Billing details في صفحة جهة الاتصال الخاصة به (أو عملة قضية معينة في Billing details لتلك القضية)، وحدد للعميل أسعاراً بتلك العملة في بطاقة Billing rates المجاورة لها. لا يقوم Flow إطلاقاً بالتحويل بين العملات: حيث تظل الفواتير والمدفوعات والتقارير بعملة كل قضية، ويتولى المحاسب المالي الخاص بك تقييد أي فروق في أسعار الصرف. راجع الفوترة بعملة أخرى للاطلاع على مثال تطبيقي خطوة بخطوة.
لماذا لا يمكنني تغيير عملة القضية؟#
تحتوي القضية على وقت أو نفقات مسعرة لم تُفوتر بعد، أو مسودة فاتورة بالعملة الحالية، وتغيير العملة سيؤدي إلى فقدانها. قم بفوترة هذا العمل (أو احذف المسودات والمدخلات غير الصحيحة)، ثم قم بتغييرها. التحويل إلى العملة التي سُجل بها العمل بالفعل متاح دائماً.
هل يمكنني تعديل فاتورة صادرة؟#
لا. بمجرد اعتماد الفاتورة نهائياً، يتم قفلها لضمان تطابق نسخة العميل مع سجلاتك. يمكن للمالك أو المسؤول إبطالها (void) - ولا يمكن ذلك إلا في حال عدم تسجيل أي دفعات عليها - ثم تقوم بتصحيح الوقت أو النفقات أو تفاصيل الفوترة، والنقر على New invoice مجدداً. تحتفظ الفاتورة الملغاة برقمها وتحصل الفاتورة الجديدة على الرقم التالي.
من يمكنه تسجيل المدفوعات؟#
يمكن للمالكين والمسؤولين تسجيل المدفوعات وشطب الفواتير وإبطالها. يمكن للأعضاء إنشاء الفواتير واعتمادها وإرسالها بالبريد الإلكتروني وإرسال تذكيرات الدفع. راجع الفريق والأدوار.
هل يمكن للعملاء السداد عبر الإنترنت؟#
ليس بعد. يقوم العملاء بالسداد وفقاً لتعليمات الدفع الموضحة في الفاتورة، وعادة ما يتم ذلك عبر التحويل المصرفي، ويقوم المالك أو المسؤول بتسجيل الدفعة يدوياً في Flow.
هل يمكنني إصدار إشعار دائن (credit note) أو فاتورة دفعة مقدمة؟#
ليس بعد. بالنسبة للفاتورة غير المدفوعة، قم بإبطالها وإصدار فاتورة جديدة. للحصول على رصيد دائن بعد السداد، أضف بند تسوية بالسالب في فاتورة العميل التالية. تحتوي كل فاتورة على نسبة ضريبية واحدة؛ وإذا انطبقت نسبتان، فيجب إصدار فاتورتين منفصلتين.
كيف أقوم بفوترة دفعة مقدمة أو مبلغ أتعاب مقدم (retainer)؟#
فواتير الدفعات المقدمة ومبالغ الأتعاب المقدمة التي تُخصم تلقائياً ليست مدعومة بعد. توجد طريقتان لإدارتها حالياً:
- الاحتفاظ بالأموال في حساب أمانات (trust). سجل إيداع العميل في حساب أمانات. وعند إصدار الفاتورة، سجّل الدفعة على الفاتورة وسجّل عملية صرف مطابقة (Disbursement) من حساب الأمانات (لا يربط Flow بين الاثنين تلقائياً، لذا يجب تسجيل كليهما)، بما يتوافق مع لوائح نقابة المحامين الخاصة بك. راجع محاسبة الأمانات.
- فوترة الدفعة المقدمة كأتعاب مقطوعة (flat fee). اضبط اتفاقية الأتعاب على Flat fee بمقدار الدفعة المقدمة وأصدر الفاتورة بها. وعند اكتمال العمل، حوّل الاتفاقية إلى Hourly، وانقر على New invoice، وأضف تسوية بمبلغ سالب، على سبيل المثال "يُخصم المبلغ المدفوع مقدماً، فاتورة رقم INV-0007". استشر محاسبك المالي بشأن المعاملة الضريبية للدفعات المقدمة.
هل يمكنني إرسال فواتيري إلى المحاسب المالي؟#
نعم. في صفحة Billing، يتيح لك خيار Export for accountant تنزيل مصنف Excel أو ملفات CSV تتضمن الفواتير، وبنود الفواتير، والمدفوعات لأي فترة زمنية محددة. راجع لوحة تحكم الفوترة.
الفوترة والاشتراك#
كيف يعمل نظام الاشتراك في Flow؟#
الخطة المجانية Free لا تكلف شيئاً. أما خطة Essentials (بقيمة 29 دولاراً) وخطة Advanced (بقيمة 79 دولاراً) فيتم احتسابهما لكل عضو نشط في الفريق شهرياً، مع تضمين رصيد للذكاء الاصطناعي. تتم معالجة عمليات الدفع والفوترة عبر Stripe.
ماذا يحدث إذا نفد رصيد الذكاء الاصطناعي لدي؟#
تتوقف خدمات الذكاء الاصطناعي مؤقتاً حتى يتجدد رصيدك في بداية الشهر التالي. وفي خطتي Essentials وAdvanced، يمكن للمالك أو المسؤول تفعيل الاستخدام الإضافي من Settings ← Subscription مع تحديد حد أقصى للرصيد الإضافي؛ ويكون هذا الخيار معطلاً افتراضياً ولن يتجاوز الذكاء الاصطناعي الحد الأقصى المحدد أبداً.
هل يمكنني إلغاء اشتراكي؟#
نعم. ينقر المالك على Cancel subscription في Settings ← Subscription. ستستمر خطتك المدفوعة سارية حتى نهاية الفترة المحددة، ثم ستتحول إلى الخطة المجانية Free. ولن يتم حذف أي من بياناتك.
الأمان#
أين يتم تخزين بياناتي؟#
تُخزن الملفات المرفوعة في منطقة واحدة: الولايات المتحدة (آيوا)، أو أوروبا (بلجيكا)، أو آسيا والمحيط الهادئ (سنغافورة). المكاتب التي تسجل عبر flow.lawzana.com تُخصص لها منطقة أوروبا تلقائياً؛ أما المكاتب التي تبدأ من Lawzana Directory فتختار منطقتها عند إنشاء مساحة العمل. وتعمل بقية مكونات الخدمة (قاعدة البيانات، والبحث، والمهام الخلفية، وخوادم التطبيقات) على DigitalOcean في الولايات المتحدة.
أين تتم معالجة الذكاء الاصطناعي؟#
تتم معالجة الذكاء الاصطناعي عبر Google Vertex AI، باستخدام نقطة النهاية العالمية لـ Google. ولا تقتصر هذه الطلبات على منطقة تخزين الملفات الخاصة بك.
هل بياناتي مشفرة؟#
نعم. تنتقل البيانات عبر بروتوكول HTTPS الآمن، ويقوم مزودو الخدمات السحابية بتشفيرها أثناء التخزين (at rest). كما تُخزن المستندات بتشفير من جانب الخادم في Google Cloud Storage.
هل يمكنني الحصول على اتفاقية معالجة بيانات، أو تصدير بياناتي أو حذفها؟#
نعم. نحن نوقع اتفاقيات معالجة البيانات عند الطلب، ونقوم بتصدير بياناتك أو حذفها متى أردت ذلك. يرجى مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني [email protected].
التكاملات#
هل يتكامل Lawzana Flow مع Zapier؟#
نعم. يمكنك إنشاء مفتاح API الخاص بك من Settings ← Zapier، ثم فتح تطبيق Lawzana Flow في Zapier وقبول الدعوة: التطبيق متاح بالدعوات فقط حالياً. استخدمه لإنشاء عملاء محتملين من نماذج الويب، والبريد الإلكتروني، والأدوات الأخرى، وبدء إجراء تلقائي (Zap) عند إصدار فاتورة، أو تسجيل دفعة، أو سداد فاتورة بالكامل، أو إبطال فاتورة. تعمل مشغلات الفوترة بمجرد قيام المالك أو المسؤول بتفعيل خيار Allow integrations to read billing data. راجع التكاملات.
هل يمكنني تضمين نموذج اتصال في موقعي الإلكتروني؟#
نعم. يمكن تضمين أداة جمع بيانات العملاء المحتملين في أي موقع إلكتروني. يقوم المالك بإنشاء مفتاح الأداة من Settings ← Website Widget؛ ثم تحديد نمط الأداة ومظهرها، ونسخ كود التضمين. يمكنك أيضاً نشر صفحة اتصال مستضافة من Settings ← Contact page. راجع التكاملات.
الدعم الفني#
كيف أتواصل مع الدعم الفني؟#
- البريد الإلكتروني: [email protected]
- المحادثة المباشرة: انقر على زر المحادثة في الزاوية السفلية من واجهة التطبيق
- مركز المساعدة: تفضل بزيارة lawzana.com/flow/support
وجدتُ ثغرة أمنية. كيف أبلغ عنها؟#
أرسل بريداً إلكترونياً يتضمن التفاصيل إلى [email protected].