الأسئلة الشائعة
بدء الاستخدام#
كيف أبدأ باستخدام Lawzana Flow؟#
سجّل اشتراكك عبر flow.lawzana.com باستخدام اسمك وبريدك الإلكتروني واسم مكتب المحاماة الخاص بك، أو عبر حسابك في Google أو Microsoft. ستبدأ بالخطة المجانية (Free) وستصل إلى الصفحة الرئيسية، حيث تقترح عليك قائمة تحقق قصيرة خطواتك الأولى. إذا كان مكتبك مسجلاً في Lawzana Directory، فانقر على Open in Flow من بيانات العميل المحتمل في لوحة تحكم Lawzana بدلاً من ذلك؛ سيؤدي ذلك إلى إنشاء مساحة العمل الخاصة بك وتسجيل دخولك. راجع بدء الاستخدام للاطلاع على دليل إرشادي كامل.
هل توجد فترة تجريبية مجانية؟#
لا توجد فترة تجريبية لوجود خطة مجانية (Free): تتضمن عضوين في الفريق، و50 رصيد ذكاء اصطناعي شهرياً، و2 غيغابايت من مساحة التخزين، دون الحاجة لبطاقة بنكية ودون حد زمني. يمكنك الترقية إلى خطة Essentials أو Advanced عندما تحتاج إلى المزيد. راجع الفوترة والخطط.
هل يمكنني دعوة أعضاء من الفريق ضمن الخطة المجانية؟#
نعم. تغطي الخطة المجانية عضوين في الفريق إجمالاً، بما في ذلك أنت، لذا يمكنك دعوة زميل واحد. لا تتضمن الخطط المدفوعة حداً لعدد الأعضاء، وقد تحصل المكاتب المرتبطة بـ Lawzana Directory على مقاعد إضافية من خلال خطة Directory الخاصة بها.
ما هي اللغات التي يتوفر بها Lawzana Flow؟#
الإنجليزية، والإسبانية، والفرنسية، والتركية، والتايلاندية. يمكنك تغيير اللغة من قائمة حسابك في الشريط الجانبي، تحت Language.
العملاء المحتملون والقضايا#
كيف أقوم بتحويل عميل محتمل إلى قضية؟#
افتح العميل المحتمل وانقر على Convert to matter. أدخل عنوان القضية، ويمكنك اختيارياً تحديد مجال الممارسة ونوع القضية والمحامي المسؤول عنها، ثم انقر على Create Matter. يتحقق Flow أولاً من تضارب المصالح، وتُنقل بيانات العميل والحقائق الرئيسية من العميل المحتمل إلى القضية الجديدة تلقائياً.
كيف يمكنني جلب الاستفسارات من موقعي الإلكتروني وبريدي الإلكتروني والأدلة إلى Flow؟#
استخدم عنوان الاستفسارات الخاص بمكتبك. يقوم المالك أو المسؤول بنسخه من Settings → Lead sources، ثم إعادة توجيه صندوق البريد info@ إليه، أو إضافته إلى إشعارات نموذج الموقع الإلكتروني، أو تعيينه كبريد إلكتروني للإشعارات في الأدلة. يقرأ Flow كل بريد إلكتروني: يتحول الاستفسار الجديد إلى عميل محتمل، وتتم أرشفة البريد الإلكتروني من العميل الحالي في ملف العميل المحتمل أو القضية الخاصة به، ويُحفظ أي شيء آخر في Email Review لمدة 30 يوماً. تحتوي الصفحة على خطوات الإعداد لكل من Gmail وOutlook وWordPress وWix وSquarespace وWebflow ومنصات أخرى، وخيار Email these steps to my web person. راجع التكاملات.
لماذا لم يتلقَ العميل المحتمل الجديد نموذج الاستقبال التلقائي؟#
تأكد مما يلي:
- تفعيل خيار Start the client intake automatically في Settings → Lead sources
- توفر عنوان بريد إلكتروني للعميل المحتمل، وأنه وارد من ملفك الشخصي في Lawzana، أو نموذج موقعك الإلكتروني، أو صفحة الاتصال، أو صفحة الحجز، أو عنوان الاستفسارات، أو عبر Zapier مع تعيين
new_enquiry. العملاء المحتملون الذين تضيفهم أو تستوردهم أو تنشئهم من Email Review لا يتلقون هذا النموذج أبداً - بالنسبة لعنوان الاستفسارات: أن العميل قد كتب من عنوان بريده الإلكتروني الخاص وتمكن Flow من التحقق منه، أو قدم إشعار النموذج أو المنصة بريده الإلكتروني، أو قام شخص في مكتبك بإعادة توجيهه من العنوان الذي يسجل الدخول به إلى Flow
- ليس لدى العميل نموذج استقبال قيد التنفيذ بالفعل، وأن الرسالة ليست عاجلة (الرسائل العاجلة ترسل إليك تنبيهاً بدلاً من ذلك)، وتلقى أقل من 20 عميلاً محتملاً النموذج اليوم
يمكنك دائماً النقر على Send intake في صفحة العميل المحتمل.
هل يمكنني تخصيص مراحل مسار العمل؟#
نعم. انتقل إلى Settings → Matter Stages (أو Lead Stages) لإضافة المراحل، أو إعادة تسميتها، أو إعادة ترتيبها، أو حذفها. توفر مراحل القضايا (Matter Stages) قوالب جاهزة عبر Apply Template (التقاضي، المعاملات، قانون الأسرة، أو مخصص)؛ كما تتضمن مراحل العملاء المحتملين (Lead Stages) قوالبها الخاصة.
ما الفرق بين العميل المحتمل والقضية؟#
العميل المحتمل (lead) هو عميل محتمل أبدى اهتماماً ولكنه لم يوكل المكتب بعد. أما القضية (matter) فهي دعوى أو معاملة نشطة. قم بتحويل العملاء المحتملين إلى قضايا بمجرد توكيل العميل للمكتب.
المستندات#
ما هي صيغ الملفات التي يمكنني رفعها؟#
جميع الملفات تقريباً: PDF، وWord، وExcel، وPowerPoint، وملفات البريد الإلكتروني (.eml، .msg)، والملفات النصية، وأرشيفات ZIP، والصور. لا تُقبل ملفات HTML وSVG. يمكن للعملاء الذين يرفعون الملفات عبر البوابة إرسال ملفات PDF، وWord، وExcel، والملفات النصية، والصور. الحد الأقصى لحجم الملف هو 25 ميغابايت لملفات الفريق و10 ميغابايت للملفات المرفوعة عبر بوابة العملاء.
لماذا لا يتوفر تحليل الذكاء الاصطناعي لمستندي؟#
تأكد مما يلي:
- أن الصيغة مدعومة من قِبل الذكاء الاصطناعي: PDF، أو Word (.docx)، أو الملفات النصية العادية، أو الصور والمسوحات الضوئية (JPEG، PNG، WebP). يتم تخزين ملفات Excel وPowerPoint والبريد الإلكتروني ولكن الذكاء الاصطناعي لا يقرؤها.
- لا يزال لدى مكتبك رصيد متبقٍ من الذكاء الاصطناعي لهذا الشهر (راجع Settings → Subscription)
هل يمكنني تنظيم المستندات في مجلدات؟#
نعم. تدعم كل من مستندات القضايا والملفات المستقلة ميزة المجلدات. يمكنك إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية، ونقل الملفات بينها.
ميزات الذكاء الاصطناعي#
ما هي ميزات الذكاء الاصطناعي المتوفرة؟#
يتضمن كل مستند لوحة ذكاء اصطناعي تحتوي على الملخص (Summary)، والحقائق (Facts)، ومساعد الذكاء الاصطناعي (AI Assistant - للمحادثة مع المستند)، والمراجعة (Review - مراجعات أدلة العمل)، والكيانات (Entities - الأشخاص والشركات). وعلى مستوى القضية، يتوفر لديك Ask AI وجدول الحقائق (Fact Grid). وفي ملفات العملاء المحتملين، تحصل على Case summary وAsk AI. ويجيب مساعد الذكاء الاصطناعي المستقل عن الأسئلة العامة، بينما يمكن لمحرر الصياغة كتابة المسودات وتعديلها معك.
كم يبلغ رصيد الذكاء الاصطناعي المتاح لي؟#
تتضمن الخطة المجانية (Free) 50 رصيداً شهرياً، وخطة Essentials تتضمن 500 رصيد مشتركة بين أعضاء المكتب، وخطة Advanced تتضمن 1,500 رصيد لكل مقعد يتم تجميعها معاً. تحصل المكاتب المرتبطة بـ Lawzana Directory على القيمة الأعلى بين مخصصات Directory أو خطة Flow الخاصة بها. راجع الفوترة والخطط لمعرفة تكلفة الرصيد لكل عملية.
هل تُستخدم بياناتي لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي؟#
لا. لا تستخدم Google المحتوى الخاص بك لتدريب نماذجها، كما تم إيقاف تسجيل الطلبات في مشروعنا. قد تحتفظ Google بالطلبات في الذاكرة المؤقتة لمدة تصل إلى 24 ساعة لأغراض التخزين المؤقت، وقد تسجلها لاكتشاف إساءة الاستخدام. ويقوم Lawzana Flow نفسه بتخزين سجل محادثات الذكاء الاصطناعي والملخصات والحقائق المستخرجة كجزء من قضيتك.
بوابة العملاء#
كيف يصل العملاء إلى البوابة الخاصة بهم؟#
يتلقى العملاء رابطاً سحرياً (magic link) عبر البريد الإلكتروني. لا يلزم وجود كلمة مرور أو حساب. ينقرون على الرابط للوصول فقط إلى المستندات والمعلومات التي شاركتها معهم.
ما الذي يمكن للعملاء رؤيته في البوابة؟#
ما تشاركه معهم بوضوح فقط. بناءً على مستوى الوصول:
- View: المستندات المشتركة
- Upload: العرض + رفع المستندات + الجدول الزمني
- Full: الرفع + المراسلة + المراحل الرئيسية + مساعد الذكاء الاصطناعي
يمكنك ضبط هذه الأذونات في كل رابط بوابة.
هل يمكنني إلغاء الوصول إلى بوابة العميل؟#
نعم. افتح القضية، وانقر على Share with Client واختر Revoke access على الرابط. يتم الإلغاء فوراً: ويتوقف الرابط السحري الخاص بهم عن العمل.
الفريق والأذونات#
ما هي أدوار المستخدمين؟#
| الدور | مستوى الوصول |
|---|---|
| Owner | وصول كامل، بما في ذلك الاشتراك وسجلات التدقيق. مالك واحد لكل مؤسسة. |
| Admin | إدارة الفريق والإعدادات وسير العمل. لا يمكنه تغيير الخطة أو طريقة الدفع. |
| Member | العمل على العملاء المحتملين والقضايا والمستندات والمسودات. لا يمكنه تغيير الإعدادات على مستوى المكتب. |
| Viewer | وصول للقراءة فقط. |
راجع الفريق والأدوار لمعرفة ما يمكن لكل دور رؤيته.
كيف أدعو أعضاء الفريق؟#
انتقل إلى Settings → Members وانقر على Invite Member. أدخل بريدهم الإلكتروني واختر دوراً لهم. سيتلقون رسالة دعوة عبر البريد الإلكتروني.
هل يمكنني تغيير دور شخص ما؟#
نعم. يمكن للمالكين والمسؤولين تغيير دور العضو من Settings → Members، باستخدام قائمة More options المجاورة لأسمائهم.
فوترة عملائك#
من أين أقوم بإعداد الفوترة؟#
يقوم المالك أو المسؤول بتعبئة البيانات في Settings → Invoicing & rates: العملة، والسعر الافتراضي للساعة، وأسعار الموظفين، والضريبة، وبادئة رقم الفاتورة، والرقم الضريبي الخاص بك، وتعليمات الدفع. يُرجى القيام بذلك قبل أن يسجل أي شخص وقتاً. تفتح لك خطوة Set up invoicing في بطاقة Get set up بالصفحة الرئيسية هذه الإعدادات مباشرة. راجع إصدار الفواتير.
لماذا لا يظهر الوقت المسجل في الفاتورة؟#
تحقق من الأمور التالية بهذا الترتيب:
- Needs rate: لم يتم العثور على سعر، أو أن أسعارك بعملة مختلفة عن عملة القضية. حدد سعراً: يؤدي حفظ Settings → Invoicing & rates أو Billing rates الخاصة بالعميل إلى تسعير الإدخالات المعلقة. ثم أعد إنشاء الفاتورة من جديد
- Another currency: تم تسجيل الإدخال بعملة تختلف عن عملة القضية. توضح المسودة عدد الإدخالات التي تم استبعادها
- Already billed: الإدخال مدرج بالفعل في فاتورة صادرة
- Not billable: مفتاح التبديل Billable كان مغلقاً
- Fee arrangement: القضايا ذات الأتعاب الثابتة أو أتعاب النجاح لا تفوتر الوقت
هل يمكنني فوترة عميل بعملة أخرى؟#
نعم. تتم فوترة كل قضية بعملة واحدة. حدد عملة العميل في بطاقة Billing details في صفحة جهة الاتصال الخاصة به (أو عملة القضية في Billing details لتلك القضية)، وحدد أسعار العميل بتلك العملة في بطاقة Billing rates المجاورة لها. لا يقوم Flow بالتحويل بين العملات مطلقاً: تظل الفواتير والمدفوعات والتقارير بعملة كل قضية، ويقوم محاسبك بتسجيل أي فروق في أسعار الصرف. راجع الفوترة بعملة أخرى للاطلاع على مثال خطوة بخطوة.
لماذا لا يمكنني تغيير عملة القضية؟#
تحتوي القضية على وقت أو نفقات مسعرة وغير مفوترة، أو مسودة فاتورة بالعملة الحالية، وتغيير العملة سيؤدي إلى استبعادها. قم بفوترة هذا العمل (أو احذف المسودات والإدخالات الخاطئة)، ثم قم بتغيير العملة. يعمل التبديل دائماً إلى العملة التي تم تسجيل العمل بها بالفعل.
هل يمكنني تعديل فاتورة صادرة؟#
لا. بمجرد اعتماد الفاتورة، يتم قفلها لضمان تطابق نسخة العميل مع سجلاتك. يقوم المالك أو المسؤول بإلغائها (وهو أمر ممكن فقط في حال عدم تسجيل أي دفعات)، ثم تقوم بتعديل الوقت أو النفقات أو تفاصيل الفوترة، ثم تنقر على New invoice مجدداً. تحتفظ الفاتورة الملغاة برقمها وتحصل الفاتورة الجديدة على الرقم التالي.
من يمكنه تسجيل المدفوعات؟#
يسجل المالكون والمسؤولون المدفوعات، ويقومون بشطب الفواتير وإلغائها. يمكن للأعضاء إنشاء الفواتير واعتمادها وإرسالها بالبريد الإلكتروني وإرسال تذكيرات الدفع. راجع الفريق والأدوار.
هل يمكن للعملاء الدفع عبر الإنترنت؟#
ليس بعد. يدفع العملاء باستخدام تعليمات الدفع المطبوعة على الفاتورة، عادةً عن طريق التحويل المصرفي، ويقوم المالك أو المسؤول بتسجيل الدفعة في Flow.
هل يمكنني إصدار إشعار دائن أو فاتورة مقدمة؟#
ليس بعد. بالنسبة للفاتورة غير المدفوعة، قم بإلغائها وأصدر فاتورة جديدة. للحصول على رصيد دائن بعد السداد، أضف بند تسوية سالباً في الفاتورة التالية للعميل. تحتوي كل فاتورة على معدل ضريبي واحد؛ إذا كان هناك معدلان ينطبقان، فأصدر فاتورتين.
كيف أقوم بفوترة الدفعة المقدمة أو أتعاب حجز الخدمة؟#
الفواتير المقدمة وأتعاب حجز الخدمة (الدفعة المقدمة) التي يتم الخصم منها تلقائياً ليست مدعومة بعد. توجد طريقتان لإدارتها حالياً:
- الاحتفاظ بالأموال في حساب الأمانة. سجّل إيداع العميل في حساب أمانة. عندما تصدر الفاتورة، سجّل الدفعة على الفاتورة وما يقابلها من Disbursement من حساب الأمانة (لا يربط Flow بين الاثنين تلقائياً، لذا سجّل كليهما)، بما يتوافق مع قواعد نقابة المحامين الخاصة بك. راجع محاسبة الأمانات.
- فوترة الدفعة المقدمة كأتعاب مقطوعة. اضبط ترتيب الأتعاب على Flat fee بمبلغ الدفعة المقدمة وأصدر الفاتورة بها. عند الانتهاء من العمل، حوّل الترتيب إلى Hourly، وانقر على New invoice، وأضف تسوية بمبلغ سالب، على سبيل المثال "خصم الدفعة المقدمة المسددة، الفاتورة INV-0007". استشر محاسبك لمعرفة كيفية فرض الضرائب على الدفعات المقدمة.
هل يمكنني إرسال فواتيري إلى المحاسب الخاص بي؟#
نعم. في صفحة Billing، يتيح لك خيار Export for accountant تنزيل مصنف Excel، أو ملفات CSV، تتضمن الفواتير وبنود الفواتير والمدفوعات لأي نطاق زمني. راجع لوحة تحكم الفوترة.
الفوترة والاشتراك#
كيف يعمل اشتراك Flow؟#
الخطة المجانية (Free) لا تكلف شيئاً. خطة Essentials (بقيمة $29) وخطة Advanced (بقيمة $79) تُحسب تكلفتهما لكل عضو نشط في الفريق شهرياً، مع تضمين أرصدة الذكاء الاصطناعي. تتم معالجة الفوترة من خلال Stripe.
ماذا يحدث إذا نفد رصيد الذكاء الاصطناعي الخاص بي؟#
تتوقف ميزات الذكاء الاصطناعي مؤقتاً حتى تتم إعادة ضبط رصيدك في بداية الشهر التالي. في خطتي Essentials وAdvanced، يمكن للمالك أو المسؤول تفعيل الاستخدام الإضافي في Settings → Subscription مع تحديد حد أقصى للأرصدة الإضافية؛ تكون هذه الميزة معطلة افتراضياً ولا يتجاوز الذكاء الاصطناعي الحد الأقصى أبداً.
هل يمكنني إلغاء اشتراكي؟#
نعم. ينقر المالك على Cancel subscription في Settings → Subscription. تحتفظ بخصائص خطتك المدفوعة حتى نهاية الفترة، ثم تنتقل إلى الخطة المجانية (Free). لن يتم حذف أي شيء.
الأمان#
أين يتم تخزين بياناتي؟#
تُخزن الملفات المرفوعة في منطقة واحدة: الولايات المتحدة (آيوا)، أو أوروبا (بلجيكا)، أو آسيا والمحيط الهادئ (سنغافورة). تحصل المكاتب التي تسجل عبر flow.lawzana.com على منطقة أوروبا؛ أما المكاتب التي تبدأ من Lawzana Directory فتختار منطقتها عند إنشاء مساحة العمل. بقية خدمات النظام (قاعدة البيانات، والبحث، والمهام في الخلفية، وخوادم التطبيق) تعمل على DigitalOcean في الولايات المتحدة.
أين تتم معالجة الذكاء الاصطناعي؟#
تتم معالجة الذكاء الاصطناعي عبر Google Vertex AI، باستخدام نقطة النهاية العالمية لـ Google. لا تقتصر الطلبات على منطقة تخزين الملفات الخاصة بك.
هل بياناتي مشفرة؟#
نعم. تنتقل البيانات عبر بروتوكول HTTPS، ويقوم مزودو الخدمات السحابية لدينا بتشفيرها أثناء التخزين. تُخزن المستندات بتشفير من جانب الخادم في Google Cloud Storage.
هل يمكنني الحصول على اتفاقية معالجة البيانات، أو تصدير بياناتي أو حذفها؟#
نعم. نوقع اتفاقيات معالجة البيانات عند الطلب، ونقوم بتصدير بياناتك أو حذفها متى طلبت ذلك. يرجى التواصل عبر البريد الإلكتروني [email protected].
التكاملات#
هل يتكامل Lawzana Flow مع Zapier؟#
نعم. قم بإنشاء مفتاح API الخاص بك في Settings → Zapier، ثم افتح تطبيق Lawzana Flow في Zapier واقبل الدعوة: التطبيق متاح بالدعوة فقط في الوقت الحالي. استخدمه لإنشاء عملاء محتملين من نماذج الويب والبريد الإلكتروني والأدوات الأخرى (أرسل new_enquiry كقيمة صحيحة "true" للاستفسارات الجديدة التي يجب أن تتلقى نموذج الاستقبال التلقائي)، ولبدء مهمة Zap عند إصدار فاتورة، أو تسجيل دفعة، أو دفع فاتورة، أو إلغاء فاتورة. تعمل مشغلات الفوترة بمجرد أن يقوم المالك أو المسؤول بتفعيل خيار Allow integrations to read billing data. راجع التكاملات.
هل يمكنني تضمين نموذج اتصال في موقعي الإلكتروني؟#
نعم. يمكن تضمين أداة التقاط العملاء المحتملين في أي موقع إلكتروني. يقوم المالك بإنشاء مفتاح الأداة في Settings → Website Widget؛ ثم اختر وضع الأداة وتنسيقها، وانسخ كود التضمين. يمكنك أيضاً نشر صفحة اتصال مستضافة من Settings → Contact page. راجع التكاملات.
الدعم الفني#
كيف أتواصل مع الدعم الفني؟#
- البريد الإلكتروني: [email protected]
- المحادثة المباشرة: انقر على زر المحادثة في الركن السفلي الأيمن من التطبيق
- مركز المساعدة: تفضل بزيارة lawzana.com/flow/support
اكتشفت مشكلة أمنية. كيف أبلغ عنها؟#
أرسل بريداً إلكترونياً يحتوي على التفاصيل إلى [email protected].