Mga Madalas Itanong (FAQ)

Pagsisimula#

Paano ako magsisimula sa Lawzana Flow?#

Mag-sign up sa flow.lawzana.com gamit ang iyong pangalan, email, at pangalan ng law firm, o gamit ang iyong Google o Microsoft account. Magsisimula ka sa Free plan at mapupunta sa Home, kung saan may maikling checklist na nagmumungkahi ng iyong mga unang hakbang. Kung nakalista ang iyong law firm sa Lawzana Directory, i-click ang Open in Flow sa isang lead sa iyong Lawzana dashboard; gagawin nito ang iyong workspace at ila-log in ka. Tingnan ang Pagsisimula para sa kumpletong gabay.

Mayroon bang libreng pagsubok (free trial)?#

Walang trial dahil mayroon nang Free plan: 2 miyembro ng koponan, 50 AI credits bawat buwan, at 2 GB ng storage, nang walang credit card at walang limitasyon sa oras. Mag-upgrade sa Essentials o Advanced kapag kailangan mo ng higit pa. Tingnan ang Pagsingil at mga Plano.

Maaari ba akong mag-imbita ng mga miyembro ng koponan sa Free plan?#

Oo. Sakop ng Free ang 2 miyembro ng koponan sa kabuuan, kasama ang iyong sarili, kaya maaari kang mag-imbita ng isang kasamahan. Walang limitasyon sa miyembro ang mga binabayarang plano, at ang mga law firm na nakakonekta sa Lawzana Directory ay maaaring makakuha ng mga karagdagang seat sa pamamagitan ng kanilang plano sa Directory.

Sa anong mga wika available ang Lawzana Flow?#

English, Spanish, at French. Baguhin ito mula sa menu ng iyong account sa sidebar, sa ilalim ng Language.

Mga Lead at Matter#

Paano ko iko-convert ang isang lead sa isang matter?#

Buksan ang lead at i-click ang Convert. Maglagay ng pamagat ng matter, opsyonal na pumili ng practice area, uri ng matter, at ang abogadong nakatalaga rito, pagkatapos ay i-click ang Create Matter. Sinusuri muna ng Flow kung may conflict of interest, at ang mga detalye ng kliyente at mahahalagang impormasyon mula sa lead ay ililipat sa bagong matter.

Maaari ko bang i-customize ang mga yugto ng pipeline?#

Oo. Pumunta sa Settings → Matter Stages (o Lead Stages) upang magdagdag, magpalit ng pangalan, magbago ng pagkakasunod-sunod, o magbura ng mga yugto. Nag-aalok ang Matter Stages ng mga nakahandang template gamit ang Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law, o Custom); may sarili ring mga template ang Lead Stages.

Ano ang pagkakaiba ng isang lead at isang matter?#

Ang isang lead ay isang potensyal na kliyente na nagpakita ng interes ngunit hindi pa pormal na kinukuha (retained). Ang isang matter ay isang aktibong kaso o engagement. I-convert ang mga lead sa mga matter kapag pormal nang nakuha ang kliyente.

Mga Dokumento#

Anong mga format ng file ang maaari kong i-upload?#

Halos anumang file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, mga email file (.eml, .msg), mga text file, ZIP archive, at mga larawan. Hindi tinatanggap ang mga HTML at SVG file. Ang mga kliyenteng nag-a-upload sa pamamagitan ng portal ay maaaring magpadala ng PDF, Word, Excel, mga text file, at mga larawan. Ang maximum na laki ng file ay 25 MB para sa mga upload ng koponan at 10 MB para sa mga upload sa portal ng kliyente.

Bakit hindi available ang pagsusuri ng AI para sa aking dokumento?#

Tiyakin na:

1. Ang format ay nababasa ng AI: PDF, Word (.docx), mga plain-text file, o mga larawan at scan (JPEG, PNG, WebP). Ang mga Excel, PowerPoint, at email file ay naiimbak ngunit hindi binabasa ng AI.
2. Mayroon pang natitirang mga AI credit ang iyong law firm ngayong buwan (tingnan ang Settings → Subscription)

Maaari ko bang ayusin ang mga dokumento sa mga folder?#

Oo. Parehong sumusuporta sa mga folder ang mga dokumento ng matter at ang mga nakahiwalay na file. Gumawa ng mga folder at subfolder, at ilipat ang mga file sa pagitan ng mga ito.

Mga Feature ng AI#

Anong mga feature ng AI ang available?#

Bawat dokumento ay may AI panel na naglalaman ng Summary, Facts, AI Assistant (makipag-chat sa dokumento), Review (mga playbook review), at Entities (mga tao at kumpanya). Sa antas ng matter, mayroon kang Ask AI at ang Fact Grid. Sa mga lead, makakakuha ka ng AI brief at Ask AI. Ang nakahiwalay na AI Assistant ay sumasagot sa mga pangkalahatang katanungan, at ang drafting editor ay maaaring sumulat at mag-edit ng mga draft kasama mo.

Ilang AI credit ang matatanggap ko?#

Kasama sa Free ang 50 credits bawat buwan, Essentials 500 na ibinabahagi sa buong law firm, at Advanced 1,500 bawat seat, na pinagsasama-sama (pooled). Ang mga law firm na nakakonekta sa Lawzana Directory ay makakakuha ng alinman sa mas mataas: ang kanilang allowance sa Directory o ang kanilang plano sa Flow. Tingnan ang Pagsingil at mga Plano para sa gastusin sa credit bawat operasyon.

Ginagamit ba ang aking data upang sanayin ang mga modelo ng AI?#

No. Hindi ginagamit ng Google ang iyong nilalaman upang sanayin ang mga modelo nito, at naka-off ang request logging sa aming proyekto. Maaaring panatilihin ng Google ang mga request sa memory nang hanggang 24 oras para sa pag-cache, at maaaring i-log ang mga ito upang matukoy ang pang-aabuso. Ang Lawzana Flow mismo ay nag-iimbak ng iyong kasaysayan ng chat sa AI, mga buod, at mga na-extract na impormasyon bilang bahagi ng iyong matter.

Portal ng Kliyente#

Paano naa-access ng mga kliyente ang kanilang portal?#

Nakatatanggap ang mga kliyente ng isang magic link sa pamamagitan ng email — walang kinakailangang password o paggawa ng account. Iki-click lamang nila ang link upang ma-access ang mga dokumento at impormasyong ibinahagi mo lamang.

Ano ang maaaring makita ng mga kliyente sa portal?#

Iyon lamang tahasan mong ibinabahagi. Depende sa antas ng access:

• View: Mga ibinahaging dokumento
• Upload: View + mag-upload ng mga dokumento + timeline
• Full: Upload + pagmemensahe + mga milestone + AI assistant

Maaari mong baguhin ang mga pahintulot na ito sa bawat link ng portal.

Maaari ko bang bawiin ang access sa portal ng kliyente?#

Oo. Buksan ang matter, i-click ang Share with Client, at piliin ang Revoke access sa link. Agad-agad ang pagbawi: titigil sa paggana ang kanilang magic link.

Koponan at mga Pahintulot#

Ano ang mga tungkulin ng user (user roles)?#

Tingnan ang Koponan at mga Tungkulin para sa kung ano ang maaaring makita ng bawat tungkulin.

Paano ako mag-iimbita ng mga miyembro ng koponan?#

Pumunta sa Settings → Members at i-click ang Invite Member. Ilagay ang kanilang email at pumili ng tungkulin. Makakatanggap sila ng email ng imbitasyon.

Maaari ko bang baguhin ang tungkulin ng isang tao?#

Oo. Maaaring baguhin ng mga Owner at Admin ang tungkulin ng isang miyembro mula sa Settings → Members, gamit ang menu na More options sa tabi ng kanilang pangalan.

Pagsingil sa Iyong mga Kliyente#

Saan ko ise-set up ang pag-invoice?#

Pupunan ng isang owner o admin ang Settings → Invoicing & rates: currency, default na hourly rate, mga rate ng kawani, buwis, prefix ng numero ng invoice, ang iyong tax ID, at mga tagubilin sa pagbabayad. Gawin ito bago mag-log ng oras ang sinuman. Binubuksan ito ng hakbang na Set up invoicing sa card na Get set up sa Home page. Tingnan ang Pag-invoice.

Bakit wala sa invoice ang aking oras?#

Suriin, ayon sa pagkakasunod-sunod na ito:

1. Needs rate: walang nahanap na rate, o ang iyong mga rate ay nasa ibang currency kaysa sa matter. Magtakda ng rate: ang pag-save sa Settings → Invoicing & rates, o sa Billing rates ng isang kliyente, ay maglalagay ng presyo sa mga naghihintay na entry. Pagkatapos ay gawin muli ang invoice
2. Another currency: naitala ang entry sa ibang currency kaysa sa currency ng matter. Isinasaad sa draft kung gaano karaming entry ang naiwan
3. Already billed: ang entry ay nasa isang naibigay (issued) nang invoice
4. Not billable: naka-off ang switch na Billable
5. Fee arrangement: hindi sumisingil ng oras ang mga flat-fee at contingency matter

Maaari ko bang singilin ang isang kliyente sa ibang currency?#

Oo. Sumisingil ang bawat matter sa iisang currency. Itakda ang currency ng kliyente sa card na Billing details sa kanilang page ng contact (o ang currency ng isang matter sa Billing details ng matter na iyon), at bigyan ang kliyente ng mga rate sa currency na iyon sa card na Billing rates sa tabi nito. Hindi kailanman nagko-convert sa pagitan ng mga currency ang Flow: ang mga invoice, pagbabayad, at ulat ay mananatili sa currency ng bawat matter, at itatala ng iyong accountant ang anumang pagkakaiba sa palitan (exchange difference). Tingnan ang Pagsingil sa Ibang Currency para sa sunod-sunod na halimbawa.

Bakit hindi ko mabago ang currency ng isang matter?#

Ang matter ay may hindi pa nasisingil at napresyuhang oras o mga gastusin, o may draft na invoice, sa kasalukuyang currency, at maiiwan ang mga ito kapag binago mo. Singilin muna ang gawaing iyon (o tanggalin ang mga draft at entry na mali), pagkatapos ay baguhin ito. Laging gumagana ang paglipat pabalik sa currency kung saan nakatala na ang trabaho.

Maaari ko bang i-edit ang isang naibigay (issued) nang invoice?#

Hindi. Kapag na-finalize na, naka-lock na ang isang invoice upang magkatugma ang kopya ng kliyente at ang iyong mga tala. Iba-void ito ng isang owner o admin (posible lamang habang wala pang naitatalang bayad), aayusin mo ang oras, mga gastusin, o mga detalye ng pagsingil, at pagkatapos ay i-click muli ang New invoice. Mananatili sa na-void na invoice ang numero nito at makukuha naman ng bago ang susunod na numero.

Sino ang maaaring magtala ng mga bayad?#

Ang mga owner at admin ang nagtatala ng mga bayad, nag-a-adjust para sa write off, at nagva-void ng mga invoice. Ang mga miyembro ay maaaring gumawa, mag-finalize, at mag-email ng mga invoice, gayundin ang magpadala ng mga paalala sa pagbabayad. Tingnan ang Koponan at mga Tungkulin.

Maaari bang magbayad online ang mga kliyente?#

Wala pa sa kasalukuyan. Nagbabayad ang mga kliyente gamit ang mga tagubilin sa pagbabayad na nakasulat sa invoice, karaniwan ay sa pamamagitan ng bank transfer, at itatala ng isang owner o admin ang bayad sa Flow.

Maaari ba akong mag-isyu ng credit note o advance invoice?#

Wala pa sa kasalukuyan. Para sa isang hindi pa nababayarang invoice, i-void ito at mag-isyu ng bago. Para sa isang credit pagkatapos magbayad, magdagdag ng negatibong linya ng adjustment sa susunod na invoice ng kliyente. Ang bawat invoice ay may iisang tax rate; kung may dalawang rate na nalalapat, mag-isyu ng dalawang invoice.

Paano ako sisingil ng advance o retainer?#

Hindi pa sinusuportahan sa kasalukuyan ang mga advance invoice at mga retainer na awtomatikong binabawasan (drawn down). Dalawang paraan upang pamahalaan ito ngayon:

• Hawakan ang pera sa trust account. Itala ang deposito ng kliyente sa isang trust account. Kapag nag-invoice ka, itala ang bayad sa invoice at ang katugmang Disbursement mula sa trust (hindi pinag-uugnay ng Flow ang dalawa, kaya itala ang pareho), alinsunod sa mga panuntunan ng iyong bar association. Tingnan ang Trust Accounting.
• Singilin ang advance bilang isang flat fee. Itakda ang kasunduan sa bayarin (fee arrangement) sa Flat fee para sa halaga ng advance at i-invoice ito. Kapag tapos na ang trabaho, ilipat ang kasunduan sa Hourly, i-click ang New invoice, at magdagdag ng adjustment na may negatibong halaga, halimbawa "Less advance paid, invoice INV-0007". Tanungin ang iyong accountant kung paano binubuwisan ang mga advance.

Maaari ko bang ipadala ang aking mga invoice sa aking accountant?#

Oo. Sa page ng Billing, ang Export for accountant ay nagda-download ng isang Excel workbook, o mga CSV file, ng mga invoice, linya ng invoice, at mga bayad para sa anumang petsa. Tingnan ang Dashboard ng Pagsingil.

Pagsingil at Subscription#

Paano gumagana ang subscription sa Flow?#

Walang bayad ang Free plan. Ang Essentials ($29) at Advanced ($79) ay may presyo bawat aktibong miyembro ng koponan bawat buwan, kasama ang mga AI credit. Pinamamahalaan ang pagsingil sa pamamagitan ng Stripe.

Ano ang mangyayari kung maubusan ako ng mga AI credit?#

Pansamantalang titigil ang AI hanggang sa mag-reset ang iyong mga credit sa simula ng susunod na buwan. Sa Essentials at Advanced, maaaring i-on ng isang owner o admin ang overage sa Settings → Subscription na may limitasyon (ceiling) ng mga karagdagang credit; naka-off ito bilang default at hinding-hindi lalampas ang AI sa itinakdang limitasyon.

Maaari ko bang kanselahin ang aking subscription?#

Oo. Iki-click ng Owner ang Cancel subscription sa Settings → Subscription. Mananatili sa iyo ang iyong binabayarang plano hanggang sa katapusan ng panahon ng pagsingil, pagkatapos ay lilipat ka sa Free plan. Walang mabubura.

Seguridad#

Saan nakaimbak ang aking data?#

Ang mga na-upload na file ay nakaimbak sa isang rehiyon: United States (Iowa), Europe (Belgium), o Asia Pacific (Singapore). Ang mga law firm na nag-sign up sa flow.lawzana.com ay nakukuha ang rehiyon ng Europe; ang mga law firm na nagsimula mula sa Lawzana Directory ay pipili ng kanilang rehiyon kapag ginawa ang workspace. Ang natitirang bahagi ng serbisyo (database, paghahanap, mga background job, at mga application server) ay tumatakbo sa DigitalOcean sa United States.

Saan nagaganap ang pagproseso ng AI?#

Tumatakbo ang AI sa Google Vertex AI, gamit ang pandaigdigang endpoint ng Google. Ang mga request ay hindi limitado sa rehiyon kung saan nakaimbak ang iyong mga file.

Naka-encrypt ba ang aking data?#

Oo. Dumadaan ang data sa HTTPS, at ine-encrypt ito ng aming mga cloud provider habang nakaimbak (at rest). Ang mga dokumento ay nakaimbak na may server-side encryption sa Google Cloud Storage.

Maaari ba akong makakuha ng data processing agreement, o ipa-export o ipabura ang aking data?#

Oo. Lumalagda kami sa mga data processing agreement kapag hiniling, at ine-export o binubura namin ang iyong data kapag hiniling mo. Mag-email sa [email protected].

Mga Integrasyon#

Nakikipag-integrate ba ang Lawzana Flow sa Zapier?#

Oo. I-generate ang iyong API key sa Settings → Zapier, pagkatapos ay buksan ang Lawzana Flow app sa Zapier at tanggapin ang imbitasyon: ang app ay pansamantalang invite-only pa lamang sa ngayon. Gamitin ito upang gumawa ng mga lead mula sa mga web form, email, at iba pang mga tool, at magsimula ng Zap kapag may naibigay na invoice, may naitalang bayad, nabayaran ang isang invoice, o na-void ang isang invoice. Gumagana ang mga trigger sa pagsingil kapag na-on ng isang owner o admin ang Allow integrations to read billing data. Tingnan ang Mga Integrasyon.

Maaari ba akong mag-embed ng form para sa pakikipag-ugnayan sa aking website?#

Oo. Ang lead capture widget ay maaaring i-embed sa anumang website. Ige-generate ng Owner ang widget key sa Settings → Website Widget; pagkatapos ay piliin ang mode at styling ng widget, at kopyahin ang embed code. Maaari ka ring mag-publish ng isang hosted contact page mula sa Settings → Contact page. Tingnan ang Mga Integrasyon.

Suporta#

Paano ako makikipag-ugnayan sa suporta?#

• Email: [email protected]
• Live Chat: I-click ang chat button sa ibabang kanang sulok ng app
• Help Center: Bisitahin ang lawzana.com/flow/support

May nakita akong isyu sa seguridad. Paano ko ito iuulat?#

Mag-email sa [email protected] kasama ang mga detalye.