Trust Accounting

Panatilihin ang talaan ng perang hawak mo para sa kliyente, gamit ang ledger bawat matter at mga trust account ng kompanya na maaari mong i-reconcile laban sa iyong bank statement.

Paalala

Ang trust accounting ay para lamang sa mga may-ari at admin. Hindi nakikita ng ibang mga tungkulin ang tab na Trust o ang mga trust account. Ang Flow ay isang tool para sa pagtatala: hindi nito alam ang mga patakaran ng iyong bar, kaya sundin ang sariling mga patakaran ng iyong regulator ukol sa kung ano ang maaari mong hawakan, kailan ka maaaring kumuha ng pera para sa mga bayarin, gaano kadalas mag-reconcile, at paano iwasto ang mga pagkakamali.

Mga Trust Account ng Kompanya#

Pamahalaan ang mga trust account mula sa seksyong Trust accounts ng Billing Dashboard. Kakailanganin mo ng kahit isa bago ka makapagtala ng mga entry sa isang matter.

I-click ang New trust account at ilagay ang:

Account name, halimbawa "Client Trust Account"
Bank (opsyonal)
Currency, isang tatlong-titik na code gaya ng EUR o GBP
Jurisdiction, isang free-text na label na ipinapakita bilang tag

Gumawa ng isang trust account bawat totoong bank account. Ang isang account ay may hawak na isang currency, kaya ang isang kompanyang may hawak na pera ng kliyente sa dalawang currency ay nangangailangan ng dalawang account. Ipinapakita ng bawat account ang book balance nito, na siyang kabuuan ng mga balanse ng matter nito.

Trust Ledger Bawat Matter#

Ang pera ng kliyente para sa bawat matter ay matatagpuan sa ilalim ng tab na Billing → Trust. Ipinapakita ng tab ang balanseng hawak para sa matter sa bawat account (hindi kailanman pinagsasama sa iba't ibang account) at isang ledger na naglalaman ng bawat entry, ang reference nito, at ang running balance.

I-click ang Record entry at punan ang:

Account: magsisimula ito sa account na nasa currency ng matter
Type: tingnan ang talahanayan sa ibaba
Amount, sa currency ng account
Date
Reference, halimbawa ay numero ng tseke o reference ng paglilipat
Description

Type	Gamitin ito para sa
Deposit	Perang natanggap mula sa o para sa kliyente papunta sa trust account
Disbursement	Perang ibinayad mula sa trust account para sa kliyente: mga bayarin sa korte, bayad sa ikatlong partido, o paglilipat sa iyong office account para sa isang invoice
Transfer in / Transfer out	Paglilipat ng pera ng kliyente sa pagitan ng mga matter o account. Ang bawat panig ay hiwalay na itinatala, kaya itala ang pareho

Hindi maaaring i-edit o i-delete ang mga entry. Upang iwasto ang isang pagkakamali, magtala ng bagong entry na magpapawalang-bisa dito, alinsunod sa itinatakda ng iyong mga patakaran.

Record trust entry dialog na may GBP client funds account, ang uring Deposit, halagang 2000, isang reference at isang paglalarawan — Pagtatala ng isang retainer deposit.

Trust ledger ng isang matter na may deposit, disbursement, ang kanilang mga reference at ang running balance — Ledger ng isang matter: ang balanseng hawak at bawat entry kasama ang running balance nito.

Paalala

Ang mga trust entry ay hindi nakakonekta sa mga invoice. Kung magbabayad ka ng invoice mula sa pera ng kliyente, itala ang bayad sa invoice at ang katumbas na Disbursement mula sa trust.

Ang Patakaran sa Overdraw#

Ang pera ng kliyente para sa isang matter ay hindi kailanman maaaring bumaba sa zero, sa anumang petsa. Sinusuri ng Flow ang ledger ayon sa pagkakasunod-sunod ng petsa at tatanggihan ang isang palabas na pagbabayad dahil sa isa sa dalawang dahilan:

Hindi sapat sa petsang iyon. Ibibigay ng mensahe ang halagang magagamit.
Sapat noong panahong iyon, ngunit hindi sa kalaunan. Ang isang back-dated na palabas na pagbabayad ay mag-iiwan sa isang susunod na bayad nang walang pondo. Gumamit ng mas huling petsa o suriin ang mga susunod na entry.

Pag-reconcile#

Sa Billing Dashboard, i-click ang Reconcile sa isang account. Ilagay ang Statement date ng bangko (hindi sa hinaharap) at ang Bank statement balance, pagkatapos ay i-click ang Reconcile. Ihahambing ito ng Flow sa book balance sa petsang iyon (ang mga entry na may petsa pagkatapos ng statement date ay hindi isasama) at titiyakin na ang kabuuan ng mga ledger ng matter ay tugma sa kabuuan ng account.

Ang resulta ay Balanced, o Not balanced kasama ang pagkakaiba (statement ibinawas ang book) na dapat siyasatin. Pareho itong itinatago, at inililista ng History ang bawat nakaraang reconciliation kasama ang statement date, mga balanse sa bangko at book, at ang resulta nito.

Reconcile dialog na nagpapakita ng book balance, bank statement balance at mensaheng Not balanced kasama ang pagkakaiba — Ang reconciliation na hindi nagtutugma ay nagpapakita ng pagkakaibang dapat siyasatin.

Ang Reconciled na Panahon#

Kapag ang isang account ay na-reconcile na bilang Balanced, sarado na ang panahong iyon: tatanggihan ang anumang entry na may petsang tumatapat o nauuna sa statement date na iyon. Ilagay ang petsa pagkatapos ng araw na iyon. Ang statement date ay ang araw sa kalendaryo ng taong nag-reconcile, kaya ang isang kasamahan sa ibang time zone ay makakakuha ng parehong resulta.

Ang reconciliation na hindi balanse ay walang isinasara. Hanapin ang sanhi (kadalasan ay isang deposito o bayad na hindi pa naitatala), itala ang nawawalang entry sa totoong petsa nito, at pagkatapos ay i-reconcile muli ang parehong statement.

Pag-archive#

Lalabas lamang ang Archive kapag ang balanse ng account ay zero na. Ang isang naka-archive na account ay hindi tumatanggap ng mga bagong entry at aalisin sa listahan.