Trust Accounting

Panatilihin ang talaan ng perang hawak mo para sa kliyente, gamit ang ledger bawat matter at mga trust account ng firm na maaari mong i-reconcile laban sa iyong bank statement.

Paalala

Ang trust accounting ay para lamang sa mga owner at admin. Hindi nakikita ng ibang mga role ang tab na Trust o ang mga trust account. Ang Flow ay isang tool para sa pagtatala (record-keeping): hindi nito alam ang mga panuntunan ng iyong bar association, kaya sundin ang mga alituntunin ng iyong sariling regulator tungkol sa kung ano ang maaari mong hawakan, kailan ka maaaring kumuha ng pera para sa mga fee, gaano kadalas mag-reconcile, at kung paano magwasto ng mga pagkakamali.

Mga Trust Account ng Firm#

Pamahalaan ang mga trust account mula sa seksyong Trust accounts ng Billing Dashboard. Kailangan mo ng kahit isa bago ka makapagtala ng mga entry sa isang matter.

I-click ang New trust account at ilagay ang:

Account name, halimbawa "Client Trust Account"
Bank (opsyonal)
Currency, isang three-letter code tulad ng EUR o GBP
Jurisdiction, isang free-text na label na ipinapakita bilang tag

Sa Free plan, maaari kang magkaroon ng 1 bukas na trust account; walang limitasyon ang Essentials (tingnan ang Billing & Plans). Ang pagtatala ng mga entry at pag-reconcile ay hindi kailanman nalilimitahan.

Gumawa ng isang trust account para sa bawat totoong bank account. Isang currency lang ang hawak ng bawat account, kaya ang isang firm na may hawak na pera ng kliyente sa dalawang currency ay nangangailangan ng dalawang account. Ipinapakita ng bawat account ang book balance nito, na siyang kabuuan ng mga balanse ng mga matter nito.

Per-Matter Trust Ledger#

Ang pera ng kliyente para sa bawat matter ay matatagpuan sa ilalim ng tab na Billing → Trust. Ipinapakita ng tab ang balanseng hawak para sa matter sa bawat account (hindi kailanman pinagsasama sa iba't ibang account) at ang isang ledger na naglalaman ng bawat entry, ang reference nito, at ang running balance.

I-click ang Record entry at punan ang:

Account: nagsisimula ito sa account na nasa currency ng matter
Type: tingnan ang talahanayan sa ibaba
Amount, sa currency ng account
Date
Reference, halimbawa ay numero ng tseke o reference ng paglilipat
Description

Type	Gamitin ito para sa
Deposit	Perang natanggap mula sa o para sa kliyente papunta sa trust account
Disbursement	Perang ibinayad mula sa trust account para sa kliyente: mga court fee, bayad sa ikatlong partido, o paglilipat sa iyong office account para sa isang invoice
Transfer in / Transfer out	Paglilipat ng pera ng kliyente sa pagitan ng mga matter o account. Hiwalay na itinatala ang bawat panig, kaya itala ang pareho

Hindi maaaring i-edit o i-delete ang mga entry. Upang magwasto ng pagkakamali, magtala ng bagong entry na nagpapawalang-bisa rito, alinsunod sa hinihingi ng iyong mga panuntunan.

Dialog para sa pagtala ng trust entry na may GBP client funds account, ang uri na Deposit, halagang 2000, reference, at paglalarawan — Pagtatala ng retainer deposit.

Trust ledger ng isang matter na may deposit, disbursement, mga reference ng mga ito, at ang running balance — Ledger ng isang matter: ang balanseng hawak at bawat entry kasama ang running balance nito.

Paalala

Ang mga trust entry ay hindi nakakabit sa mga invoice. Kung magbabayad ka ng invoice mula sa pera ng kliyente, itala ang bayad sa invoice at magtala ng katugmang Disbursement mula sa trust.

Ang Panuntunan sa Overdraw#

Ang pera ng kliyente sa isang matter ay hindi maaaring bumaba sa zero kailanman, sa anumang petsa. Sinusuri ng Flow ang ledger ayon sa pagkakasunod-sunod ng petsa at tatanggihan ang pagpapalabas ng bayad dahil sa isa sa dalawang dahilan:

Kulang sa petsang iyon. Isinasaad sa mensahe ang halagang available.
Sapat noong panahong iyon, ngunit hindi kalaunan. Ang isang back-dated na pagbabayad palabas ay mag-iiwan sa isang susunod na bayad nang walang pondo. Gumamit ng mas huling petsa o suriin ang mga susunod na entry.

Reconciliation#

Sa Billing Dashboard, i-click ang Reconcile sa isang account. Ilagay ang Statement date ng bangko (hindi sa hinaharap) at ang Bank statement balance, pagkatapos ay i-click ang Reconcile. Ihahambing ito ng Flow sa book balance sa petsang iyon (hindi isasama ang mga entry na may petsa pagkatapos ng statement date) at susuriin kung tugma ang kabuuan ng mga matter ledger sa kabuuang halaga ng account.

Ang resulta ay Balanced, o Not balanced kasama ang diperensya (statement ibinawas ang book) na kailangang siyasatin. Pareho itong itinatago, at inililista ng History ang bawat nakaraang reconciliation kasama ang statement date nito, mga balanse sa bangko at sa libro, at ang resulta.

Reconcile dialog na nagpapakita ng book balance, bank statement balance, at mensaheng Not balanced kasama ang diperensya — Ipinapakita ng reconciliation na hindi balanse ang diperensya na kailangang siyasatin.

Ang Reconciled Period#

Kapag na-reconcile na ang isang account bilang Balanced, sarado na ang panahon: tatanggihan ang anumang entry na may petsa sa o bago ang statement date na iyon. Lagyan ito ng petsa pagkatapos ng araw na iyon. Ang statement date ay ang kalendaryong araw ng taong nag-reconcile, kaya ang isang kasamahan sa ibang time zone ay makakakuha ng parehong sagot.

Ang reconciliation na hindi balanse ay walang isinasara. Alamin ang sanhi (madalas ay isang deposito o bayad na hindi pa naitatala), itala ang nawawalang entry sa totoong petsa nito, at pagkatapos ay i-reconcile muli ang parehong statement.

Pag-archive#

Lalabas lamang ang Archive kapag zero ang balanse ng account. Ang isang naka-archive na account ay hindi tumatanggap ng mga bagong entry at aalisin sa listahan.