Konta powiernicze (Trust Accounting)

Prowadź ewidencję powierzonych środków klientów dzięki odrębnym księgom dla każdej sprawy oraz firmowym kontom depozytowym, które możesz uzgadniać z wyciągiem bankowym.

Uwaga

Funkcja kont powierniczych jest dostępna wyłącznie dla właścicieli (owners) i administratorów (admins). Pozostałe role nie widzą zakładki Konta powiernicze ani samych kont. Flow to narzędzie do prowadzenia ewidencji: nie weryfikuje ono zasad Twojego samorządu zawodowego, dlatego należy stosować się do przepisów właściwego organu regulacyjnego w zakresie przechowywania środków, terminów pobierania wynagrodzenia, częstotliwości uzgadniania sald oraz korygowania błędów.

Firmowe konta powiernicze#

Kontami powierniczymi zarządza się w sekcji Konta powiernicze w Panelu rozliczeń. Aby móc rejestrować wpisy w sprawach, musisz utworzyć co najmniej jedno takie konto.

Kliknij Nowe konto powiernicze i wprowadź:

Nazwa konta, na przykład „Rachunek powierniczy klientów”
Bank (opcjonalnie)
Waluta, trzyliterowy kod, np. EUR lub PLN
Jurysdykcja, dowolna etykieta tekstowa wyświetlana w formie tagu

W planie Free możesz posiadać 1 otwarte konto powiernicze; plan Essentials nie ma żadnych ograniczeń (zobacz Rozliczenia i plany). Dodawanie wpisów oraz uzgadnianie sald nigdy nie są limitowane.

Utwórz jedno konto powiernicze dla każdego rzeczywistego rachunku bankowego. Każde konto obsługuje jedną walutę, więc kancelaria przechowująca środki klientów w dwóch walutach potrzebuje dwóch kont. Na każdym koncie widoczne jest jego saldo księgowe, stanowiące sumę sald przypisanych do niego spraw.

Księga powiernicza sprawy#

Środki klienta przypisane do konkretnej sprawy znajdują się w zakładce Rozliczenia → Konta powiernicze. Zakładka ta przedstawia saldo środków przechowywanych dla danej sprawy na poszczególnych kontach (salda z różnych kont nigdy nie są sumowane) oraz księgę zawierającą każdy wpis, jego numer referencyjny i bieżące saldo.

Kliknij Zarejestruj wpis i uzupełnij:

Konto: domyślnie ustawione jest konto w walucie sprawy
Typ: zobacz tabelę poniżej
Kwota, w walucie konta
Data
Numer referencyjny, na przykład numer czeku lub identyfikator przelewu
Opis

Typ	Zastosowanie
Wpłata	Środki wpłacone przez klienta lub w jego imieniu na rachunek powierniczy
Wypłata / Wydatek	Środki wypłacone z konta powierniczego na rzecz klienta: opłaty sądowe, płatność na rzecz strony trzeciej lub przelew na rachunek bieżący kancelarii tytułem faktury
Przelew przychodzący / Przelew wychodzący	Przesunięcie środków klienta między sprawami lub kontami. Każda strona operacji jest rejestrowana osobno, dlatego należy wprowadzić oba wpisy

Wpisów nie można edytować ani usuwać. Aby poprawić błąd, należy zarejestrować nowy wpis korygujący (stornujący), zgodnie z obowiązującymi Cię przepisami.

Okno dialogowe rejestrowania wpisu powierniczego z kontem środków klienta w GBP, typem Wpłata, kwotą 2000, numerem referencyjnym i opisem — Rejestrowanie wpłaty zaliczki.

Księga powiernicza sprawy z wpłatą, wypłatą, ich numerami referencyjnymi i bieżącym saldem — Księga sprawy: przechowywane saldo oraz poszczególne wpisy wraz z bieżącym saldem.

Uwaga

Wpisy powiernicze nie są powiązane z fakturami. Jeśli opłacasz fakturę ze środków klienta, zarejestruj płatność na fakturze oraz odpowiadający jej wpis Wypłata / Wydatek w księdze powierniczej.

Zasada zakazu debetu#

Środki klienta w ramach danej sprawy nigdy nie mogą spaść poniżej zera, w żadnym momencie. Flow weryfikuje księgę w porządku chronologicznym i odrzuca próbę wypłaty z jednego z dwóch powodów:

Niewystarczające środki w danym dniu. W komunikacie zostanie podana dostępna kwota.
Wystarczające środki w danym dniu, ale brak pokrycia w późniejszym terminie. Wypłata z datą wsteczną spowodowałaby brak pokrycia dla późniejszej transakcji. Wybierz późniejszą datę lub sprawdź wpisy z kolejnych dni.

Uzgadnianie sald#

W Panelu rozliczeń kliknij przycisk Uzgodnij przy wybranym koncie. Wprowadź Datę wyciągu bankowego (nie może być to data przyszła) oraz Saldo z wyciągu bankowego, a następnie kliknij Uzgodnij. Flow porówna tę wartość z saldem księgowym na ten dzień (wpisy z datą późniejszą niż data wyciągu zostaną pominięte) i sprawdzi, czy sumy w księgach spraw odpowiadają łącznej kwocie na koncie.

Wynik to Uzgodniono lub Niezgodne z podaniem różnicy (wyciąg minus saldo księgowe) do wyjaśnienia. Oba stany są zapisywane w systemie, a zakładka Historia zawiera zestawienie wszystkich przeprowadzonych uzgodnień wraz z datą wyciągu, saldem bankowym, księgowym oraz wynikiem.

Okno dialogowe uzgadniania salda pokazujące saldo księgowe, saldo z wyciągu bankowego oraz komunikat Niezgodne wraz z kwotą różnicy — Uzgadnianie zakończone brakiem zgodności wskazuje różnicę wymagającą weryfikacji.

Okres uzgodniony#

Gdy konto uzyska status Uzgodniono, dany okres zostaje zamknięty: dodanie wpisu z datą przypadającą w dniu wyciągu lub wcześniej zostanie odrzucone. Wpis należy zarejestrować z datą późniejszą. Data wyciągu odpowiada dacie kalendarzowej osoby dokonującej uzgodnienia, dzięki czemu współpracownik w innej strefie czasowej widzi dokładnie ten sam wynik.

Uzgodnienie zakończone brakiem zgodności niczego nie blokuje. Znajdź przyczynę różnicy (zwykle jest to jeszcze niezaksięgowana wpłata lub wypłata), wprowadź brakujący wpis z właściwą datą, a następnie przeprowadź uzgodnienie tego samego wyciągu ponownie.

Archiwizacja#

Opcja Archiwizuj pojawia się wyłącznie wtedy, gdy saldo konta wynosi zero. Zarchiwizowane konto nie przyjmuje nowych wpisów i znika z listy aktywnych kont.