Zarządzanie leadami

Leady reprezentują potencjalnych klientów, którzy wyrazili zainteresowanie Twoimi usługami. Lawzana Flow pomaga śledzić ich ścieżkę od pierwszego kontaktu aż po konwersję w sprawę.

Źródła leadów#

Leady mogą trafiać do Twojego lejka z wielu kanałów:

Zobacz Integracje, aby skonfigurować poszczególne kanały.

Tworzenie leada#

1. Przejdź do zakładki Leads na pasku bocznym
2. Kliknij New Lead
3. Wypełnij dane leada:
   • Full Name (wymagane)
   • Email (opcjonalnie)
   • Phone (opcjonalnie)
   • Source — wybierz z listy rozwijanej
   • Practice Area (opcjonalnie)
   • Assign To — przypisz do siebie, członka zespołu lub pozostaw bez przypisania
   • Notes — wszelkie informacje kontekstowe dotyczące zapytania
4. Kliknij Create Lead

Widoki#

Przełączaj się między widokiem Board i List u góry strony. Flow zapamiętuje ostatnio używany widok.

Widok listy (List View)#

Lista prezentuje leady w tabeli. Możesz:

• Sortować według priorytetu weryfikacji (triage — domyślnie), od najnowszych, od najstarszych, alfabetycznie od A do Z lub od Z do A
• Filtrować według etapu lub kliknąć Needs attention, aby zobaczyć tylko leady o wysokim priorytecie, nieprzeczytane lub nieaktywne
• Wyszukiwać według imienia i nazwiska, adresu e-mail lub telefonu
• Kliknąć dowolny lead, aby otworzyć stronę z jego szczegółami

Widok tablicy (Board View)#

Tablica jest widokiem domyślnym. Każda kolumna reprezentuje etap, a Ty możesz:

• Przeciągać i upuszczać leady między etapami
• Szybko sprawdzać liczbę leadów na poszczególnych etapach
• Łatwo identyfikować wąskie gardła w swoim lejku

Etapy leada#

Etapy definiują kroki w Twoim lejku leadów. Nowe kancelarie rozpoczynają z pięcioma etapami:

Szablony etapów#

Kliknij Apply Template w Settings → Lead Stages, aby przełączyć się na jeden z trzech szablonów:

• Default (5 etapów): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 etapów): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 etapy): New → In Progress → Retained → Lost

Strona szczegółów leada#

Kliknij dowolny lead, aby wyświetlić stronę z jego szczegółami. Posiada ona trzy zakładki: Overview, Timeline oraz Documents i zawiera:

• Informacje kontaktowe — Imię i nazwisko, e-mail, telefon, wiadomość
• Źródło leada — Wraz z ikoną wskazującą kanał
• Datę utworzenia — Wyświetlaną jako czas względny (np. „3 days ago”)
• Etap — Bieżąca pozycja w lejku
• Przypisanego członka zespołu
• Oś czasu aktywności — Notatki, połączenia, wiadomości e-mail i przypomnienia

Dodawanie aktywności#

W zakładce Timeline możesz:

• Dodać notatkę (Add Note) dotyczącą rozmowy
• Zarejestrować połączenie (Log call)
• Utworzyć wiadomość e-mail (Compose Email) do leada lub odpowiedzieć na wiadomość
• Dodać przypomnienie (Add reminder) (patrz poniżej)

Przypomnienia#

Dodaj przypomnienie do dowolnego leada, nad którym możesz pracować: z menu ⋯ u góry karty leada, z sekcji Reminders w zakładce Overview lub klikając Add reminder obok pola notatki w zakładce Timeline. Wybierz dzień i opcjonalnie godzinę oraz osobę, której dotyczy. Domyślnie przypomnienie trafia do prawnika odpowiedzialnego za dany lead, chyba że wskażesz kogoś innego.

Otwarte przypomnienia wyświetlają się:

• w sekcji Reminders na karcie leada, wraz z przyciskiem Done oraz menu umożliwiającym odłożenie (na jutro, na następny tydzień lub na wybraną datę) bądź edycję,
• na stronie Home, w sekcji Reminders: przeterminowane, na dziś oraz na najbliższe 7 dni (domyślnie „Mine” lub dla całej kancelarii),
• na stronie Calendar, obok terminów ostatecznych (deadlines),
• w codziennym mailu z agendą osoby, do której są przypisane. Przegapione przypomnienie pozostaje tam do momentu, aż ktoś oznaczy je jako wykonane.

W wyznaczonym dniu (o określonej godzinie, jeśli została ustawiona) przypisana osoba otrzymuje również powiadomienie w aplikacji. Użytkownicy z uprawnieniami Viewers widzą przypomnienia, ale nie mogą ich dodawać ani oznaczać jako ukończone.

Leady z Lawzana Directory#

Lead pochodzący z Lawzana Directory (przejęty lead lub wiadomość bezpośrednia) jest sprawdzany pod kątem konfliktu interesów z Twoimi sprawami na podstawie nazwiska klienta natychmiast po wpłynięciu; wynik pojawia się na stronie leada. Dopóki nikt w kancelarii nie podejmie działań, strona leada wyświetla trzy pierwsze kroki: Log your call, Add a reminder oraz Convert to matter.

AI na karcie leada#

Dokumenty i kluczowe fakty#

Dokumenty przypisane do leada otrzymują takie same kluczowe fakty (daty, nazwiska i strony, roszczenia, lokalizacje, kwoty – każdy wraz ze źródłem), jak dokumenty w sprawach.

• Dokumenty przesłane przez Twój zespół są odczytywane automatycznie.
• Dokumenty przesłane przez potencjalnego klienta za pośrednictwem portalu są odczytywane po zakończeniu procesu intake.
• Etykieta na każdym dokumencie w zakładce Documents leada otwiera jego fakty.

Zdjęcia i skany (JPEG, PNG, WebP) są również odczytywane; format HEIC nie jest obsługiwany. Wykorzystane kredyty AI: 2 kredyty za dokument.

Podsumowanie AI (AI Brief)#

Sekcja AI brief w zakładce Overview leada to krótkie podsumowanie wraz z kluczowymi faktami wyodrębnionymi z odpowiedzi z formularza intake oraz dokumentów. Każdy fakt wskazuje swoje źródło, np. „Lease.pdf · Page 3” lub „Intake answers · What happened?”.

Jest ono generowane automatycznie po zakończeniu procesu intake oraz ponownie po zakończeniu odczytywania dokumentów. W każdej chwili możesz również kliknąć Generate brief lub Regenerate. Podsumowanie jest sporządzane w języku osoby przypisanej do leada (w przeciwnym razie właściciela kancelarii, a domyślnie w języku angielskim); fakty pozostają w języku, w jakim zostały sporządzone.

Wykorzystane kredyty AI: 1 kredyt za podsumowanie

Limity automatycznego AI#

Aby zachować kontrolę nad kredytami, Lawzana Flow uruchamia AI na leadzie automatycznie dla maksymalnie 5 dokumentów i 3 podsumowań na dany lead. Funkcja ta nigdy nie uruchamia się dla leadów utraconych, przekonwertowanych lub z potwierdzonym konfliktem interesów, a także nigdy nie wykorzystuje ostatnich 20% Twoich miesięcznych kredytów AI. Generowanie na żądanie jest zawsze dostępne, z wyjątkiem użytkowników z rolą Viewers, którzy mają dostęp wyłącznie do odczytu.

Właściciele i administratorzy mogą wyłączyć automatyczne AI dla leadów w Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Gdy funkcja jest wyłączona, dokumenty są odczytywane, a podsumowania generowane tylko na wyraźne żądanie użytkownika.

Ask AI#

Kliknij Ask AI w nagłówku leada, aby porozmawiać na temat danego leada. Narzędzie odpowiada w oparciu o odpowiedzi z formularza intake, wstępną weryfikację AI (pre-screening), notatki, wiadomości e-mail, wiadomości z portalu oraz 10 najnowszych dokumentów, wskazując swoje źródła w postaci znaczników. Historia jest zapisywana na leadzie i udostępniana Twojemu zespołowi. Użytkownicy z uprawnieniami Viewers mogą czytać historię, ale nie mogą zadawać pytań.

Wykorzystane kredyty AI: 2 kredyty za wiadomość

Konwersja leada w sprawę#

Gdy lead staje się klientem:

1. Otwórz stronę szczegółów leada
2. Kliknij Convert
3. Podaj tytuł sprawy (Matter Title) oraz opcjonalnie obszar praktyki, typ sprawy i osobę przypisaną
4. Kliknij Create Matter. Informacje kontaktowe leada zostaną przeniesione do nowej sprawy
5. Lead zostanie oznaczony jako „Retained”

Leadów znajdujących się na etapie Lost nie można konwertować. Jeśli Flow wykryje potwierdzony konflikt interesów, nadal możesz dokonać konwersji po podaniu uzasadnienia, które zostanie odnotowane na osi czasu leada.

Wyniki pracy AI zostają przeniesione:

• Kluczowe fakty z dokumentów przechodzą bez ponownego naliczania opłat. Dokument, który jest w trakcie odczytywania, kończy ten proces bezpośrednio w sprawie.
• Dokumenty są indeksowane na potrzeby Deep Search jednorazowo.
• Podsumowanie AI brief staje się notatką w sprawie, dzięki czemu funkcja Ask AI w sprawie ma do niego dostęp.
• Czat Ask AI z leada pozostaje przypisany do leada.

Narzędzia Fact Grid oraz analiza playbooków działają wyłącznie w sprawach; po konwersji karta podsumowania zawiera linki prowadzące bezpośrednio do nich.

Powiadomienia#

Gdy pojawi się nowy lead za pośrednictwem widżetu na stronie, API, strony kontaktowej, Zapier lub Lawzana Directory, przypisana do niego osoba otrzymuje powiadomienie (w aplikacji oraz e-mailem). W przypadku leadów nieprzypisanych powiadomienia trafiają do właścicieli i administratorów kancelarii. Gdy klient rezerwuje spotkanie, prawnik, u którego dokonano rezerwacji, otrzymuje powiadomienie o spotkaniu. Lead, który zapoczątkował nowe połączenie z Directory, oraz zaimportowane wraz z nim leady historyczne nie generują powiadomień, dzięki czemu nawiązanie połączenia nie zaleje Twojej skrzynki odbiorczej.

Twój codzienny e-mail z agendą (wysyłany o godzinie 7:00 w Twojej strefie czasowej) umieszcza leady z Lawzana Directory z ostatnich 24 godzin na samej górze („Call Maria today”), a pod nimi przypomnienia przypadające na dziś lub zaległe, terminy ostateczne oraz leady wciąż oczekujące na odpowiedź.

Preferencje powiadomień, w tym codzienny e-mail z agendą, można skonfigurować w Settings → Notifications.