การจัดการลีด

ลีด (Leads) คือผู้ที่อาจเป็นลูกค้าซึ่งแสดงความสนใจในบริการของคุณ Lawzana Flow ช่วยคุณติดตามลีดตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกไปจนถึงการเปลี่ยนเป็นคดีความ (Matter)

แหล่งที่มาของลีด#

ลีดสามารถเข้าสู่ไปป์ไลน์ของคุณได้จากหลากหลายช่องทาง:

ดูที่ การผสานการทำงาน เพื่อตั้งค่าแต่ละช่องทาง

การสร้างลีด#

1. ไปที่ Leads ในแถบด้านข้าง
2. คลิก New Lead
3. กรอกรายละเอียดของลีด:
   • Full Name (จำเป็นต้องระบุ)
   • Email (ระบุหรือไม่ก็ได้)
   • Phone (ระบุหรือไม่ก็ได้)
   • Source — เลือกจากเมนูดรอปดาวน์
   • Practice Area (ระบุหรือไม่ก็ได้)
   • Assign To — กำหนดให้ตัวคุณเอง สมาชิกในทีม หรือยังไม่มอบหมาย
   • Notes — ข้อมูลบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อสอบถาม
4. คลิก Create Lead

มุมมอง#

สลับระหว่างมุมมองแบบ Board และ List ได้ที่ด้านบนสุดของหน้า Flow จะจดจำมุมมองล่าสุดที่คุณใช้งานไว้เสมอ

มุมมองรายการ (List View)#

มุมมองรายการจะแสดงลีดในรูปแบบตาราง คุณสามารถ:

• เรียงลำดับ (Sort) ตามการคัดกรองความสำคัญ (ลำดับความสำคัญ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น), ใหม่ที่สุด, เก่าที่สุด, ชื่อ A–Z หรือชื่อ Z–A
• กรอง (Filter) ตามขั้นตอน หรือคลิก Needs attention เพื่อดูเฉพาะลีดที่มีความสำคัญสูง ลีดที่ยังไม่ได้อ่าน หรือลีดที่ไม่มีความเคลื่อนไหว
• ค้นหา (Search) ตามชื่อ อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์
• คลิกที่ลีดรายการใดก็ได้เพื่อเปิดหน้ารายละเอียด

มุมมองบอร์ด (Board View)#

มุมมองบอร์ดเป็นมุมมองเริ่มต้น แต่ละคอลัมน์จะแสดงถึงแต่ละขั้นตอน และคุณสามารถ:

• ลากและวาง (Drag and drop) ลีดระหว่างขั้นตอนต่างๆ
• ดูจำนวนลีดในแต่ละขั้นตอนได้อย่างรวดเร็ว
• ระบุจุดคอขวดในไปป์ไลน์ของคุณได้อย่างทันท่วงที

ขั้นตอนของลีด (Lead Stages)#

ขั้นตอนเป็นตัวกำหนดกระบวนการทำงานในไปป์ไลน์ของลีด สำนักงานกฎหมายที่เริ่มใช้งานใหม่จะเริ่มต้นด้วย 5 ขั้นตอนนี้:

เทมเพลตขั้นตอน#

คลิก Apply Template ใน Settings → Lead Stages เพื่อเปลี่ยนไปใช้หนึ่งในสามเทมเพลตดังนี้:

• Default (5 ขั้นตอน): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 ขั้นตอน): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 ขั้นตอน): New → In Progress → Retained → Lost

หน้ารายละเอียดลีด#

คลิกที่ลีดรายการใดก็ได้เพื่อดูหน้ารายละเอียด ซึ่งประกอบด้วยสามแท็บ ได้แก่ Overview, Timeline และ Documents โดยจะแสดงข้อมูลดังนี้:

• ข้อมูลการติดต่อ (Contact information) — ชื่อ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ข้อความ
• แหล่งที่มาของลีด (Lead source) — พร้อมไอคอนระบุช่องทาง
• วันที่สร้าง (Created date) — แสดงเป็นเวลาสัมพัทธ์ (เช่น "3 วันที่แล้ว")
• ขั้นตอน (Stage) — ตำแหน่งปัจจุบันในไปป์ไลน์
• สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย (Assigned team member)
• ไทม์ไลน์กิจกรรม (Activity timeline) — บันทึกข้อความ การโทร อีเมล และการแจ้งเตือน

การเพิ่มกิจกรรม#

ในแท็บ Timeline คุณสามารถ:

• Add Note เกี่ยวกับการสนทนา
• Log call บันทึกประวัติการโทร
• Compose Email เพื่อส่งอีเมลถึงลีด หรือตอบกลับอีเมล
• Add reminder เพื่อเพิ่มการแจ้งเตือนเตือนความจำ (ดูรายละเอียดด้านล่าง)

การแจ้งเตือนเตือนความจำ (Reminders)#

เพิ่มการแจ้งเตือนเตือนความจำให้กับลีดใดก็ได้ที่คุณมีสิทธิ์จัดการ: จากเมนู ⋯ ที่ด้านบนของลีด, จากกล่อง Reminders ในหน้า Overview หรือจากปุ่ม Add reminder ข้างกล่องบันทึกข้อความในหน้า Timeline เลือกวันที่ และสามารถเลือกระบุเวลาและผู้รับการแจ้งเตือนได้ การแจ้งเตือนจะกำหนดให้ทนายความผู้รับผิดชอบลีดเป็นค่าเริ่มต้น เว้นแต่คุณจะเลือกบุคคลอื่น

การแจ้งเตือนที่ยังรอดำเนินการจะแสดงที่:

• ในกล่อง Reminders ของลีด พร้อมปุ่ม Done และเมนูสำหรับเลื่อนเวลา (วันพรุ่งนี้ สัปดาห์หน้า หรือวันที่ที่คุณเลือก) หรือแก้ไข
• บนหน้า Home ใต้หัวข้อ Reminders: รายการที่เลยกำหนด วันนี้ และอีก 7 วันข้างหน้า (ค่าเริ่มต้นคือ "Mine" หรือแสดงทั้งสำนักงาน)
• บนหน้า Calendar ข้างรายการกำหนดเวลา (Deadlines)
• ในอีเมลสรุปกำหนดการประจำวัน (Daily agenda) ของบุคคลที่ได้รับมอบหมาย การแจ้งเตือนที่พลาดไปจะยังคงปรากฏอยู่จนกว่าจะมีผู้ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้ว

ในวันนั้น (และตามเวลาที่ระบุ หากมีการตั้งไว้) บุคคลดังกล่าวจะได้รับการแจ้งเตือนภายในแอปด้วยเช่นกัน ผู้ใช้ระดับ Viewer สามารถดูการแจ้งเตือนได้ แต่ไม่สามารถเพิ่มหรือทำเครื่องหมายเสร็จสิ้นได้

ลีดจากไดเรกทอรี Lawzana#

ลีดที่เข้ามาจากไดเรกทอรี Lawzana (ลีดที่กดรับสิทธิ์หรือข้อความโดยตรง) จะได้รับการตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อน (Conflict check) กับคดีความของคุณตามชื่อของลูกค้าทันทีที่ส่งเข้ามา โดยผลการตรวจสอบจะแสดงบนหน้าลีด และจนกว่าจะมีคนในสำนักงานดำเนินการใดๆ หน้าลีดจะแสดงขั้นตอนแรก 3 ขั้นตอน ได้แก่: Log your call, Add a reminder และ Convert to matter

การใช้ AI กับลีด#

เอกสารและข้อเท็จจริงสำคัญ#

เอกสารในรายการลีดจะได้รับการดึงข้อเท็จจริงสำคัญ (วันที่ ชื่อและคู่ความ ข้อเรียกร้อง สถานที่ จำนวนเงิน พร้อมแหล่งที่มาของแต่ละข้อมูล) ในลักษณะเดียวกับเอกสารคดีความ

• เอกสารที่ทีมงานของคุณอัปโหลดจะได้รับการอ่านโดยอัตโนมัติ
• เอกสารที่ผู้สนใจส่งผ่านพอร์ทัลจะได้รับการอ่านเมื่อกระบวนการรับข้อมูลเบื้องต้น (Intake) เสร็จสมบูรณ์
• ป้ายกำกับบนแต่ละเอกสารในแท็บ Documents ของลีดจะเปิดดูข้อเท็จจริงของเอกสารนั้นได้

ระบบรองรับการอ่านไฟล์ภาพถ่ายและไฟล์สแกน (JPEG, PNG, WebP) แต่ไม่รองรับ HEIC เครดิต AI ที่ใช้: 1 เครดิตต่อหนึ่งเอกสาร

สรุปข้อมูลโดย AI (AI Brief)#

AI brief ในหน้า Overview ของลีดคือบทสรุปสั้นๆ พร้อมข้อเท็จจริงสำคัญที่ดึงมาจากคำตอบในแบบฟอร์ม intake และเอกสารต่างๆ ข้อเท็จจริงแต่ละรายการจะอ้างอิงแหล่งที่มา เช่น "Lease.pdf · หน้า 3" หรือ "Intake answers · เกิดอะไรขึ้น?"

สรุปนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อกระบวนการ intake เสร็จสมบูรณ์ และจะอัปเดตอีกครั้งเมื่อระบบอ่านเอกสารเสร็จสิ้น คุณยังสามารถคลิก Generate brief หรือ Regenerate ได้ทุกเมื่อ บทสรุปจะเขียนด้วยภาษาของผู้ที่ได้รับมอบหมายลีดนั้น (หากไม่มี จะใช้ภาษาของเจ้าของสำนักงาน หรือมิฉะนั้นจะใช้ภาษาอังกฤษ) ส่วนข้อเท็จจริงจะยังคงเป็นภาษาดั้งเดิมตามที่เขียนไว้

เครดิต AI ที่ใช้: 1 เครดิตต่อหนึ่งบทสรุป

ข้อจำกัดของระบบ AI อัตโนมัติ#

เพื่อควบคุมการใช้เครดิต Lawzana Flow จะประมวลผล AI บนลีดโดยอัตโนมัติไม่เกิน 5 เอกสารและสรุปข้อมูล 3 ครั้งต่อหนึ่งลีดเท่านั้น ระบบจะไม่ประมวลผลโดยอัตโนมัติสำหรับลีดที่สูญเสียไปแล้ว (Lost) ลีดที่เปลี่ยนเป็นคดีความแล้ว หรือลีดที่ได้รับการยืนยันว่ามีผลประโยชน์ทับซ้อน และจะไม่ดึงเครดิต AI ในส่วน 20% สุดท้ายของโควตารายเดือนของคุณมาใช้ การสั่งสร้างข้อมูลตามต้องการ (On-demand) จะยังคงใช้งานได้เสมอ ยกเว้นผู้ใช้ระดับ Viewer ที่สามารถอ่านได้เท่านั้น

เจ้าของสำนักงาน (Owners) และผู้ดูแลระบบ (Admins) สามารถปิดการทำงานของ AI อัตโนมัติบนลีดได้ที่ Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically) เมื่อปิดแล้ว เอกสารจะถูกอ่านและสรุปข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีผู้สั่งการเท่านั้น

ถาม AI (Ask AI)#

คลิก Ask AI ที่ส่วนหัวของลีดเพื่อสนทนาและสอบถามเกี่ยวกับลีด ระบบจะตอบคำถามโดยอิงจากคำตอบ intake, การคัดกรองเบื้องต้นโดย AI, บันทึกข้อความ, อีเมล, ข้อความในพอร์ทัล และเอกสารล่าสุด 10 รายการ พร้อมทั้งแสดงแหล่งที่มาในรูปแบบชิป (Chips) ประวัติการสนทนาจะถูกบันทึกไว้ในลีดและแชร์ให้ทีมของคุณเห็น ผู้ใช้ระดับ Viewer สามารถอ่านประวัติได้แต่ไม่สามารถส่งคำถามได้

เครดิต AI ที่ใช้: 2 เครดิตต่อหนึ่งข้อความ

การเปลี่ยนลีดเป็นคดีความ (Matter)#

เมื่อลีดตกลงเป็นลูกค้า:

1. เปิดหน้ารายละเอียดของลีด
2. คลิก Convert
3. กำหนด Matter Title และระบุกลุ่มงานคดี (Practice area) ประเภทคดีความ (Matter type) และผู้รับผิดชอบได้ตามต้องการ
4. คลิก Create Matter ข้อมูลการติดต่อของลีดจะถูกโอนไปยังคดีความใหม่
5. ลีดจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น "Retained"

ลีดที่อยู่ในขั้นตอน Lost จะไม่สามารถเปลี่ยนเป็นคดีความได้ หาก Flow ตรวจพบผลประโยชน์ทับซ้อนที่ได้รับการยืนยันแล้ว คุณยังคงสามารถเปลี่ยนเป็นคดีความได้หลังจากระบุเหตุผล ซึ่งเหตุผลดังกล่าวจะถูกบันทึกลงในไทม์ไลน์ของลีด

ข้อมูลและงานจาก AI ของคุณจะถูกโอนย้ายไปด้วย:

• ข้อเท็จจริงสำคัญของเอกสารจะถูกยกยอดไปโดยไม่มีการคิดค่าบริการซ้ำ เอกสารที่อยู่ระหว่างการอ่านจะดำเนินการต่อให้เสร็จสิ้นในคดีความ
• เอกสารจะได้รับการทำดัชนีสำหรับ Deep Search เพียงครั้งเดียว
• AI brief จะกลายเป็นบันทึกข้อความ (Note) ในคดีความ เพื่อให้ระบบ Ask AI ของคดีความสามารถนำข้อมูลไปใช้ได้
• ประวัติการแชทของ Ask AI จากลีดจะยังคงอยู่ที่ลีดตามเดิม

ฟังก์ชัน Fact Grid และการตรวจสอบ Playbook จะใช้งานได้เฉพาะในระดับคดีความเท่านั้น โดยหลังจากการเปลี่ยนเป็นคดีความแล้ว การ์ดบทสรุปจะแสดงลิงก์เชื่อมโยงไปยังส่วนดังกล่าว

การแจ้งเตือน#

เมื่อมีลีดใหม่เข้ามาผ่านวิดเจ็ตบนเว็บไซต์, API, หน้าติดต่อของคุณ, Zapier หรือไดเรกทอรี Lawzana บุคคลที่ได้รับมอบหมายลีดจะได้รับการแจ้งเตือน (ทั้งภายในแอปและทางอีเมล) สำหรับลีดที่ยังไม่ได้มอบหมาย ระบบจะแจ้งเตือนไปยังเจ้าของสำนักงานและผู้ดูแลระบบ เมื่อลูกค้าจองการประชุม ทนายความที่ได้รับการจองจะได้รับการแจ้งเตือนการนัดหมายแทน ทั้งนี้ ลีดที่เปิดการเชื่อมต่อกับไดเรกทอรีเป็นครั้งแรก รวมถึงประวัติลีดที่นำเข้าพร้อมกันนั้น จะไม่มีการส่งการแจ้งเตือน เพื่อป้องกันไม่ให้มีข้อความล้นกล่องจดหมายของคุณเมื่อเริ่มเชื่อมต่อ

อีเมลสรุปกำหนดการประจำวัน (Daily agenda email) (ส่งเวลา 07:00 น. ตามเขตเวลาของคุณ) จะแสดงลีดจากไดเรกทอรี Lawzana ในรอบ 24 ชั่วโมงที่ผ่านมาไว้ด้านบนสุด (เช่น "โทรหา Maria วันนี้") ตามด้วยการแจ้งเตือนเตือนความจำที่ครบกำหนดวันนี้หรือที่เลยกำหนด กำหนดเวลาต่างๆ และลีดที่ยังรอการตอบกลับ

กำหนดค่าการแจ้งเตือนที่คุณต้องการ รวมถึงอีเมลสรุปกำหนดการประจำวันได้ที่ Settings → Notifications