Leadbeheer

Leads vertegenwoordigen potentiële cliënten die interesse hebben getoond in uw diensten. Lawzana Flow helpt u hen te volgen vanaf het eerste contact tot aan de conversie naar een zaak.

Leadbronnen#

Leads kunnen via verschillende kanalen in uw pijplijn binnenkomen:

Zie Integraties om elk kanaal in te stellen.

Een lead aanmaken#

1. Ga naar Leads in de zijbalk
2. Klik op Nieuwe lead
3. Vul de gegevens van de lead in:
   • Volledige naam (verplicht)
   • E-mailadres (optioneel)
   • Telefoonnummer (optioneel)
   • Bron — selecteer uit het keuzemenu
   • Rechtsgebied (optioneel)
   • Toewijzen aan — uzelf, een teamlid, of niet-toegewezen
   • Notities — eventuele context over de aanvraag
4. Klik op Lead aanmaken

Weergaven#

Schakel bovenaan de pagina tussen Bord en Lijst. Flow onthoudt de weergave die u het laatst hebt gebruikt.

Lijstweergave#

De lijst toont leads in een tabel. U kunt:

• Sorteren op triage (prioriteit, de standaardinstelling), nieuwste, oudste, naam A–Z of naam Z–A
• Filteren op fase, of op Aandacht vereist klikken om alleen leads met hoge prioriteit, ongelezen of verouderde leads te zien
• Zoeken op naam, e-mailadres of telefoonnummer
• Op een lead klikken om de bijbehorende detailpagina te openen

Bordweergave#

Het bord is de standaardweergave. Elke kolom vertegenwoordigt een fase en u kunt:

• Leads tussen fasen slepen en neerzetten
• In één oogopslag het aantal leads per fase zien
• Snel knelpunten in uw pijplijn signaleren

Leadfasen#

Fasen definiëren de stappen in uw leadpijplijn. Nieuwe kantoren starten met deze vijf fasen:

Fasesjablonen#

Klik op Sjabloon toepassen in Instellingen → Leadfasen om over te schakelen naar een van de drie sjablonen:

• Standaard (5 fasen): Nieuw → Gecontacteerd → Geconsulteerd → Behouden → Verloren
• Uitgebreide pijplijn (7 fasen): Nieuw → Gecontacteerd → Gekwalificeerd → Voorstel verzonden → In onderhandeling → Behouden → Verloren
• Eenvoudig (4 fasen): Nieuw → In behandeling → Behouden → Verloren

Lead-detailpagina#

Klik op een lead om de detailpagina ervan te bekijken. Deze bevat drie tabbladen, Overzicht, Tijdlijn en Documenten, en toont:

• Contactgegevens — Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht
• Leadbron — Met een pictogram dat het kanaal aanduidt
• Aanmaakdatum — Weergegeven als relatieve tijd (bijv. "3 dagen geleden")
• Fase — Huidige positie in de pijplijn
• Toegewezen teamlid
• Activiteitentijdlijn — Notities, oproepen, e-mails en herinneringen

Activiteiten toevoegen#

Op het tabblad Tijdlijn kunt u:

• Een Notitie toevoegen over een gesprek
• Een Oproep registreren
• Een E-mail opstellen aan de lead, of een e-mail beantwoorden
• Een Herinnering toevoegen (zie hieronder)

Herinneringen#

Voeg een herinnering toe aan elke lead waaraan u kunt werken: vanuit het ⋯-menu bovenaan de lead, het kader Herinneringen op het Overzicht, of via Herinnering toevoegen naast het notitievak op de Tijdlijn. Kies een dag, en optioneel een tijdstip en voor wie de herinnering is bestemd. Deze is bedoeld voor de verantwoordelijke advocaat van de lead, tenzij u iemand anders selecteert.

Openstaande herinneringen worden weergegeven:

• in het kader Herinneringen van de lead, met Gereed en een menu om uit te stellen (naar morgen, volgende week of een door u gekozen datum) of te bewerken,
• op Home, onder Herinneringen: verlopen, vandaag en de komende 7 dagen (standaard "Van mij", of voor het hele kantoor),
• op de pagina Agenda, naast termijnen en deadlines,
• in de dagelijkse agenda-e-mail van de betreffende persoon. Een gemiste herinnering blijft daarin staan totdat iemand deze als voltooid markeert.

Op de betreffende dag (en op het tijdstip, als u dat hebt ingesteld) ontvangt de aangewezen persoon ook een melding in de app. Viewers kunnen herinneringen inzien, maar kunnen deze niet toevoegen of voltooien.

Leads uit de Lawzana Directory#

Bij een lead die binnenkomt via de Lawzana Directory (een geclaimde lead of een direct bericht) wordt bij binnenkomst direct op basis van de naam van de cliënt een conflictcheck uitgevoerd tegen uw lopende zaken; het resultaat verschijnt op de leadpagina. Totdat iemand binnen het kantoor actie onderneemt, toont de leadpagina drie eerste stappen: Registreer uw oproep, Voeg een herinnering toe en Converteer naar zaak.

AI bij een lead#

Documenten en kernfeiten#

Documenten bij een lead ontvangen dezelfde kernfeiten (data, namen en partijen, vorderingen, locaties, bedragen, telkens met bronvermelding) als dossierdocumenten.

• Documenten die door uw team worden geüpload, worden automatisch gelezen.
• Documenten die de potentiële cliënt via het portaal verzendt, worden gelezen zodra diens intake is voltooid.
• Een badge op elk document in het tabblad Documenten van de lead opent de bijbehorende feiten.

Foto's en scans (JPEG, PNG, WebP) worden eveneens gelezen; HEIC wordt niet ondersteund. Gebruikte AI-tegoeden: 1 tegoed per document.

AI-briefing#

De AI-briefing op het Overzicht van de lead is een korte samenvatting plus kernfeiten, ontleend aan de intake-antwoorden en de documenten. Elk feit vermeldt de bron, zoals "Huurovereenkomst.pdf · Pagina 3" of "Intake-antwoorden · Wat is er gebeurd?".

Deze wordt automatisch opgesteld zodra de intake is voltooid en opnieuw wanneer het uitlezen van de documenten is afgerond. U kunt op elk moment ook klikken op Briefing genereren of Opnieuw genereren. De samenvatting wordt geschreven in de taal van de toegewezen behandelaar van de lead (anders de kantooreigenaar, anders Engels); feiten blijven in de taal waarin ze zijn opgesteld.

Gebruikte AI-tegoeden: 1 tegoed per briefing

Limieten voor automatische AI#

Om het verbruik van tegoeden in de hand te houden, voert Lawzana Flow uit zichzelf voor maximaal 5 documenten en 3 briefings per lead AI-taken uit. Dit gebeurt nooit bij verloren of geconverteerde leads of leads met een bevestigd conflict, en de laatste 20% van uw maandelijkse AI-tegoeden wordt hiervoor nooit aangesproken. Genereren op verzoek blijft altijd beschikbaar, behalve voor Viewers, die alleen kunnen lezen.

Eigenaren en beheerders kunnen automatische lead-AI uitschakelen in Instellingen → Abonnement → Lead-AI (Lead-AI automatisch uitvoeren). Wanneer dit is uitgeschakeld, worden documenten pas gelezen en briefings pas gegenereerd wanneer iemand daarom vraagt.

Vraag het AI#

Klik op Vraag het AI in de koptekst van de lead om vragen te stellen over het dossier. De functie baseert zich op de intake-antwoorden, de AI-prescreening, notities, e-mails, portaalberichten en de 10 meest recente documenten, en toont de bronnen als labels. De geschiedenis wordt opgeslagen bij de lead en gedeeld met uw team. Viewers kunnen de geschiedenis lezen, maar kunnen zelf geen vragen stellen.

Gebruikte AI-tegoeden: 2 tegoeden per bericht

Een lead converteren naar een zaak#

Wanneer een lead een cliënt wordt:

1. Open de detailpagina van de lead
2. Klik op Converteren
3. Voer een Titel van de zaak in, en optioneel het rechtsgebied, zaaktype en aan wie de zaak wordt toegewezen
4. Klik op Zaak aanmaken. De contactgegevens van de lead worden overgezet naar de nieuwe zaak
5. De lead wordt gemarkeerd als "Behouden"

Leads in de fase Verloren kunnen niet worden geconverteerd. Indien Flow een bevestigd conflict vaststelt, kunt u alsnog converteren na het opgeven van een motivering, die wordt vastgelegd op de tijdlijn van de lead.

Uw AI-werk verhuist mee:

• Kernfeiten uit documenten worden kosteloos overgenomen. Een document dat nog wordt gelezen, wordt voltooid binnen de zaak.
• Documenten worden eenmalig geïndexeerd voor Deep Search.
• De AI-briefing wordt een notitie in de zaak, zodat Ask AI binnen de zaak hiervan op de hoogte is.
• De Ask AI-chatgeschiedenis van de lead blijft bewaard bij de lead.

Fact Grid en playbook-beoordeling werken uitsluitend bij zaken; na conversie verwijst de briefing-kaart direct daarnaartoe.

Meldingen#

Wanneer een nieuwe lead binnenkomt via de website-widget, de API, uw contactpagina, Zapier of de Lawzana Directory, ontvangt de toegewezen persoon een melding (in de app en per e-mail). Bij niet-toegewezen leads ontvangen de eigenaren en beheerders van het kantoor een melding. Wanneer een cliënt een afspraak inplant, ontvangt de betreffende advocaat in plaats daarvan een afspraakbevestiging. De lead die heeft geleid tot een nieuwe Directory-koppeling, evenals de historische leads die daarmee zijn geïmporteerd, genereren geen meldingen, zodat uw inbox niet overspoeld raakt.

Uw dagelijkse agenda-e-mail (verzonden om 7:00 uur in uw tijdzone) plaatst Lawzana Directory-leads van de afgelopen 24 uur bovenaan ("Bel Maria vandaag"), gevolgd door herinneringen die vandaag vervallen of zijn gemist, deadlines en leads die nog wachten op een reactie.

Stel uw meldingsvoorkeuren, waaronder de dagelijkse agenda-e-mail, in via Instellingen → Meldingen.