Ethical walls en conflictdetectie

Ethical walls (ook wel Chinese walls genoemd) voorkomen belangenconflicten door de toegang tot specifieke dossiers te beperken. Lawzana Flow controleert op mogelijke conflicten en stelt u in staat te bepalen wie een dossier mag inzien.

Wat zijn ethical walls?#

In de advocatuur voorkomen ethical walls dat teamleden toegang krijgen tot dossiers waarin zij een tegenstrijdig belang hebben — bijvoorbeeld wanneer een advocaat eerder de wederpartij heeft bijgestaan, of wanneer twee dossiers betrekking hebben op gelieerde partijen aan tegengestelde zijden.

Hoe conflictdetectie werkt#

Lawzana Flow controleert op conflicten:

1. Wanneer een lead binnenkomt via de Lawzana Directory of zijn intakeformulier invult, worden de opgegeven namen vergeleken met de cliënten en betrokkenen van uw dossiers. U kunt ook op elk gewenst moment op Controle uitvoeren (of Opnieuw uitvoeren) klikken in het onderdeel Conflictcontrole van de lead.
2. Wanneer u een lead omzet naar een dossier, kijkt Flow naar de meest recente conflictcontrole van de lead.
3. Wanneer u een betrokkene toevoegt aan een dossier, wordt het contact gecontroleerd aan de hand van uw overige dossiers.
4. Wanneer de AI een document in een dossier of lead analyseert, worden de daarin genoemde partijen eveneens gecontroleerd (zie hieronder Conflicten gevonden in documenten).

Ernst van het conflict#

Conflicten die in een dossier worden aangetroffen, vallen onder een van de drie niveaus van ernst:

Elk conflict heeft een status: In behandeling totdat iemand het beoordeelt, en vervolgens Afstand van gedaan, Afgewezen of Vrijgegeven.

De conflictcontrole van een lead toont Geen conflicten, Mogelijk conflict (een gedeeltelijke naamsovereenkomst) of Bevestigd conflict (een exacte naamsovereenkomst). Een bevestigd conflict blokkeert de omzetting van de lead naar een dossier totdat u een reden opgeeft en op Negeren en omzetten klikt. Verder wordt er niets geblokkeerd: conflicten in een dossier zijn waarschuwingen ter beoordeling.

Conflicten gevonden in documenten#

Wanneer de AI de belangrijkste feiten of de personen en bedrijven uit een dossierdocument extraheert (automatisch na het uploaden, of wanneer u de extractie opnieuw uitvoert), vergelijkt Flow elke partij die in het document wordt genoemd met de cliënten en wederpartijen van de overige dossiers van uw kantoor. Namen moeten volledig overeenkomen; hoofdletters, extra spaties en titels zoals Dhr., Mevr. of Dr. worden genegeerd. Personen die al aan het dossier zijn gekoppeld, worden overgeslagen.

Elke overeenkomst wordt geregistreerd als een Mogelijk conflict met vermelding van het document, verschijnt op de pagina Conflicten en op het tabblad Activiteit van het dossier, en voegt een gebeurtenis toe aan de tijdlijn van het dossier. Dezelfde partij wordt niet tweemaal geregistreerd voor hetzelfde paar dossiers. Deze controles worden ook uitgevoerd wanneer u een document vanuit het onderdeel Documenten aan een dossier toewijst, en op de documenten die een lead meebrengt wanneer deze een dossier wordt.

Bij een lead worden namen die in de bijbehorende documenten worden aangetroffen, toegevoegd aan de conflictcontrole van de lead. Een overeenkomst die uitsluitend op basis van een document is gevonden, geldt altijd als een Mogelijk conflict en zal de omzetting dus nooit blokkeren.

Beperkingstypen#

Om een dossier te beperken, opent u het en kiest u Toegang beperken in het menu Meer acties in de koptekst (zichtbaar wanneer ethical walls zijn ingeschakeld en uw rol het beperken van dossiers toestaat). Kies een Beperkingstype, voeg een reden toe (verplicht als uw kantoor Reden vereisen heeft ingeschakeld) en kies aan wie u Toegang verlenen wilt:

Het type is een label dat wordt weergegeven op de badge van het dossier; alle drie de typen beperken de toegang op identieke wijze. Alleen de personen aan wie u toegang verleent, de persoon die het dossier heeft beperkt en (indien Beheerdersoverride is ingeschakeld) de eigenaar van het kantoor kunnen het dossier openen. Voor alle overige gebruikers is het dossier niet langer zichtbaar in lijsten, zoekresultaten en antwoorden van de AI-assistent.

U kiest tevens een toegangsniveau voor elke persoon (Volledige toegang, Alleen-lezen of Alleen documenten). Dit niveau wordt met hun toegangsrechten opgeslagen, maar wat elke persoon in het dossier kan wijzigen, blijft altijd afhankelijk van diens rol.

Conflicten bekijken#

Pagina Conflicten#

Ga naar Conflicten in de zijbalk (de pagina Conflictcontrole) voor een overzicht van:

• Statistiekkaarten — Totaal, In behandeling, Afstand van gedaan, Afgewezen en Vrijgegeven
• De lijst met Conflicten in behandeling met daarin:
  • Ernstbadge (met kleurcodering)
  • Wat er is aangetroffen en wie erbij betrokken zijn
  • Het betreffende dossier
  • Knoppen voor Afstand doen, Afwijzen en Vrijgeven

Eigenaren en beheerders zien Conflicten altijd in de zijbalk staan. Leden en lezers zien dit menu-item alleen wanneer er een conflict in behandeling is.

In dossierdetails#

Wanneer een dossier openstaande conflicten heeft, toont een banner bovenaan het dossier hoeveel er moeten worden beoordeeld. Het tabblad Activiteit vermeldt deze in het onderdeel Conflicten.

Wanneer een dossier actief is beperkt:

• Wordt er een beperkingsbadge (Ethical Wall, Vertrouwelijk of Beperkte toegang) getoond in de koptekst van het dossier, met de reden in de tooltip
• Kunt u via Toegang beheren in het menu Meer acties toegang verlenen of intrekken, of de beperking volledig opheffen
• Krijgen teamleden zonder toegang die een link naar het dossier openen een pagina Toegang geweigerd te zien

Conflicten oplossen#

Vanaf de pagina Conflicten of via het tabblad Activiteit van het dossier kunt u:

1. Vrijgeven — Het conflict markeren als een fout-positieve melding (bijvoorbeeld een andere persoon met dezelfde naam)
2. Afstand doen — Vastleggen dat er afstand is gedaan van het conflict (bijvoorbeeld doordat de cliënt schriftelijke toestemming heeft verleend)
3. Afwijzen — Vastleggen dat u de opdracht hebt geweigerd vanwege het conflict

Bij elke optie kunt u Oplossingsnotities toevoegen om uw beweegredenen te documenteren. Elk besluit wordt, inclusief de bijbehorende notitie, vastgelegd op de tijdlijn van het dossier. Lezers kunnen geen conflicten oplossen.

Ethical walls instellen#

1. Ga naar Instellingen → Toegang (eigenaren en beheerders)
2. Schakel Ethical walls inschakelen in
3. Configureer:
   • Reden vereisen — er moet een reden worden opgegeven bij het beperken van een dossier
   • Beheerdersoverride — de eigenaar kan beperkte dossiers altijd openen (standaard ingeschakeld)
   • Wie dossiers mag beperken — Eigenaren, Beheerders en/of Leden. Selecteer minimaal één rol, anders kan niemand dossiers beperken.
4. Klik op Wijzigingen opslaan

Aanbevolen werkwijzen#

• Beoordeel conflicten tijdig — Laat gedetecteerde conflicten niet onnodig in behandeling staan
• Documenteer afstandsafspraken — Voeg altijd notities toe wanneer u afstand doet van een conflict
• Periodieke controle — Controleer regelmatig uw beperkte dossiers en wie toegang heeft tot welk dossier
• Instrueer uw team — Zorg ervoor dat iedereen weet welke dossiers beperkt zijn en om welke reden