Ethical Walls & Conflictdetectie
Ethical walls (ook wel Chinese walls genoemd) voorkomen belangenconflicten door de toegang tot specifieke dossiers te beperken. Lawzana Flow biedt automatische conflictdetectie en toegangsbeheer.
Wat zijn Ethical Walls?#
Binnen advocatenkantoren voorkomen ethical walls dat teamleden toegang krijgen tot dossiers waarin zij een belangenconflict hebben — bijvoorbeeld wanneer een advocaat eerder de tegenpartij heeft vertegenwoordigd, of wanneer twee dossiers betrekking hebben op gelieerde partijen met tegenstrijdige belangen.
Hoe conflictdetectie werkt#
Lawzana Flow kan automatisch controleren op conflicten:
- Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt, controleert het systeem de naam van de cliënt op bestaande uitgesloten partijen
- Wanneer een cliënt of partij wordt toegevoegd aan een dossier, voert het systeem een conflictcontrole uit
- Gedetecteerde conflicten worden gemarkeerd met een urgentieniveau
Urgentieniveau van conflicten#
| Urgentie | Betekenis | Vereiste actie |
|---|---|---|
| Detected | Mogelijk conflict gevonden | Beoordelen en evalueren |
| Critical | Hoogrisicoconflict dat onmiddellijke aandacht vereist | Moet worden opgelost alvorens door te gaan |
| Resolved | Conflict opgeheven of goedgekeurd (waived) | Geen verdere actie |
Beperkingstypen#
Wanneer een conflict is bevestigd, kunt u beperkingen instellen:
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Ethical Wall | De gebruiker wordt volledig geblokkeerd voor het bekijken van het dossier. Deze verschijnt niet in lijsten of zoekresultaten, en er is geen toegang tot de bijbehorende documenten. |
| Confidential | Het dossier is aangemerkt als vertrouwelijk met verscherpt toegangsbeheer. |
| Limited Access | Beperkte toegang die door een beheerder met de juiste autorisatie kan worden opgeheven. |
Conflicten bekijken#
Pagina Conflicten#
Ga naar Settings → Ethical Walls of het onderdeel Conflicten om het volgende te zien:
- Statistiekenkaarten — Totaal aantal onopgeloste conflicten, kritieke conflicten en uitsplitsing naar urgentieniveau
- Conflictlijst met daarin:
- Betrokken partijen
- Betrokken dossier(s)
- Urgentielabel (met kleurcode)
- Mogelijke acties voor afhandeling
Op dossierdetailniveau#
Wanneer een dossier een actieve beperking heeft:
- Verschijnt er een hangslotpictogram naast de titel van het dossier
- Wordt een beperkingslabel met de reden weergegeven in de kop van het dossier
- Krijgen teamleden zonder toegang het bericht te zien: "You don't have access to this matter"
Conflicten oplossen#
Vanaf de conflictenpagina kunt u:
- Resolve — Het conflict markeren als opgelost (bijv. na bevestiging dat er geen daadwerkelijk conflict bestaat)
- Waive — Het conflict erkennen, maar gecontroleerde toegang toestaan met bijbehorende documentatie
- Add Note — De motivering voor uw beslissing vastleggen
Alle afhandelingen worden vastgelegd in het controlelogboek (audit log) voor compliancedoeleinden.
Toegangsregistratie#
Elke poging tot toegang tot een beperkt dossier wordt geregistreerd:
- Wie de toegang heeft geprobeerd
- Wanneer de poging is gedaan
- Of toegang is verleend of geweigerd
- Het van kracht zijnde beperkingstype
Dit logboek is beschikbaar voor Eigenaren en Beheerders in het auditgedeelte.
Ethical Walls instellen#
- Ga naar Settings → Ethical Walls
- Schakel ethical walls in voor uw organisatie
- Configureer:
- Welke rollen walls kunnen aanmaken en beheren
- Of automatische controles moeten worden uitgevoerd bij het aanmaken van dossiers
- Meldingsvoorkeuren voor gedetecteerde conflicten
Best practices#
- Beoordeel conflicten direct — Laat gedetecteerde conflicten niet onopgelost
- Documenteer dispensaties (waivers) — Voeg altijd notities toe wanneer u een conflict goedkeurt of vrijstelt
- Periodieke controles — Controleer het toegangslogboek en actieve walls regelmatig
- Instrueer uw team — Zorg ervoor dat alle teamleden begrijpen dat ethical wall-beperkingen verplicht zijn en niet kunnen worden omzeild