Integraties

Lawzana Flow brengt nieuwe aanvragen samen op één plek, ongeacht waar ze binnenkomen: via uw website, uw eigen contactpagina, uw e-mail, Zapier of de Lawzana Directory. Het kan uw andere tools ook op de hoogte stellen wanneer u een factuur uitreikt of een betaling ontvangt. In deze handleiding leest u meer over elk kanaal en waar u dit instelt. De meeste opties vindt u in Instellingen, onder Integraties.

Lead-capture-widget#

Plaats een formulier voor het vastleggen van leads op uw website om aanvragen automatisch in Lawzana Flow te ontvangen.

De widget instellen#

1. Ga naar Instellingen → Website-widget
2. Klik op Genereer widgetsleutel (alleen de kantooreigenaar kan de sleutel beheren en de customizer openen)
3. Klik op Open customizer en kies een Widgetmodus:

De widget aanpassen#

Formulierinhoud:

• Formuliertitel — De kop van het formulier (standaard: "Neem contact op")
• Omschrijving — Subkop of instructies
• Tekst op verzendknop — Label van de verzendknop (standaard: "Verzenden")
• Succesbericht — Wordt getoond na het verzenden (standaard: "Bedankt! We nemen snel contact met u op.")

Stijl:

• Primaire kleur — Kleur voor knoppen en accenten
• Achtergrond — Achtergrond van het formulier
• Tekstkleur — Kleur voor labels en hoofdtekst
• Randkleur — Rand van het formulier
• Hoekradius — Ronding van de hoeken

Snelle voorinstellingen: Standaard, Blauw, Groen, Paars, Roze, Amber, Donker

Knopmodus: stel de Knoptekst in (standaard: "Contact opnemen").

Zwevende modus:

• Positie: links, midden of rechts, onderaan het scherm
• Knopgrootte
• Pictogramstijl: Chat of Formulier

Formuliervelden:

• Naam (altijd verplicht)
• E-mail (altijd verplicht)
• Telefoon (optioneel: Telefoonveld tonen, en Telefoon verplicht indien gewenst)
• Bericht (optioneel: Berichtveld tonen)

Insluiten op uw website#

Open het tabblad Insluitcode in de customizer, klik op Code kopiëren en plak deze in de HTML van uw website. Het ziet er als volgt uit:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Leads via de widget tonen als bron "Website".

Beveiliging van de widget#

• Elke widgetsleutel is gekoppeld aan uw organisatie
• Kies Sleutel opnieuw genereren om de oude sleutel ongeldig te maken (bestaande widget-installaties werken niet meer totdat u deze bijwerkt)
• Kies Sleutel intrekken om de widget volledig uit te schakelen
• Inzendingen zijn onderhevig aan een frequentielimiet om misbruik te voorkomen, en hetzelfde e-mailadres dat binnen 24 uur tweemaal wordt ingezonden, genereert slechts één lead

Contactpagina#

Flow kan een eenvoudige contactpagina voor uw kantoor hosten, voorzien van een eigen link en QR-code. Elk bericht dat via deze pagina wordt verzonden, komt binnen in Leads met de bron "Contactpagina", en uw team ontvangt de gebruikelijke e-mail over een nieuwe lead.

1. Ga naar Instellingen → Contactpagina
2. Klik op Maak mijn pagina aan (we bereiden deze voor op basis van uw kantoorgegevens). Als uw kantoor is gekoppeld aan de Lawzana Directory, kunt u in plaats daarvan klikken op Aanmaken op basis van mijn lawzana.com-profiel
3. Bewerk de pagina via vier tabbladen: Ontwerp, Tekst, Contactgegevens en Link en zichtbaarheid. Kies een stijl (Klassiek, Modern, Minimaal, Opvallend of Aangepast) en een hoofdkleur.
4. Klik op Publiceer mijn pagina en deel vervolgens de link of de QR-code

Niemand kan de pagina zien totdat u deze publiceert. U kunt de Assistent ook in uw eigen woorden vragen om de pagina aan te passen (2 AI-credits per verzoek); deze wijzigingen worden als concept bewaard totdat u ze opslaat. De pagina toont het aantal bezoeken en berichten van de afgelopen 30 dagen.

Zoekmachines indexeren de pagina niet, tenzij u Zoekmachines toestaan deze pagina te vinden inschakelt. Bij betaalde abonnementen kunt u de link "Powered by Lawzana Flow" verbergen. Alleen eigenaren en beheerders kunnen de pagina aanmaken of bewerken.

API-integratie#

Als u leads wilt verzenden vanuit uw eigen formulieren of systemen, gaat u naar Instellingen → API-integratie. Hier vindt u het eindpunt, de aanvraagvelden (naam, e-mail, telefoon, bericht, bron, verwijzer), codevoorbeelden en de knop Testlead verzenden. Deze koppeling gebruikt dezelfde sleutel als de website-widget.

• Frequentielimieten: 5 aanvragen per minuut per IP-adres, 10 per minuut per sleutel
• Hetzelfde e-mailadres dat binnen 24 uur tweemaal wordt ingezonden, genereert slechts één lead
• Nieuwe leads komen binnen in uw eerste leadfase, zonder toewijzing

E-mail doorsturen#

Elke medewerker krijgt een privé intake-adres. Stuur e-mails van cliënten hiernaartoe door — automatisch vanuit uw inbox of per stuk — en Flow archiveert elk bericht automatisch onder de betreffende cliënt.

1. Ga naar Instellingen → E-mail doorsturen
2. Klik op E-mailverbinding maken en kopieer Uw intake-adres
3. Stel het doorsturen in binnen Gmail, Outlook of uw e-mailprovider (de pagina bevat stapsgewijze instructies)

Flow leest uitsluitend de e-mails die op uw intake-adres binnenkomen; het logt nooit in op uw mailbox. Wanneer de afzender nog geen bekende cliënt is, blijft de e-mail wachten in E-mailbeoordeling, waar u er een lead van kunt maken of het bericht kunt verwijderen. Leads die op deze manier worden aangemaakt, tonen als bron "E-mail".

Boekingspagina#

Cliënten kunnen online een afspraak met u inplannen via de openbare pagina van uw kantoor, een gedeelde link of hun cliëntportaal. Dit is inbegrepen in elk abonnement.

Uw boekingspagina openstellen#

1. Ga naar Instellingen → Boekingen (voor eigenaren, beheerders en leden; niet beschikbaar voor kijkers)
2. Stel uw boekingsnaam, tijdzone en eventueel een vergaderlink in (uw Meet-, Teams- of Zoom-ruimte) en klik op Opslaan. Heeft uw kantoor nog geen openbaar pagina-adres, dan stelt een eigenaar of beheerder dit via hetzelfde tabblad in: dit begint als een privéconcept, dus er wordt nog niets gepubliceerd
3. Klik op Voeg een boekingstype toe: geef een naam, duur, wekelijkse beschikbaarheid, buffertijden, minimale vooraankondiging en het type afspraak op (video, telefonisch of op locatie)
4. Optioneel: plak het privé iCal-adres van uw agenda onder Blokkeer tijd vanuit uw eigen agenda, zodat cliënten geen tijden kunnen boeken waarop u bezet bent

Het boeken is mogelijk zodra u minimaal één actief boekingstype heeft. Elke collega stelt zijn of haar eigen beschikbaarheid in; eigenaren en beheerders zien alle beschikbare hosts binnen het kantoor en kunnen de boekingsmogelijkheid van een collega uitschakelen.

Waar cliënten kunnen boeken#

• Uw boekingslinks: kopieer ze via Instellingen → Boekingen. Een link naar een specifiek boekingstype leidt rechtstreeks naar de bijbehorende agenda
• Uw contactpagina: toont de knop Afspraak inplannen zodra ten minste één collega boekingen accepteert. Voegt u in Instellingen → Contactpagina een link naar Calendly of een vergelijkbare dienst in, dan wordt die link gebruikt
• Het cliëntportaal: cliënten met toegang tot het portaal zien de optie Afspraak inplannen, met de behandelend advocaat van hun dossier bovenaan

Ingeplande afspraken verschijnen in uw Flow-agenda en worden gekoppeld aan een lead of dossier. Een nieuwe cliënt wordt geregistreerd als een lead met de bron "Boeking". Cliënten ontvangen een bevestiging met een link om de afspraak te verzetten of te annuleren, en u ontvangt een melding bij elke boeking, wijziging of annulering. Wilt u boekingen tijdelijk pauzeren, schakel dan Online boekingen accepteren uit: uw instellingen blijven bewaard.

Zapier#

Gebruik uw Zapier-API-sleutel om leads vanuit andere tools (zoals webformulieren) naar Flow door te sturen via Zapier, en om uw externe applicaties op de hoogte te brengen van facturen en betalingen.

Zapier instellen#

1. Ga naar Instellingen → Zapier (voor eigenaren en beheerders)
2. Klik op Genereer API-sleutel en kopieer deze direct: de volledige sleutel wordt daarna niet meer getoond
3. Open de Lawzana Flow-app in Zapier en accepteer de uitnodiging. De app is momenteel uitsluitend op uitnodiging beschikbaar en verschijnt pas in de zoekfunctie van Zapier nadat u de uitnodiging heeft geaccepteerd. U vindt ook een link onder Instellingen → Zapier.
4. Maak een Zap aan, kies Lawzana Flow en plak uw API-sleutel wanneer Zapier vraagt om uw account te koppelen

Gebruik de actie Create Lead om leads naar Flow door te sturen. Koppel de naam van de lead (verplicht) en optioneel het e-mailadres, telefoonnummer, bericht en de bronnaam. Elke uitvoering van de Zap maakt een lead aan met de bron "Zapier". Als er in de afgelopen 24 uur al een lead met hetzelfde e-mailadres is binnengekomen, wordt er geen nieuwe lead aangemaakt.

Gebruikt u een ander platform, zoals Make? Verstuur dan een POST-verzoek naar https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads met uw sleutel in de header X-API-KEY, en de velden name (verplicht), en optioneel email, phone, message en source_name.

Facturatie-triggers#

De Lawzana Flow-app in Zapier beschikt over vier triggers voor facturatie:

• New Invoice Issued (nieuwe factuur uitgereikt)
• New Payment Received (nieuwe betaling ontvangen)
• Invoice Paid (factuur volledig voldaan)
• Invoice Voided (factuur geannuleerd/ongeldig gemaakt)

Elke trigger bevat het factuurnummer, data, status, valuta, bedragen (subtotaal, korting, btw, totaal, betaald, afgeboekt en openstaand saldo), de factuurgegevens waarmee de factuur is uitgereikt, het dossier, de factuurlink voor de cliënt en de factuurregels. Een betaling bevat daarnaast ook de datum, het bedrag, de betaalmethode en het betalingskenmerk. Een veelvoorkomende toepassing is het synchroniseren van facturen en betalingen met uw boekhoudsoftware, zoals Xero. Ondersteuning voor Make volgt binnenkort.

Om de triggers toegang te geven tot uw facturatiegegevens, schakelt een eigenaar of beheerder de optie Integraties toestaan facturatiegegevens te lezen in via Instellingen → Zapier, naast de API-sleutel. Deze optie staat standaard uitgeschakeld, zodat een sleutel die enkel voor leads is aangemaakt niet automatisch cliëntnamen en bedragen kan uitlezen. Zolang dit is uitgeschakeld, worden facturatie-triggers geweigerd.

Facturen overzetten naar Xero#

Flow heeft op dit moment nog geen rechtstreekse koppeling met Xero. Tot die tijd kunt u Xero up-to-date houden met behulp van drie Zaps. Xero fungeert hierbij als uw debiteurenadministratie; uw urenregistratie, facturen en betalingen blijft u invoeren in Flow.

1. New Invoice Issued → Xero invoice. Zoek het Xero-contact op basis van het e-mailadres van de cliënt, of maak deze aan met de naam, het e-mailadres, het btw-nummer en het land van de cliënt. Maak een verkoopfactuur aan met hetzelfde nummer, dezelfde data en valuta, en vermeld het dossier als kenmerk/referentie. Voeg één Xero-regel toe per Flow-regel, met aantal 1 voor het regelbedrag (aantal × tarief kan bij korte tijdregistraties enkele centen afwijken), met de grootboekrekening en het belastingtarief dat uw boekhouder hanteert. Voeg eventuele kortingen toe als een negatieve regel.
2. New Payment Received → Xero payment. Zoek de Xero-factuur op basis van het factuurnummer en boek het bedrag, de datum en de referentie van de betaling af op uw bankrekening. Registreer bij de trigger Invoice Paid niet nogmaals een betaling: dat is al gebeurd via de betalingstriggers.
3. Invoice Voided → void in Xero. Zoek de Xero-factuur op basis van het factuurnummer en annuleer deze (void).

Gebruik decimale bedragen (zoals 1250.00), niet de bedragen in centen, en leg het ID van de gebeurtenis vast (bijvoorbeeld in het Xero-referentieveld) om te voorkomen dat een herhaalde Zap een duplicaat aanmaakt. Voor facturen in een andere valuta dan de basisvaluta van uw Xero-organisatie is een Xero-abonnement met multi-valuta vereist. Elke trigger ondersteunt maximaal 500 factuurregels. Voor afboekingen en verwijderde betalingen bestaat geen trigger; pas deze handmatig aan in Xero.

Beveiliging van API-sleutels#

• Iedereen die over uw API-sleutel beschikt, kan leads aanmaken binnen uw organisatie en — mits facturatietoegang is ingeschakeld — uw facturen en betalingen inzien
• Behandel de sleutel als een wachtwoord: deel deze nooit openbaar
• Kies Sleutel opnieuw genereren als u vermoedt dat deze is gecompromitteerd, of Sleutel intrekken om alle Zaps direct stop te zetten. Bestaande Zaps werken pas weer nadat ze zijn bijgewerkt met de nieuwe sleutel

Lawzana Directory#

Koppel uw Lawzana Flow-omgeving aan de vermelding van uw kantoor in de juridische gids van Lawzana. Het koppelen heeft geen invloed op uw vermelding, profiel of ranking.

Wat de koppeling doet#

• Leads ontvangen: leads die u claimt en directe berichten die u in de Directory ontvangt, worden automatisch als lead aangemaakt in Lawzana Flow, gemarkeerd met de bron "Lawzana"
• Inloggen via Lawzana: via de knop Openen in Flow bij een lead in uw Lawzana-dashboard logt u direct in bij Flow, zonder dat u een Flow-wachtwoord nodig heeft
• Licenties en AI-credits: met een betaald Directory-abonnement ontvangt u extra Flow-licenties en AI-credits voor uw omgeving

Koppelen#

De eenvoudigste manier om te koppelen is door op Openen in Flow te klikken bij een willekeurige lead in uw Lawzana-dashboard. De eerste keer toont Flow een eenmalig bevestigingsscherm, maakt een gratis omgeving aan als u die nog niet heeft, koppelt het kantoor en opent de lead. Leads en berichten van de afgelopen 90 dagen worden direct geïmporteerd (kies Importeer ook oudere leads voor eerdere gegevens). Zodra de koppeling actief is, leidt Openen in Flow meteen naar de betreffende lead.

Heeft u uw Flow-omgeving afzonderlijk aangemaakt, dan kan een eigenaar of beheerder deze handmatig koppelen: ga naar Instellingen → Lawzana Directory, klik op Koppelingstoken genereren en plak het token binnen 30 minuten in uw Lawzana-dashboard onder Settings > Lawzana Flow CRM. De koppeling blijft actief totdat u deze zelf verbreekt.

Leadstroom#

Wanneer u een lead claimt of een bericht ontvangt via de Directory:

1. Wordt er een lead aangemaakt in Lawzana Flow met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het bericht van de betrokkene
2. Wordt de bron ingesteld op "Lawzana"
3. Wordt de naam van de cliënt gecontroleerd tegen uw bestaande dossiers om belangenverstrengeling te signaleren
4. Ontvangt het toegewezen teamlid (of, indien niet toegewezen, de eigenaren en beheerders) een melding, en staat de lead bovenaan in het eerstvolgende dagelijkse overzicht per e-mail

Met de functie AI-prescreening automatisch starten (standaard uitgeschakeld) kan de AI-assistent elke nieuwe lead uit de Directory direct per e-mail benaderen met enkele intakevragen, verzonden vanuit de e-mailverbinding van de toegewezen advocaat. Beschikt deze advocaat niet over een actieve e-mailverbinding, dan ontvangt de prospect in plaats daarvan een link naar het intakeformulier. Er wordt nooit automatisch contact opgenomen met geïmporteerde leads.

Agendakoppeling#

Bekijk uw Flow-deadlines en follow-ups voor leads overzichtelijk in Google Calendar, Outlook of Apple Agenda.

1. Ga naar Instellingen → Agendakoppeling
2. Klik op Agendalink maken
3. Klik op Toevoegen aan Google Agenda, gebruik een van de Outlook-knoppen of plak de link in Apple Agenda

De agendakoppeling toont deadlines van de dossiers waartoe u toegang heeft, uw leadherinneringen en afspraken die cliënten met u inplannen. Dit is een eenrichtingskoppeling: wijzigingen die u in uw eigen agenda aanbrengt, worden niet doorgevoerd in Flow. Agenda-applicaties synchroniseren volgens hun eigen schema; het kan daarom enkele uren duren voordat een nieuwe deadline zichtbaar wordt (bij Outlook soms slechts eenmaal per dag). Iedereen die over de link beschikt kan deze afspraken inzien; kies daarom voor Link opnieuw genereren als de link openbaar is geraakt.

Stripe (Abonnement)#

Stripe verzorgt de betalingen voor uw Lawzana Flow-abonnement. Dit wordt automatisch geconfigureerd, zonder dat u hiervoor iets hoeft in te stellen. Dit wordt niet gebruikt voor het innen van betalingen van uw cliënten.

• Betaalmethoden beheert u via het Stripe-facturatieportaal
• U bereikt dit via Instellingen → Abonnement → Facturatie beheren
• Raadpleeg Facturatie & Abonnementen voor meer informatie