Instellingen

Op de pagina Instellingen configureert u uw eigen account, uw organisatie, team, workflows en integraties. Eigenaren en beheerders openen deze via Instellingen in de zijbalk; alle overige gebruikers openen deze via het opdrachtpalet (⌘K → Instellingen) of via het tandwielpictogram op de pagina Meldingen.

Mijn instellingen#

Profiel#

• Weergavenaam en E-mailadres
• Wachtwoord wijzigen, of Wachtwoord instellen als u zich heeft geregistreerd via Google of Microsoft

Meldingen#

• E-mailmeldingen: schakel ze in of uit en kies welke meldingen u wilt ontvangen
• Wekelijks overzicht: eigenaren en beheerders ontvangen op maandag een samenvatting van de activiteiten van de afgelopen week (hier in of uit te schakelen); dit vervangt de individuele e-mails niet
• Dagelijkse agenda-e-mail: een ochtendmail met vervallen en aankomende deadlines en leads die nog op een reactie wachten

E-maildoorzending#

Maak uw persoonlijke intake-adres aan en stuur e-mails van cliënten hiernaartoe door, automatisch vanuit uw inbox of één voor één. Flow plaatst elk bericht direct onder de juiste cliënt. Het tabblad bevat installatiestappen voor Gmail en Outlook, evenals een optionele AI-intake-assistent die nieuwe leads via e-mail beantwoordt met een aantal kwalificerende vragen.

Organisatie#

Algemeen#

• Organisatienaam: de weergavenaam van uw kantoor
• URL-slug: de unieke webadres-identificatiecode van uw kantoor
• Regio voor bestandsopslag: de locatie waar uw geüploade bestanden worden opgeslagen (Verenigde Staten, Europa of Azië-Pacific). Europa geldt voor kantoren die zich hebben aangemeld via flow.lawzana.com; gekozen bij het aanmaken van de werkruimte voor kantoren die zijn gestart vanuit de Lawzana Directory. Dit kan niet worden gewijzigd.

Kantoorgegevens#

• Kantooradres: uw vestigingsadres voor opdrachtbevestigingen en briefpapier
• Primaire jurisdictie: het land (en de staat of regio) waarin uw kantoor voornamelijk praktiseert

Facturatie & tarieven#

De standaardinstellingen voor het factureren van uw cliënten. Vul elke sectie in voordat iemand tijd registreert en klik vervolgens onderaan op Facturatie-instellingen opslaan. Alleen eigenaren en beheerders kunnen deze wijzigen.

Tarieven & tijd

• Standaard uurtarief: bepaalt het tarief voor tijdregistraties wanneer er geen specifieker tarief van toepassing is. Laat u dit leeg, dan krijgt de tijd de status Tarief vereist
• Valuta: de facturatievaluta van uw kantoor. Indien niet ingesteld, gebruikt Flow de facturatievaluta uit Opdrachtbevestigingen, daarna de valuta van het land van uw kantoor (uit Kantoorgegevens), en uitsluitend Amerikaanse dollars wanneer dit niet kan worden vastgesteld. Uw standaard- en medewerkerstarieven hanteren deze valuta. U kunt dit later wijzigen, maar tijd en onkosten die al in de oude valuta zijn geregistreerd, worden dan niet meegenomen op facturen, en uw tarieven behouden dezelfde bedragen in de nieuwe valuta. Zie Factureren in een andere valuta
• Betalingstermijn (dagen, 0 = bij ontvangst): het aantal dagen tot een factuur vervalt. De afwijkende betalingstermijn van een individuele cliënt heeft voorrang
• Facturatie-interval (1 min, 6 min of 15 min) en Afronding (Naar boven afronden, Dichtstbijzijnde of Geen afronding): alleen de gefactureerde tijd wordt afgerond; de werkelijk gewerkte tijd blijft behouden
• Nieuwe tijd standaard declarabel: bepaalt of de schakelaar Declarabel standaard aan staat wanneer iemand tijd toevoegt of een timer opslaat. Schakel dit uit als het grootste deel van uw werkzaamheden niet wordt gefactureerd; dit kan per invoer nog steeds worden aangepast

Medewerkerstarieven: één uurtarief per fee-earner. Een leeg veld maakt gebruik van het standaardtarief.

Facturatie & btw

• Standaard btw-tarief (%) en Naam belasting op facturen (bijvoorbeeld BTW, TVA of GST): wordt toegepast op elk nieuw concept, waar het percentage eventueel nog gewijzigd kan worden. De standaardwaarde is "VAT", en een leeg veld wordt opgeslagen als "VAT"; vul hier dus de term in die uw cliënten verwachten (zoals "Btw")
• Voorvoegsel factuurnummer: nummers bestaan uit het voorvoegsel plus vier cijfers. Stel dit in vóór uw eerste factuur, aangezien definitief uitgereikte nummers nooit meer veranderen
• Naam van uw fiscaal nummer en Uw fiscaal nummer: afgedrukt onder de naam van uw kantoor. Indien leeg gelaten, luidt de omschrijving "Btw-identificatienummer" of "Fiscaal nummer" in de taal van de cliënt
• Betalingsinstructies: vrije tekst met bijvoorbeeld uw banknaam, IBAN en de te vermelden betalingskenmerken. Wordt afgedrukt op elke factuur en op de factuurpagina van de cliënt. Een reeds uitgereikte factuur behoudt de instructies waarmee deze is verstuurd

Zie Facturatie en Tijdregistratie voor meer details over het gebruik van deze instellingen.

Abonnement#

Uw Lawzana Flow-abonnement. Dit betreft de kosten die uw kantoor betaalt voor Flow, niet de declaraties die u naar uw cliënten stuurt.

• Huidig abonnement: Free, Essentials of Advanced, met status (Actief, Achterstallig of Geannuleerd)
• Gebruik: actieve gebruikerslicenties, openstaande uitnodigingen en geschatte maandelijkse kosten
• Facturatie beheren: opent het Stripe-facturatieportaal om uw betaalgegevens bij te werken en facturen te downloaden (alleen Eigenaar)
• Abonnement opzeggen (alleen Eigenaar). Zie Facturatie & abonnementen

Het tabblad Abonnement toont tevens het AI-gebruik:

• Verbruikte AI-acties van deze maand en het resterende tegoed
• Wanneer uw tegoed wordt gereset
• De acties die meetellen voor uw credits (zie Facturatie & abonnementen voor de overzichtstabel)
• Lead-AI: automatische AI-verwerking bij nieuwe leads in- of uitschakelen
• Extra verbruik (Essentials en Advanced): sta gebruik toe buiten de maandelijkse credits om, tot aan een door u ingesteld maximum
• Documentopslag die in gebruik is ten opzichte van de limiet van uw abonnement

Team#

Medewerkers#

• Bekijk alle huidige teamleden met hun rollen
• Medewerker uitnodigen: verstuur een uitnodigingsmail
• Wijzig de rol van een lid via Beheerder maken, Lid maken of Alleen-lezen maken
• Verwijderen uit team: trek de toegang van een medewerker in en wijs eventueel diens leads en dossiers opnieuw toe
• Openstaande uitnodigingen opnieuw verzenden of intrekken

Groepen#

• Maak groepen aan binnen uw organisatie
• Voeg medewerkers toe aan groepen
• Wijs een groepsleider aan
• Deel leads en dossiers in één keer met een hele groep

Toegang#

• Zichtbaarheid van gegevens: kies of leden en kijkers elk dossier en elke lead kunnen zien, of uitsluitend de gegevens die aan hen zijn toegewezen of met hen zijn gedeeld. Eigenaren en beheerders hebben altijd overal inzage in.
• Chinese walls: scherm dossiers af en beperk de toegang uitsluitend tot geautoriseerde personen. Zie Chinese walls.

Workflow#

Dossierfasen#

Pas de fasen in uw dossierpijplijn aan:

• Fase toevoegen: maak een nieuwe fase aan met een naam en kleur
• Volgorde wijzigen: sleep fasen om de volgorde aan te passen
• Bewerken: wijzig de naam of kleur van een fase
• Verwijderen: verwijder een fase (een fase die nog dossiers bevat kan niet worden verwijderd; verplaats deze eerst)
• Sjablonen: pas een kant-en-klaar sjabloon toe (Procespraktijk, Transactiepraktijk of Familierecht)
• Fase Gesloten/Afgerond: markeer de fase waarin afgehandelde dossiers terechtkomen

Leadfasen#

Pas de fasen van uw leadpijplijn aan, vergelijkbaar met de dossierfasen:

• Sjabloonopties beschikbaar: Standaard, Uitgebreide pijplijn en Eenvoudig
• Fasen toevoegen, bewerken, sorteren en verwijderen
• Markeer de fasen voor Binnengehaald en Verloren

Mijlpaaltypen#

Definieer de beschikbare typen mijlpalen binnen uw dossiers:

• Elk type heeft een Naam, Kleur, Pictogram, een optionele Beschrijving en een Standaardherinnering (dagen van tevoren)
• Nieuwe kantoren starten met standaardtypen zoals Zittingsdatum, Indieningstermijn, Verjaringstermijn en Bespreking met cliënt

Automatiseringen#

Stel workflowregels in die automatisch in werking treden wanneer bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden. Zie Automatiseringen voor uitgebreide informatie.

Inhoud#

Rechtsgebieden#

Beheer de juridische specialismen die uw kantoor behandelt:

• Voeg rechtsgebieden toe, evenals dossiercategorieën binnen elk gebied, voorzien van eigen pictogrammen en kleuren
• Rechtsgebieden en dossiercategorieën worden gebruikt om dossiers te rubriceren
• Voor elk rechtsgebied kan worden aangegeven Wie nieuwe Directory-leads ontvangt
• Standaard rechtsgebieden zijn onder meer: Procesrecht, Ondernemingsrecht, Vastgoedrecht, Familierecht, Arbeidsrecht, Intellectueel Eigendomsrecht, Strafrecht en Immigratierecht

Labels#

Maak labels aan om uw dossiers te ordenen en te filteren:

• Elk label heeft een Naam, een Kleur en een optionele Beschrijving
• Het verwijderen van een label zorgt ervoor dat dit bij alle dossiers wordt gewist

Documenttypen#

Configureer de documenttypen die de AI gebruikt bij het herkennen van het type document en het toepassen van playbooks:

• Elk type bevat een Sleutel, Weergavenaam, Categorie en een optionele Beschrijving
• Herstellen naar standaardwaarden zet de ingebouwde lijst terug

Opdrachtbevestigingen#

Stel vooraf standaardwaarden in voor de wizard voor opdrachtbevestigingen:

• Standaardteksten voor toelichtingen: standaardteksten voor bedingen omtrent AI-technologie, Gegevensbeveiliging en Belangentegenstellingen, inclusief de keuze of deze standaard worden opgenomen
• Standaardwaarden facturatie: valuta, honorariumstructuur, uurtarieven voor partners, medewerkers en juridisch ondersteuners, voorschotbedrag en betalingstermijnen. Als er bij Facturatie & tarieven geen valuta is ingesteld, wordt deze valuta gehanteerd voor de facturatie

Integraties#

Contactpagina#

Bouw een eenvoudige webpagina waar cliënten contact kunnen opnemen met uw kantoor. Elk bericht komt rechtstreeks binnen bij Leads. Zie Integraties.

Website-widget#

Configureer het insluitbare lead-formulier voor uw website:

• Genereer en beheer uw widgetsleutel en open de configuratietool (alleen Eigenaar)
• Kies de weergavemodus van de widget (Ingesloten, Knop of Zwevend)
• Pas kleuren, teksten en formuliervelden aan
• Kopieer de insluitcode

Zie Integraties voor uitgebreide informatie.

Agenda-feed#

Maak een persoonlijke agendakoppeling aan en abonneer u hierop via Google Agenda, Outlook of Apple Agenda. Hierin worden de deadlines getoond van dossiers waartoe u toegang heeft, uw herinneringen voor lead-opvolging en uw geboekte afspraken. De synchronisatie is eenrichtingsverkeer: wijzigingen in uw agenda worden niet doorgevoerd in Flow.

Afsprakenplanning#

Laat cliënten online een afspraak met u inplannen. Elke medewerker stelt zijn of haar eigen weergavenaam, tijdzone, afspraaktypen en beschikbare uren per week in; eigenaren en beheerders kunnen de boekingsmogelijkheid van een collega uitschakelen. Niet zichtbaar voor gebruikers met de rol Alleen-lezen.

Zie Integraties voor uitgebreide informatie.

API-integratie#

Dien leads in vanuit uw eigen formulieren of software via een REST-API, met behulp van uw widgetsleutel. Het tabblad toont het eindpunt, de aanvraagvelden, codevoorbeelden en een testformulier.

Zapier#

Koppel Lawzana Flow aan andere applicaties via Zapier (eigenaren en beheerders):

• API-sleutel genereren en direct kopiëren: de volledige sleutel wordt slechts één keer getoond
• Open de Lawzana Flow-app in Zapier via de link in de installatiehandleiding en accepteer de uitnodiging: de app is momenteel alleen op uitnodiging toegankelijk, waardoor de zoekfunctie van Zapier deze pas toont nadat u dit heeft gedaan
• Gebruik de sleutel in uw Zaps om leads aan te maken vanuit webformulieren, e-mail of andere software
• Integraties toestaan facturatiegegevens te lezen: standaard uitgeschakeld. Activeer dit om de facturatietriggers (factuur uitgereikt, betaling geregistreerd, factuur volledig voldaan, factuur geannuleerd) met deze sleutel toegang te geven tot uw uitgereikte facturen en betalingen. Zie Integraties

Lawzana Directory#

Koppel uw Lawzana Directory-account zodat berichten en geclaimde leads uit de bedrijvengids direct als leads binnenkomen in Flow:

• Koppel door middel van een koppelingstoken en verbreek de verbinding op ieder gewenst moment
• Bekijk uw Directory-abonnement en het inbegrepen Flow-tegoed
• Schakel Automatisch starten met AI-voorselectie in of uit voor nieuwe Directory-leads

Beveiliging#

Auditlogs#

De Eigenaar kan het overzicht van alle uitgevoerde acties binnen de organisatie inzien:

• Zoeken en filteren op actie, gegevenstype, gebruiker of datum
• CSV exporteren voor uw eigen administratie
• Registreert aanmeldingen, wijzigingen in leads, dossiers, contactpersonen en documenten, weergaven en downloads van documenten, en mutaties in het medewerkersbestand. Zie Beveiliging & privacy.