Setări

Pagina de Setări vă permite să vă configurați propriul cont, organizația, echipa, fluxurile de lucru și integrările. Proprietarii și administratorii o accesează din Setări în bara laterală; toți ceilalți utilizatori o pot deschide din paleta de comenzi (⌘K → Setări) sau din pictograma în formă de rotiță din pagina Notificări.

Setările mele#

Profil#

• Nume afișat și E-mail
• Schimbă parola, sau Setează parola dacă v-ați înregistrat cu Google sau Microsoft

Notificări#

• Notificări prin e-mail: activați-le sau dezactivați-le și alegeți ce notificări doriți să primiți
• Rezumat săptămânal: proprietarii și administratorii primesc o sinteză a activității săptămânale în fiecare zi de luni (activați-o sau dezactivați-o de aici); aceasta nu înlocuiește e-mailurile individuale
• E-mail cu agenda zilnică: un e-mail matinal cu termenele limită depășite și viitoare, precum și cu potențialii clienți care încă așteaptă un răspuns

Redirecționare e-mail#

Creați-vă propria adresă privată de preluare și redirecționați e-mailurile de la clienți către aceasta, fie automat din căsuța poștală, fie individual. Flow clasează fiecare mesaj în dosarul clientului corespunzător. Fila include instrucțiuni de configurare pentru Gmail și Outlook, precum și un Asistent AI pentru preluare opțional, care răspunde noilor potențiali clienți sosiți prin e-mail adresându-le câteva întrebări de calificare.

Organizație#

General#

• Numele organizației: denumirea afișată a firmei dumneavoastră
• Slug URL: identificatorul unic de adresă web al firmei dumneavoastră
• Regiunea de stocare a fișierelor: locația unde sunt stocate fișierele încărcate (Statele Unite, Europa sau Asia-Pacific). Europa pentru firmele care s-au înregistrat pe flow.lawzana.com; selectată la crearea spațiului de lucru pentru firmele provenite din Directorul Lawzana. Aceasta nu poate fi modificată.

Detaliile firmei#

• Adresa firmei: adresa sediului dumneavoastră pentru contractele de asistență juridică și antet
• Jurisdicția principală: țara (și statul sau regiunea) în care firma își desfășoară activitatea în principal

Facturare și tarife#

Setările implicite pentru facturarea clienților dumneavoastră. Completați fiecare secțiune înainte ca cineva să înregistreze timp, apoi faceți clic pe Salvează setările de facturare în partea de jos. Doar proprietarii și administratorii le pot modifica.

Tarife și timp

• Tarif orar implicit: stabilește prețul timpului atunci când nu există un tarif mai specific. Lăsați câmpul necompletat, iar timpul va fi marcat cu Necesită tarif
• Monedă: moneda de facturare a firmei dumneavoastră. Dacă nu este setată, Flow folosește moneda de facturare din Contracte de asistență juridică, apoi moneda țării firmei dumneavoastră (din Detaliile firmei) și dolari americani doar atunci când nu o poate determina. Tariful implicit și tarifele personalului sunt exprimate în această monedă. O puteți schimba ulterior, însă timpul și cheltuielile deja înregistrate în vechea monedă vor fi excluse din facturi, iar tarifele își vor păstra valorile numerice în noua monedă. Consultați Facturarea în altă monedă
• Termen de plată (zile, 0 = la primire): numărul de zile până la scadența unei facturi. Termenii contractuali stabiliți individual cu un client au prioritate
• Interval de facturare (1 min, 6 min sau 15 min) și Rotunjire (Rotunjire prin adaos, Cel mai apropiat sau Fără rotunjire): se rotunjește doar timpul facturat; timpul lucrat real este păstrat
• Timp nou facturabil în mod implicit: stabilește dacă comutatorul Facturabil este activat inițial atunci când cineva adaugă timp sau salvează un cronometru. Dezactivați-l dacă majoritatea activităților nu se facturează; fiecare înregistrare poate fi comutată individual

Tarife personal: un tarif orar pentru fiecare profesionist (fee earner). Lăsat necompletat, se va aplica tariful implicit.

Facturare și taxe

• Cota de impozitare implicită (%) și Denumirea taxei pe facturi (de exemplu TVA, VAT sau GST): aplicate fiecărui proiect nou de factură, unde cota poate fi în continuare modificată. Denumirea implicită este „VAT”, iar un câmp necompletat este salvat ca „VAT”, așadar introduceți denumirea pe care o așteaptă clienții dumneavoastră
• Prefix număr factură: numerele facturilor sunt compuse din prefix plus patru cifre. Configurați-l înainte de prima factură, deoarece numerele emise nu mai pot fi modificate niciodată
• Denumirea codului de identificare fiscală și Codul de identificare fiscală: tipărite sub numele firmei. Dacă este lăsată necompletată, denumirea va apărea ca „Tax ID” în limba clientului
• Instrucțiuni de plată: text liber precum denumirea băncii, codul IBAN și referința de plată care trebuie menționată. Tipărit pe fiecare factură și pe pagina de factură a clientului. O factură emisă păstrează instrucțiunile cu care a fost generată

Consultați Facturare și Înregistrarea timpului pentru detalii despre modul în care sunt utilizate aceste setări.

Abonament#

Abonamentul dumneavoastră Lawzana Flow. Acesta reprezintă costul pe care firma îl plătește pentru Flow, nu facturile pe care le trimiteți clienților.

• Abonament curent: Gratuit, Essentials sau Advanced, însoțit de starea acestuia (Activ, Plată restantă sau Anulat)
• Utilizare: licențe active, invitații în așteptare și costul lunar estimat
• Gestionare facturare: deschide portalul de facturare Stripe pentru a vă actualiza datele cardului și a descărca facturile (doar Proprietarul)
• Anulare abonament (doar Proprietarul). Consultați Facturare și abonamente

Fila Abonament afișează, de asemenea, Utilizare AI:

• Acțiuni AI utilizate în această lună și numărul de acțiuni rămase
• Data la care se resetează cota dumneavoastră
• Acțiunile care se contorizează în credite (consultați Facturare și abonamente pentru tabelul de credite)
• AI pentru potențiali clienți: activați sau dezactivați procesarea AI automată pentru noii potențiali clienți
• Consum suplimentar (Essentials și Advanced): permiteți utilizarea peste limita lunară de credite, până la un plafon pe care îl stabiliți
• Spațiu de stocare documente utilizat raportat la limita abonamentului dumneavoastră

Echipă#

Membri#

• Vizualizați toți membrii actuali ai echipei împreună cu rolurile acestora
• Invită membru: trimiteți un e-mail de invitație
• Schimbați rolul unui membru prin opțiunile Desemnează ca Administrator, Desemnează ca Membru sau Desemnează ca Vizualizator
• Elimină din echipă: revocați accesul unui membru și, opțional, redistribuiți potențialii săi clienți și dosarele
• Retrimiteți sau revocați invitațiile în așteptare

Grupuri#

• Creați grupuri în cadrul organizației
• Adăugați membri în grupuri
• Desemnați un responsabil de grup
• Partajați potențiali clienți și dosare cu un întreg grup dintr-o singură acțiune

Acces#

• Vizibilitate înregistrări: alegeți dacă membrii și vizualizatorii văd toate dosarele și toți potențialii clienți sau doar pe cele alocate ori partajate cu ei. Proprietarii și administratorii au acces la toate datele în mod permanent.
• Bariere etice: restricționați accesul la dosare doar pentru persoanele autorizate în mod explicit. Consultați Bariere etice.

Flux de lucru#

Etape ale dosarelor#

Personalizați etapele din fluxul (pipeline-ul) dosarelor dumneavoastră:

• Adaugă etapă: creați o etapă nouă specificând un nume și o culoare
• Reordonează: glisați etapele pentru a le schimba ordinea
• Editează: redenumiți o etapă sau schimbați-i culoarea
• Șterge: eliminați o etapă (o etapă care conține încă dosare nu poate fi ștearsă; mutați-le mai întâi)
• Șabloane: aplicați un șablon predefinit (Litigii, Tranzacțional sau Dreptul familiei)
• Etapă Închis/Finalizat: marcați etapa în care ajung dosarele finalizate

Etape ale potențialilor clienți#

Personalizați etapele din fluxul de potențiali clienți, similar etapelor dosarelor:

• Sunt disponibile șabloanele Implicit, Flux extins și Simplu
• Adăugați, editați, reordonați și ștergeți etape
• Marcați etapele de tip Câștigat și Pierdut

Tipuri de repere#

Definiți tipurile de repere (milestones) disponibile în cadrul dosarelor dumneavoastră:

• Fiecare tip conține un Nume, o Culoare, o Pictogramă, o Descriere opțională și o Notificare implicită (cu câte zile înainte)
• Firmele noi pornesc cu tipuri predefinite precum Termen de judecată, Termen limită de depunere, Prescripție extinctivă și Întâlnire cu clientul

Automatizări#

Creați reguli de lucru care se declanșează automat la producerea anumitor evenimente. Consultați Automatizări pentru detalii complete.

Conținut#

Domenii de practică#

Gestionați specializările juridice de care se ocupă firma dumneavoastră:

• Adăugați domenii de practică și tipuri de dosare asociate fiecăruia, cu pictograme și culori personalizate
• Domeniile de practică și tipurile de dosare sunt utilizate pentru clasificarea dosarelor
• Pentru fiecare domeniu de practică puteți stabili Cine primește noii potențiali clienți din Director
• Domeniile implicite includ: Litigii, Drept societar, Drept imobiliar, Dreptul familiei, Dreptul muncii, Proprietate intelectuală, Drept penal și Imigrare

Etichete#

Creați etichete pentru organizarea și filtrarea dosarelor:

• Fiecare etichetă are un Nume, o Culoare și o Descriere opțională
• Ștergerea unei etichete o elimină din toate dosarele

Tipuri de documente#

Configurați tipurile de documente pe care inteligența artificială le utilizează atunci când identifică tipul unui document și aplică ghidurile de lucru (playbooks):

• Fiecare tip are o Cheie, un Nume afișat, o Categorie și o Descriere opțională
• Opțiunea Resetare la valorile implicite restabilește lista integrată a sistemului

Contracte de asistență juridică#

Preconfigurați valorile implicite pentru asistentul de generare a contractelor de asistență juridică:

• Clauze de informare implicite: textul implicit pentru informările privind Tehnologia AI, Securitatea datelor și Conflictul de interese, precum și dacă fiecare este inclusă în mod implicit
• Valori implicite pentru facturare: moneda, structura onorariilor, tarifele orare pentru parteneri, avocați colaboratori și asistenți juridici, valoarea avansului (retainer) și termenele de plată. Dacă în secțiunea Facturare și tarife nu este configurată nicio monedă, aceasta va fi utilizată pentru facturare

Integrări#

Pagina de contact#

Creați o pagină web simplă prin care clienții pot contacta firma dumneavoastră. Fiecare mesaj ajunge direct în secțiunea Potențiali clienți. Consultați Integrări.

Widget pentru site-ul web#

Configurați formularul integrabil de captare a potențialilor clienți pentru site-ul dumneavoastră web:

• Generați și gestionați cheia widgetului și deschideți instrumentul de personalizare (doar Proprietarul)
• Alegeți modul widgetului (Integrat/Inline, Buton sau Flotant)
• Personalizați culorile, textul și câmpurile formularului
• Copiați codul de inserare

Consultați Integrări pentru detalii complete.

Flux de calendar#

Generați un link de calendar privat și abonați-vă la acesta din Google Calendar, Outlook sau Apple Calendar. Acesta afișează termenele limită din dosarele pe care aveți permisiunea de a le vizualiza, mementourile de urmărire a potențialilor clienți și programările confirmate. Fluxul este unidirecțional: modificările efectuate în calendarul extern nu se sincronizează înapoi în Flow.

Programări#

Permiteți clienților să programeze o întâlnire cu dumneavoastră online. Fiecare coleg își configurează denumirea de programare, fusul orar, tipurile de întâlniri și programul săptămânal; proprietarii și administratorii pot dezactiva pagina de programări a unui coleg. Opțiunea nu este vizibilă pentru utilizatorii cu rol de vizualizator.

Consultați Integrări pentru detalii complete.

Integrare prin API#

Trimiteți potențiali clienți din propriile formulare sau instrumente printr-un REST API, utilizând cheia widgetului dumneavoastră. Fila indică endpoint-ul, câmpurile solicitării, exemple de cod și un formular de testare.

Zapier#

Conectați Lawzana Flow la alte aplicații prin Zapier (proprietari și administratori):

• Generează cheia API, apoi copiați-o imediat: cheia completă este afișată o singură dată
• Deschideți aplicația Lawzana Flow în Zapier folosind linkul din pașii de configurare și acceptați invitația: aplicația este deocamdată disponibilă doar pe bază de invitație, astfel încât funcția de căutare din Zapier nu o va găsi până când nu efectuați acest pas
• Folosiți cheia în fluxurile Zap pentru a crea potențiali clienți din formulare web, e-mailuri sau alte instrumente
• Permite integrărilor să citească datele de facturare: opțiune dezactivată în mod implicit. Activați-o pentru a permite declanșatorilor de facturare (factură emisă, plată înregistrată, factură achitată integral, factură anulată) să citească facturile emise și plățile dumneavoastră folosind această cheie. Consultați Integrări

Directorul Lawzana#

Conectați-vă contul din Directorul Lawzana, astfel încât mesajele din director și contactele revendicate să sosească în Flow ca potențiali clienți:

• Conectați contul printr-un token de asociere și deconectați-l în orice moment
• Vizualizați planul dumneavoastră din Director și beneficiile Flow incluse în acesta
• Activați sau dezactivați opțiunea Pornește automat pre-evaluarea AI pentru noii potențiali clienți din Director

Securitate#

Jurnale de audit#

Proprietarul poate verifica istoricul acțiunilor derulate în organizație:

• Căutare și filtrare după acțiune, tipul înregistrării, utilizator sau dată
• Exportă CSV pentru evidențele dumneavoastră
• Înregistrează autentificările, modificările aduse potențialilor clienți, dosarelor, contactelor și documentelor, vizualizările și descărcările de documente, precum și schimbările privind membrii echipei. Consultați Securitate și confidențialitate.