সেটিংস

সেটিংস পেজের মাধ্যমে আপনি আপনার নিজস্ব অ্যাকাউন্ট, আপনার প্রতিষ্ঠান, টিম, ওয়ার্কফ্লো এবং ইন্টিগ্রেশন কনফিগার করতে পারবেন। ওনার এবং অ্যাডমিনগণ সাইডবারের Settings থেকে এটি খুলতে পারেন; অন্যরা কমান্ড প্যালেট (⌘K → Settings) অথবা Notifications পেজের গিয়ার আইকন থেকে এটি খুলতে পারেন।

My Settings#

Profile#

• Display Name এবং Email
• Change Password, অথবা আপনি যদি Google বা Microsoft দিয়ে সাইন আপ করে থাকেন তবে Set Password

Notifications#

• Email notifications: এগুলো চালু বা বন্ধ করুন এবং কোন নোটিফিকেশনগুলো আপনি পেতে চান তা বেছে নিন
• Weekly digest: ওনার এবং অ্যাডমিনগণ প্রতি সোমবার পুরো সপ্তাহের কার্যক্রমের একটি সারসংক্ষেপ পান (এটি এখান থেকে চালু বা বন্ধ করা যায়); এটি স্বতন্ত্র ইমেলগুলোর বিকল্প নয়
• Daily agenda email: একটি সকালের ইমেল যাতে বকেয়া ও আসন্ন সময়সীমা (ডেডলাইন) এবং যেসব লিড এখনও উত্তরের অপেক্ষায় রয়েছে তার বিবরণ থাকে

Email Forwarding#

আপনার নিজস্ব গোপনীয় ইনটেক অ্যাড্রেস তৈরি করুন এবং ক্লায়েন্টের ইমেলগুলো আপনার ইনবক্স থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা একে একে এতে ফরোয়ার্ড করুন। Flow প্রতিটি মেসেজ সঠিক ক্লায়েন্টের অধীনে সংরক্ষণ করে। এই ট্যাবে Gmail এবং Outlook-এর সেটআপের ধাপগুলো রয়েছে, এবং একটি ঐচ্ছিক AI Intake Assistant রয়েছে যা ইমেল থেকে আসা নতুন লিডগুলোকে কিছু যাচাইকরণমূলক প্রশ্নসহ উত্তর দেয়।

Organization#

General#

• Organization Name: আপনার ফার্মের প্রদর্শনের নাম
• URL Slug: আপনার ফার্মের অনন্য ওয়েব অ্যাড্রেস শনাক্তকারী
• File Storage Region: আপনার আপলোড করা ফাইলগুলো যেখানে সংরক্ষিত থাকে (United States, Europe বা Asia Pacific)। যেসব ফার্ম flow.lawzana.com-এ সাইন আপ করেছে তাদের জন্য Europe; যেসব ফার্ম Lawzana Directory থেকে শুরু করেছে তাদের জন্য ওয়ার্কস্পেস তৈরির সময় এটি বেছে নেওয়া হয়। এটি পরিবর্তন করা যাবে না।

Firm Details#

• Firm Address: এনগেজমেন্ট লেটার এবং লেটারহেডের জন্য আপনার ব্যবসায়িক ঠিকানা
• Primary Jurisdiction: যে দেশ (এবং রাজ্য বা অঞ্চল)-এ আপনার ফার্ম প্রধানত আইনি সেবা প্রদান করে

Invoicing & rates#

আপনার ক্লায়েন্টদের বিলিং করার জন্য ডিফল্ট মানসমূহ। কেউ সময় (টাইম) লগ করার আগেই প্রতিটি কার্ড পূরণ করুন, তারপর নিচে থাকা Save invoicing settings-এ ক্লিক করুন। শুধুমাত্র ওনার এবং অ্যাডমিনগণ এগুলো পরিবর্তন করতে পারেন।

Rates & time

• Default hourly rate: নির্দিষ্ট কোনো রেট না থাকলে এই অনুযায়ী সময়ের মূল্য নির্ধারিত হয়। এটি খালি রাখলে সময় এন্ট্রিতে Needs rate প্রদর্শিত হবে
• Currency: আপনার ফার্মের বিলিং মুদ্রা। এটি সেট করা না থাকলে, Flow প্রথমে Engagement Letters-এর বিলিং মুদ্রা ব্যবহার করে, তারপর ( Firm Details থেকে) আপনার ফার্মের দেশের মুদ্রা, এবং নিশ্চিত হতে না পারলে কেবল তখনই মার্কিন ডলার ব্যবহার করে। আপনার ডিফল্ট এবং স্টাফদের রেট এই মুদ্রাতেই হবে। আপনি এটি পরে পরিবর্তন করতে পারেন, তবে পুরনো মুদ্রায় ইতিমধ্যে লগ করা সময় এবং খরচগুলো তখন ইনভয়েস থেকে বাদ পড়ে যাবে, এবং আপনার রেটগুলো নতুন মুদ্রায় তাদের আগের মান বজায় রাখবে। দেখুন অন্য মুদ্রায় বিলিং
• Payment terms (days, 0 = on receipt): ইনভয়েস পরিশোধের জন্য নির্ধারিত দিন। কোনো ক্লায়েন্টের নিজস্ব শর্ত থাকলে সেটি অগ্রাধিকার পাবে
• Billing increment (1 min, 6 min বা 15 min) এবং Rounding (Round up, Nearest বা No rounding): শুধুমাত্র বিল করা সময় রাউন্ড করা হয়; প্রকৃত কাজের সময় অপরিবর্তিত থাকে
• New time billable by default: কেউ সময় যোগ করলে বা টাইমার সেভ করলে Billable সুইচটি শুরুতেই চালু থাকবে কি না। আপনার বেশিরভাগ কাজ যদি বিলযোগ্য না হয় তবে এটি বন্ধ রাখুন; প্রতিটি এন্ট্রির ক্ষেত্রে এটি আলাদাভাবে পরিবর্তন করা সম্ভব

Staff rates: প্রতিটি ফি উপার্জনকারীর (fee earner) জন্য একটি নির্দিষ্ট ঘণ্টাপ্রতি রেট। ফাঁকা রাখলে ডিফল্ট রেট প্রযোজ্য হবে।

Invoicing & tax

• Default tax rate (%) এবং Tax name on invoices (উদাহরণস্বরূপ VAT, TVA বা GST): প্রতিটি নতুন ড্রাফটে প্রয়োগ করা হয়, যেখানে রেটটি পরিবর্তনও করা যায়। নামটি শুরুতেই "VAT" হিসেবে থাকে এবং ফাঁকা রাখলে "VAT" হিসেবেই সেভ হয়, তাই আপনার ক্লায়েন্টরা যে নামটি প্রত্যাশা করেন তা টাইপ করুন
• Invoice number prefix: ইনভয়েস নম্বরগুলো প্রিফিক্স এবং সাথে চার অঙ্কের সংখ্যা নিয়ে গঠিত হয়। আপনার প্রথম ইনভয়েস তৈরির আগেই এটি সেট করুন, কারণ একবার ইস্যু করা নম্বর আর কখনো পরিবর্তন হয় না
• Name of your tax ID এবং Your tax ID: আপনার ফার্মের নামের নিচে মুদ্রিত হয়। ফাঁকা রাখলে নামটি ক্লায়েন্টের ভাষায় "Tax ID" হিসেবে প্রদর্শিত হয়
• Payment instructions: সাধারণ টেক্সট যেমন আপনার ব্যাংকের নাম, IBAN এবং রেফারেন্স কোট। প্রতিটি ইনভয়েসে এবং ক্লায়েন্টের ইনভয়েস পেজে এটি মুদ্রিত হয়। একটি ইস্যু করা ইনভয়েসে যে নির্দেশনাবলীসহ ইস্যু করা হয়েছিল তা-ই বহাল থাকে

এই সেটিংসগুলো কীভাবে ব্যবহৃত হয় সে সম্পর্কে জানতে ইনভয়েসিং এবং সময় ট্র্যাকিং দেখুন।

Subscription#

আপনার Lawzana Flow প্ল্যান। এটি হলো আপনার ফার্ম Flow ব্যবহারের জন্য যা পরিশোধ করে, ক্লায়েন্টদের পাঠানো আপনার ইনভয়েস নয়।

• Current Plan: Free, Essentials বা Advanced, স্ট্যাটাস সহ (Active, Past Due বা Canceled)
• Usage: সক্রিয় আসন (সীট), অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণ এবং আনুমানিক মাসিক খরচ
• Manage Billing: আপনার কার্ড আপডেট করতে এবং ইনভয়েস ডাউনলোড করতে Stripe বিলিং পোর্টাল খোলে (শুধুমাত্র ওনারের জন্য)
• Cancel subscription (শুধুমাত্র ওনারের জন্য)। দেখুন বিলিং ও প্ল্যানসমূহ

Subscription ট্যাবে AI Usage-ও দেখানো হয়:

• চলতি মাসে AI Actions Used, এবং কতটুকু অবশিষ্ট আছে
• কখন আপনার কোটা রিসেট হবে
• যে কাজগুলো আপনার ক্রেডিটের বিপরীতে গণনা করা হয় (ক্রেডিট টেবিলের জন্য বিলিং ও প্ল্যানসমূহ দেখুন)
• Lead AI: নতুন লিডগুলোতে স্বয়ংক্রিয় AI চালু বা বন্ধ করুন
• Overage (Essentials এবং Advanced): আপনার নির্ধারিত সর্বোচ্চ সীমা পর্যন্ত মাসিক ক্রেডিটের অতিরিক্ত ব্যবহারের অনুমতি দিন
• আপনার প্ল্যানের সীমার বিপরীতে ব্যবহৃত Document storage

Team#

Members#

• বর্তমান সমস্ত টিম মেম্বারদের তাদের ভূমিকা সহ দেখুন
• Invite Member: একটি আমন্ত্রণমূলক ইমেল পাঠান
• Make Admin, Make Member বা Make Viewer-এর মাধ্যমে সদস্যের ভূমিকা পরিবর্তন করুন
• Remove from Team: একজন সদস্যের অ্যাক্সেস বাতিল করুন এবং ঐচ্ছিকভাবে তাদের লিড ও ম্যাটারগুলো অন্য কাউকে পুনরায় বরাদ্দ করুন
• অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণগুলো পুনরায় পাঠান বা বাতিল করুন

Groups#

• আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে গ্রুপ তৈরি করুন
• গ্রুপে সদস্য যুক্ত করুন
• একজন group lead চিহ্নিত করুন
• পুরো একটি গ্রুপের সাথে একবারে লিড এবং ম্যাটার শেয়ার করুন

Access#

• Record visibility: সদস্য এবং ভিউয়ারগণ প্রতিটি লিড ও ম্যাটার দেখতে পাবেন, নাকি কেবল তাদের জন্য বরাদ্দকৃত বা শেয়ার করাগুলো দেখতে পাবেন তা বেছে নিন। ওনার এবং অ্যাডমিনগণ সবসময় সবকিছু দেখতে পান।
• Ethical Walls: নির্দিষ্ট ম্যাটারগুলোর অ্যাক্সেস কেবল অনুমোদিত ব্যক্তিদের মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখুন। দেখুন Ethical Walls।

Workflow#

Matter Stages#

আপনার ম্যাটার পাইপলাইনের পর্যায়গুলো কাস্টমাইজ করুন:

• Add Stage: একটি নাম এবং রঙ সহ নতুন পর্যায় তৈরি করুন
• Reorder: পর্যায়গুলোর ক্রম পরিবর্তন করতে টেনে আনুন (ড্র্যাগ করুন)
• Edit: কোনো পর্যায়ের নাম বা রঙ পরিবর্তন করুন
• Delete: একটি পর্যায় মুছে ফেলুন (যে পর্যায়ে এখনও ম্যাটার রয়েছে তা মোছা যাবে না; প্রথমে সেগুলো সরিয়ে নিন)
• Templates: একটি পূর্ব-নির্মিত টেমপ্লেট প্রয়োগ করুন (Litigation, Transactional বা Family Law)
• Closed/Completed stage: সম্পন্ন হওয়া ম্যাটারগুলো যে পর্যায়ে যাবে তা চিহ্নিত করুন

Lead Stages#

ম্যাটার পর্যায়ের মতো আপনার লিড পাইপলাইনের পর্যায়গুলো কাস্টমাইজ করুন:

• Default, Extended Pipeline এবং Simple টেমপ্লেট উপলব্ধ রয়েছে
• পর্যায় যোগ, সম্পাদনা, পুনর্বিন্যাস এবং মুছে ফেলুন
• Won এবং Lost পর্যায়গুলো চিহ্নিত করুন

Milestone Types#

আপনার ম্যাটারগুলোতে যে ধরনের মাইলফলক উপলব্ধ থাকবে তা নির্ধারণ করুন:

• প্রতিটি ধরণের একটি Name, Color, Icon, একটি ঐচ্ছিক Description এবং একটি Default Reminder (কত দিন পূর্বে) থাকে
• নতুন ফার্মগুলোর ক্ষেত্রে Court Date, Filing Deadline, Statute of Limitations এবং Client Meeting-এর মতো ধরনগুলো দিয়ে শুরু হয়

Automations#

ইভেন্ট বা ঘটনা ঘটলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর হওয়ার মতো ওয়ার্কফ্লো নিয়ম তৈরি করুন। বিস্তারিত জানার জন্য অটোমেশনসমূহ দেখুন।

Content#

Practice Areas#

আপনার ফার্ম যে আইনি ক্ষেত্রগুলোতে কাজ করে তা পরিচালনা করুন:

• কাস্টম আইকন এবং রঙ সহ প্র্যাকটিস এরিয়া এবং প্রতিটির মধ্যে ম্যাটারের ধরন যোগ করুন
• ম্যাটারগুলোকে শ্রেণিভুক্ত করতে প্র্যাকটিস এরিয়া এবং ম্যাটারের ধরন ব্যবহার করা হয়
• প্রতিটি প্র্যাকটিস এরিয়ার জন্য Who gets new Directory leads নির্ধারণ করা যেতে পারে
• ডিফল্ট ক্ষেত্রগুলোর মধ্যে রয়েছে: Litigation, Corporate, Real Estate, Family Law, Employment, Intellectual Property, Criminal এবং Immigration

Tags#

আপনার ম্যাটারগুলো সংগঠিত এবং ফিল্টার করতে ট্যাগ তৈরি করুন:

• প্রতিটি ট্যাগের একটি Name, একটি Color এবং একটি ঐচ্ছিক Description থাকে
• একটি ট্যাগ মুছে ফেললে তা সমস্ত ম্যাটার থেকে মুছে যায়

Document Types#

ডকুমেন্টের ধরন শনাক্ত করতে এবং প্লেবুকগুলোর সাথে মেলাতে AI যেসব ডকুমেন্টের ধরন ব্যবহার করে তা কনফিগার করুন:

• প্রতিটি ধরণের একটি Key, Display Name, Category এবং ঐচ্ছিক Description থাকে
• Reset to Defaults পূর্বনির্ধারিত তালিকাটি পুনরুদ্ধার করে

Engagement Letters#

এনগেজমেন্ট লেটার উইজার্ডের জন্য ডিফল্ট মানগুলো পূর্বেই কনফিগার করুন:

• Disclosure Defaults: AI Technology, Data Security এবং Conflict of Interest সংক্রান্ত ডিসক্লোজারের জন্য ডিফল্ট টেক্সট, এবং প্রতিটি ডিফল্টভাবে অন্তর্ভুক্ত থাকবে কি না
• Billing Defaults: মুদ্রা, ফি কাঠামো, পার্টনার, অ্যাসোসিয়েট ও প্যারালেগালদের ঘণ্টার রেট, রিটেইনারের পরিমাণ এবং বিল পরিশোধের শর্তাবলী। যদি Invoicing & rates-এ কোনো মুদ্রা না থাকে, তবে বিলিংয়ের জন্য এই মুদ্রাটি ব্যবহৃত হয়

Integrations#

Contact page#

একটি সাধারণ ওয়েব পেজ তৈরি করুন যেখানে ক্লায়েন্টরা আপনার ফার্মের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। প্রতিটি মেসেজ সরাসরি Leads-এ এসে পৌঁছায়। দেখুন ইন্টিগ্রেশনসমূহ।

Website Widget#

আপনার ওয়েবসাইটের জন্য এম্বেডযোগ্য লিড ক্যাপচার ফর্ম কনফিগার করুন:

• আপনার উইজেট কী (key) তৈরি ও পরিচালনা করুন এবং কাস্টমাইজার খুলুন (শুধুমাত্র ওনারের জন্য)
• উইজেট মোড বেছে নিন (Inline, Button বা Floating)
• রঙ, টেক্সট এবং ফর্মের ক্ষেত্রগুলো কাস্টমাইজ করুন
• এম্বেড কোডটি কপি করুন

বিস্তারিত জানার জন্য ইন্টিগ্রেশনসমূহ দেখুন।

Calendar feed#

একটি ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডার লিঙ্ক তৈরি করুন এবং Google Calendar, Outlook বা Apple Calendar থেকে এটি সাবস্ক্রাইব করুন। এটি আপনার দৃশ্যমান ম্যাটারগুলোর সময়সীমা (ডেডলাইন), আপনার লিড ফলো-আপ রিমাইন্ডার এবং আপনার বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো দেখায়। এই ফিডটি একমুখী: আপনার ক্যালেন্ডারের পরিবর্তনগুলো Flow-তে প্রতিফলিত হয় না।

Booking#

ক্লায়েন্টদের অনলাইনে আপনার সাথে মিটিং বুক করার সুযোগ দিন। সহকর্মীদের প্রত্যেকে তাদের বুকিং নাম, টাইম জোন, বুকিংয়ের ধরন এবং সাপ্তাহিক কাজের সময় নির্ধারণ করেন; ওনার এবং অ্যাডমিনগণ কোনো সহকর্মীর বুকিং সুবিধা বন্ধ করতে পারেন। ভিউয়ারদের এটি দেখানো হয় না।

বিস্তারিত জানার জন্য ইন্টিগ্রেশনসমূহ দেখুন।

API Integration#

আপনার উইজেট কী ব্যবহার করে REST API-এর মাধ্যমে আপনার নিজস্ব ফর্ম বা টুল থেকে লিড জমা দিন। এই ট্যাবে এন্ডপয়েন্ট, রিকোয়েস্ট ফিল্ড, কোড উদাহরণ এবং একটি টেস্ট ফর্ম প্রদর্শিত হয়।

Zapier#

Zapier-এর মাধ্যমে Lawzana Flow-কে অন্যান্য অ্যাপের সাথে সংযুক্ত করুন (ওনার এবং অ্যাডমিনগণ):

• Generate API Key, তারপর সাথে সাথে এটি কপি করুন: সম্পূর্ণ কী-টি কেবল একবারই দেখানো হয়
• সেটআপের ধাপগুলোতে থাকা লিঙ্ক থেকে Zapier-এ Lawzana Flow অ্যাপটি খুলুন এবং আমন্ত্রণটি গ্রহণ করুন: অ্যাপটি বর্তমানে শুধুমাত্র আমন্ত্রণভিত্তিক, তাই আপনি এটি গ্রহণ না করা পর্যন্ত Zapier-এর অনুসন্ধানে এটি পাওয়া যাবে না
• ওয়েব ফর্ম, ইমেল বা অন্যান্য টুল থেকে লিড তৈরি করতে আপনার Zap-এ কী-টি ব্যবহার করুন
• Allow integrations to read billing data: এটি ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে। এই কী-এর মাধ্যমে বিলিং ট্রিগারগুলোকে (ইনভয়েস ইস্যু হওয়া, পেমেন্ট রেকর্ড হওয়া, ইনভয়েস সম্পূর্ণ পরিশোধ হওয়া, ইনভয়েস বাতিল হওয়া) আপনার ইস্যু করা ইনভয়েস ও পেমেন্টের তথ্য পড়ার অনুমতি দিতে এটি চালু করুন। দেখুন ইন্টিগ্রেশনসমূহ

Lawzana Directory#

আপনার Lawzana Directory অ্যাকাউন্টটি সংযুক্ত করুন যাতে ডিরেক্টরি মেসেজ এবং ক্লেইম করা লিডগুলো Flow-তে লিড হিসেবে আসে:

• একটি পেয়ারিং টোকেন দিয়ে সংযুক্ত করুন, এবং যেকোনো সময় সংযোগ বিচ্ছিন্ন করুন
• আপনার Directory প্ল্যান এবং এর অন্তর্ভুক্ত Flow ব্যবহারের সীমা দেখুন
• নতুন ডিরেক্টরি লিডের জন্য Start AI pre-screening automatically চালু বা বন্ধ করুন

Security#

Audit Logs#

ওনার প্রতিষ্ঠানে ঘটে যাওয়া কার্যক্রমের ইতিহাস পর্যালোচনা করতে পারেন:

• অ্যাকশন, রেকর্ডের ধরন, ব্যবহারকারী বা তারিখ অনুযায়ী Search এবং ফিল্টার করুন
• আপনার রেকর্ডের জন্য Export CSV করুন
• সাইন-ইন, লিড, ম্যাটার, পরিচিতি এবং ডকুমেন্টের পরিবর্তন, ডকুমেন্ট দেখা ও ডাউনলোড করা এবং টিমের সদস্যদের পরিবর্তন ট্র্যাক করে। দেখুন নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা।