Asetukset

Asetukset-sivulla voit määrittää oman tilisi, organisaatiosi, tiimisi, työnkulkusi ja integraatiosi. Omistajat ja ylläpitäjät avaavat sen sivupalkin kohdasta Asetukset; kaikki muut avaavat sen komentovalikosta (⌘K → Asetukset) tai Ilmoitukset-sivun rataskuvakkeesta.

Omat asetukset#

Profiili#

• Näyttönimi ja Sähköposti
• Vaihda salasana tai Aseta salasana, jos rekisteröidyit Google- tai Microsoft-tilillä

Ilmoitukset#

• Sähköposti-ilmoitukset: ota ne käyttöön tai poista käytöstä ja valitse, mitä ilmoituksia saat
• Viikkokooste: omistajat ja ylläpitäjät saavat maanantaisin yhteenvedon viikon tapahtumista (ota se käyttöön tai poista käytöstä täällä); se ei korvaa yksittäisiä sähköposteja
• Päivittäinen esityslista -sähköposti: aamuisin lähetettävä sähköposti, joka sisältää erääntyneet ja tulevat määräajat sekä liidit, jotka odottavat yhä vastausta

Sähköpostin edelleenlähetys#

Luo henkilökohtainen vastaanotto-osoitteesi ja välitä asiakassähköpostit siihen automaattisesti postilaatikostasi tai yksi kerrallaan. Flow arkistoi jokaisen viestin oikean asiakkaan alle. Välilehti sisältää käyttöönotto-ohjeet Gmailille ja Outlookille sekä valinnaisen AI-vastaanottoavustajan, joka vastaa sähköpostitse tulleisiin uusiin liideihin muutamalla tarkentavalla kysymyksellä.

Organisaatio#

Yleiset#

• Organisaation nimi: asianajotoimistonne näyttönimi
• URL-tunniste: toimistonne yksilöllinen verkko-osoitteen tunniste
• Tiedostojen tallennusalue: missä ladatut tiedostot säilytetään (Yhdysvallat, Eurooppa tai Aasian ja Tyynenmeren alue). Eurooppa toimistoille, jotka rekisteröityivät osoitteessa flow.lawzana.com; valitaan työtilaa luotaessa toimistoille, jotka aloittivat Lawzana Directory -hakemistosta. Tätä ei voi muuttaa.

Toimiston tiedot#

• Toimiston osoite: toimistonne käynti-/postiosoite toimeksiantosopimuksia ja kirjelomakkeita varten
• Pääasiallinen lainkäyttöalue: maa (sekä osavaltio tai alue), jossa toimistonne pääasiassa harjoittaa toimintaansa

Laskutus ja hinnat#

Asiakaslaskutuksen oletusasetukset. Täytä jokainen kortti ennen kuin kukaan kirjaa työtunteja, ja napsauta sitten alareunasta Tallenna laskutusasetukset. Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat muuttaa niitä.

Hinnat ja aika

• Oletustuntihinta: määrittää työn hinnan silloin, kun tarkempaa hintaa ei ole määritetty. Jos jätät tämän tyhjäksi, kirjatun ajan tilana näkyy Hinta puuttuu
• Valuutta: toimistonne laskutusvaluutta. Jos sitä ei ole asetettu, Flow käyttää laskutusvaluuttaa kohdasta Toimeksiantosopimukset, sen jälkeen toimistonne maan valuuttaa (kohdasta Toimiston tiedot) ja Yhdysvaltain dollareita vain silloin, kun valuuttaa ei voida päätellä. Oletus- ja henkilöstöhinnat ovat tässä valuutassa. Voit muuttaa sitä myöhemmin, mutta vanhassa valuutassa jo kirjatut ajat ja kulut jätetään tällöin laskujen ulkopuolelle, ja hintojenne nimellisarvot säilyvät sellaisenaan uudessa valuutassa. Katso Laskutus toisessa valuutassa
• Maksuehto (päivää, 0 = heti): päivien määrä laskun erääntymiseen. Asiakkaan omat maksuehdot ohittavat tämän
• Laskutusväli (1 min, 6 min tai 15 min) ja Pyöristys (Pyöristä ylöspäin, Lähimpään tai Ei pyöristystä): vain laskutettava aika pyöristetään; todellinen tehty työaika säilytetään
• Uusi aika oletuksena laskutettavaa: määrittää, onko Laskutettava-valitsin oletuksena päällä, kun joku lisää aikaa tai tallentaa ajastimen. Poista se käytöstä, jos valtaosaa työstäsi ei laskuteta; valitsinta voi silti muuttaa jokaisen kirjauksen kohdalla erikseen

Henkilöstöhinnat: yksi tuntihinta asiantuntijaa kohden. Tyhjä kenttä käyttää oletushintaa.

Laskutus ja verotus

• Oletusveroprosentti (%) ja Veron nimi laskuissa (esimerkiksi ALV, TVA tai GST): sovelletaan jokaiseen uuteen luonnokseen, jossa veroprosenttia voidaan yhä muuttaa. Nimen oletusarvona on "VAT", ja tyhjäksi jätetty nimi tallennetaan muodossa "VAT", joten kirjoita tähän se nimitys, jota asiakkaasi odottavat
• Laskunumeron etuliite: numerot muodostuvat etuliitteestä ja neljästä numerosta. Määritä tämä ennen ensimmäistä laskuasi, sillä kerran luotuja laskunumeroita ei voi enää muuttaa
• Verotunnisteen nimi ja Oma verotunnisteesi: tulostetaan toimistonne nimen alle. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, nimenä näkyy "Tax ID" asiakkaan kielellä
• Maksuohjeet: vapaamuotoinen teksti, kuten pankkisi nimi, IBAN ja viitenumero. Tulostetaan jokaiselle laskulle ja asiakkaan laskusivulle. Lähetetty lasku säilyttää ne maksuohjeet, joiden kanssa se luotiin

Katso kohdista Laskutus ja Ajanseuranta tarkemmat tiedot näiden asetusten soveltamisesta.

Tilaus#

Lawzana Flow -tilauksesi. Tämä koskee maksuja, joita toimistonne maksaa Flow'n käytöstä, ei asiakkaillenne lähetettäviä laskuja.

• Nykyinen tilaus: Free, Essentials tai Advanced, sekä tila (Aktiivinen, Erääntynyt tai Peruutettu)
• Käyttö: aktiiviset käyttäjäpaikat, odottavat kutsut ja arvioitu kuukausikustannus
• Hallinnoi laskutusta: avaa Stripe-laskutusportaalin maksukortin päivittämistä ja laskujen lataamista varten (vain omistaja)
• Peruuta tilaus (vain omistaja). Katso Laskutus ja tilaukset

Tilaus-välilehdellä näytetään myös Tekoälyn käyttö:

• Tässä kuussa käytetyt tekoälytoiminnot ja jäljellä oleva määrä
• Ajankohta, jolloin kiintiö nollautuu
• Toiminnot, jotka kuluttavat saldoasi (katso saldotaulukko kohdasta Laskutus ja tilaukset)
• Liidien tekoäly: ota uusien liidien automaattinen tekoälykäsittely käyttöön tai poista se käytöstä
• Ylikäyttö (Essentials ja Advanced): salli kuukausittaisten saldojen ylittävä käyttö asettamaasi ylärajaan asti
• Tilauksesi rajaan suhteutettu asiakirjojen tallennustilan käyttö

Tiimi#

Jäsenet#

• Tarkastele kaikkia nykyisiä tiimin jäseniä ja heidän roolejaan
• Kutsu jäsen: lähetä kutsusähköposti
• Muuta jäsenen roolia valitsemalla Tee ylläpitäjäksi, Tee jäseneksi tai Tee katselijaksi
• Poista tiimistä: peruuta jäsenen käyttöoikeudet ja määritä hänen liidinsä ja toimeksiantonsa tarvittaessa toiselle henkilölle
• Lähetä odottavat kutsut uudelleen tai peruuta ne

Ryhmät#

• Luo ryhmiä organisaatioosi
• Lisää jäseniä ryhmiin
• Määritä ryhmänvetäjä
• Jaa liidejä ja toimeksiantoja kerralla koko ryhmälle

Käyttöoikeudet#

• Tietueiden näkyvyys: valitse, näkevätkö jäsenet ja katselijat kaikki liidit ja toimeksiannot vai vain ne, jotka on osoitettu tai jaettu heille. Omistajat ja ylläpitäjät näkevät aina kaiken.
• Eturistiriitamuurit: rajoita toimeksiantojen näkyvyys vain niille henkilöille, joille on myönnetty pääsy. Katso Eturistiriitamuurit.

Työnkulku#

Toimeksiannon vaiheet#

Mukauta toimeksiantoputkesi vaiheita:

• Lisää vaihe: luo uusi vaihe ja määritä sille nimi ja väri
• Järjestä uudelleen: muuta vaiheiden järjestystä vetämällä ja pudottamalla
• Muokkaa: nimeä vaihe uudelleen tai vaihda sen väriä
• Poista: poista vaihe (vaihetta, jossa on yhä toimeksiantoja, ei voida poistaa; siirrä ne ensin)
• Mallipohjat: ota käyttöön valmis mallipohja (Oikeudenkäynnit, Yritysjärjestelyt tai Perheoikeus)
• Päätetty/Valmis-vaihe: merkitse vaihe, johon valmistuneet toimeksiannot siirtyvät

Liidin vaiheet#

Mukauta liidiputkesi vaiheita toimeksiantojen vaiheiden tapaan:

• Käytettävissä Oletus-, Laajennettu putki- ja Yksinkertainen-mallipohjat
• Lisää, muokkaa, järjestä uudelleen ja poista vaiheita
• Merkitse Voitettu- ja Hävitty-vaiheet

Välitavoitetyypit#

Määritä toimeksiannoissa käytettävissä olevat välitavoitetyypit:

• Jokaisella tyypillä on Nimi, Väri, Kuvake, valinnainen Kuvaus ja Oletusmuistutus (päivää ennen)
• Uusilla toimistoilla on valmiina sellaisia tyyppejä kuten Oikeudenistunto, Määräpäivä tuomioistuimelle, Vanhentumisaika ja Asiakastapaaminen

Automaatiot#

Luo työnkulkusääntöjä, jotka käynnistyvät automaattisesti tiettyjen tapahtumien yhteydessä. Katso tarkemmat tiedot kohdasta Automaatiot.

Sisältö#

Oikeudenalat#

Hallinnoi toimistosi hoitamia oikeudenaloja:

• Lisää oikeudenaloja ja niihin liittyviä toimeksiantotyyppejä mukautetuilla kuvakkeilla ja väreillä
• Oikeudenaloja ja toimeksiantotyyppejä käytetään toimeksiantojen luokitteluun
• Jokaiselle oikeudenalalle voidaan määrittää, Kuka vastaanottaa uudet Directory-liidit
• Oletusoikeudenaloihin kuuluvat: Riitojen ratkaisu, Yhtiöoikeus, Kiinteistöoikeus, Perheoikeus, Työoikeus, Immateriaalioikeus, Rikosoikeus ja Maahanmuutto-oikeus

Tunnisteet#

Luo tunnisteita toimeksiantojen järjestämistä ja suodattamista varten:

• Jokaisella tunnisteella on Nimi, Väri ja valinnainen Kuvaus
• Tunnisteen poistaminen poistaa sen kaikista toimeksiannoista

Asiakirjatyypit#

Määritä asiakirjatyypit, joita tekoäly käyttää tunnistaessaan asiakirjan tyypin ja yhdistäessään sääntökokoelmia:

• Jokaisella tyypillä on Avain, Näyttönimi, Kategoria ja valinnainen Kuvaus
• Palauta oletukset palauttaa järjestelmän sisäänrakennetun luettelon

Toimeksiantosopimukset#

Määritä toimeksiantosopimusten ohjatun toiminnon oletusarvot etukäteen:

• Ilmoitusten oletukset: oletustekstit tekoälyteknologiaa, tietoturvaa ja eturistiriitoja koskeville ilmoituksille sekä tieto siitä, sisällytetäänkö kukin niistä oletusarvoisesti mukaan
• Laskutuksen oletukset: valuutta, palkkiorakenne, tuntihinnat osakkaille, lakimiehille ja avustajille, ennakkomaksu ja maksuehdot. Jos kohdassa Laskutus ja hinnat ei ole määritetty valuuttaa, tätä valuuttaa käytetään laskutuksessa

Integraatiot#

Yhteydenottosivu#

Luo yksinkertainen verkkosivu, jonka kautta asiakkaat voivat ottaa yhteyttä toimistoosi. Jokainen viesti saapuu Liidit-osioon. Katso Integraatiot.

Verkkosivuston widget#

Määritä verkkosivustollesi upotettava liidien keruulomake:

• Luo ja hallinnoi widget-avaintasi ja avaa mukautustyökalu (vain omistaja)
• Valitse widgetin tila (Upotettu, Painike tai Kelluva)
• Mukauta värejä, tekstiä ja lomakekenttiä
• Kopioi upotuskoodi

Katso tarkemmat tiedot kohdasta Integraatiot.

Kalenterisyöte#

Luo henkilökohtainen kalenterilinkki ja tilaa se Google Kalenteriin, Outlookiin tai Apple Kalenteriin. Se näyttää niiden toimeksiantojen määräajat, joihin sinulla on pääsy, liidien seurantamallit sekä varatut tapaamisesi. Syöte on yksisuuntainen: kalenteriisi tehdyt muutokset eivät siirry takaisin Flow'hun.

Ajanvaraus#

Anna asiakkaiden varata tapaaminen kanssasi verkossa. Jokainen kollega voi asettaa varausnimensä, aikavyöhykkeensä, varaustyypit ja viikoittaiset työajat; omistajat ja ylläpitäjät voivat ottaa kollegan varauksen pois käytöstä. Ei näytetä katselijoille.

Katso tarkemmat tiedot kohdasta Integraatiot.

API-integraatio#

Lähetä liidejä omista lomakkeistasi tai työkaluistasi REST-rajapinnan kautta widget-avaintasi käyttäen. Välilehti näyttää päätepisteen, pyynnön kentät, koodiesimerkkejä ja testilomakkeen.

Zapier#

Yhdistä Lawzana Flow muihin sovelluksiin Zapierin kautta (omistajat ja ylläpitäjät):

• Luo API-avain ja kopioi se heti talteen: koko avain näytetään vain kerran
• Avaa Lawzana Flow -sovellus Zapierissa käyttöönotto-ohjeiden linkistä ja hyväksy kutsu: sovellus on toistaiseksi saatavilla vain kutsulla, joten sitä ei löydy Zapierin hausta ennen kutsun hyväksymistä
• Käytä avainta Zapeissasi luodaksesi liidejä verkkolomakkeista, sähköpostista tai muista työkaluista
• Salli integraatioiden lukea laskutustietoja: oletusarvoisesti pois päältä. Ota tämä käyttöön salliaksesi laskutuksen käynnistimien (lasku luotu, maksu kirjattu, lasku maksettu kokonaan, lasku mitätöity) lukea luotuja laskuja ja maksuja tällä avaimella. Katso Integraatiot

Lawzana Directory#

Yhdistä Lawzana Directory -tilisi, jotta hakemistoviestit ja varatut liidit saapuvat Flow'hun liideinä:

• Yhdistä pariliitoskoodilla ja katkaise yhteys milloin tahansa
• Näe Directory-tilauksesi ja sen sisältämä Flow-käyttöoikeus
• Ota uusien Directory-liidien kohdalla Käynnistä tekoäly-esikarsinta automaattisesti käyttöön tai poista se käytöstä

Tietoturva#

Toimintolokit#

Omistaja voi tarkastella organisaation tapahtumahistoriaa:

• Hae ja suodata toiminnon, tietuetyypin, käyttäjän tai päivämäärän mukaan
• Vie CSV arkistointia varten
• Seuraa sisäänkirjautumisia, liidien, toimeksiantojen, yhteystietojen ja asiakirjojen muutoksia, asiakirjojen katseluita ja latauksia sekä tiimin jäsenten muutoksia. Katso Tietoturva ja tietosuoja.