Cài đặt

Trang Cài đặt cho phép bạn định cấu hình tài khoản cá nhân, tổ chức, nhóm, quy trình làm việc và các tích hợp. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể mở trang này từ mục Cài đặt trên thanh bên; những người dùng khác có thể mở từ bảng lệnh (⌘K → Cài đặt) hoặc biểu tượng bánh răng trên trang Thông báo.

Cài đặt của tôi#

Hồ sơ#

• Tên hiển thị và Email
• Đổi mật khẩu, hoặc Đặt mật khẩu nếu bạn đã đăng ký bằng Google hoặc Microsoft

Thông báo#

• Thông báo qua email: bật hoặc tắt, và chọn loại thông báo bạn muốn nhận
• Bản tóm tắt hàng tuần: chủ sở hữu và quản trị viên sẽ nhận được bản tóm tắt hoạt động trong tuần vào thứ Hai (bật hoặc tắt tại đây); bản tin này không thay thế các email thông báo riêng lẻ
• Email lịch trình hàng ngày: email gửi vào buổi sáng tổng hợp các hạn chót quá hạn, sắp tới và các khách hàng tiềm năng vẫn đang chờ phản hồi

Chuyển tiếp email#

Tạo địa chỉ tiếp nhận riêng của bạn và chuyển tiếp email của khách hàng đến đó, tự động từ hộp thư đến hoặc từng email một. Flow sẽ lưu trữ từng thư vào đúng khách hàng tương ứng. Thẻ này bao gồm các bước thiết lập cho Gmail và Outlook, cùng tùy chọn Trợ lý tiếp nhận AI giúp tự động trả lời các khách hàng tiềm năng mới từ email bằng một vài câu hỏi sàng lọc.

Tổ chức#

Chung#

• Tên tổ chức: tên hiển thị của công ty luật của bạn
• Đường dẫn tĩnh URL: mã định danh địa chỉ web duy nhất của công ty luật của bạn
• Khu vực lưu trữ tệp: nơi lưu trữ các tệp tải lên của bạn (Hoa Kỳ, Châu Âu hoặc Châu Á - Thái Bình Dương). Mặc định là Châu Âu đối với các công ty đăng ký trên flow.lawzana.com; được chọn khi tạo không gian làm việc đối với các công ty bắt đầu từ Lawzana Directory. Thông tin này không thể thay đổi sau khi đã thiết lập.

Chi tiết công ty luật#

• Địa chỉ công ty luật: địa chỉ trụ sở kinh doanh của bạn dùng cho thư xác nhận dịch vụ pháp lý và tiêu đề thư
• Khu vực tài phán chính: quốc gia (và tiểu bang hoặc khu vực) nơi công ty luật của bạn chủ yếu hành nghề

Lập hóa đơn & biểu phí#

Các giá trị mặc định cho việc tính phí khách hàng. Hãy điền đầy đủ thông tin vào từng thẻ trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian làm việc, sau đó nhấn Lưu cài đặt lập hóa đơn ở dưới cùng. Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới có quyền thay đổi các mục này.

Biểu phí & thời gian

• Mức phí theo giờ mặc định: áp dụng tính phí thời gian khi không có mức phí cụ thể hơn. Nếu để trống, mục thời gian sẽ hiển thị Cần đặt mức phí
• Tiền tệ: đơn vị tiền tệ lập hóa đơn của công ty luật. Nếu chưa được đặt, Flow sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ lập hóa đơn từ Thư xác nhận dịch vụ pháp lý, sau đó là đơn vị tiền tệ của quốc gia công ty bạn (từ Chi tiết công ty luật), và chỉ dùng Đô la Mỹ khi không thể xác định. Mức phí mặc định và mức phí của nhân viên sẽ tính theo đơn vị tiền tệ này. Bạn có thể thay đổi sau, nhưng thời gian và chi phí đã ghi nhận bằng đơn vị tiền tệ cũ sẽ bị loại khỏi hóa đơn, đồng thời các mức phí của bạn vẫn giữ nguyên giá trị số trong đơn vị tiền tệ mới. Xem Lập hóa đơn bằng loại tiền tệ khác
• Điều khoản thanh toán (ngày, 0 = khi nhận được): số ngày cho đến hạn thanh toán hóa đơn. Điều khoản riêng của từng khách hàng sẽ được ưu tiên áp dụng
• Bước tăng thời gian tính phí (1 phút, 6 phút hoặc 15 phút) và Làm tròn (Làm tròn lên, Làm tròn gần nhất hoặc Không làm tròn): chỉ thời gian tính phí được làm tròn; thời gian làm việc thực tế vẫn được giữ nguyên
• Mặc định tính phí cho thời gian mới: xác định xem công tắc Có thể tính phí có tự động bật khi ai đó thêm thời gian hoặc lưu bộ bấm giờ hay không. Hãy tắt tùy chọn này nếu hầu hết công việc của bạn không tính phí; bạn vẫn có thể chuyển đổi cho từng mục nhập riêng lẻ

Mức phí nhân viên: biểu phí theo giờ cho từng người tạo doanh thu. Nếu để trống, hệ thống sẽ sử dụng mức phí mặc định.

Lập hóa đơn & thuế

• Thuế suất mặc định (%) và Tên loại thuế trên hóa đơn (ví dụ: VAT, TVA hoặc GST): áp dụng cho từng bản nháp mới, tại đó thuế suất vẫn có thể được điều chỉnh. Tên mặc định ban đầu là "VAT", và tên để trống sẽ được lưu là "VAT", vì vậy hãy nhập đúng tên mà khách hàng của bạn quen dùng
• Tiền tố số hóa đơn: số hóa đơn bao gồm tiền tố cộng với bốn chữ số. Hãy thiết lập trước khi tạo hóa đơn đầu tiên, vì các số hóa đơn đã phát hành sẽ không bao giờ thay đổi
• Tên mã số thuế của bạn và Mã số thuế của bạn: được in dưới tên công ty luật của bạn. Nếu để trống, tên mã số thuế sẽ hiển thị là "Tax ID" theo ngôn ngữ của khách hàng
• Hướng dẫn thanh toán: văn bản tự do như tên ngân hàng, số tài khoản/IBAN và nội dung chuyển khoản cần ghi chú. Được in trên mỗi hóa đơn và trên trang hóa đơn của khách hàng. Hóa đơn đã phát hành sẽ giữ nguyên các hướng dẫn thanh toán tại thời điểm phát hành

Xem Lập hóa đơn và Theo dõi thời gian để biết cách sử dụng các cài đặt này.

Gói đăng ký#

Gói dịch vụ Lawzana Flow của bạn. Đây là khoản phí mà công ty luật của bạn thanh toán cho Flow, không phải hóa đơn bạn gửi cho khách hàng.

• Gói hiện tại: Free, Essentials hoặc Advanced, kèm trạng thái (Đang hoạt động, Quá hạn hoặc Đã hủy)
• Mức sử dụng: số lượng người dùng đang hoạt động, lời mời đang chờ xử lý và chi phí ước tính hàng tháng
• Quản lý thanh toán: mở cổng thanh toán Stripe để cập nhật thẻ và tải xuống hóa đơn (chỉ dành cho Chủ sở hữu)
• Hủy gói đăng ký (chỉ dành cho Chủ sở hữu). Xem Thanh toán & Gói dịch vụ

Thẻ Gói đăng ký cũng hiển thị Mức sử dụng AI:

• Tác vụ AI đã sử dụng trong tháng này và số lượng còn lại
• Thời điểm đặt lại hạn mức của bạn
• Các tác vụ được tính vào số tín dụng của bạn (xem Thanh toán & Gói dịch vụ để xem bảng tín dụng)
• AI cho khách hàng tiềm năng: bật hoặc tắt tính năng AI tự động cho các khách hàng tiềm năng mới
• Sử dụng vượt hạn mức (gói Essentials và Advanced): cho phép sử dụng vượt quá số tín dụng hàng tháng, tối đa đến mức trần do bạn đặt
• Dung lượng lưu trữ tài liệu đã sử dụng so với giới hạn của gói dịch vụ

Nhóm#

Thành viên#

• Xem tất cả các thành viên hiện tại trong nhóm cùng vai trò của họ
• Mời thành viên: gửi email mời tham gia
• Thay đổi vai trò của thành viên bằng các tùy chọn Chỉ định làm Quản trị viên, Chỉ định làm Thành viên hoặc Chỉ định làm Người xem
• Xóa khỏi nhóm: thu hồi quyền truy cập của một thành viên, và tùy chọn chỉ định lại các khách hàng tiềm năng cũng như vụ việc của họ
• Gửi lại hoặc thu hồi các lời mời đang chờ xử lý

Nhóm người dùng#

• Tạo các nhóm người dùng trong tổ chức của bạn
• Thêm thành viên vào các nhóm
• Chỉ định một trưởng nhóm
• Chia sẻ khách hàng tiềm năng và vụ việc với toàn bộ nhóm cùng một lúc

Quyền truy cập#

• Chế độ hiển thị bản ghi: chọn xem các thành viên và người xem có thể thấy mọi khách hàng tiềm năng và vụ việc, hay chỉ những mục được chỉ định hoặc chia sẻ với họ. Chủ sở hữu và quản trị viên luôn xem được tất cả.
• Bức tường đạo đức: giới hạn quyền truy cập vụ việc chỉ cho những người được cấp quyền. Xem Bức tường đạo đức.

Quy trình làm việc#

Các giai đoạn vụ việc#

Tùy chỉnh các giai đoạn trong quy trình xử lý vụ việc của bạn:

• Thêm giai đoạn: tạo một giai đoạn mới với tên và màu sắc tùy chọn
• Sắp xếp lại: kéo thả các giai đoạn để thay đổi thứ tự
• Chỉnh sửa: đổi tên hoặc thay đổi màu sắc của giai đoạn
• Xóa: xóa một giai đoạn (không thể xóa giai đoạn vẫn còn chứa vụ việc; hãy chuyển các vụ việc đi trước)
• Mẫu có sẵn: áp dụng mẫu được tạo sẵn (Tranh tụng, Giao dịch hoặc Luật gia đình)
• Giai đoạn Đã đóng/Hoàn thành: đánh dấu giai đoạn đích cho các vụ việc đã kết thúc

Các giai đoạn khách hàng tiềm năng#

Tùy chỉnh các giai đoạn trong quy trình xử lý khách hàng tiềm năng, tương tự như các giai đoạn vụ việc:

• Có sẵn các mẫu Mặc định, Quy trình mở rộng và Đơn giản
• Thêm, chỉnh sửa, sắp xếp lại và xóa các giai đoạn
• Đánh dấu các giai đoạn Thành công và Thất bại

Các loại mốc sự kiện#

Xác định các loại mốc sự kiện khả dụng trong các vụ việc của bạn:

• Mỗi loại đều có Tên, Màu sắc, Biểu tượng, Mô tả tùy chọn và Nhắc nhở mặc định (số ngày trước hạn)
• Các công ty luật mới bắt đầu với các loại mốc như Ngày ra tòa, Hạn nộp hồ sơ, Thời hiệu khởi kiện và Cuộc họp với khách hàng

Tự động hóa#

Tạo các quy tắc quy trình công việc tự động kích hoạt khi có sự kiện xảy ra. Xem Tự động hóa để biết đầy đủ chi tiết.

Nội dung#

Lĩnh vực hành nghề#

Quản lý các chuyên môn pháp lý mà công ty luật của bạn đảm nhận:

• Thêm các lĩnh vực hành nghề và các loại vụ việc trong từng lĩnh vực, với các biểu tượng và màu sắc tùy chỉnh
• Lĩnh vực hành nghề và loại vụ việc được dùng để phân loại các vụ việc
• Mỗi lĩnh vực hành nghề có thể chỉ định Người nhận khách hàng tiềm năng mới từ Danh bạ
• Các lĩnh vực mặc định bao gồm: Tranh tụng, Doanh nghiệp, Bất động sản, Luật gia đình, Lao động, Sở hữu trí tuệ, Hình sự và Di trú

Thẻ#

Tạo thẻ để sắp xếp và lọc các vụ việc của bạn:

• Mỗi thẻ có một Tên, một Màu sắc và một Mô tả tùy chọn
• Xóa một thẻ sẽ gỡ bỏ thẻ đó khỏi tất cả các vụ việc

Loại tài liệu#

Định cấu hình các loại tài liệu mà AI sử dụng khi nhận diện loại tài liệu và khớp với các cẩm nang xử lý:

• Mỗi loại có một Khóa, Tên hiển thị, Danh mục và Mô tả tùy chọn
• Đặt lại về mặc định để khôi phục danh sách tích hợp sẵn

Thư xác nhận dịch vụ pháp lý#

Định cấu hình trước các giá trị mặc định cho trình hướng dẫn tạo thư xác nhận dịch vụ pháp lý:

• Giá trị mặc định cho công bố thông tin: văn bản mặc định cho các công bố về Công nghệ AI, Bảo mật dữ liệu và Xung đột lợi ích, và chọn xem từng mục có được đưa vào theo mặc định hay không
• Giá trị mặc định cho lập hóa đơn: đơn vị tiền tệ, cơ cấu phí, mức phí theo giờ cho luật sư thành viên, luật sư cộng sự và trợ lý pháp lý, số tiền tạm ứng và điều khoản thanh toán. Nếu mục Lập hóa đơn & biểu phí chưa chọn đơn vị tiền tệ, đơn vị tiền tệ này sẽ được dùng để lập hóa đơn

Tích hợp#

Trang liên hệ#

Xây dựng một trang web đơn giản để khách hàng có thể liên hệ với công ty luật của bạn. Mọi tin nhắn sẽ được chuyển đến mục Khách hàng tiềm năng. Xem Tích hợp.

Tiện ích trang web#

Định cấu hình biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng có thể nhúng vào trang web của bạn:

• Tạo và quản lý khóa tiện ích của bạn và mở công cụ tùy biến (chỉ dành cho Chủ sở hữu)
• Chọn chế độ hiển thị tiện ích (Nội dòng, Nút bấm hoặc Nổi)
• Tùy chỉnh màu sắc, văn bản và các trường trong biểu mẫu
• Sao chép mã nhúng

Xem Tích hợp để biết đầy đủ chi tiết.

Nguồn cấp lịch#

Tạo một liên kết lịch riêng tư và đăng ký theo dõi liên kết đó từ Google Calendar, Outlook hoặc Apple Calendar. Nguồn cấp này hiển thị các hạn chót của những vụ việc bạn có quyền xem, lời nhắc theo dõi khách hàng tiềm năng và các cuộc hẹn đã đặt. Đây là nguồn cấp một chiều: các thay đổi trên lịch của bạn sẽ không được cập nhật ngược lại vào Flow.

Đặt lịch hẹn#

Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến với bạn. Mỗi đồng nghiệp có thể tự thiết lập tên đặt lịch, múi giờ, các loại cuộc hẹn và khung giờ làm việc hàng tuần; chủ sở hữu và quản trị viên có thể tắt tính năng đặt lịch của đồng nghiệp. Tính năng này không hiển thị với người xem.

Xem Tích hợp để biết đầy đủ chi tiết.

Tích hợp API#

Gửi khách hàng tiềm năng từ các biểu mẫu hoặc công cụ của riêng bạn qua REST API bằng khóa tiện ích của bạn. Thẻ này hiển thị điểm cuối (endpoint), các trường yêu cầu, ví dụ mã và một biểu mẫu thử nghiệm.

Zapier#

Kết nối Lawzana Flow với các ứng dụng khác thông qua Zapier (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên):

• Tạo khóa API, sau đó sao chép ngay lập tức: toàn bộ khóa chỉ hiển thị duy nhất một lần
• Mở ứng dụng Lawzana Flow trong Zapier từ liên kết trong các bước thiết lập và chấp nhận lời mời: hiện tại ứng dụng chỉ có thể truy cập qua thư mời, vì vậy tính năng tìm kiếm của Zapier sẽ không tìm thấy ứng dụng cho đến khi bạn chấp nhận
• Sử dụng khóa này trong các Zap của bạn để tạo khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu web, email hoặc các công cụ khác
• Cho phép các tích hợp đọc dữ liệu lập hóa đơn: tắt theo mặc định. Bật tùy chọn này để cho phép các trình kích hoạt lập hóa đơn (hóa đơn đã phát hành, thanh toán đã ghi nhận, hóa đơn đã thanh toán đầy đủ, hóa đơn bị hủy bỏ) đọc các hóa đơn và khoản thanh toán đã phát hành bằng khóa này. Xem Tích hợp

Lawzana Directory#

Kết nối tài khoản Lawzana Directory của bạn để các tin nhắn trên danh bạ và các khách hàng tiềm năng đã nhận sẽ được chuyển vào Flow dưới dạng khách hàng tiềm năng:

• Kết nối bằng mã ghép nối và có thể ngắt kết nối bất cứ lúc nào
• Xem gói Directory của bạn và hạn ngạch Flow đi kèm
• Bật hoặc tắt tính năng Tự động bắt đầu sàng lọc trước bằng AI cho các khách hàng tiềm năng mới từ Directory

Bảo mật#

Nhật ký kiểm toán#

Chủ sở hữu có thể xem lại lịch sử các hoạt động trong tổ chức:

• Tìm kiếm và lọc theo hành động, loại bản ghi, người dùng hoặc ngày tháng
• Xuất CSV để lưu trữ hồ sơ của bạn
• Theo dõi các lượt đăng nhập, thay đổi đối với khách hàng tiềm năng, vụ việc, liên hệ và tài liệu, các lượt xem và tải xuống tài liệu, cũng như các thay đổi về thành viên trong nhóm. Xem Bảo mật & Quyền riêng tư.