Cài đặt

Trang Cài đặt cho phép bạn định cấu hình tài khoản cá nhân, tổ chức, nhóm, quy trình làm việc và các tiện ích tích hợp. Chủ sở hữu và quản trị viên mở mục này từ phần Cài đặt ở thanh bên; tất cả các thành viên khác có thể mở từ bảng lệnh (⌘K → Cài đặt) hoặc biểu tượng bánh răng trên trang Thông báo.

Cài đặt của tôi#

Hồ sơ#

• Tên hiển thị và Email
• Đổi mật khẩu, hoặc Thiết lập mật khẩu nếu bạn đăng ký bằng Google hoặc Microsoft: nhấp vào Gửi liên kết cho tôi qua email và thiết lập từ liên kết chúng tôi gửi (liên kết có hiệu lực trong 60 phút)

Thông báo#

• Thông báo qua email: bật hoặc tắt và chọn các thông báo bạn muốn nhận trong ứng dụng cũng như qua email (ví dụ: Khách hàng tiềm năng mới, Khách hàng tiềm năng sẵn sàng trao đổi hoặc Khách hàng không trả lời biểu mẫu tiếp nhận)
• Bản tóm tắt hàng tuần: chủ sở hữu và quản trị viên sẽ nhận được bản tóm tắt hoạt động trong tuần vào thứ Hai (bật hoặc tắt tại đây); thông báo này không thay thế các email riêng lẻ
• Email lịch trình hàng ngày: email gửi vào buổi sáng, khoảng 7 giờ sáng theo giờ địa phương của bạn vào các ngày làm việc, bao gồm các thời hạn đã quá hạn, sắp tới và các khách hàng tiềm năng vẫn đang chờ phản hồi. Đánh dấu vào Gửi cả vào cuối tuần để nhận thông báo mỗi ngày

Chuyển tiếp email#

Tạo địa chỉ tiếp nhận riêng của bạn và chuyển tiếp email của khách hàng đến đó, tự động từ hộp thư đến hoặc từng email một. Flow sẽ lưu trữ từng thư vào đúng hồ sơ khách hàng. Địa chỉ này là của riêng bạn; các yêu cầu mới gửi đến toàn công ty sẽ được chuyển đến địa chỉ tiếp nhận yêu cầu trong phần Nguồn tiềm năng. Tab này cũng có:

• các bước thiết lập cho Gmail và Outlook
• Thời gian lưu giữ email chưa khớp: thời gian các email chưa khớp được giữ lại trong phần Xem lại email
• tính năng tùy chọn Trợ lý tiếp nhận AI giúp trả lời các khách hàng tiềm năng mới từ email bằng một vài câu hỏi sàng lọc
• Chữ ký email, được thêm vào cuối mỗi email bạn soạn trong Flow
• Gửi cho tôi một bản sao của các email tôi gửi từ Flow
• Gửi từ địa chỉ của công ty bạn (gói Essentials và Advanced): chủ sở hữu và quản trị viên thêm miền của công ty và các bản ghi DNS tương ứng, nhờ đó các email bạn gửi từ Flow sẽ đến từ một địa chỉ như [email protected]. Thư trả lời của khách hàng vẫn sẽ được chuyển vào Flow

Tổ chức#

Chung#

• Tên tổ chức: tên hiển thị của công ty bạn
• Đường dẫn URL: mã định danh địa chỉ web duy nhất của công ty bạn
• Khu vực lưu trữ tệp: nơi lưu trữ các tệp đã tải lên của bạn (Hoa Kỳ, Châu Âu hoặc Châu Á - Thái Bình Dương). Mặc định là Châu Âu đối với các công ty đăng ký trên flow.lawzana.com; được chọn khi tạo không gian làm việc đối với các công ty bắt đầu từ Danh bạ Lawzana. Không thể thay đổi thông tin này.

Thông tin chi tiết về công ty#

• Địa chỉ công ty: địa chỉ doanh nghiệp của bạn dùng cho thư thỏa thuận dịch vụ và tiêu đề thư
• Khu vực tài phán chính: quốc gia (và tiểu bang hoặc khu vực) nơi công ty của bạn hành nghề chủ yếu
• Tiêu đề thư của công ty (gói Essentials và Advanced): logo, tên công ty, thông tin liên hệ và phần chân trang tùy chọn trên các bản nháp bạn xuất hoặc gửi. Chọn vị trí đặt logo, khổ giấy (A4 hoặc US Letter) và tùy chọn Sử dụng tiêu đề thư theo mặc định

Xuất hóa đơn & biểu phí#

Các giá trị mặc định cho việc lập hóa đơn cho khách hàng của bạn. Hãy điền vào từng thẻ trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian làm việc, sau đó nhấp vào Lưu cài đặt xuất hóa đơn ở dưới cùng. Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới có thể thay đổi các mục này.

Biểu phí & thời gian

• Phí theo giờ mặc định: áp dụng cho thời gian làm việc khi không có mức phí cụ thể hơn. Nếu để trống, thời gian sẽ hiển thị là Cần định phí
• Tiền tệ: đơn vị tiền tệ thanh toán của công ty bạn. Nếu chưa được thiết lập, Flow sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ thanh toán từ Thư thỏa thuận dịch vụ, tiếp theo là đơn vị tiền tệ tại quốc gia của công ty bạn (từ mục Thông tin chi tiết về công ty), và chỉ dùng Đô la Mỹ khi không thể xác định. Mức phí mặc định và phí của nhân viên sẽ theo đơn vị tiền tệ này. Bạn có thể thay đổi sau, nhưng thời gian và chi phí đã ghi nhận bằng đơn vị tiền tệ cũ sẽ bị loại khỏi hóa đơn, và biểu phí của bạn sẽ giữ nguyên giá trị số theo đơn vị tiền tệ mới. Xem Lập hóa đơn bằng đơn vị tiền tệ khác
• Thời hạn thanh toán (ngày, 0 = khi nhận được): số ngày cho đến khi hóa đơn đến hạn. Điều khoản riêng của khách hàng sẽ được ưu tiên áp dụng
• Khoảng thời gian tính phí (1 phút, 6 phút hoặc 15 phút) và Làm tròn (Làm tròn lên, Làm tròn đến mức gần nhất hoặc Không làm tròn): chỉ thời gian tính phí mới được làm tròn; thời gian làm việc thực tế vẫn được giữ nguyên
• Mặc định tính phí cho thời gian mới: xác định nút chuyển Có thể tính phí có được bật sẵn khi ai đó thêm thời gian hoặc lưu đồng hồ bấm giờ hay không. Tắt tính năng này nếu phần lớn công việc của bạn không tính phí; bạn vẫn có thể bật/tắt thủ công cho từng mục nhập

Phí của nhân viên: một mức phí theo giờ cho mỗi người tạo doanh thu. Nếu để trống sẽ sử dụng mức phí mặc định.

Xuất hóa đơn & thuế

• Thuế suất mặc định (%) và Tên thuế trên hóa đơn (ví dụ VAT, TVA hoặc GST): áp dụng cho từng bản nháp mới, tại đó bạn vẫn có thể thay đổi thuế suất. Tên mặc định ban đầu là "VAT", và tên để trống sẽ được lưu là "VAT", vì vậy hãy nhập tên mà khách hàng của bạn quen thuộc
• Tiền tố số hóa đơn: số hóa đơn bao gồm tiền tố cộng với bốn chữ số. Hãy thiết lập trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, vì các số đã phát hành sẽ không bao giờ thay đổi
• Tên mã số thuế của bạn và Mã số thuế của bạn: được in dưới tên công ty của bạn. Nếu để trống, tên sẽ hiển thị là "Tax ID" (Mã số thuế) theo ngôn ngữ của khách hàng
• Thuế suất khấu trừ tại nguồn (%) (tối đa 50) và Tên thuế khấu trừ trên hóa đơn: dành cho khách hàng doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế từ thù lao của bạn. Xem Thuế khấu trừ tại nguồn
• Hướng dẫn thanh toán: văn bản tự do như tên ngân hàng, số IBAN và nội dung chuyển khoản cần ghi. Được in trên mỗi hóa đơn và trên trang hóa đơn của khách hàng. Hóa đơn đã phát hành sẽ giữ nguyên các hướng dẫn được ghi khi phát hành

Tài liệu hóa đơn: tên gọi hóa đơn của bạn và các thông tin được in ra: Tiêu đề tài liệu, Chân trang, Cơ quan thuế quản lý, Tên mã số thuế của khách hàng, Tên số hóa đơn chính thức và đối với các công ty ở Philippines là Đăng ký VAT (VAT REG TIN hoặc NON-VAT REG TIN). Xem Bản kê thù lao và Hóa đơn thuế chính thức.

Giá trị mặc định theo quốc gia: các công ty ở Thổ Nhĩ Kỳ, Philippines và Thái Lan sẽ thấy mục Sử dụng giá trị mặc định cho Thổ Nhĩ Kỳ (hoặc Philippines, Thái Lan) ở đầu tab. Đánh dấu vào Chúng tôi đã đăng ký VAT nếu áp dụng, nhấp vào Áp dụng và xác nhận. Thao tác này sẽ thiết lập đơn vị tiền tệ, thuế, thuế khấu trừ tại nguồn, nhãn mã số thuế và cách dùng từ trong tài liệu; biểu phí và các hóa đơn đã phát hành của bạn sẽ không thay đổi. Xem Giá trị mặc định theo quốc gia.

Xem Xuất hóa đơn và Theo dõi thời gian để biết cách các cài đặt này được sử dụng.

Gói đăng ký#

Gói dịch vụ Lawzana Flow của bạn. Đây là khoản phí công ty bạn thanh toán cho Flow, không phải hóa đơn bạn gửi cho khách hàng.

• Gói hiện tại: Free, Essentials hoặc Advanced, cùng với trạng thái (Đang hoạt động, Quá hạn hoặc Đã hủy)
• Mức sử dụng: số lượng người dùng đang hoạt động, lời mời đang chờ xử lý và chi phí ước tính hàng tháng
• Quản lý thanh toán: mở cổng thanh toán Stripe để cập nhật thẻ và tải xuống hóa đơn (chỉ dành cho Chủ sở hữu)
• Hủy gói đăng ký (chỉ dành cho Chủ sở hữu). Xem Thanh toán & Gói dịch vụ

Tab Gói đăng ký cũng hiển thị Mức sử dụng AI:

• Tác vụ AI đã sử dụng trong tháng này và số lượng còn lại
• Thời điểm đặt lại hạn ngạch của bạn
• Các tác vụ được tính vào số tín dụng của bạn (xem Thanh toán & Gói dịch vụ để xem bảng tín dụng)
• AI cho khách hàng tiềm năng: bật hoặc tắt tính năng AI tự động đối với các khách hàng tiềm năng mới
• Sử dụng vượt hạn mức (gói Essentials và Advanced): cho phép sử dụng vượt quá số tín dụng hàng tháng, tối đa đến mức trần bạn thiết lập
• Dung lượng lưu trữ tài liệu đã sử dụng so với giới hạn trong gói của bạn

Nhập dữ liệu#

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể đưa danh bạ, vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng vào từ bảng tính (CSV hoặc Excel, tối đa 5 MB và 5.000 dòng):

1. Chọn đối tượng cần nhập, sau đó chọn tệp của bạn. Tải xuống mẫu nếu bạn cần
2. Khớp các cột: kiểm tra cách từng cột được lưu trong Flow
3. Kiểm tra trước khi nhập: xem dữ liệu nào sẽ được thêm, cập nhật hoặc bỏ qua, và chọn hướng xử lý khi một bản ghi đã tồn tại. Chưa có dữ liệu nào được lưu ở bước này
4. Nhấp vào nút nhập, ví dụ: Nhập 40 dòng

Bạn có thể Hoàn tác lần nhập này trong vòng 7 ngày. Thao tác hoàn tác sẽ xóa những gì đợt nhập đã thêm và giữ lại các bản ghi đã được ai đó thay đổi kể từ thời điểm đó. Khách hàng tiềm năng được nhập sẽ không bao giờ bị gửi biểu mẫu tiếp nhận tự động.

Nhóm#

Thành viên#

• Xem tất cả các thành viên hiện tại trong nhóm cùng vai trò của họ
• Mời thành viên: gửi email mời tham gia
• Thay đổi vai trò của thành viên bằng Chỉ định làm Quản trị viên, Chỉ định làm Thành viên hoặc Chỉ định làm Người xem
• Xóa khỏi nhóm: thu hồi quyền truy cập của một thành viên và có thể phân công lại các khách hàng tiềm năng cùng vụ việc của họ nếu muốn
• Gửi lại hoặc thu hồi các lời mời đang chờ xử lý

Nhóm người dùng#

• Tạo các nhóm người dùng trong tổ chức của bạn
• Thêm thành viên vào nhóm
• Chỉ định một trưởng nhóm
• Chia sẻ khách hàng tiềm năng và vụ việc với toàn bộ nhóm cùng một lúc

Quyền truy cập#

• Khả năng hiển thị bản ghi: chọn xem thành viên và người xem có thể thấy mọi khách hàng tiềm năng và vụ việc, hay chỉ những mục được chỉ định hoặc chia sẻ với họ. Chủ sở hữu và quản trị viên luôn nhìn thấy tất cả mọi thứ.
• Bức tường đạo đức (Ethical Walls): giới hạn quyền truy cập vụ việc chỉ cho những người được cấp quyền. Chỉ Chủ sở hữu mới có thể thay đổi cài đặt bức tường đạo đức; quản trị viên chỉ có quyền xem. Xem Bức tường đạo đức.

Quy trình làm việc#

Các giai đoạn vụ việc#

Tùy chỉnh các giai đoạn trong quy trình xử lý vụ việc của bạn:

• Thêm giai đoạn: tạo một giai đoạn mới với tên và màu sắc riêng
• Sắp xếp lại: kéo các giai đoạn để thay đổi thứ tự của chúng
• Chỉnh sửa: đổi tên hoặc thay đổi màu sắc của giai đoạn
• Xóa: xóa một giai đoạn (không thể xóa giai đoạn vẫn còn vụ việc; hãy chuyển các vụ việc đi trước)
• Mẫu có sẵn: áp dụng mẫu được tạo sẵn (Tranh tụng, Giao dịch thương mại hoặc Luật hôn nhân gia đình)
• Giai đoạn Đã đóng/Hoàn thành: đánh dấu giai đoạn tập hợp các vụ việc đã kết thúc

Các giai đoạn tiềm năng#

Tùy chỉnh các giai đoạn trong quy trình khách hàng tiềm năng, tương tự như các giai đoạn vụ việc:

• Có sẵn các mẫu Mặc định, Quy trình mở rộng và Đơn giản
• Thêm, chỉnh sửa, sắp xếp lại và xóa các giai đoạn
• Đánh dấu các giai đoạn Thành công và Thất bại

Tab này cũng có thẻ Tiếp nhận khách hàng với tùy chọn Bắt đầu tiếp nhận khách hàng tự động, cùng một nút chuyển như trong phần Nguồn tiềm năng.

Các loại mốc thời gian#

Xác định các loại mốc thời gian khả dụng trong các vụ việc của bạn:

• Mỗi loại có một Tên, Màu sắc, Biểu tượng, Mô tả tùy chọn và Lời nhắc mặc định (số ngày trước thời hạn)
• Các công ty mới bắt đầu với các loại như Ngày ra tòa, Hạn nộp hồ sơ, Thời hiệu khởi kiện và Cuộc họp với khách hàng

Tự động hóa#

Tạo các quy tắc quy trình làm việc tự động kích hoạt khi các sự kiện xảy ra. Xem Tự động hóa để biết chi tiết đầy đủ.

Nội dung#

Lĩnh vực hành nghề#

Quản lý các chuyên môn pháp lý mà công ty bạn phụ trách:

• Thêm các lĩnh vực hành nghề và các loại vụ việc trong từng lĩnh vực, kèm biểu tượng và màu sắc tùy chỉnh
• Các lĩnh vực hành nghề và loại vụ việc được dùng để phân loại vụ việc
• Mỗi lĩnh vực hành nghề có thể chỉ định Người nhận khách hàng tiềm năng mới từ Danh bạ
• Các lĩnh vực mặc định bao gồm: Tranh tụng, Doanh nghiệp, Bất động sản, Hôn nhân gia đình, Lao động, Sở hữu trí tuệ, Hình sự và Di trú

Câu hỏi tiếp nhận#

Chọn các câu hỏi mà khách hàng sẽ trả lời trên trang tiếp nhận của họ, mỗi lĩnh vực hành nghề có một bộ câu hỏi cùng một bộ dành cho khách hàng tiềm năng chưa có lĩnh vực hành nghề (chỉ dành cho chủ sở hữu và quản trị viên). Bắt đầu từ các câu hỏi của Lawzana và nhấp vào Tùy chỉnh. Mỗi câu hỏi có một loại câu trả lời (câu trả lời ngắn, câu trả lời dài, trắc nghiệm hoặc ngày tháng), có thể đặt là Bắt buộc, và có thể Kiểm tra xung đột lợi ích. Sử dụng tính năng Xem trước với tư cách khách hàng để xem trang hiển thị, và Khôi phục câu hỏi của Lawzana để quay lại ban đầu. Xem Quản lý khách hàng tiềm năng.

Thẻ (Tags)#

Tạo các thẻ để sắp xếp và lọc các vụ việc của bạn:

• Mỗi thẻ có một Tên, một Màu sắc và một Mô tả tùy chọn
• Việc xóa một thẻ sẽ gỡ bỏ thẻ đó khỏi tất cả các vụ việc

Loại tài liệu#

Định cấu hình các loại tài liệu mà AI sử dụng khi phát hiện loại của tài liệu và khớp với các cẩm nang xử lý (playbooks):

• Mỗi loại có một Khóa (Key), Tên hiển thị, Danh mục và Mô tả tùy chọn
• Đặt lại về mặc định sẽ khôi phục danh sách tích hợp sẵn ban đầu

Thư thỏa thuận dịch vụ#

Định cấu hình trước các giá trị mặc định cho trình hướng dẫn tạo thư thỏa thuận dịch vụ:

• Giá trị mặc định về điều khoản công bố: văn bản mặc định cho các điều khoản công bố về Công nghệ AI, Bảo mật dữ liệu và Xung đột lợi ích, cùng tùy chọn có đưa từng điều khoản vào theo mặc định hay không
• Giá trị mặc định về thanh toán: đơn vị tiền tệ, cơ cấu phí, phí theo giờ cho luật sư thành viên (partner), luật sư cộng sự (associate) và trợ lý pháp lý (paralegal), số tiền tạm ứng và điều khoản thanh toán. Nếu mục Xuất hóa đơn & biểu phí chưa có đơn vị tiền tệ, đơn vị tiền tệ này sẽ được dùng để thanh toán

Tích hợp#

Nguồn tiềm năng#

Tất cả các nguồn mang lại yêu cầu tư vấn cho bạn, tập trung trong một trang (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên):

• Nút chuyển Tiếp nhận khách hàng, Bắt đầu tiếp nhận khách hàng tự động
• Nơi tiếp nhận các yêu cầu của bạn: từng kênh, tình trạng thiết lập, khách hàng tiềm năng gần nhất và số lượng khách hàng tiềm năng trong 30 ngày qua
• Địa chỉ tiếp nhận yêu cầu của bạn, cùng trạng thái chuyển tiếp, các bước thiết lập cho từng nền tảng email hoặc trang web, và nút Gửi các bước này qua email cho nhân viên phụ trách web của tôi
• Để riêng: số lượng email gửi đến địa chỉ tiếp nhận yêu cầu đang chờ bạn xử lý trong phần Xem lại email

Xem Tích hợp.

Trang liên hệ#

Xây dựng một trang web đơn giản nơi khách hàng có thể liên hệ với công ty của bạn. Mọi tin nhắn sẽ được chuyển đến mục Khách hàng tiềm năng. Xem Tích hợp.

Tiện ích trang web (Website Widget)#

Định cấu hình biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng có thể nhúng vào trang web của bạn:

• Tạo và quản lý khóa tiện ích của bạn và mở công cụ tùy biến (chỉ dành cho Chủ sở hữu)
• Chọn chế độ hiển thị tiện ích (Nội dòng, Nút bấm hoặc Dạng nổi)
• Tùy chỉnh màu sắc, văn bản và các trường trong biểu mẫu
• Sao chép mã nhúng

Xem Tích hợp để biết chi tiết đầy đủ.

Nguồn cấp dữ liệu lịch#

Tạo một liên kết lịch riêng tư và đăng ký theo dõi liên kết đó từ Google Calendar, Outlook hoặc Apple Calendar. Lịch sẽ hiển thị các thời hạn của các vụ việc mà bạn có quyền xem, lời nhắc theo dõi khách hàng tiềm năng và các cuộc hẹn đã đặt của bạn. Luồng dữ liệu là một chiều: các thay đổi trên lịch của bạn sẽ không được đồng bộ ngược lại Flow.

Đặt lịch hẹn#

Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến với bạn. Mỗi đồng nghiệp có thể tự thiết lập tên đặt lịch, múi giờ, các loại cuộc hẹn và khung giờ làm việc hàng tuần; chủ sở hữu và quản trị viên có thể tắt tính năng đặt lịch của một đồng nghiệp. Không hiển thị cho người xem.

Xem Tích hợp để biết chi tiết đầy đủ.

Tích hợp API#

Gửi khách hàng tiềm năng từ các biểu mẫu hoặc công cụ riêng của bạn qua REST API bằng cách sử dụng khóa tiện ích. Tab này hiển thị điểm cuối (endpoint), các trường yêu cầu, ví dụ mã lệnh và biểu mẫu kiểm tra thử.

Zapier#

Kết nối Lawzana Flow với các ứng dụng khác thông qua Zapier (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên):

• Tạo khóa API, sau đó sao chép ngay lập tức: khóa đầy đủ chỉ hiển thị một lần duy nhất
• Mở ứng dụng Lawzana Flow trên Zapier từ liên kết trong các bước thiết lập và chấp nhận lời mời: ứng dụng hiện chỉ mở theo lời mời, vì vậy tính năng tìm kiếm của Zapier sẽ không thấy ứng dụng cho đến khi bạn thực hiện bước này
• Sử dụng khóa này trong các Zap của bạn để tạo khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu web, email hoặc các công cụ khác
• Cho phép các tiện ích tích hợp đọc dữ liệu thanh toán: mặc định tắt. Bật tính năng này để cho phép các trình kích hoạt thanh toán (hóa đơn đã phát hành, thanh toán đã ghi nhận, hóa đơn đã thanh toán đầy đủ, hóa đơn bị hủy) đọc các hóa đơn và khoản thanh toán đã phát hành của bạn bằng khóa này. Xem Tích hợp

Danh bạ Lawzana#

Kết nối tài khoản Danh bạ Lawzana của bạn để các tin nhắn trên danh bạ và các khách hàng tiềm năng đã tiếp nhận sẽ tự động chuyển vào Flow dưới dạng khách hàng tiềm năng:

• Kết nối bằng mã ghép đôi (pairing token) và có thể ngắt kết nối bất kỳ lúc nào
• Xem gói Danh bạ của bạn và hạn mức Flow đi kèm trong gói

Tính năng tiếp nhận tự động cho các khách hàng tiềm năng mới từ Danh bạ được bật trong phần Nguồn tiềm năng.

Bảo mật#

Nhật ký kiểm toán#

Chủ sở hữu có thể xem lại lịch sử các hành động trong tổ chức:

• Tìm kiếm và lọc theo hành động, loại bản ghi, người dùng hoặc ngày tháng
• Xuất CSV để lưu trữ hồ sơ của bạn
• Theo dõi các lượt đăng nhập, thay đổi đối với khách hàng tiềm năng, vụ việc, danh bạ và tài liệu, lượt xem và tải xuống tài liệu, cũng như các thay đổi về thành viên trong nhóm. Xem Bảo mật & Quyền riêng tư.