Bảng điều khiển Thanh toán
Chế độ xem toàn diện của công ty về tình hình tài chính của bạn: những gì bạn đã làm, đã lập hóa đơn và đã thu, những gì khách hàng còn nợ, các tài khoản ủy thác (trust account), và tệp xuất dữ liệu cho kế toán của bạn.
Sử dụng bộ chọn khoảng thời gian ở góc trên bên phải để chuyển đổi giữa Tháng này, Quý này, Năm nay và Tất cả thời gian. Các khoảng thời gian tuân theo ngày trên lịch của bạn.
Khi công ty của bạn lập hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ, trình chuyển đổi Tiền tệ sẽ xuất hiện. Mỗi loại tiền tệ được báo cáo riêng biệt: số tiền bằng các loại tiền tệ khác nhau không bao giờ được cộng gộp lại và Flow không thực hiện quy đổi giữa các loại tiền tệ.
Các thẻ Tóm tắt#
| Thẻ | Dữ liệu được tính |
|---|---|
| Chưa lập hóa đơn (WIP) | Toàn bộ thời gian và chi phí có thể tính phí (kèm phụ phí markup) chưa được đưa vào hóa đơn đã phát hành, tính đến hôm nay, bất kể khoảng thời gian nào. Thời gian không có mức phí tính là 0 |
| Khoản phải thu | Số tiền khách hàng vẫn còn nợ: số dư của các hóa đơn đã phát hành và hóa đơn mới thanh toán một phần |
| Đã lập hóa đơn (cho khoảng thời gian) | Tổng số tiền, đã bao gồm thuế, của các hóa đơn được phát hành trong khoảng thời gian đó. Hóa đơn xóa nợ (written-off) vẫn được tính; hóa đơn bị hủy (voided) không được tính |
| Đã thu (cho khoảng thời gian) | Các khoản thanh toán nhận được trong khoảng thời gian, theo ngày thanh toán |
| Đã làm (có thể tính phí) | Giá trị của thời gian có thể tính phí ghi nhận trong khoảng thời gian đó, bất kể đã lập hóa đơn hay chưa |
| Tỷ lệ thu hồi thực tế (Realization) | Đối với thời gian trên các hóa đơn được phát hành trong khoảng thời gian: số tiền thực tế được tính cho khoảng thời gian đó, sau các khoản giảm giá và hạn mức tín dụng, chia cho giá trị của thời gian đó theo mức phí tiêu chuẩn. 95% có nghĩa là 5% đã được chiết khấu/miễn giảm |
| Tỷ lệ thu tiền | Số tiền đã thu chia cho số tiền đã lập hóa đơn trong khoảng thời gian. Một tháng có các hóa đơn cũ hơn được thanh toán có thể hiển thị tỷ lệ hơn 100% |
| Mức phí hiệu dụng | Phí thời gian đã tính chia cho số giờ đã lập hóa đơn: số tiền thực tế kiếm được trên mỗi giờ |
Tỷ lệ thu hồi thực tế và tỷ lệ thu tiền sẽ hiển thị dấu gạch ngang khi không có dữ liệu để đo lường (không có thời gian lập hóa đơn hoặc không có khoản nào được lập hóa đơn trong khoảng thời gian đó), thay vì hiển thị 0% hoặc 100% gây hiểu lầm.
Đã lập hóa đơn so với Đã thu#
Biểu đồ sáu tháng so sánh, theo từng tháng, các hóa đơn bạn đã phát hành với các khoản thanh toán bạn đã nhận, giúp bạn nắm bắt xu hướng dòng tiền của mình trong nháy mắt.
Phân tích Tuổi nợ Khoản phải thu#
Số dư chưa thanh toán được nhóm theo số ngày quá hạn thanh toán: Hiện tại (chưa đến hạn), 1 đến 30, 31 đến 60, 61 đến 90, và trên 90 ngày. Nhóm trên 90 ngày sẽ chuyển sang màu đỏ khi giá trị khác 0. Bên dưới các nhóm, danh sách hiển thị số hóa đơn, vụ việc, ngày đến hạn, số ngày quá hạn và số dư của từng hóa đơn chưa thanh toán.
Nhấp vào Nhắc nhở trên một hóa đơn chưa thanh toán để gửi email nhắc thanh toán cho khách hàng kèm theo liên kết dẫn đến hóa đơn. Flow sẽ hiển thị người nhận và số dư trước, sau đó hàng sẽ hiển thị thời điểm lời nhắc được gửi đi. Mỗi hóa đơn nhận được tối đa một lời nhắc sau mỗi 24 giờ. Bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa vụ việc cũng có thể gửi lời nhắc trực tiếp từ chính hóa đơn đó; xem Lập hóa đơn.
Tài khoản Ủy thác#
Phần Tài khoản ủy thác liệt kê các tài khoản ủy thác của bạn theo loại tiền tệ đã chọn. Tạo, đối soát và lưu trữ chúng tại đây. Xem Kế toán Ủy thác.
Theo Người ghi nhận Thời gian và Theo Vụ việc#
Hai bảng hoàn thiện phần còn lại của trang:
- Theo người ghi nhận thời gian: đối với khoảng thời gian đã chọn, số giờ có thể tính phí và không thể tính phí, % có thể tính phí, và giá trị thời gian có thể tính phí của từng người
- Theo vụ việc: toàn bộ thời gian, bất kể khoảng thời gian nào: đã làm, đã lập hóa đơn, đã thu và còn tồn đọng theo từng vụ việc; mỗi hàng đều có liên kết đến tab Thanh toán của vụ việc đó. 25 vụ việc đầu tiên được liệt kê; Hiển thị tất cả sẽ liệt kê các vụ việc còn lại
Xuất cho Kế toán#
Nhấp vào Xuất cho kế toán, chọn Từ ngày và Đến ngày (mặc định bắt đầu theo khoảng thời gian trên màn hình), sau đó nhấp vào Tải xuống bảng tính Excel, hoặc tải xuống một tệp CSV: Hóa đơn, Các dòng hóa đơn hoặc Thanh toán.
- Tệp xuất chứa các hóa đơn đã phát hành và các khoản thanh toán nhận được giữa các ngày đó. Hóa đơn nháp sẽ bị loại bỏ. Các hóa đơn bị hủy vẫn được đưa vào và được đánh dấu là Đã hủy (Void), để việc đánh số của bạn không bị gián đoạn
- Bảng tính gồm ba trang tính (sheet). Hóa đơn liệt kê số hóa đơn, các ngày, trạng thái, khách hàng, người liên hệ thanh toán, email, mã số thuế và quốc gia, vụ việc, tiền tệ, tổng phụ, giảm giá, thuế, tổng cộng, đã thanh toán, đã xóa nợ và số dư. Các dòng hóa đơn liệt kê từng dòng kèm loại, mô tả, ngày, số lượng, đơn giá và số tiền. Thanh toán liệt kê từng khoản thanh toán cùng với ngày, số tiền, tiền tệ, phương thức, mã tham chiếu và khách hàng
- Số tiền vẫn được giữ nguyên theo loại tiền tệ riêng của từng hóa đơn, kèm theo một cột tiền tệ. Kế toán của bạn sẽ hạch toán mọi khoản chênh lệch tỷ giá
Xem Lập hóa đơn và Theo dõi Thời gian để biết các con số này bắt nguồn từ đâu.