Bảng điều khiển thanh toán
Góc nhìn toàn diện về tài chính của công ty luật: những gì bạn đã làm, đã lập hóa đơn và đã thu, những gì khách hàng còn nợ, các tài khoản ủy thác (trust account), cùng tệp xuất dữ liệu cho kế toán của bạn.
Sử dụng bộ chọn khoảng thời gian ở góc trên bên phải để chuyển đổi giữa Tháng này, Quý này, Năm nay và Tất cả thời gian. Các khoảng thời gian tuân theo ngày lịch của bạn.
Khi công ty của bạn lập hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ, bộ chuyển đổi Tiền tệ sẽ xuất hiện. Mỗi loại tiền tệ được báo cáo riêng biệt: số tiền bằng các loại tiền tệ khác nhau không bao giờ được cộng gộp lại và Flow không tự động quy đổi giữa chúng.
Các thẻ tóm tắt#
| Thẻ | Dữ liệu được tính |
|---|---|
| Chưa lập hóa đơn (WIP) | Tất cả thời gian và chi phí có thể tính phí (kèm phụ phí) chưa đưa vào hóa đơn đã phát hành, tính đến hôm nay, bất kể khoảng thời gian nào. Thời gian không có đơn giá được tính là không |
| Khoản phải thu | Số tiền khách hàng vẫn còn nợ: số dư của các hóa đơn đã phát hành và đã thanh toán một phần |
| Đã lập hóa đơn (trong kỳ) | Tổng số tiền, đã bao gồm thuế, của các hóa đơn được phát hành trong kỳ. Hóa đơn đã xóa nợ (written-off) vẫn được tính; hóa đơn đã hủy (voided) thì không |
| Đã thu (trong kỳ) | Các khoản thanh toán nhận được trong kỳ, theo ngày thanh toán |
| Đã làm (có thể tính phí) | Giá trị của thời gian có thể tính phí trong kỳ, bất kể đã lập hóa đơn hay chưa |
| Tỷ lệ ghi nhận | Đối với thời gian trên các hóa đơn phát hành trong kỳ: số tiền thực tế được tính, sau khi trừ chiết khấu và các dòng tín dụng, chia cho giá trị của thời gian đó theo đơn giá tiêu chuẩn. 95% có nghĩa là 5% đã được giảm trừ |
| Tỷ lệ thu hồi | Số tiền đã thu chia cho số tiền đã lập hóa đơn trong kỳ. Khoản thuế mà khách hàng khấu trừ được loại trừ khỏi số tiền đã lập hóa đơn, do đó một hóa đơn bị khấu trừ thuế được thanh toán đầy đủ vẫn hiển thị 100%. Tháng thu được các hóa đơn cũ có thể hiển thị hơn 100% |
| Đơn giá thực tế | Phí thời gian đã tính chia cho số giờ đã lập hóa đơn: số tiền thực sự kiếm được trên mỗi giờ |
Tỷ lệ ghi nhận và tỷ lệ thu hồi hiển thị dấu gạch ngang khi không có dữ liệu để đo lường (không có thời gian được lập hóa đơn hoặc không có gì được lập hóa đơn trong kỳ), thay vì hiển thị 0% hoặc 100% gây hiểu lầm.
Đã lập hóa đơn so với Đã thu#
Biểu đồ sáu tháng so sánh theo từng tháng giữa hóa đơn bạn đã phát hành với các khoản thanh toán bạn đã nhận được, giúp bạn nắm bắt xu hướng dòng tiền của mình chỉ trong nháy mắt.
Phân tích tuổi nợ phải thu#
Các số dư chưa thanh toán được nhóm theo số ngày quá hạn thanh toán: Hiện tại (chưa đến hạn), 1 đến 30, 31 đến 60, 61 đến 90 và trên 90 ngày. Nhóm trên 90 ngày sẽ chuyển sang màu đỏ khi giá trị khác không. Bên dưới các nhóm, danh sách hiển thị số hóa đơn, vụ việc, ngày đến hạn, số ngày quá hạn và số dư của từng hóa đơn chưa thanh toán.
Nhấp vào Nhắc nhở trên một hóa đơn chưa thanh toán để gửi email nhắc thanh toán cho khách hàng kèm liên kết dẫn đến hóa đơn. Flow sẽ hiển thị người nhận và số dư trước, sau đó hàng đó sẽ hiển thị thời điểm lời nhắc được gửi đi. Mỗi hóa đơn nhận tối đa một lời nhắc sau mỗi 24 giờ. Bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa vụ việc đều có thể gửi lời nhắc trực tiếp từ hóa đơn; xem Lập hóa đơn.
Tài khoản ủy thác#
Phần Tài khoản ủy thác liệt kê các tài khoản ủy thác của bạn theo loại tiền tệ đã chọn. Tạo, đối soát và lưu trữ chúng tại đây. Xem Kế toán tài khoản ủy thác.
Theo người ghi nhận thời gian và Theo vụ việc#
Hai bảng hoàn thiện trang này:
- Theo người ghi nhận thời gian: trong khoảng thời gian đã chọn, số giờ có thể tính phí và không thể tính phí, % có thể tính phí và giá trị thời gian có thể tính phí của từng người
- Theo vụ việc: toàn bộ thời gian, bất kể khoảng thời gian nào: đã làm, đã lập hóa đơn, đã thu và còn tồn đọng cho từng vụ việc; mỗi hàng đều liên kết đến tab Thanh toán của vụ việc đó. 25 vụ việc đầu tiên được liệt kê; Hiển thị tất cả (kèm số lượng vụ việc) sẽ liệt kê các vụ việc còn lại
Xuất dữ liệu cho kế toán#
Nhấp vào Xuất cho kế toán, chọn Từ ngày và Đến ngày (mặc định bắt đầu theo khoảng thời gian trên màn hình), rồi nhấp vào Tải xuống sổ làm việc Excel, hoặc tải xuống một tệp CSV: Hóa đơn, Các dòng hóa đơn hoặc Thanh toán.
- Tệp xuất chứa các hóa đơn đã phát hành và các khoản thanh toán nhận được giữa các ngày đó. Hóa đơn nháp sẽ bị loại bỏ. Hóa đơn đã hủy được đưa vào và được đánh dấu là Đã hủy (Void), để số hóa đơn của bạn không bị gián đoạn
- Sổ làm việc gồm ba trang tính. Hóa đơn liệt kê số hóa đơn, số chính thức, các ngày, trạng thái, khách hàng, người liên hệ thanh toán, email, mã số thuế và quốc gia, vụ việc, tiền tệ, tổng phụ, chiết khấu, tên thuế, thuế suất và tiền thuế, tổng cộng, tên khoản khấu trừ tại nguồn, tỷ lệ và số tiền khấu trừ, VAT bị khấu trừ, đã thanh toán, đã xóa nợ và số dư. Các dòng hóa đơn liệt kê từng dòng kèm loại, mô tả, ngày, số lượng, đơn giá và thành tiền. Thanh toán liệt kê từng khoản thanh toán kèm ngày, số tiền, loại tiền tệ, phương thức, mã tham chiếu và khách hàng
- Số tiền được giữ nguyên theo loại tiền tệ của từng hóa đơn, kèm theo một cột tiền tệ. Kế toán của bạn sẽ hạch toán mọi khoản chênh lệch tỷ giá
Xem Lập hóa đơn và Theo dõi thời gian để biết nguồn gốc của các số liệu này.