Cổng thông tin khách hàng

Cổng thông tin khách hàng cung cấp cho khách hàng quyền truy cập tự phục vụ, an toàn vào thông tin vụ việc của họ. Khách hàng có thể xem các tài liệu được chia sẻ, theo dõi các cột mốc tiến độ và giao tiếp với đội ngũ của quý vị — mà không cần tài khoản Lawzana Flow đầy đủ.

Cách thức hoạt động#

1. Quý vị bật quyền truy cập cổng thông tin cho một vụ việc
2. Khách hàng nhận được một magic link (liên kết ma thuật) qua email — không cần mật khẩu hoặc tài khoản
3. Họ nhấp vào liên kết để truy cập bảng điều khiển cổng thông tin của mình
4. Cổng thông tin chỉ hiển thị những nội dung quý vị đã chia sẻ rõ ràng

Các cấp độ truy cập#

Khi thiết lập quyền truy cập cổng thông tin, hãy chọn cấp độ phù hợp:

Thiết lập quyền truy cập cổng thông tin#

1. Mở vụ việc quý vị muốn chia sẻ
2. Đi tới phần cài đặt vụ việc hoặc mục cổng thông tin
3. Nhấp vào Enable Portal Access (Bật quyền truy cập cổng thông tin)
4. Nhập địa chỉ email của khách hàng
5. Chọn cấp độ truy cập (View, Upload hoặc Full)
6. Tùy chọn đặt ngày hết hạn cho liên kết truy cập
7. Nhấp vào Send Invitation (Gửi lời mời)

Khách hàng sẽ nhận được một email chứa magic link bảo mật.

Những gì khách hàng nhìn thấy#

Thẻ Tài liệu (Documents)#

• Danh sách tất cả các tài liệu quý vị đã chia sẻ từ vụ việc
• Nút Tải xuống (Download) cho từng tài liệu
• Kích thước tệp và ngày chia sẻ
• Khách hàng không thể xem các tài liệu mà quý vị chưa chia sẻ rõ ràng

Thẻ Dòng thời gian (Timeline) (Chỉ áp dụng cho Toàn quyền)#

• Luồng hoạt động hiển thị tiến trình của vụ việc
• Các thay đổi trạng thái, sự kiện chính và thông tin cập nhật
• Ai đã thực hiện từng hành động và vào thời gian nào

Thẻ Cột mốc tiến độ (Milestones) (Chỉ áp dụng cho Toàn quyền)#

• Các cột mốc sắp tới kèm theo ngày đến hạn
• Làm nổi bật các cột mốc quá hạn
• Các cột mốc đã hoàn thành để tiện tham khảo
• Huy hiệu mức độ ưu tiên: Thấp (Low), Trung bình (Medium), Cao (High), Khẩn cấp (Critical)

Thẻ Nhắn tin (Messaging) (Chỉ áp dụng cho Toàn quyền)#

• Giao tiếp hai chiều giữa khách hàng và công ty luật
• Dấu thời gian trên mỗi tin nhắn
• Thông báo đã đọc
• Giữ tất cả thông tin liên lạc với khách hàng ở cùng một nơi

Trợ lý AI (AI Assistant) (Chỉ áp dụng cho Toàn quyền)#

• Trò chuyện AI giới hạn để đặt câu hỏi về các tài liệu được chia sẻ
• Nắm bắt ngữ cảnh từ các tài liệu được chia sẻ của vụ việc

Chia sẻ tài liệu#

Để chia sẻ một tài liệu cụ thể với khách hàng:

1. Mở vụ việc và chuyển đến thẻ Documents
2. Tìm tài liệu quý vị muốn chia sẻ
3. Bật tùy chọn Share with Client (Chia sẻ với khách hàng) sang trạng thái bật
4. Tài liệu sẽ xuất hiện ngay lập tức trên cổng thông tin của khách hàng

Để dừng chia sẻ:

1. Chuyển tùy chọn Share with Client sang trạng thái tắt
2. Tài liệu sẽ bị xóa khỏi chế độ xem của khách hàng

Khách hàng tải lên tài liệu#

Khách hàng có quyền truy cập Tải lên (Upload) hoặc Toàn quyền (Full) có thể tải lên tài liệu:

• Kích thước tệp tối đa: 10 MB mỗi tệp
• Các định dạng được hỗ trợ: PDF, DOC, DOCX, TXT, hình ảnh, Excel
• Các tài liệu do khách hàng tải lên được gắn cờ để quý vị xem xét
• Sau đó, quý vị có thể chia sẻ lại cho họ, phân tích bằng AI hoặc lưu trữ vào hồ sơ vụ việc

Truy cập nhiều vụ việc#

Một khách hàng có thể có quyền truy cập cổng thông tin cho nhiều vụ việc. Mỗi vụ việc đều có chế độ xem cổng thông tin riêng và khách hàng có thể chuyển đổi giữa các vụ việc đó.

Thu hồi quyền truy cập#

Để thu hồi quyền truy cập cổng thông tin của khách hàng:

1. Mở vụ việc
2. Đi tới cài đặt cổng thông tin
3. Xóa quyền truy cập của khách hàng hoặc để liên kết tự hết hạn theo thời gian đã đặt

Bảo mật#

• Quyền truy cập cổng thông tin sử dụng xác thực dựa trên mã thông báo (token-based authentication) — không lưu trữ mật khẩu
• Mỗi liên kết truy cập là duy nhất và được gắn liền với một khách hàng và vụ việc cụ thể
• Các liên kết truy cập có thể có ngày hết hạn
• Mọi hoạt động trên cổng thông tin đều được ghi nhật ký để phục vụ mục đích kiểm toán
• Các tài liệu được phân phối qua các kết nối được mã hóa