Cổng thông tin khách hàng

Cổng thông tin khách hàng (Client Portal) cung cấp cho khách hàng của quý vị quyền tự phục vụ, truy cập an toàn vào thông tin vụ việc của họ. Khách hàng có thể xem các tài liệu được chia sẻ, theo dõi các mốc quan trọng và gửi tin nhắn đến đội ngũ của quý vị — mà không cần tài khoản Lawzana Flow.

Cách thức hoạt động#

1. Quý vị tạo một liên kết cổng thông tin cho một vụ việc
2. Khách hàng nhận được một liên kết ma thuật (magic link) qua email — không cần mật khẩu hoặc tài khoản
3. Họ nhấp vào liên kết để truy cập bảng điều khiển cổng thông tin của mình
4. Cổng thông tin chỉ hiển thị những nội dung quý vị đã chia sẻ rõ ràng

Các cấp độ truy cập#

Khi thiết lập quyền truy cập cổng thông tin, hãy chọn cấp độ phù hợp:

Trong mục Quyền nâng cao, quý vị có thể bật hoặc tắt từng phần cho một liên kết:

• Hiển thị tài liệu được chia sẻ
• Cho phép tải lên tài liệu (hoạt động với quyền Xem & Tải lên hoặc Toàn quyền truy cập)
• Hiển thị dòng thời gian
• Hiển thị các mốc quan trọng
• Cho phép nhắn tin (hoạt động với Toàn quyền truy cập)
• Hiển thị trợ lý AI

Thiết lập quyền truy cập cổng thông tin#

1. Mở vụ việc quý vị muốn chia sẻ
2. Nhấp vào Chia sẻ với khách hàng ở phần tiêu đề vụ việc
3. Nhấp vào Tạo liên kết cổng thông tin mới
4. Nhập địa chỉ email của khách hàng và tên của họ nếu muốn (thông tin chi tiết về khách hàng của vụ việc sẽ được điền sẵn cho quý vị)
5. Chọn cấp độ truy cập và mở Quyền nâng cao để điều chỉnh các nút bật/tắt riêng lẻ
6. Giữ bật mục Gửi thư mời qua email cho khách hàng, hoặc tắt đi và sao chép liên kết để tự gửi
7. Nhấp vào Tạo liên kết

Khách hàng sẽ nhận được một email chứa liên kết ma thuật an toàn. Mỗi liên kết có hiệu lực trong 30 ngày.

Giao diện hiển thị cho khách hàng#

Thẻ Tài liệu#

• Danh sách tất cả các tài liệu quý vị đã chia sẻ từ vụ việc
• Nút Tải xuống cho từng tài liệu
• Kích thước tệp và ngày chia sẻ
• Khách hàng không thể xem các tài liệu mà quý vị chưa chia sẻ rõ ràng

Thẻ Dòng thời gian#

• Hiển thị thời điểm vụ việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo
• Mỗi mục đều hiển thị ngày tháng

Thẻ Các mốc quan trọng#

• Các hạn chót sắp tới kèm theo ngày đến hạn
• Làm nổi bật các hạn chót đã quá hạn
• Các hạn chót đã hoàn thành để tiện tham khảo
• Huy hiệu mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp

Thẻ Tin nhắn#

• Khách hàng có thể gửi tin nhắn cho đội ngũ của quý vị
• Mỗi tin nhắn sẽ được thêm vào dòng thời gian của vụ việc và được gửi đến luật sư phụ trách vụ việc qua email và thông báo (hoặc dưới dạng thông báo cho chủ sở hữu và quản trị viên khi không có người phụ trách)
• Đọc và trả lời cuộc trò chuyện trong mục Tin nhắn cổng thông tin khách hàng: trên thẻ Hoạt động của vụ việc hoặc trên thẻ Dòng thời gian của khách hàng tiềm năng. Thông báo về tin nhắn mới của khách hàng sẽ mở trực tiếp cuộc trò chuyện này
• Khi quý vị trả lời, mỗi khách hàng có liên kết cổng thông tin đang hoạt động cho phép nhắn tin sẽ nhận được một email có liên kết để đọc tin nhắn trong cổng thông tin của họ. Email không chứa nội dung tin nhắn của quý vị
• Người chỉ có quyền xem có thể đọc cuộc trò chuyện nhưng không thể trả lời. Nếu không có khách hàng nào có liên kết cho phép nhắn tin, hãy chia sẻ cổng thông tin trước

Thẻ Trợ lý#

• Trò chuyện với AI để giải đáp các câu hỏi của khách hàng về vụ việc của họ
• Sử dụng các tài liệu được chia sẻ của vụ việc, cùng với các mốc quan trọng và dòng thời gian khi các mục này được bật cho liên kết
• Mỗi câu hỏi sử dụng 1 tín dụng AI từ quỹ tín dụng của công ty quý vị. Nếu hết tín dụng, trợ lý sẽ yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp với quý vị.

Chia sẻ tài liệu#

Để chia sẻ một tài liệu cụ thể với khách hàng:

1. Mở vụ việc và chuyển đến thẻ Tài liệu
2. Tìm tài liệu quý vị muốn chia sẻ
3. Bật nút chuyển trong cột Cổng thông tin khách hàng (trên điện thoại, chọn Chia sẻ lên Cổng thông tin trong menu của tài liệu)
4. Tài liệu sẽ xuất hiện ngay lập tức trong cổng thông tin của khách hàng

Để ngừng chia sẻ:

1. Tắt nút chuyển (hoặc chọn Xóa khỏi Cổng thông tin)
2. Tài liệu sẽ bị xóa khỏi chế độ xem của khách hàng

Khách hàng tải lên tài liệu#

Khách hàng có liên kết cho phép tải lên có thể tải lên các tài liệu:

• Kích thước tệp tối đa: 10 MB mỗi tệp
• Định dạng được hỗ trợ: PDF, DOC, DOCX, TXT, hình ảnh, Excel
• Các tài liệu được tải lên sẽ được thêm vào danh sách tài liệu của vụ việc, nhưng không được tự động chia sẻ ngược lại cho khách hàng
• Luật sư phụ trách (hoặc chủ sở hữu và quản trị viên của công ty nếu không có người phụ trách) sẽ nhận được thông báo và tệp tải lên sẽ được thêm vào dòng thời gian của vụ việc
• Sau đó, quý vị có thể chia sẻ lại cho họ, phân tích tài liệu bằng AI hoặc lưu trữ vào một thư mục

Quyền truy cập nhiều vụ việc#

Một khách hàng có thể có quyền truy cập cổng thông tin vào nhiều vụ việc tại công ty của quý vị. Khi có các liên kết đang hoạt động cho nhiều vụ việc, khách hàng có thể sử dụng tính năng Chuyển đổi vụ việc để di chuyển giữa các vụ việc đó.

Quản lý và thu hồi quyền truy cập#

Nhấp vào Chia sẻ với khách hàng trên vụ việc để xem Liên kết cổng thông tin đang hoạt động. Đối với mỗi liên kết, quý vị có thể:

• Sao chép liên kết hoặc Mở cổng thông tin
• Chỉnh sửa quyền
• Gia hạn quyền truy cập thêm 30 ngày
• Thu hồi quyền truy cập

Mỗi liên kết cũng hiển thị thời điểm hết hạn và thời điểm khách hàng mở liên kết lần gần nhất.

Bảo mật#

• Quyền truy cập cổng thông tin sử dụng xác thực dựa trên mã thông báo (token-based) — không lưu trữ mật khẩu
• Mỗi liên kết truy cập là duy nhất và được liên kết với một khách hàng và vụ việc cụ thể
• Các liên kết truy cập sẽ hết hạn sau 30 ngày trừ khi quý vị gia hạn chúng
• Các lượt tải lên và tin nhắn của khách hàng, cùng với câu trả lời của quý vị, đều được ghi lại trên dòng thời gian của vụ việc và quý vị có thể biết thời điểm mỗi liên kết được sử dụng lần gần nhất
• Tài liệu được phân phối qua các kết nối được mã hóa