Cổng thông tin khách hàng

Cổng thông tin khách hàng cung cấp cho khách hàng quyền truy cập tự phục vụ, an toàn vào thông tin vụ việc của họ. Khách hàng có thể xem các tài liệu được chia sẻ, theo dõi các mốc tiến độ và gửi tin nhắn đến đội ngũ của quý vị mà không cần tài khoản Lawzana Flow.

Cách thức hoạt động#

1. Quý vị tạo một liên kết cổng thông tin cho một vụ việc
2. Khách hàng nhận được một liên kết ma thuật (magic link) qua email. Không cần mật khẩu hoặc tài khoản
3. Họ nhấp vào liên kết để truy cập bảng điều khiển cổng thông tin của mình
4. Cổng thông tin chỉ hiển thị những nội dung quý vị đã chủ động chia sẻ

Các cấp độ truy cập#

Khi thiết lập quyền truy cập cổng thông tin, hãy chọn cấp độ phù hợp:

Trong mục Quyền nâng cao, quý vị có thể bật hoặc tắt từng phần cho một liên kết:

• Hiển thị tài liệu đã chia sẻ
• Cho phép tải lên tài liệu (hoạt động với Xem & Tải lên hoặc Toàn quyền truy cập)
• Hiển thị dòng thời gian
• Hiển thị các mốc tiến độ
• Cho phép nhắn tin (hoạt động với Toàn quyền truy cập)
• Hiển thị trợ lý AI

Thiết lập quyền truy cập cổng thông tin#

Chủ sở hữu, quản trị viên và luật sư phụ trách vụ việc có thể tạo các liên kết cổng thông tin.

1. Mở vụ việc quý vị muốn chia sẻ
2. Nhấp vào Chia sẻ với khách hàng ở phần tiêu đề vụ việc
3. Nhấp vào Tạo liên kết cổng thông tin mới
4. Nhập địa chỉ email của khách hàng và tên của họ nếu muốn (thông tin chi tiết về khách hàng của vụ việc đã được điền sẵn cho quý vị)
5. Chọn một cấp độ truy cập và mở Quyền nâng cao để điều chỉnh các nút chuyển riêng lẻ
6. Để bật tùy chọn Gửi email mời đến khách hàng, hoặc tắt đi và sao chép liên kết để tự gửi
7. Nhấp vào Tạo liên kết

Khách hàng sẽ nhận được một email chứa liên kết ma thuật an toàn. Mỗi liên kết có hiệu lực trong 30 ngày.

Giao diện khách hàng nhìn thấy#

Thẻ Tài liệu#

• Danh sách tất cả các tài liệu quý vị đã chia sẻ từ vụ việc
• Nút Tải xuống cho từng tài liệu
• Kích thước tệp và ngày chia sẻ
• Khách hàng không thể thấy các tài liệu mà quý vị chưa chủ động chia sẻ

Thẻ Dòng thời gian#

• Hiển thị thời điểm vụ việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo
• Mỗi mục đều hiển thị ngày tháng

Thẻ Mốc tiến độ#

• Các thời hạn sắp tới kèm ngày đến hạn
• Nổi bật các thời hạn quá hạn
• Các thời hạn đã hoàn thành để tiện tham khảo
• Huy hiệu mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp

Thẻ Tin nhắn#

• Khách hàng có thể gửi tin nhắn đến đội ngũ của quý vị
• Mỗi tin nhắn sẽ được thêm vào dòng thời gian của vụ việc và được gửi đến luật sư phụ trách vụ việc qua email và thông báo (hoặc dưới dạng thông báo cho chủ sở hữu và quản trị viên khi chưa có người phụ trách)
• Đọc và trả lời cuộc trò chuyện trong mục Tin nhắn cổng thông tin khách hàng: trên thẻ Hoạt động của vụ việc hoặc trên thẻ Hoạt động của khách hàng tiềm năng. Thông báo về tin nhắn mới của khách hàng sẽ mở trực tiếp cuộc trò chuyện này
• Khi quý vị trả lời, mỗi khách hàng có liên kết cổng thông tin đang hoạt động cho phép nhắn tin sẽ nhận được một email kèm liên kết để đọc tin nhắn trong cổng thông tin của họ. Email không chứa nội dung tin nhắn của quý vị
• Người xem có thể đọc cuộc trò chuyện nhưng không thể trả lời. Nếu không có khách hàng nào có liên kết cho phép nhắn tin, hãy chia sẻ cổng thông tin trước

Thẻ Trợ lý#

• Trò chuyện AI để giải đáp các câu hỏi của khách hàng về vụ việc của họ
• Sử dụng các tài liệu được chia sẻ của vụ việc, cùng với các mốc tiến độ và dòng thời gian khi các mục này được bật cho liên kết
• Mỗi câu hỏi sử dụng 1 tín dụng AI từ quỹ chung của công ty luật. Nếu hết tín dụng, trợ lý sẽ yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp với quý vị.

Đặt lịch hẹn#

Khi có ít nhất một đồng nghiệp mở tính năng đặt lịch trực tuyến, cổng thông tin sẽ hiển thị Đặt lịch hẹn, ưu tiên luật sư phụ trách vụ việc của khách hàng lên đầu. Xem Tích hợp.

Chia sẻ tài liệu#

Chủ sở hữu, quản trị viên và luật sư phụ trách có thể chia sẻ tài liệu với khách hàng. Bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa vụ việc đều có thể dừng chia sẻ tài liệu đó.

Để chia sẻ một tài liệu cụ thể với khách hàng:

1. Mở vụ việc và chuyển đến thẻ Tài liệu
2. Tìm tài liệu quý vị muốn chia sẻ
3. Bật nút chuyển trong cột Cổng thông tin khách hàng (trên điện thoại, chọn Chia sẻ lên cổng thông tin trong menu của tài liệu)
4. Tài liệu sẽ xuất hiện ngay lập tức trên cổng thông tin của khách hàng

Để dừng chia sẻ:

1. Tắt nút chuyển (hoặc chọn Xóa khỏi cổng thông tin)
2. Tài liệu sẽ bị xóa khỏi chế độ xem của khách hàng

Khách hàng tải lên tài liệu#

Khách hàng có liên kết cho phép tải lên có thể tải tài liệu lên:

• Kích thước tệp tối đa: 10 MB mỗi tệp
• Định dạng được hỗ trợ: PDF, DOC, DOCX, TXT, hình ảnh, Excel
• Các tài liệu được tải lên sẽ được thêm vào danh mục tài liệu của vụ việc, nhưng không được chia sẻ ngược lại với khách hàng
• Luật sư phụ trách (hoặc nếu chưa có người phụ trách, chủ sở hữu và quản trị viên của công ty luật) sẽ nhận được thông báo, và tệp tải lên sẽ được thêm vào dòng thời gian của vụ việc
• Sau đó, quý vị có thể chia sẻ lại chúng, phân tích bằng AI hoặc lưu trữ vào một thư mục

Trang tiếp nhận thông tin khách hàng#

Một khách hàng tiềm năng sẽ có trang riêng tư của mình khi quý vị gửi phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng (xem Quản lý khách hàng tiềm năng). Khách hàng mở trang từ liên kết trong email tiếp nhận thông tin mà không cần tài khoản. Trang bao gồm các bước được đánh số:

1. Về vụ việc của quý vị: khách hàng xác nhận thông tin liên hệ và trả lời các câu hỏi tiếp nhận thông tin của quý vị, sau đó nhấp vào Gửi thông tin tiếp nhận. Họ có thể quay lại bằng cách chọn Xem lại hoặc thay đổi câu trả lời
2. Tài liệu của quý vị: họ thêm nhiều tệp cùng lúc (PDF, Word hoặc ảnh, tối đa 10 MB mỗi tệp). Mỗi tệp tải lên được đánh dấu là Đã gửi cho công ty luật
3. Sẵn sàng trao đổi?: họ nhấp vào Tôi đã sẵn sàng trao đổi và luật sư sẽ nhận được thông báo. Khi tính năng đặt lịch trực tuyến được mở, họ có thể chọn Hoặc đặt lịch hẹn thay thế
4. Tin nhắn với công ty luật: họ viết thư cho quý vị và quý vị trả lời từ thẻ Hoạt động của khách hàng tiềm năng

Các câu hỏi sẽ hiển thị bằng ngôn ngữ của bộ câu hỏi mà quý vị đã chọn trong Cài đặt → Câu hỏi tiếp nhận thông tin. Các câu hỏi riêng của Lawzana sẽ tuân theo ngôn ngữ mà khách hàng chọn.

Tài liệu cần ký#

Khi quý vị gửi một tài liệu để ký điện tử (gói Essentials và Advanced), mỗi người ký sẽ nhận được một liên kết riêng chỉ dành cho tài liệu đó. Người ký:

1. Nhấp vào Xem lại tài liệu để đọc
2. Nếu quý vị yêu cầu, nhấp vào Gửi mã qua email cho tôi và nhập mã để xác nhận danh tính
3. Chọn chữ ký dạng nhập văn bản hoặc vẽ tay (và khi ký thay mặt cho một công ty, đánh dấu vào Tôi ký thay mặt cho một công ty)
4. Nhấp vào Ký

Khi tất cả mọi người đã ký, bao gồm cả chữ ký đối ứng của công ty luật nếu quý vị yêu cầu, mỗi người ký sẽ nhận được tệp PDF đã ký qua email và có thể nhấp vào Tải xuống PDF. Nếu quý vị chỉnh sửa tài liệu sau khi đã gửi, yêu cầu sẽ bị hủy và quý vị cần gửi một phiên bản mới. Đây là chữ ký điện tử có lưu vết kiểm toán.

Truy cập nhiều vụ việc#

Một khách hàng có thể có quyền truy cập cổng thông tin vào nhiều vụ việc tại công ty luật của quý vị. Với các liên kết đang hoạt động cho nhiều vụ việc, khách hàng có thể sử dụng Chuyển vụ việc để di chuyển giữa các vụ việc đó.

Quản lý và thu hồi quyền truy cập#

Nhấp vào Chia sẻ với khách hàng trên vụ việc để xem Liên kết cổng thông tin đang hoạt động. Đối với mỗi liên kết, quý vị có thể:

• Sao chép liên kết hoặc Mở cổng thông tin
• Chỉnh sửa quyền
• Gia hạn quyền truy cập thêm 30 ngày
• Thu hồi quyền truy cập

Mỗi liên kết cũng hiển thị thời điểm hết hạn và thời điểm khách hàng mở liên kết lần cuối.

Bảo mật#

• Quyền truy cập cổng thông tin sử dụng xác thực dựa trên mã thông báo (token), không lưu trữ mật khẩu
• Mỗi liên kết truy cập là duy nhất và gắn liền với một khách hàng và vụ việc cụ thể
• Các liên kết truy cập sẽ hết hạn sau 30 ngày trừ khi quý vị gia hạn
• Các tệp tải lên, tin nhắn của khách hàng và câu trả lời của quý vị đều được ghi lại trên dòng thời gian của vụ việc, và quý vị có thể xem thời điểm mỗi liên kết được sử dụng lần cuối
• Các tài liệu được phân phối qua các kết nối được mã hóa