Mandantenportal

Das Mandantenportal bietet Ihren Mandanten einen sicheren Self-Service-Zugriff auf die Informationen zu ihrer Akte. Mandanten können freigegebene Dokumente einsehen, Meilensteine verfolgen und mit Ihrem Team kommunizieren – ganz ohne eigenes Lawzana Flow-Konto.

So funktioniert es#

1. Sie aktivieren den Portalzugriff für eine Akte
2. Der Mandant erhält einen Magic Link per E-Mail – kein Passwort oder Benutzerkonto erforderlich
3. Der Mandant klickt auf den Link, um auf sein Portal-Dashboard zuzugreifen
4. Das Portal zeigt ausschließlich Inhalte an, die Sie explizit freigegeben haben

Zugriffsebenen#

Wählen Sie bei der Einrichtung des Portalzugriffs die passende Zugriffsebene aus:

Portalzugriff einrichten#

1. Öffnen Sie die Akte, die Sie freigeben möchten
2. Gehen Sie zu den Akteneinstellungen oder zum Bereich für das Mandantenportal
3. Klicken Sie auf Portalzugriff aktivieren
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten ein
5. Wählen Sie eine Zugriffsebene (View, Upload oder Full)
6. Legen Sie optional ein Ablaufdatum für den Zugriffslink fest
7. Klicken Sie auf Einladung senden

Der Mandant erhält daraufhin eine E-Mail mit einem sicheren Magic Link.

Was Mandanten sehen#

Tab „Dokumente“#

• Liste aller Dokumente, die Sie aus der Akte freigegeben haben
• Herunterladen-Schaltfläche für jedes Dokument
• Dateigröße und Freigabedatum
• Mandanten können Dokumente, die Sie nicht explizit freigegeben haben, nicht einsehen

Tab „Timeline“ (nur bei Zugriffsebene „Full“)#

• Aktivitäts-Feed, der den Fortschritt der Akte darstellt
• Statusänderungen, wichtige Ereignisse und Aktualisierungen
• Anzeige, wer welche Aktion wann durchgeführt hat

Tab „Meilensteine“ (nur bei Zugriffsebene „Full“)#

• Anstehende Meilensteine mit Fälligkeitsdaten
• Hervorhebung überfälliger Meilensteine
• Abgeschlossene Meilensteine zur Übersicht
• Prioritäts-Badges: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch

Tab „Nachrichten“ (nur bei Zugriffsebene „Full“)#

• Direkte bidirektionale Kommunikation zwischen Mandant und Kanzlei
• Zeitstempel für jede Nachricht
• Lesebestätigungen
• Bündelung der gesamten Mandantenkommunikation an einem zentralen Ort

KI-Assistent (nur bei Zugriffsebene „Full“)#

• Eingeschränkter KI-Chat zum Stellen von Fragen zu den freigegebenen Dokumenten
• Berücksichtigt den Kontext der für die Akte freigegebenen Dokumente

Dokumente freigeben#

So geben Sie ein bestimmtes Dokument für einen Mandanten frei:

1. Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Tab Dokumente
2. Suchen Sie das Dokument, das Sie freigeben möchten
3. Aktivieren Sie den Schalter Für Mandanten freigeben
4. Das Dokument wird dem Mandanten umgehend im Portal angezeigt

So heben Sie die Freigabe auf:

1. Deaktivieren Sie den Schalter Für Mandanten freigeben
2. Das Dokument wird aus der Ansicht des Mandanten entfernt

Dokumenten-Uploads durch Mandanten#

Mandanten mit der Zugriffsebene Upload oder Full können eigene Dokumente hochladen:

• Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei
• Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, TXT, Bilder, Excel
• Von Mandanten hochgeladene Dokumente werden zur Überprüfung für Sie markiert
• Sie können diese anschließend erneut freigeben, per KI analysieren lassen oder in der Akte ablegen

Zugriff auf mehrere Akten#

Ein Mandant kann Portalzugriff auf mehrere Akten besitzen. Jede Akte verfügt über eine eigene Portalansicht, und der Mandant kann problemlos zwischen ihnen wechseln.

Zugriff widerrufen#

So widerrufen Sie den Portalzugriff eines Mandanten:

1. Öffnen Sie die Akte
2. Gehen Sie zu den Portaleinstellungen
3. Entfernen Sie den Zugriff des Mandanten oder warten Sie das Ablaufdatum ab

Sicherheit#

• Der Portalzugriff nutzt eine tokenbasierte Authentifizierung – es werden keine Passwörter gespeichert
• Jeder Zugriffslink ist einmalig und fest mit einem bestimmten Mandanten sowie einer bestimmten Akte verknüpft
• Zugriffslinks können mit einem Ablaufdatum versehen werden
• Sämtliche Portalaktivitäten werden zu Prüfzwecken protokolliert
• Die Bereitstellung von Dokumenten erfolgt ausnahmslos über verschlüsselte Verbindungen