Mandantenportal

Das Mandantenportal bietet Ihren Mandanten einen sicheren Self-Service-Zugang zu ihren Akteninformationen. Mandanten können geteilte Dokumente einsehen, Meilensteine verfolgen und Nachrichten an Ihr Team senden – ganz ohne eigenes Lawzana Flow-Konto.

So funktioniert es#

1. Sie erstellen einen Portal-Link für eine Akte
2. Der Mandant erhält einen Magic Link per E-Mail. Es ist kein Passwort oder Konto erforderlich
3. Er klickt auf den Link, um auf sein Portal-Dashboard zuzugreifen
4. Das Portal zeigt ausschließlich das an, was Sie explizit freigegeben haben

Zugriffsebenen#

Wählen Sie beim Einrichten des Portalzugangs die passende Ebene aus:

Unter Erweiterte Berechtigungen können Sie einzelne Bereiche für einen Link aktivieren oder deaktivieren:

• Geteilte Dokumente anzeigen
• Dokumenten-Uploads erlauben (funktioniert mit „Anzeigen & Hochladen“ oder „Vollzugriff“)
• Zeitverlauf anzeigen
• Meilensteine anzeigen
• Nachrichtenfunktion erlauben (funktioniert mit „Vollzugriff“)
• KI-Assistenten anzeigen

Portalzugang einrichten#

Inhaber, Administratoren und der für die Akte zuständige Anwalt können Portal-Links erstellen.

1. Öffnen Sie die Akte, die Sie freigeben möchten
2. Klicken Sie in der Kopfzeile der Akte auf Für Mandanten freigeben
3. Klicken Sie auf Neuen Portal-Link erstellen
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten und optional seinen Namen ein (die Mandantendaten der Akte werden automatisch für Sie ausgefüllt)
5. Wählen Sie eine Zugriffsebene und öffnen Sie Erweiterte Berechtigungen, um einzelne Optionen anzupassen
6. Lassen Sie E-Mail-Einladung an Mandanten senden aktiviert, oder deaktivieren Sie die Option und kopieren Sie den Link, um ihn selbst zu versenden
7. Klicken Sie auf Link erstellen

Der Mandant erhält eine E-Mail mit einem sicheren Magic Link. Jeder Link ist 30 Tage lang gültig.

Was Mandanten sehen#

Tab „Dokumente“#

• Liste aller Dokumente, die Sie aus der Akte freigegeben haben
• Herunterladen-Schaltfläche für jedes Dokument
• Dateigröße und Freigabedatum
• Mandanten können Dokumente, die Sie nicht explizit freigegeben haben, nicht sehen

Tab „Zeitverlauf“#

• Zeigt an, wann die Akte von einer Phase in die nächste übergeht
• Jeder Eintrag enthält das Datum

Tab „Meilensteine“#

• Anstehende Fristen mit Fälligkeitsdaten
• Hervorhebung überfälliger Fristen
• Erledigte Fristen zur Übersicht
• Prioritäts-Badges: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch

Tab „Nachrichten“#

• Mandanten können Nachrichten an Ihr Team senden
• Jede Nachricht wird zum Zeitverlauf der Akte hinzugefügt und per E-Mail sowie Benachrichtigung an den zuständigen Anwalt der Akte gesendet (oder als Benachrichtigung an Inhaber und Administratoren, wenn niemand zuständig ist)
• Lesen und beantworten Sie die Konversation unter Mandantenportal-Nachrichten: auf dem Tab Aktivität einer Akte oder auf dem Tab Aktivität eines Leads. Über den Hinweis auf eine neue Mandantennachricht gelangen Sie direkt dorthin
• Wenn Sie antworten, erhält jeder Mandant mit einem aktiven Portal-Link, der Nachrichten zulässt, eine E-Mail mit einem Link zum Lesen der Nachricht im Portal. Die E-Mail enthält Ihre Nachricht nicht
• Betrachter können die Konversation lesen, aber nicht antworten. Wenn kein Mandant über einen Link verfügt, der Nachrichten zulässt, geben Sie das Portal zuerst frei

Tab „Assistent“#

• KI-Chat für Fragen des Mandanten zu seiner Akte
• Verwendet die geteilten Dokumente der Akte sowie deren Meilensteine und den Zeitverlauf, sofern diese für den Link aktiviert sind
• Jede Frage verbraucht 1 KI-Guthaben aus dem Kontingent Ihrer Kanzlei. Wenn Ihr Guthaben aufgebraucht ist, bittet der Assistent den Mandanten, sich direkt an Sie zu wenden.

Termin buchen#

Wenn mindestens ein Kollege die Online-Buchung aktiviert hat, zeigt das Portal die Option Termin buchen an, wobei der für die Akte des Mandanten zuständige Anwalt an erster Stelle steht. Siehe Integrationen.

Dokumente freigeben#

Inhaber, Administratoren und der zuständige Anwalt können ein Dokument für den Mandanten freigeben. Jeder, der die Akte bearbeiten kann, kann die Freigabe beenden.

So geben Sie ein bestimmtes Dokument für einen Mandanten frei:

1. Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Tab Dokumente
2. Suchen Sie das Dokument, das Sie freigeben möchten
3. Aktivieren Sie den Schalter in der Spalte Mandantenportal (wählen Sie auf dem Smartphone im Menü des Dokuments die Option Im Portal freigeben)
4. Das Dokument erscheint sofort im Portal des Mandanten

So beenden Sie die Freigabe:

1. Deaktivieren Sie den Schalter (oder wählen Sie Aus Portal entfernen)
2. Das Dokument wird aus der Ansicht des Mandanten entfernt

Dokumenten-Uploads durch Mandanten#

Mandanten, deren Link Uploads zulässt, können Dokumente hochladen:

• Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei
• Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, TXT, Bilder, Excel
• Hochgeladene Dokumente werden zu den Dokumenten der Akte hinzugefügt, jedoch nicht automatisch wieder für den Mandanten freigegeben
• Der zuständige Anwalt (oder die Inhaber und Administratoren der Kanzlei, falls niemand zuständig ist) erhält eine Benachrichtigung, und der Upload wird zum Zeitverlauf der Akte hinzugefügt
• Sie können die Dokumente anschließend wieder freigeben, mit KI analysieren oder in einem Ordner ablegen

Die Mandantenaufnahme-Seite#

Ein Lead erhält eine eigene private Seite, wenn Sie die Mandantenaufnahme versenden (siehe Lead-Management). Der Mandant öffnet diese über den Link in der Aufnahme-E-Mail – ganz ohne Konto. Sie umfasst nummerierte Schritte:

1. Über Ihren Fall: Der Mandant bestätigt seine Kontaktdaten, beantwortet Ihre Aufnahmefragen und klickt anschließend auf Aufnahme absenden. Über Antworten überprüfen oder ändern kann er jederzeit zurückkehren
2. Ihre Dokumente: Es können mehrere Dateien gleichzeitig hinzugefügt werden (PDF, Word oder Fotos, jeweils bis zu 10 MB). Jeder Upload wird mit An die Kanzlei gesendet markiert
3. Bereit für ein Gespräch?: Der Mandant klickt auf Ich bin bereit für ein Gespräch, woraufhin der Anwalt benachrichtigt wird. Wenn die Online-Buchung aktiviert ist, steht stattdessen Oder Termin buchen zur Verfügung
4. Nachrichten mit der Kanzlei: Der Mandant schreibt Ihnen, und Sie antworten über den Tab Aktivität des Leads

Die Fragen werden in der Sprache des Fragensatzes angezeigt, den Sie unter Einstellungen → Aufnahmefragen ausgewählt haben. Lawzanas eigene Fragen richten sich nach der vom Mandanten gewählten Sprache.

Dokumente zur Unterzeichnung#

Wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Signatur versenden (Essentials und Advanced), erhält jeder Unterzeichner einen eigenen Link, der ausschließlich für dieses Dokument gilt. Der Unterzeichner:

1. Klickt auf Dokument prüfen, um es zu lesen
2. Klickt – falls von Ihnen angefordert – auf Code per E-Mail senden und gibt den Code ein, um seine Identität zu bestätigen
3. Wählt eine getippte oder gezeichnete Unterschrift (und setzt bei der Unterzeichnung für ein Unternehmen ein Häkchen bei Ich unterzeichne im Namen eines Unternehmens)
4. Klickt auf Signieren

Sobald alle Parteien unterzeichnet haben – einschließlich der Gegenzeichnung Ihrer Kanzlei, falls Sie eine verlangt haben –, erhält jeder Unterzeichner das signierte PDF per E-Mail und kann auf PDF herunterladen klicken. Wenn Sie das Dokument nach dem Versenden bearbeiten, wird die Anfrage storniert und Sie müssen eine neue Version senden. Dies ist eine elektronische Signatur mit Prüfpfad (Audit-Trail).

Zugriff auf mehrere Akten#

Ein Mandant kann Portalzugriff auf mehrere Akten in Ihrer Kanzlei haben. Bei aktiven Links für mehrere Akten kann der Mandant über Akte wechseln zwischen diesen navigieren.

Zugriff verwalten und widerrufen#

Klicken Sie in der Akte auf Für Mandanten freigeben, um die Aktiven Portal-Links anzuzeigen. Für jeden Link können Sie:

• Link kopieren oder Portal öffnen
• Berechtigungen bearbeiten
• Zugriff verlängern (um 30 Tage)
• Zugriff widerrufen

Jeder Link zeigt zudem an, wann er abläuft und wann der Mandant ihn zuletzt geöffnet hat.

Sicherheit#

• Der Portalzugang nutzt eine tokenbasierte Authentifizierung; es werden keine Passwörter gespeichert
• Jeder Zugangslink ist einzigartig und an einen bestimmten Mandanten sowie eine bestimmte Akte gebunden
• Zugangslinks laufen nach 30 Tagen ab, sofern Sie sie nicht verlängern
• Uploads und Nachrichten des Mandanten sowie Ihre Antworten werden im Zeitverlauf der Akte erfasst, und Sie können sehen, wann jeder Link zuletzt verwendet wurde
• Dokumente werden über verschlüsselte Verbindungen bereitgestellt