Mandantenportal

Das Mandantenportal bietet Ihren Mandanten einen sicheren Self-Service-Zugang zu den Informationen ihrer Akte. Mandanten können geteilte Dokumente einsehen, Meilensteine nachverfolgen und Nachrichten an Ihr Team senden – ganz ohne ein eigenes Lawzana Flow-Konto.

So funktioniert es#

1. Sie erstellen einen Portal-Link für eine Akte
2. Der Mandant erhält einen Magic Link per E-Mail – kein Passwort oder Konto erforderlich
3. Er klickt auf den Link, um auf sein Portal-Dashboard zuzugreifen
4. Das Portal zeigt ausschließlich das an, was Sie explizit freigegeben haben

Zugriffsebenen#

Wählen Sie bei der Einrichtung des Portalzugangs die passende Ebene:

Unter Erweiterte Berechtigungen können Sie die einzelnen Bereiche für einen Link aktivieren oder deaktivieren:

• Geteilte Dokumente anzeigen
• Dokumenten-Uploads erlauben (funktioniert mit „Ansehen & Hochladen“ oder „Vollzugriff“)
• Zeitleiste anzeigen
• Meilensteine anzeigen
• Nachrichtenfunktion erlauben (funktioniert mit „Vollzugriff“)
• KI-Assistenten anzeigen

Portalzugang einrichten#

1. Öffnen Sie die Akte, die Sie teilen möchten
2. Klicken Sie in der Akten-Kopfzeile auf Mit Mandant teilen
3. Klicken Sie auf Neuen Portal-Link erstellen
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten und optional seinen Namen ein (die Mandantendaten der Akte sind bereits vorausgefüllt)
5. Wählen Sie eine Zugriffsebene und öffnen Sie die Erweiterten Berechtigungen, um einzelne Optionen anzupassen
6. Lassen Sie E-Mail-Einladung an Mandanten senden aktiviert, oder deaktivieren Sie die Option und kopieren Sie den Link, um ihn selbst zu versenden
7. Klicken Sie auf Link erstellen

Der Mandant erhält eine E-Mail mit einem sicheren Magic Link. Jeder Link ist 30 Tage gültig.

Was Mandanten sehen#

Tab „Dokumente“#

• Liste aller Dokumente, die Sie aus der Akte geteilt haben
• Herunterladen-Schaltfläche für jedes Dokument
• Dateigröße und Freigabedatum
• Mandanten können Dokumente, die Sie nicht ausdrücklich geteilt haben, nicht sehen

Tab „Zeitleiste“#

• Zeigt an, wann die Akte von einer Phase in die nächste übergeht
• Jeder Eintrag enthält das Datum

Tab „Meilensteine“#

• Anstehende Fristen mit Fälligkeitsdaten
• Hervorgehobene überfällige Fristen
• Erledigte Fristen zur Übersicht
• Prioritäts-Badges: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch

Tab „Nachrichten“#

• Mandanten können Nachrichten an Ihr Team senden
• Jede Nachricht wird zur Zeitleiste der Akte hinzugefügt und per E-Mail sowie Benachrichtigung an den zuständigen Anwalt der Akte gesendet (oder als Benachrichtigung an Inhaber und Administratoren, wenn niemand zuständig ist)
• Lesen und beantworten Sie die Unterhaltung unter Mandantenportal-Nachrichten: auf dem Tab Aktivität einer Akte oder auf dem Tab Zeitleiste eines Leads. Durch den Hinweis auf eine neue Mandantennachricht wird diese direkt geöffnet
• Wenn Sie antworten, erhält jeder Mandant mit einem aktiven Portal-Link, der Nachrichten zulässt, eine E-Mail mit einem Link zum Lesen der Nachricht im Portal. Die E-Mail selbst enthält Ihre Nachricht nicht
• Betrachter können die Unterhaltung lesen, aber nicht antworten. Wenn kein Mandant über einen Link verfügt, der Nachrichten erlaubt, teilen Sie zuerst das Portal

Tab „Assistent“#

• KI-Chat für Fragen des Mandanten zu seiner Akte
• Verwendet die geteilten Dokumente der Akte sowie deren Meilensteine und Zeitleiste, sofern diese für den Link aktiviert sind
• Jede Frage verbraucht 1 KI-Guthaben aus dem Kontingent Ihrer Kanzlei. Wenn Ihr Guthaben aufgebraucht ist, bittet der Assistent den Mandanten, sich direkt an Sie zu wenden.

Dokumente teilen#

So teilen Sie ein bestimmtes Dokument mit einem Mandanten:

1. Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie zum Tab Dokumente
2. Suchen Sie das Dokument, das Sie teilen möchten
3. Aktivieren Sie den Schalter in der Spalte Mandantenportal (wählen Sie auf dem Smartphone im Menü des Dokuments Im Portal teilen)
4. Das Dokument erscheint sofort im Portal des Mandanten

So beenden Sie die Freigabe:

1. Deaktivieren Sie den Schalter (oder wählen Sie Aus Portal entfernen)
2. Das Dokument wird aus der Ansicht des Mandanten entfernt

Dokumenten-Uploads durch Mandanten#

Mandanten, deren Link Uploads zulässt, können Dokumente hochladen:

• Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei
• Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, TXT, Bilder, Excel
• Hochgeladene Dokumente werden zu den Aktendokumenten hinzugefügt, jedoch nicht automatisch wieder für den Mandanten freigegeben
• Der zuständige Anwalt (oder, falls niemand zuständig ist, die Inhaber und Administratoren der Kanzlei) erhält eine Benachrichtigung, und der Upload wird zur Zeitleiste der Akte hinzugefügt
• Sie können die Dateien anschließend wieder freigeben, mit der KI analysieren oder in einem Ordner ablegen

Zugriff auf mehrere Akten#

Ein Mandant kann Portalzugriff auf mehrere Akten in Ihrer Kanzlei haben. Bei aktiven Links für mehrere Akten kann der Mandant über Akte wechseln zwischen diesen navigieren.

Zugriff verwalten und widerrufen#

Klicken Sie in der Akte auf Mit Mandant teilen, um die Aktiven Portal-Links einzusehen. Für jeden Link können Sie:

• Link kopieren oder Portal öffnen
• Berechtigungen bearbeiten
• Zugriff verlängern um 30 Tage
• Zugriff widerrufen

Jeder Link zeigt zudem an, wann er abläuft und wann der Mandant ihn zuletzt geöffnet hat.

Sicherheit#

• Der Portalzugang nutzt eine tokenbasierte Authentifizierung – es werden keine Passwörter gespeichert
• Jeder Zugangslink ist einzigartig und an einen bestimmten Mandanten sowie eine konkrete Akte gebunden
• Zugangslinks laufen nach 30 Tagen ab, sofern Sie sie nicht verlängern
• Uploads und Nachrichten von Mandanten sowie Ihre Antworten werden in der Zeitleiste der Akte protokolliert, und Sie können sehen, wann jeder Link zuletzt verwendet wurde
• Die Bereitstellung von Dokumenten erfolgt über verschlüsselte Verbindungen