Team & Rollen
Lawzana Flow unterstützt Teams mit mehreren Benutzern und einer rollenbasierten Zugriffskontrolle. Diese Anleitung erklärt das Einladen von Teammitgliedern, das Zuweisen von Rollen und das Verwalten von Berechtigungen.
Benutzerrollen#
Jedes Teammitglied hat eine von vier Rollen – von den meisten bis zu den wenigsten Zugriffsrechten:
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Inhaber (Owner) | Vollzugriff auf alles, einschließlich Abonnement, Abrechnungsportal und Audit-Logs. Nur ein Inhaber pro Organisation. |
| Administrator (Admin) | Verwalten von Teammitgliedern, Organisationseinstellungen, Workflows und Integrationen sowie der KI-Überziehungseinstellung. Zahlungen erfassen, Abrechnungszahlen der Kanzlei einsehen und Anderkonten verwalten. Kann den Plan oder die Zahlungsmethode nicht ändern. |
| Mitglied (Member) | Bearbeiten von Leads, Akten, Dokumenten, Kontakten und Entwürfen. Zeiten und Auslagen erfassen sowie Rechnungen erstellen und versenden. Kann keine kanzleiweiten Einstellungen ändern, keine Zahlungen erfassen und das Team nicht verwalten. |
| Betrachter (Viewer) | Nur-Lese-Zugriff. Kann keine Leads, Akten, Dokumente, Kontakte oder Entwürfe erstellen oder bearbeiten. |
Welche Leads und Akten Mitglieder und Betrachter sehen, hängt von der Datensatz-Sichtbarkeit unter Einstellungen → Zugriff ab: nur die ihnen zugewiesenen oder für sie freigegebenen Datensätze (Standardeinstellung) oder alle Datensätze der Kanzlei. Inhaber und Administratoren sehen jeden Lead und jede Akte, ausgenommen Akten, die durch eine Ethical Wall beschränkt sind, die sie nicht einschließt.
Das Freigeben eines Leads oder einer Akte für Kollegen oder den Mandanten ist Inhabern, Administratoren und dem zuständigen Anwalt des Datensatzes vorbehalten. Für Mandanten umfasst dies das Erstellen eines Portallinks, das Freigeben eines Dokuments für das Portal und das Versenden des Mandanten-Intakes. Jedes Mitglied, das den Datensatz bearbeiten kann, kann die Freigabe eines Dokuments aufheben.
Teammitglieder einladen#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Klicken Sie auf Mitglied einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie eine Rolle (Admin, Mitglied oder Betrachter)
- Klicken Sie auf Einladung senden
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Beitreten Ihrer Organisation. Wenn sie noch kein Lawzana Flow-Konto besitzt, erstellt sie bei der Annahme eines. Einladungen verfallen nach 7 Tagen; Sie können sie über die Liste Ausstehende Einladungen erneut senden.
Wie viele Personen Sie einladen können#
Der Free-Plan umfasst 2 Teammitglieder (Sie selbst mitgezählt), und ausstehende Einladungen zählen zu diesem Limit. Essentials und Advanced haben kein Mitgliederlimit; jedes Mitglied ist ein kostenpflichtiger Benutzerplatz (Seat). Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verbunden sind, erhalten möglicherweise zusätzliche Plätze über ihren Directory-Plan.
Teammitglieder verwalten#
Rolle eines Mitglieds ändern#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Suchen Sie das Teammitglied
- Öffnen Sie das Menü Weitere Optionen neben dem Namen
- Wählen Sie Zum Admin ernennen, Zum Mitglied ernennen oder Zum Betrachter ernennen
Teammitglied entfernen#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Suchen Sie das Teammitglied
- Klicken Sie im Menü Weitere Optionen auf Aus dem Team entfernen
- Wählen Sie optional eine Person aus, die deren Leads und Akten übernimmt
- Bestätigen Sie mit Mitglied entfernen
Entfernte Mitglieder verlieren sofort den Zugriff. Ihre bisherigen Aktivitäten (Notizen, Uploads, Änderungen) bleiben im System erhalten.
Gruppen#
Organisieren Sie Teammitglieder in Gruppen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Gruppen
- Klicken Sie auf Neue Gruppe
- Benennen Sie die Gruppe und fügen Sie Mitglieder hinzu
- Bestimmen Sie bei Bedarf eine Gruppenleitung
Gruppen sind nützlich für:
- Das gleichzeitige Freigeben eines Leads oder einer Akte für mehrere Personen
- Die abteilungsbasierte Organisation
Konto schließen#
Um das Konto Ihrer Kanzlei zu schließen oder die Inhaberschaft zu übertragen, wenden Sie sich an den Support unter [email protected].
Berechtigungsdetails#
Was jede Rolle tun kann#
| Aktion | Inhaber | Admin | Mitglied | Betrachter |
|---|---|---|---|---|
| Leads und Akten ansehen, für die Zugriff besteht | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Leads erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Akten erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Dokumente hochladen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Entwürfe erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Kontakte verwalten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Leads, Akten, Dokumente und Kontakte löschen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Teammitglieder einladen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Einstellungen verwalten | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Lead oder Akte für Kollegen oder den Mandanten freigeben | ✓ | ✓ | Nur zuständiger Anwalt | ✗ |
| Integrationen konfigurieren (der Website-Widget-Schlüssel ist nur für den Inhaber) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Lead-Quellen, die Anfrage-E-Mail-Adresse und deren zurückgestellte E-Mails | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Intake-Fragen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Daten aus einer Tabelle importieren | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| KI-Überziehungseinstellung verwalten | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Plan ändern, kündigen oder das Abrechnungsportal öffnen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Audit-Logs einsehen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Einstellungen für Ethical Walls ändern | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Abrechnungsberechtigungen#
Für die Abrechnung gilt eine Grundregel: Jeder, der an einer Akte arbeitet, kann Zeiten erfassen sowie Rechnungen erstellen und versenden, aber nur Inhaber und Administratoren verwalten tatsächliche Gelder – das heißt Zahlungen, Ausbuchungen, Stornierungen, Mandantengelder und die Finanzkennzahlen der Kanzlei.
| Aktion | Inhaber | Admin | Mitglied | Betrachter |
|---|---|---|---|---|
| Zeiten, Auslagen und Rechnungen einer Akte einsehen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zeit erfassen, Timer starten, Auslagen hinzufügen; eigene nicht abgerechnete Einträge bearbeiten oder löschen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Auslagen eines Kollegen bearbeiten oder löschen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Honorarvereinbarung und Währung einer Akte sowie Abrechnungsdetails und Stundensätze eines Mandanten festlegen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Rechnungsentwurf erstellen, bearbeiten und löschen; Rechnung fertigstellen; per E-Mail versenden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Zahlungserinnerung aus der Rechnung versenden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Rechnung drucken oder als PDF speichern | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zahlung erfassen oder löschen, ausbuchen, stornieren | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Einstellungen → Rechnungsstellung & Sätze | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Abrechnungs-Dashboard und Export für Buchhaltung | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Anderkonten und Fremdgeld-Buchungen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zapier-API-Schlüssel und Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Mitglieder benötigen für die für sie vorgesehenen Aktionen zudem Schreibrechte für die jeweilige Akte. Betrachter und alle Personen, für die eine Akte mit reinem Lesezugriff freigegeben wurde, sehen deren Zeiten, Auslagen und Rechnungen ohne die Schaltflächen zu deren Bearbeitung. Mitglieder sehen weder das Abrechnungs-Dashboard noch den Reiter Anderkonto der Akte oder die Karte für nicht abgerechnete Zeiten in der Übersicht einer Akte.
Ethical Walls gelten zusätzlich zu den Rollen: Personen, die von einer Akte ausgeschlossen sind, können diese nicht öffnen, und deren Kennzahlen werden in ihrem Abrechnungs-Dashboard und Export nicht berücksichtigt. Siehe Ethical Walls.