Team & Rollen
Lawzana Flow unterstützt Teams mit mehreren Benutzern durch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle. Diese Anleitung beschreibt das Einladen von Teammitgliedern, das Zuweisen von Rollen und das Verwalten von Berechtigungen.
Benutzerrollen#
Jedes Teammitglied hat eine von vier Rollen – von den meisten bis zu den wenigsten Zugriffsrechten:
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Owner | Vollständiger Zugriff auf alles, einschließlich des Abonnements, des Abrechnungsportals und der Audit-Logs. Nur ein Inhaber (Owner) pro Organisation. |
| Admin | Verwalten von Teammitgliedern, Organisationseinstellungen, Workflows und Integrationen sowie der Einstellung für KI-Mehrverbrauch. Zahlungen erfassen, Abrechnungskennzahlen der Kanzlei einsehen und Anderkonten verwalten. Kann den Tarif oder die Zahlungsmethode nicht ändern. |
| Member | Bearbeiten von Leads, Akten, Dokumenten, Kontakten und Entwürfen. Zeiten und Auslagen erfassen sowie Rechnungen erstellen und versenden. Kann keine kanzleiweiten Einstellungen ändern, Zahlungen erfassen oder das Team verwalten. |
| Viewer | Schreibgeschützter Zugriff. Kann keine Leads, Akten, Dokumente, Kontakte oder Entwürfe erstellen oder bearbeiten. |
Welche Leads und Akten Mitglieder (Members) und Betrachter (Viewers) sehen, hängt von der Datensatz-Sichtbarkeit unter Einstellungen → Zugriff ab: nur die ihnen zugewiesenen oder für sie freigegebenen Datensätze (Standardeinstellung) oder alle Datensätze der Kanzlei. Inhaber (Owners) und Administratoren (Admins) sehen jeden Lead und jede Akte – ausgenommen Akten, die durch eine Ethical Wall eingeschränkt sind, zu der sie nicht gehören.
Teammitglieder einladen#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Klicken Sie auf Mitglied einladen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie eine Rolle (Admin, Member oder Viewer)
- Klicken Sie auf Einladung senden
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Beitritt zu Ihrer Organisation. Falls sie noch kein Lawzana Flow-Konto besitzt, erstellt sie eines bei der Annahme der Einladung. Einladungen laufen nach 7 Tagen ab; Sie können sie über die Liste Ausstehende Einladungen erneut senden.
Wie viele Personen Sie einladen können#
Der Free-Tarif umfasst 2 Teammitglieder (Sie selbst eingeschlossen), und ausstehende Einladungen zählen zu diesem Limit. Essentials und Advanced haben kein Mitgliederlimit; jedes Mitglied ist ein bezahlter Platz (Seat). Kanzleien, die mit dem Lawzana Directory verknüpft sind, erhalten möglicherweise zusätzliche Plätze über ihren Directory-Tarif.
Teammitglieder verwalten#
Rolle eines Mitglieds ändern#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Suchen Sie das Teammitglied
- Öffnen Sie das Menü Weitere Optionen neben dem Namen der Person
- Wählen Sie Zum Admin machen, Zum Member machen oder Zum Viewer machen
Ein Teammitglied entfernen#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
- Suchen Sie das Teammitglied
- Klicken Sie im Menü Weitere Optionen auf Aus dem Team entfernen
- Wählen Sie optional eine Person aus, die deren Leads und Akten übernehmen soll
- Bestätigen Sie mit Mitglied entfernen
Entfernte Mitglieder verlieren sofort den Zugriff. Ihre bisherigen Aktivitäten (Notizen, Uploads, Änderungen) bleiben im System erhalten.
Gruppen#
Organisieren Sie Teammitglieder in Gruppen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Gruppen
- Klicken Sie auf Neue Gruppe
- Benennen Sie die Gruppe und fügen Sie Mitglieder hinzu
- Legen Sie bei Bedarf eine Gruppenleitung fest
Gruppen sind nützlich für:
- Das gleichzeitige Freigeben eines Leads oder einer Akte für mehrere Personen
- Eine abteilungsbasierte Organisation
Konto schließen#
Um das Konto Ihrer Kanzlei zu schließen oder die Inhaberschaft zu übertragen, wenden Sie sich an den Support unter [email protected].
Berechtigungsdetails#
Was die einzelnen Rollen tun können#
| Aktion | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Leads und Akten einsehen, auf die Zugriff besteht | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Leads erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Akten erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Dokumente hochladen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Entwürfe erstellen/bearbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Kontakte verwalten | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Leads, Akten, Dokumente und Kontakte löschen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Teammitglieder einladen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Einstellungen verwalten | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Integrationen konfigurieren (der Website-Widget-Schlüssel ist nur für den Owner zugänglich) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Einstellung für KI-Mehrverbrauch verwalten | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Den Tarif ändern, kündigen oder das Abrechnungsportal öffnen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Audit-Logs einsehen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Abrechnungsberechtigungen#
Die Abrechnung folgt einer einfachen Regel: Jeder, der an einer Akte arbeitet, kann Zeiten erfassen sowie Rechnungen vorbereiten und versenden. Doch nur Owners und Admins verwalten Gelder, sobald diese real fließen – das betrifft Zahlungen, Ausbuchungen, Stornierungen, Fremdgelder und die Finanzkennzahlen der Kanzlei.
| Aktion | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Zeiten, Auslagen und Rechnungen einer Akte einsehen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zeit erfassen, Timer starten, Auslagen hinzufügen; eigene nicht abgerechnete Einträge bearbeiten oder löschen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Auslagen von Kollegen bearbeiten oder löschen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Honorarvereinbarung und Währung einer Akte sowie Rechnungsdetails und Stundensätze eines Mandanten festlegen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Rechnungsentwurf erstellen, bearbeiten und löschen; Rechnung fertigstellen; per E-Mail versenden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Zahlungserinnerung direkt aus der Rechnung versenden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Rechnung drucken oder als PDF speichern | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zahlung erfassen oder löschen, ausbuchen, stornieren | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Einstellungen → Rechnungsstellung & Tarife | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Abrechnungs-Dashboard und Export für Steuerberater | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Anderkonten und Anderkontobuchungen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zapier-API-Schlüssel und Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Mitglieder (Members) benötigen für die für sie vorgesehenen Aktionen zudem Schreibrechte für die jeweilige Akte. Betrachter (Viewers) sowie alle Personen, für die eine Akte mit reinem Lesezugriff freigegeben wurde, sehen deren Zeiten, Auslagen und Rechnungen ohne die Schaltflächen zu deren Bearbeitung. Mitglieder sehen weder das Abrechnungs-Dashboard noch den Reiter Anderkonto der Akte oder die Karte für nicht abgerechnete Zeiten in der Aktenübersicht.
Ethical Walls gelten zusätzlich zu den Rollen: Personen, die von einer Akte ausgeschlossen sind, können diese nicht öffnen, und deren Kennzahlen werden in ihrem Abrechnungs-Dashboard sowie beim Export nicht berücksichtigt. Siehe Ethical Walls.