Echipă și roluri
Lawzana Flow permite lucrul în echipe multi-utilizator cu control al accesului bazat pe roluri. Acest ghid explică invitarea membrilor echipei, atribuirea rolurilor și gestionarea permisiunilor.
Rolurile utilizatorilor#
Fiecare membru al echipei are unul dintre cele patru roluri, ordonate de la cel mai mare la cel mai restrâns nivel de acces:
| Rol | Permisiuni |
|---|---|
| Proprietar (Owner) | Acces complet la toate funcționalitățile, inclusiv la abonament, portalul de facturare și jurnalele de audit. Există un singur proprietar per organizație. |
| Admin | Gestionează membrii echipei, setările organizației, fluxurile de lucru și integrările, precum și setarea pentru depășirea limitei de AI. Înregistrează plăți, vizualizează datele financiare ale firmei și gestionează conturile fiduciare (trust accounts). Nu poate schimba planul tarifar sau metoda de plată. |
| Membru (Member) | Lucrează pe oportunități (leads), dosare (matters), documente, contacte și ciorne. Înregistrează timpul și cheltuielile, pregătește și trimite facturi. Nu poate modifica setările la nivel de firmă, nu poate înregistra plăți și nu poate gestiona echipa. |
| Vizualizator (Viewer) | Acces doar pentru citire. Nu poate crea sau edita oportunități, dosare, documente, contacte sau ciorne. |
Oportunitățile și dosarele pe care le văd membrii și vizualizatorii depind de opțiunea Vizibilitate înregistrări din Setări → Acces: doar cele atribuite sau partajate cu aceștia (implicit) sau tot ce există în cadrul firmei. Proprietarii și administratorii văd fiecare oportunitate și dosar, cu excepția dosarelor restricționate printr-un zid etic care nu îi include.
Invitarea membrilor în echipă#
- Accesați Setări → Membri
- Faceți clic pe Invită un membru
- Introduceți adresa de e-mail a persoanei
- Alegeți un rol (Admin, Membru sau Vizualizator)
- Faceți clic pe Trimite invitația
Persoana invitată va primi un e-mail cu un link pentru a se alătura organizației dumneavoastră. Dacă nu are un cont Lawzana Flow, va crea unul în momentul acceptării. Invitațiile expiră după 7 zile; le puteți retrimite din lista Invitații în așteptare.
Câte persoane puteți invita#
Planul Gratuit (Free) include 2 membri ai echipei, inclusiv dumneavoastră, iar invitațiile în așteptare sunt luate în calcul pentru această limită. Planurile Essentials și Advanced nu au o limită de membri; fiecare membru reprezintă un loc plătit. Firmele conectate la Lawzana Directory pot beneficia de locuri suplimentare prin intermediul abonamentului lor Directory.
Gestionarea membrilor echipei#
Schimbarea rolului unui membru#
- Accesați Setări → Membri
- Găsiți membrul echipei
- Deschideți meniul Mai multe opțiuni de lângă numele acestuia
- Alegeți Desemnează ca Admin, Desemnează ca Membru sau Desemnează ca Vizualizator
Eliminarea unui membru din echipă#
- Accesați Setări → Membri
- Găsiți membrul echipei
- Faceți clic pe Elimină din echipă în meniul Mai multe opțiuni
- Opțional, desemnați o persoană care să preia oportunitățile și dosarele acestuia
- Confirmați făcând clic pe Elimină membrul
Membrii eliminați își pierd accesul imediat. Activitatea lor anterioară (notițe, fișiere încărcate, modificări) este păstrată în sistem.
Grupuri#
Organizați membrii echipei în grupuri:
- Accesați Setări → Grupuri
- Faceți clic pe Grup nou
- Denumiți grupul și adăugați membri
- Desemnați un lider de grup, dacă este cazul
Grupurile sunt utile pentru:
- Partajarea unei oportunități sau a unui dosar cu mai multe persoane simultan
- Organizarea pe departamente
Închiderea contului#
Pentru a închide contul firmei dumneavoastră sau pentru a transfera proprietatea, contactați echipa de asistență la [email protected].
Detalii privind permisiunile#
Ce poate face fiecare rol#
| Acțiune | Proprietar | Admin | Membru | Vizualizator |
|---|---|---|---|---|
| Vizualizarea oportunităților și a dosarelor la care are acces | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Creare/editare oportunități | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Creare/editare dosare | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Încărcare documente | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Creare/editare ciorne | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionare contacte | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Ștergere oportunități, dosare, documente și contacte | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Invitare membri în echipă | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestionare setări | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configurare integrări (cheia pentru widgetul de pe site este doar pentru Proprietar) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestionare setare pentru depășirea limitei de AI | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Schimbare plan, anulare sau deschidere portal de facturare | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Vizualizare jurnale de audit | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Permisiuni de facturare#
Facturarea respectă o regulă simplă: oricine lucrează la un dosar poate ponta timpul, poate pregăti și poate trimite facturi, însă numai proprietarii și administratorii gestionează banii propriu-ziși, adică plățile, stornările/anulările, deducerile, fondurile clienților și cifrele financiare ale firmei.
| Acțiune | Proprietar | Admin | Membru | Vizualizator |
|---|---|---|---|---|
| Vizualizarea timpului, cheltuielilor și facturilor unui dosar | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pontare timp, pornire cronometru, adăugare cheltuieli; editare sau ștergere a propriilor înregistrări nefacturate | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Editarea sau ștergerea cheltuielilor unui coleg | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Stabilirea acordului privind onorariul și a monedei dosarului, precum și a detaliilor și tarifelor de facturare ale clientului | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Crearea, editarea și ștergerea unei facturi proforme/ciornă; finalizarea acesteia; trimiterea prin e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Trimiterea unei notificări de plată direct din factură | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Imprimarea sau salvarea unei facturi în format PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Înregistrarea sau ștergerea unei plăți, stornare, anulare | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Setări → Facturare și tarife | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Panoul de facturare și Exportul pentru contabil | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Conturi fiduciare (trust accounts) și operațiuni fiduciare | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Cheia API Zapier și opțiunea Permite integrărilor să citească datele de facturare | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Membrii au nevoie, de asemenea, de drepturi de scriere la nivelul dosarului pentru a putea efectua acțiunile menționate în dreptul lor. Vizualizatorii și orice utilizator căruia i-a fost partajat un dosar doar în citire pot vedea timpul, cheltuielile și facturile acestuia, dar fără butoanele necesare pentru a le modifica. Membrii nu au acces la panoul de facturare, la fila Fiduciar (Trust) a dosarului sau la secțiunea de timp nefacturat din Prezentarea generală a dosarului.
Zidurile etice au prioritate față de rolurile utilizatorilor: o persoană restricționată de la un dosar nu îl poate deschide, iar cifrele acestuia sunt excluse din panoul său de facturare și din exporturi. Consultați secțiunea Ziduri etice.