Contabilitatea fondurilor clienților

Păstrați o evidență a fondurilor clienților pe care le dețineți, cu un registru per dosar și conturi fiduciare ale firmei pe care le puteți reconcilia cu extrasul de cont bancar.

Notă

Contabilitatea fondurilor clienților este disponibilă doar pentru proprietari și administratori. Celelalte roluri nu văd fila Trust și nici conturile fiduciare. Flow este un instrument de evidență: nu cunoaște regulile baroului dumneavoastră, așadar respectați reglementările propriului organism profesional privind fondurile pe care le puteți deține, momentul în care puteți retrage bani pentru onorarii, frecvența reconcilierii și modul de corectare a erorilor.

Conturile fiduciare ale firmei#

Gestionați conturile fiduciare din secțiunea Trust accounts a panoului de Facturare. Aveți nevoie de cel puțin un cont înainte de a putea înregistra operațiuni pe un dosar.

Faceți clic pe New trust account și introduceți:

Account name, de exemplu „Client Trust Account”
Bank (opțional)
Currency, un cod din trei litere precum EUR sau GBP
Jurisdiction, o etichetă text liber afișată ca tag

În planul Free puteți avea 1 cont fiduciar deschis; Essentials nu are o limită (consultați Facturare și planuri). Înregistrarea operațiunilor și reconcilierea nu sunt niciodată limitate.

Creați câte un cont fiduciar pentru fiecare cont bancar real. Un cont poate gestiona o singură monedă, astfel încât o firmă care deține fonduri ale clienților în două monede are nevoie de două conturi. Fiecare cont afișează soldul său scriptic, care reprezintă totalul soldurilor dosarelor sale.

Registrul fiduciar per dosar#

Fondurile clientului aferente fiecărui dosar se găsesc în fila Billing → Trust. Fila afișează soldul deținut pentru dosar în fiecare cont (fără a fi cumulat vreodată între conturi) și un registru cu fiecare operațiune, referința acesteia și soldul curent.

Faceți clic pe Record entry și completați:

Account: este selectat inițial contul în moneda dosarului
Type: consultați tabelul de mai jos
Amount, în moneda contului
Date
Reference, de exemplu un număr de cec sau o referință de transfer
Description

Type	Utilizare
Deposit	Bani primiți de la sau în numele clientului în contul fiduciar
Disbursement	Bani plătiți din contul fiduciar în numele clientului: taxe de timbru/judiciare, o plată către un terț sau un transfer către contul operațional al firmei pentru o factură
Transfer in / Transfer out	Transferul fondurilor clienților între dosare sau conturi. Fiecare operațiune se înregistrează separat, deci înregistrați-le pe ambele

Operațiunile nu pot fi modificate sau șterse. Pentru a corecta o eroare, înregistrați o nouă operațiune de stornare, conform cerințelor reglementărilor dumneavoastră.

Fereastră de dialog pentru înregistrarea unei operațiuni fiduciare cu un cont de fonduri ale clienților în GBP, tipul Deposit, o sumă de 2000, o referință și o descriere — Înregistrarea unui depozit de tip provizion (retainer).

Registrul fiduciar al unui dosar cu o depunere, o plată, referințele acestora și soldul curent — Registrul unui dosar: soldul deținut și fiecare operațiune cu soldul său curent.

Notă

Operațiunile fiduciare nu sunt asociate cu facturile. Dacă achitați o factură din fondurile clientului, înregistrați plata pe factură și o operațiune corespondentă de tip Disbursement din contul fiduciar.

Regula descoperitului de cont (overdraw)#

Fondurile clientului aferente unui dosar nu pot scădea niciodată sub zero, la nicio dată. Flow verifică registrul în ordine cronologică și refuză o plată din două motive posibile:

Fonduri insuficiente la acea dată. Mesajul indică suma disponibilă.
Fonduri suficiente atunci, dar nu și ulterior. O plată antedatată ar lăsa o plată ulterioară fără acoperire. Folosiți o dată ulterioară sau verificați operațiunile ulterioare.

Reconcilierea#

În panoul de Facturare, faceți clic pe Reconcile pentru un cont. Introduceți data extrasului bancar (Statement date, care nu poate fi în viitor) și soldul extrasului bancar (Bank statement balance), apoi faceți clic pe Reconcile. Flow compară această sumă cu soldul scriptic de la acea dată (operațiunile cu o dată posterioară datei extrasului sunt excluse) și verifică dacă registrele dosarelor corespund totalului contului.

Rezultatul este Balanced (echilibrat) sau Not balanced (neechilibrat), indicând diferența (extras minus sold scriptic) care trebuie investigată. Ambele situații sunt salvate, iar secțiunea History listează fiecare reconciliere anterioară, cu data extrasului, soldul bancar, soldul scriptic și rezultatul obținut.

Fereastră de reconciliere care arată soldul scriptic, soldul extrasului bancar și un mesaj Not balanced cu diferența — O reconciliere care nu se echilibrează arată diferența care trebuie investigată.

Perioada reconciliată#

Odată ce un cont este reconciliat cu rezultatul Balanced, perioada este închisă: orice operațiune datată la sau înainte de data acelui extras va fi refuzată. Selectați o dată ulterioară acelei zile. Data extrasului este ziua calendaristică a persoanei care a efectuat reconcilierea, astfel încât un coleg aflat pe un alt fus orar va avea același rezultat.

O reconciliere neechilibrată nu închide nicio perioadă. Identificați cauza (adesea o depunere sau o plată neînregistrată încă), înregistrați operațiunea lipsă la data sa reală, apoi reconciliați din nou același extras.

Arhivarea#

Opțiunea Archive apare doar atunci când soldul unui cont este zero. Un cont arhivat nu mai acceptă operațiuni noi și este eliminat din listă.