Portalul pentru clienți

Portalul pentru clienți le oferă clienților dumneavoastră acces securizat, în regim de autoservire, la informațiile despre dosarele lor. Clienții pot vizualiza documentele partajate, pot urmări etapele cheie și pot trimite mesaje echipei dumneavoastră — fără a avea nevoie de un cont Lawzana Flow.

Cum funcționează#

1. Creați un link de portal pentru un dosar
2. Clientul primește un link magic prin e-mail — nu este nevoie de parolă sau de cont
3. Clientul dă clic pe link pentru a accesa tabloul de bord al portalului său
4. Portalul afișează doar ceea ce ați partajat în mod explicit

Niveluri de acces#

La configurarea accesului la portal, alegeți nivelul adecvat:

În secțiunea Permisiuni avansate puteți activa sau dezactiva fiecare opțiune pentru un anumit link:

• Afișează documentele partajate
• Permite încărcarea de documente (funcționează cu Vizualizare și încărcare sau Acces complet)
• Afișează cronologia
• Afișează etapele cheie
• Permite mesageria (funcționează cu Acces complet)
• Afișează asistentul AI

Configurarea accesului la portal#

1. Deschideți dosarul pe care doriți să îl partajați
2. Dați clic pe Partajează cu clientul în antetul dosarului
3. Dați clic pe Creează un nou link de portal
4. Introduceți adresa de e-mail a clientului și, opțional, numele acestuia (datele clientului asociat dosarului sunt completate automat)
5. Alegeți un nivel de acces și deschideți Permisiuni avansate pentru a ajusta comutatoarele individuale
6. Lăsați activată opțiunea Trimite invitația prin e-mail către client sau dezactivați-o și copiați linkul pentru a-l trimite dumneavoastră
7. Dați clic pe Creează linkul

Clientul primește un e-mail cu un link magic securizat. Fiecare link este valabil 30 de zile.

Ce văd clienții#

Fila Documente#

• Lista tuturor documentelor pe care le-ați partajat din dosar
• Buton de Descărcare pentru fiecare document
• Dimensiunea fișierului și data partajării
• Clienții nu pot vedea documentele pe care nu le-ați partajat în mod explicit

Fila Cronologie#

• Indică momentele în care dosarul trece de la o etapă la alta
• Fiecare intrare afișează data respectivă

Fila Etape cheie#

• Termene viitoare cu date limită
• Termene depășite evidențiate
• Termene finalizate ca referință
• Marcaje de prioritate: Scăzută, Medie, Ridicată, Critică

Fila Mesaje#

• Clienții pot trimite mesaje echipei dumneavoastră
• Fiecare mesaj este adăugat în cronologia dosarului și este transmis avocatului responsabil de dosar prin e-mail și notificare (sau ca notificare proprietarilor și administratorilor, dacă nu există un responsabil desemnat)
• Citiți și răspundeți la conversație în secțiunea Mesaje portal clienți: în fila Activitate a unui dosar sau în fila Cronologie a unui lead. Notificarea referitoare la un mesaj nou de la un client o deschide direct
• Când răspundeți, fiecare client cu un link de portal activ care permite mesageria primește un e-mail cu un link pentru a citi răspunsul în portalul său. E-mailul nu conține mesajul dumneavoastră
• Utilizatorii cu rol de vizualizator pot citi conversația, dar nu pot răspunde. Dacă niciun client nu deține un link care permite mesaje, partajați mai întâi portalul

Fila Asistent#

• Chat AI pentru întrebările clientului despre dosarul său
• Utilizează documentele partajate ale dosarului, precum și etapele cheie și cronologia acestuia, atunci când acestea sunt activate pentru link
• Fiecare întrebare consumă 1 credit AI din soldul firmei dumneavoastră. Dacă creditele se epuizează, asistentul solicită clientului să vă contacteze direct.

Partajarea documentelor#

Pentru a partaja un anumit document cu un client:

1. Deschideți dosarul și mergeți la fila Documente
2. Identificați documentul pe care doriți să îl partajați
3. Activați comutatorul din coloana Portal clienți (pe telefon, alegeți Partajează în portal din meniul documentului)
4. Documentul apare imediat în portalul clientului

Pentru a opri partajarea:

1. Dezactivați comutatorul (sau alegeți Elimină din portal)
2. Documentul este eliminat din vizualizarea clientului

Încărcarea documentelor de către clienți#

Clienții al căror link permite încărcarea pot adăuga documente:

• Dimensiune maximă a fișierului: 10 MB per fișier
• Formate acceptate: PDF, DOC, DOCX, TXT, imagini, Excel
• Documentele încărcate sunt adăugate la documentele dosarului, dar nu sunt partajate automat înapoi cu clientul
• Avocatul responsabil (sau, dacă nu este desemnat niciunul, proprietarii și administratorii firmei) primește o notificare, iar fișierul încărcat este adăugat în cronologia dosarului
• Puteți apoi să le partajați cu clientul, să le analizați cu ajutorul AI sau să le organizați într-un dosar

Acces la dosare multiple#

Un client poate avea acces prin portal la mai multe dosare gestionate de firma dumneavoastră. Având linkuri active pentru mai multe dosare, clientul poate folosi opțiunea Comută dosarul pentru a naviga între ele.

Gestionarea și revocarea accesului#

Dați clic pe Partajează cu clientul în dosar pentru a vizualiza secțiunea Linkuri active de portal. Pentru fiecare link puteți:

• Copia linkul sau Deschide portalul
• Edita permisiunile
• Prelungi accesul cu 30 de zile
• Revoca accesul

Fiecare link afișează, de asemenea, data expirării și momentul în care clientul l-a deschis ultima dată.

Securitate#

• Accesul la portal utilizează autentificare bazată pe tokenuri — nu se stochează parole
• Fiecare link de acces este unic și asociat unui anumit client și dosar
• Linkurile de acces expiră după 30 de zile, dacă nu le prelungiți
• Încărcările și mesajele clienților, precum și răspunsurile dumneavoastră, sunt înregistrate în cronologia dosarului și puteți vedea când a fost utilizat fiecare link ultima dată
• Documentele sunt furnizate prin conexiuni criptate